臨時會議接待管理制度內(nèi)容

臨時會議接待管理制度內(nèi)容第一章總則

為確保臨時會議的順利進行，提高會議效率，明確會議接待管理職責(zé)，特制定本管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門臨時召開的各類會議接待管理工作。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范臨時會議的接待流程，保障會議質(zhì)量，提高工作效率。

2.會議接待工作應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則，注重會議效果，避免形式主義。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門臨時召開的各類會議，包括但不限于：研討會、協(xié)調(diào)會、座談會等。

2.本制度不適用于定期召開的會議，如：周例會、月度總結(jié)會等。

三、會議類型

1.臨時會議分為：內(nèi)部會議和外部會議。

2.內(nèi)部會議是指公司內(nèi)部各部門之間召開的會議。

3.外部會議是指公司與其他單位或個人合作、交流、接待等事宜所需的會議。

四、會議接待管理職責(zé)

1.會議接待工作由會議組織部門負責(zé)。

2.會議組織部門應(yīng)指定專人負責(zé)會議接待工作，確保會議接待工作順利進行。

3.會議接待管理人員應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和服務(wù)意識。

五、會議接待工作內(nèi)容

1.會前準備：包括會議通知、會場布置、參會人員名單收集、會議資料準備等。

2.會中服務(wù)：包括簽到、引導(dǎo)、茶水服務(wù)、設(shè)備調(diào)試等。

3.會后整理：包括會場清理、設(shè)備歸位、會議紀要整理、參會人員反饋收集等。

六、違規(guī)處理

1.會議組織部門應(yīng)嚴格按照本制度開展會議接待工作，如有違反，公司將視情節(jié)嚴重程度，對相關(guān)責(zé)任人進行處罰。

2.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，如有違反，會議組織部門有權(quán)予以制止，并報公司相關(guān)部門處理。

七、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時進行修訂。

2.修訂后的制度經(jīng)公司批準后，自公布之日起生效。

八、附則

1.本制度的解釋權(quán)歸公司所有。

2.本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保臨時會議的高效有序進行，明確會議流程，提高會議質(zhì)量，本章將詳細闡述會議的籌備、進行和總結(jié)三個階段的流程。

一、會前籌備

1.會議通知

會議組織部門應(yīng)在會議召開前，至少提前三個工作日向參會人員發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a.會議主題、目的、類型；

b.會議時間、地點；

c.參會人員范圍及要求；

d.會議議程及主要議題；

e.會務(wù)聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

2.會場布置

根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，選擇合適的會議室，并提前進行會場布置，確保會場環(huán)境整潔、舒適、安全。

a.座位安排：按照會議性質(zhì)和參會人員身份，合理布置座位；

b.設(shè)備檢查：確保投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常運作；

c.物資準備：提前準備會議所需的文具、茶水、資料等。

3.參會人員名單收集

會議組織部門應(yīng)在會議召開前，收集整理參會人員名單，確保邀請到合適的參會人員。

4.會議資料準備

根據(jù)會議主題和議程，提前準備會議資料，包括：

a.會議議程表；

b.與會議議題相關(guān)的報告、數(shù)據(jù)、圖表等；

c.會議紀要模板。

二、會中服務(wù)

1.簽到

會議組織部門應(yīng)安排專人在會議開始前進行簽到，確保參會人員準時到場。

2.引導(dǎo)

會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)引導(dǎo)參會人員進入會場，并解答參會人員的問題。

3.茶水服務(wù)

會議期間，應(yīng)保證茶水的充足供應(yīng)，為參會人員提供便利。

4.設(shè)備調(diào)試

會議開始前，檢查并調(diào)試會議設(shè)備，確保會議過程中設(shè)備正常使用。

三、會后整理

1.會場清理

會議結(jié)束后，及時清理會場，確保會場整潔。

2.設(shè)備歸位

將會議設(shè)備歸位，檢查設(shè)備是否損壞，如有損壞，及時報修。

3.會議紀要整理

會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后，根據(jù)會議內(nèi)容整理會議紀要，并于會議結(jié)束后的兩個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

4.參會人員反饋收集

會議組織部門應(yīng)收集參會人員的反饋意見，以便對會議組織工作進行改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行和跟蹤具有關(guān)鍵作用。本章將詳細闡述會議紀要的編寫、審批、發(fā)布和跟蹤落實等環(huán)節(jié)。

一、會議紀要編寫

1.會議紀要應(yīng)由專人負責(zé)編寫，確保內(nèi)容準確、完整、清晰。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a.會議基本信息：會議主題、時間、地點、參會人員等；

b.會議議程：各議題的討論情況、結(jié)論和決策；

c.與會人員發(fā)言摘要：記錄主要觀點、意見和建議；

d.會議成果：總結(jié)會議達成的共識、決策和行動計劃；

e.下一步工作安排：明確責(zé)任人和完成時限。

二、會議紀要審批

1.會議紀要編寫完成后，應(yīng)提交給會議組織部門負責(zé)人進行審批。

2.審批通過后，將會議紀要發(fā)送給參會人員進行確認。

3.若會議紀要內(nèi)容有爭議，應(yīng)重新討論、修改，直至達成一致意見。

三、會議紀要發(fā)布

1.會議紀要經(jīng)過審批確認后，應(yīng)以書面形式發(fā)布。

2.發(fā)布范圍應(yīng)包括所有參會人員及相關(guān)責(zé)任人。

3.會議紀要的發(fā)布應(yīng)確保時效性，原則上應(yīng)在會議結(jié)束后的兩個工作日內(nèi)完成。

四、會議紀要跟蹤落實

1.會議組織部門應(yīng)定期跟蹤會議紀要中明確的行動計劃和決策執(zhí)行情況。

2.跟蹤方式包括但不限于：現(xiàn)場檢查、電話詢問、書面報告等。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人盡快完成。

4.會議組織部門應(yīng)定期匯總會議紀要落實情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

五、會議紀要歸檔

1.會議紀要經(jīng)跟蹤落實完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。

2.歸檔時應(yīng)確保會議紀要的完整性和可追溯性，以備日后查閱。

六、會議紀要的改進與應(yīng)用

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議紀要跟蹤落實情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進會議組織工作。

2.會議紀要中的有益經(jīng)驗和建議，可應(yīng)用于公司其他會議和日常工作中，以提高工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為合理使用會議室資源，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議組織部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會議組織部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，并在預(yù)訂確認后通知預(yù)訂部門。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循以下原則：

a.先預(yù)約、先使用；

b.合理安排，避免資源浪費；

c.保障重要會議優(yōu)先使用。

2.會議室使用過程中，應(yīng)保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、亂扔垃圾等不文明行為。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)范，確保設(shè)備安全。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議組織部門負責(zé)會議室設(shè)備的日常管理和維護。

2.定期對會議室設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運作。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并做好維修記錄。

4.鼓勵使用節(jié)能、環(huán)保的會議設(shè)備，降低會議成本。

四、會議室安全保障

1.會議室使用前，應(yīng)檢查消防設(shè)施、電路、照明等安全設(shè)施，確保會議室安全。

2.會議期間，應(yīng)指定專人負責(zé)會議室的安全工作，確保參會人員的人身安全。

3.會議室應(yīng)定期進行衛(wèi)生清潔，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量，為參會人員提供舒適的環(huán)境。

五、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各部門需合理控制會議成本。

2.會議組織部門應(yīng)定期統(tǒng)計會議室使用情況，為各部門提供參考。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議組織部門有權(quán)予以制止，并報公司相關(guān)部門處理。

2.因違規(guī)行為導(dǎo)致會議室設(shè)備損壞或安全事故的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

為確保本管理制度的有效實施，明確相關(guān)事項