銷售片區(qū)會議管理制度

銷售片區(qū)會議管理制度第一章總則

一、為了加強銷售片區(qū)會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容的貫徹落實，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于公司銷售片區(qū)內(nèi)各類會議的組織、召開、記錄及落實等工作。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是原則：會議討論內(nèi)容應(yīng)真實、客觀、全面地反映銷售片區(qū)的工作情況；

2.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，減少形式，確保會議時間、地點、議程的合理安排；

3.集思廣益原則：鼓勵與會人員積極發(fā)表意見，充分討論，形成共識；

4.分工負(fù)責(zé)原則：明確會議組織、主持、記錄、落實等各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保會議取得預(yù)期效果。

四、銷售片區(qū)會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括月度例會、季度總結(jié)會等，臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

五、會議的組織與管理應(yīng)嚴(yán)格按照本管理制度執(zhí)行，各部門和個人應(yīng)予以支持和配合。對違反會議管理制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司銷售部所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.定期會議的籌備工作由銷售部負(fù)責(zé)，臨時會議的籌備工作由提議部門負(fù)責(zé)；

2.籌備工作包括但不限于：確定會議主題、時間、地點、議程、參會人員、資料準(zhǔn)備等；

3.會議主題應(yīng)明確，與銷售片區(qū)工作密切相關(guān)，以提高會議的針對性和實用性；

4.會議時間應(yīng)根據(jù)多數(shù)參會人員的空閑時間進行合理安排，避免影響正常工作；

5.會議地點應(yīng)選擇安靜、舒適的環(huán)境，確保會議順利進行；

6.會議議程應(yīng)提前至少三天發(fā)送給參會人員，以便提前準(zhǔn)備討論內(nèi)容；

7.參會人員應(yīng)包括銷售片區(qū)內(nèi)相關(guān)人員，可根據(jù)會議主題邀請其他部門相關(guān)人員參加；

8.會議資料應(yīng)包括：會議議程、相關(guān)報告、數(shù)據(jù)報表、政策文件等。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前十分鐘到場，檢查會議設(shè)備、資料準(zhǔn)備情況；

2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)；

3.會議期間，主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題；

4.與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到場，積極參與討論，禁止無故缺席、遲到、早退；

5.會議中，如有意見分歧，應(yīng)充分溝通，形成共識，必要時可進行投票表決；

6.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，特別是決策事項、責(zé)任人和完成時間等；

7.會議期間，如有緊急事項，可臨時增加議程，但需征得主持人同意。

三、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議討論情況進行簡要總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時間；

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給所有參會人員；

3.與會人員應(yīng)對會議紀(jì)要進行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)在接到紀(jì)要后一個工作日內(nèi)提出；

4.會議主持人應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實，確保各項工作按計劃推進。

四、會議反饋

1.銷售片區(qū)應(yīng)定期對會議效果進行評估，收集與會人員的意見和建議；

2.根據(jù)會議反饋，對會議流程、議程設(shè)置等進行優(yōu)化調(diào)整，以提高會議效果；

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議決策的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，為下一輪會議提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)詳實、準(zhǔn)確，涵蓋會議討論的主要觀點、決策事項、責(zé)任分配及完成時間等；

2.會議紀(jì)要的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于閱讀與存檔；

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成初稿，提交給會議主持人審核；

4.會議主持人應(yīng)在收到紀(jì)要后一個工作日內(nèi)完成審核，并將審核后的紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員；

5.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保所有相關(guān)人員均能及時收到，并作為工作執(zhí)行的依據(jù)。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任人對會議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)立即著手執(zhí)行，確保按時完成；

2.會議組織者或指定專人應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進度，及時發(fā)現(xiàn)問題；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難或問題，責(zé)任人應(yīng)及時反饋，會議組織者應(yīng)協(xié)助解決或調(diào)整決策；

4.對于未能按期完成的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)向會議組織者說明原因，并提出解決方案和新的完成時間。

三、會議紀(jì)要的督辦與評估

1.會議組織者應(yīng)建立督辦機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保各項任務(wù)落到實處；

2.對于重要決策事項，會議組織者應(yīng)定期向銷售片區(qū)負(fù)責(zé)人匯報執(zhí)行情況；

3.銷售片區(qū)應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行效果進行評估，分析存在的問題，提出改進措施；

4.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)作為部門及個人績效考核的依據(jù)之一。

四、會議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.會議紀(jì)要的電子版應(yīng)上傳至公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，便于相關(guān)人員查閱；

3.會議紀(jì)要的紙質(zhì)版應(yīng)存放于指定地點，并由專人負(fù)責(zé)保管；

4.需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照公司規(guī)定流程進行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室的使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂人需向行政部門提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議需求得到滿足；

3.預(yù)訂人應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會議室，檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題應(yīng)及時聯(lián)系行政部門解決；

4.如需取消或變更會議室預(yù)訂，預(yù)訂人應(yīng)至少提前一個工作日通知行政部門。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進行，禁止占用他人預(yù)定時間；

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，不在室內(nèi)吸煙、進食；

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)范，禁止私拉亂接電源線、隨意搬動設(shè)備；

4.會議結(jié)束后，使用人應(yīng)確保會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，如有損壞，需及時報告行政部門。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行；

2.定期對會議室設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，及時更新耗材；

3.如遇設(shè)備故障，行政部門應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行修復(fù)；

4.與會人員在使用設(shè)備時，如遇問題，應(yīng)聯(lián)系行政部門尋求技術(shù)支持。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持良好的環(huán)境衛(wèi)生，行政部門負(fù)責(zé)安排定期清潔；

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備充足的垃圾桶，與會人員應(yīng)將垃圾投放至指定位置；

3.禁止在會議室內(nèi)張貼、涂寫，保護室內(nèi)設(shè)施完好；

4.行政部門應(yīng)定期檢查會議室環(huán)境衛(wèi)生，對不符合要求的及時整改。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)遵循公司安全規(guī)定，禁止存放易燃、易爆等危險物品；

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并確保設(shè)備正常使用；

3.與會人員應(yīng)熟悉會議室的安全出口和應(yīng)急疏散路線；

4.行政部門應(yīng)定期進行安全檢查，消除安全隱患，確保會議室使用安全。

第五章附則

一、本管理制度