政府會(huì)議接待部管理制度

政府會(huì)議接待部管理制度政府會(huì)議接待部管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范政府會(huì)議接待部的會(huì)議管理工作，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，加強(qiáng)部門內(nèi)部協(xié)作，保障政務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。

第二條本制度適用于政府會(huì)議接待部舉辦的各類會(huì)議，包括但不限于：工作會(huì)議、座談會(huì)、匯報(bào)會(huì)、評審會(huì)等。

第三條會(huì)議管理工作應(yīng)遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)。明確會(huì)議的組織者、主持人和參與者，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）精心組織、周密安排。做好會(huì)議前的籌備工作，確保會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等方面的合理安排。

（三）注重實(shí)效、提高質(zhì)量。嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（四）及時(shí)反饋、持續(xù)改進(jìn)。對會(huì)議效果進(jìn)行評估，收集各方意見，不斷優(yōu)化會(huì)議管理工作。

第四條政府會(huì)議接待部應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的策劃、組織、協(xié)調(diào)、實(shí)施和總結(jié)等工作。

第五條會(huì)議管理人員應(yīng)具備以下條件：

（一）熟悉政務(wù)活動(dòng)及相關(guān)政策法規(guī)；

（二）具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力；

（三）具備一定的會(huì)議管理知識和經(jīng)驗(yàn)；

（四）具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識。

第六條參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，保守國家秘密和會(huì)議紀(jì)律，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。政府會(huì)議接待部應(yīng)定期對本制度進(jìn)行評估和修訂，以適應(yīng)工作需要。

第八條本制度的解釋權(quán)歸政府會(huì)議接待部所有。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同推進(jìn)會(huì)議管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)政務(wù)活動(dòng)需求，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議形式等，同時(shí)制定會(huì)議預(yù)算，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.籌備會(huì)議材料：收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，編寫會(huì)議材料，確保會(huì)議內(nèi)容的充實(shí)和豐富。

5.會(huì)議場地布置：根據(jù)會(huì)議形式和參會(huì)人數(shù)，提前布置好會(huì)議場地，確保場地設(shè)施齊全、布局合理。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)場，進(jìn)行簽到，會(huì)議管理人員應(yīng)做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照議程安排，組織會(huì)議討論。會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、結(jié)論和待解決問題等。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果，明確下一步工作計(jì)劃。

2.對會(huì)議中提出的意見和建議進(jìn)行梳理，形成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員表示感謝，并要求大家對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行認(rèn)真閱讀和落實(shí)。

四、會(huì)議評估

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理人員應(yīng)組織對會(huì)議效果的評估，收集參會(huì)人員的意見和建議。

2.對會(huì)議效果進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施，為今后會(huì)議的召開提供參考。

五、會(huì)議資料的歸檔與分發(fā)

1.將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等資料進(jìn)行整理，歸檔保存。

2.根據(jù)需要，將會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便落實(shí)會(huì)議決策。

六、會(huì)議保密工作

1.會(huì)議過程中，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議管理人員應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議資料的保密工作，確保會(huì)議信息的安全。

本章內(nèi)容旨在明確會(huì)議的籌備、召開、總結(jié)、評估、資料歸檔與保密等環(huán)節(jié)，以提高會(huì)議的組織水平和效果。各部門應(yīng)按照本章規(guī)定，認(rèn)真組織會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容編制會(huì)議紀(jì)要，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的主要事項(xiàng)、決策和任務(wù)分工。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確、清晰、具體，便于參會(huì)人員理解和執(zhí)行。

3.編制完成的會(huì)議紀(jì)要需提交給會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并通過郵件、公告等形式通知相關(guān)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保涉及到的部門和人員都能及時(shí)接收到，并要求他們對會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行閱讀和理解。

3.對于重要會(huì)議紀(jì)要，可通過專門會(huì)議或工作例會(huì)進(jìn)行傳達(dá)，確保會(huì)議決策和任務(wù)要求得到有效執(zhí)行。

三、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確任務(wù)分工，將會(huì)議決策轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)計(jì)劃，并指定責(zé)任人。

2.各責(zé)任人和相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定工作計(jì)劃，明確完成時(shí)限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

3.會(huì)議管理人員應(yīng)跟蹤任務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

四、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤檢查

1.設(shè)立專門的跟蹤檢查機(jī)制，對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.檢查結(jié)果應(yīng)以書面形式報(bào)告給會(huì)議主持人和相關(guān)部門，以便了解決策落實(shí)情況。

3.對于未按期完成或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并提出整改措施。

五、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.鼓勵(lì)參會(huì)人員和相關(guān)部門對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行提出意見和建議，不斷優(yōu)化工作流程。

2.會(huì)議管理人員應(yīng)收集、整理反饋意見，針對存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果。

3.定期對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，為今后會(huì)議的組織和管理提供借鑒。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。各部門應(yīng)高度重視會(huì)議紀(jì)要的編制、傳達(dá)、執(zhí)行和反饋工作，共同推動(dòng)政務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議管理人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會(huì)議管理人員根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議資源的合理分配。

3.預(yù)訂成功的部門應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知會(huì)議管理人員。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用過程中，參會(huì)人員應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，遵守會(huì)議室相關(guān)規(guī)定。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得亂丟廢棄物。

3.會(huì)議室內(nèi)不得大聲喧嘩，手機(jī)等通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議管理人員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保設(shè)備使用熟練、安全。

3.如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理，以免影響會(huì)議進(jìn)程。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防器材，并定期檢查，確保消防安全。

2.會(huì)議管理人員應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。

3.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識，提醒參會(huì)人員注意安全。

五、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.定期對會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)空氣流通，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理桌面垃圾，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議管理人員應(yīng)監(jiān)督會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生狀況，對違規(guī)行為及時(shí)制止和糾正。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為政府會(huì)議接待部提供良好的會(huì)議環(huán)境。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

1.本制度的解釋權(quán)歸政府會(huì)議接待部所有