省公司會議室管理制度

省公司會議室管理制度第一章總則

第一條省公司會議室管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范公司會議室的使用、管理和維護，保證會議的順利進行，提高會議效率，加強公司內部溝通與協(xié)作。

第二條本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于：董事會、總經理辦公會、部門例會、項目協(xié)調會等。

第三條本制度遵循公平、公正、公開的原則，確保會議室資源得到合理分配和有效利用。

第四條會議室管理責任部門為公司行政部，負責會議室的預訂、協(xié)調、維護及監(jiān)督執(zhí)行本制度。

第五條會議室使用遵循“先申請、先安排”的原則，各部門應提前做好會議計劃，盡量避免臨時性會議。

第六條會議室使用應嚴格按照會議流程進行，確保會議的嚴肅性和高效性。

第七條與會人員應遵守會議紀律，保持會議室整潔，愛護會議設備，如有損壞，應照價賠償。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。

第九條本制度的解釋權歸省公司行政部所有。如有爭議，可向行政部提出申訴，由行政部負責協(xié)調解決。

第二章會議流程

第十條會議籌備

（一）會議發(fā)起人應提前明確會議目的、議題、參會人員、時間、地點等信息，并向行政部提交會議申請。

（二）行政部在收到會議申請后，對會議相關信息進行審核，確認無沖突后，安排會議室，并在會議系統(tǒng)上進行預訂。

（三）會議發(fā)起人應在會議前至少1天將會議通知及會議材料發(fā)送給與會人員。

第十一條會議召開

（一）會議主持人應提前到達會議室，檢查會議設備是否正常運行，確保會議環(huán)境整潔。

（二）會議開始時，會議主持人應宣布會議紀律，明確會議議題和議程。

（三）會議期間，與會人員應集中注意力，積極參與討論，遵守會議紀律，不得隨意離席或接打電話。

（四）會議主持人應確保會議按照既定議程進行，控制好會議時間，避免跑題。

第十二條會議紀要

（一）會議紀要由會議主持人指定專人負責記錄，記錄內容包括：會議時間、地點、主持人、與會人員、議題、討論結果等。

（二）會議紀要應在會議結束后1天內完成初稿，并發(fā)送給會議主持人及與會人員審核。

（三）會議紀要經審核確認無誤后，由會議主持人簽字，并在會議紀要上注明分發(fā)范圍。

第十三條會議決策執(zhí)行

（一）會議決策事項應明確責任部門、責任人及完成時限。

（二）責任部門應根據會議決策，制定具體實施方案，并報行政部備案。

（三）行政部負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、督促和檢查，確保決策落實。

第十四條會議總結

（一）會議結束后，會議主持人應組織對本次會議的效果進行評估，總結經驗教訓，并提出改進措施。

（二）會議總結應在會議結束后1周內完成，由會議主持人提交給行政部備案。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十五條跟蹤落實責任

（一）會議紀要中明確的各項決策和任務，應明確責任部門和責任人，確保每一項工作都有人負責。

（二）責任部門應指定專人對會議紀要中的任務進行跟進，并及時向行政部報告進展情況。

（三）行政部應對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項決策得到有效落實。

第十六條跟蹤落實流程

（一）會議紀要發(fā)布后，責任部門應根據任務要求和完成時限，制定詳細的執(zhí)行計劃。

（二）執(zhí)行過程中，責任部門應定期召開內部會議，討論解決執(zhí)行過程中遇到的問題，并及時調整執(zhí)行策略。

（三）責任部門在完成任務后，應將執(zhí)行結果以書面形式報告給行政部。

第十七條跟蹤落實監(jiān)督

（一）行政部應建立健全會議紀要執(zhí)行監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控。

（二）行政部應定期向公司領導層匯報會議紀要的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務進行分析，并提出整改措施。

（三）對執(zhí)行不力的部門或個人，行政部有權進行通報批評，并視情節(jié)嚴重程度，提請公司領導層給予相應的處罰。

第十八條跟蹤落實評估

（一）行政部應定期對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估，總結成功經驗和存在的問題。

（二）評估結果將作為對公司各部門績效考核的依據之一，對執(zhí)行效果良好的部門和個人給予表彰和獎勵。

（三）針對評估中發(fā)現的問題，行政部應組織相關部門進行改進，不斷完善會議紀要跟蹤落實機制。

第十九條持續(xù)改進

（一）公司應鼓勵各部門積極提出會議紀要執(zhí)行過程中的改進意見和建議。

（二）行政部負責收集和整理改進意見和建議，組織相關部門進行討論，并將可行的改進措施納入會議管理制度。

（三）通過持續(xù)改進，不斷提高會議紀要的執(zhí)行效率和公司整體管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十條會議室預訂

（一）各部門需使用會議室時，應提前向行政部提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數等信息。

（二）行政部根據會議室預訂申請，合理安排會議室，并在會議系統(tǒng)上進行預訂確認。

（三）會議室預訂遵循“先申請、先安排”的原則，已確認的會議室預訂不得隨意更改或取消，確需更改或取消的，應提前告知行政部。

第二十一條會議室設備管理

（一）會議室內的設備應由行政部負責統(tǒng)一管理和維護，確保設備正常運行。

（二）與會人員應愛護會議室設備，按照操作規(guī)程正確使用，不得擅自拆卸或更改設備設置。

（三）如會議室設備出現故障，應及時報告行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)人員維修。

第二十二條會議室環(huán)境與秩序

（一）會議室應保持整潔、安靜，嚴禁在會議室吸煙、進食或大聲喧嘩。

（二）會議室內不得隨意張貼或懸掛物品，不得擅自移動或損壞會議室內的設施。

（三）與會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，手機等通訊工具應關閉或調至靜音狀態(tài)。

第二十三條會議室安全

（一）會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施正常。

（二）會議室內嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。

（三）行政部應定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現問題及時整改。

第二十四條會議室使用后處理

（一）會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉會議室內的設備、燈光及空調等。

（二）如會議室內有廢棄物或垃圾，應自行清理干凈。

（三）行政部負責對會議室使用情況進行檢查，確保會議室恢復至預訂狀態(tài)。

第五章附則

（由于篇幅限制，第五章附則的內容在此不展開，可根據實際需求進行補充。）

第五章附則