公司電話、郵件使用制度

公司電話、郵件使用制度1.前言本制度的目的是為企業(yè)員工規(guī)范電話和郵件的使用，確保其在工作中的高效性、透亮度和保密性。電話和郵件是日常工作中不行或缺的溝通工具，正確使用這些工具對于企業(yè)的發(fā)展至關緊要。2.電話使用規(guī)定2.1員工責任員工在接聽電話時應盡量避開長時間等待，快速接聽，并向對方友好、禮貌地問候；員工接聽電話時，應自動了解來電者的需求，并盡力供應滿意的解答或幫助；員工在接聽電話時，應記錄來電者的基本信息，包含姓名、聯(lián)系方式、需求等，并及時將這些信息記錄到指定的系統(tǒng)中；員工在接聽電話時，應注意個人言行舉止，避開顯現(xiàn)不禮貌、粗魯或語言鄙視等行為；員工在處理來電時，應保持溝通的友好和樂觀，不得私下談論來電者的個人信息或事宜；員工在電話中遇到無法解答的問題或疑慮時，應及時將問題轉交給相關部門或向上級匯報。2.2內部電話管理內部電話重要用于員工之間的溝通溝通，以及上下級之間的工作協(xié)調；員工在內部電話中的言行舉止應符合企業(yè)的行為準則和職業(yè)道德準則；全部內部電話通話都應視為公開電話，員工在通話中不得使用羞辱、誹謗或不敬的語言；員工在內部電話中不得私自錄音或傳播對話內容。2.3外部電話管理外部電話重要用于客戶、供應商、合作伙伴等外部人士的聯(lián)系；員工在接聽外部電話時，應認真對待，盡量供應準確及時、友好的服務；員工在與外部人士通話時，應注意保護企業(yè)的商業(yè)機密，并不得隨便泄露客戶等相關信息；員工在與外部人士通話時，應注意言辭得體，避開語言上的鄙視或不禮貌行為；員工在與外部人士通話時，應嚴守有關規(guī)定，不得私下與其建立個人聯(lián)系或從中謀取私利。3.郵件使用規(guī)定3.1員工責任員工在使用郵件時應遵從郵件的正式和專業(yè)性要求，而且需注意以下幾點：內容應明確、簡潔、重點突出，避開冗長和模糊；郵件主題應準確概括郵件內容；郵件正文和附件中的語言應規(guī)范，避開使用羞辱、誹謗或不敬的語言；郵件中應使用恰當?shù)姆Q呼和稱呼，避開不友好或鄙視性的言辭；郵件中涉及保密的信息應加密或以其他安全方式發(fā)送；員工收到郵件后，應及時回復，并在回復中對發(fā)件人提出的問題進行明確解答；員工在收到緊要郵件后，應妥當保管，避開遺失或泄露。3.2郵件保密員工在處理包含機密或敏感信息的郵件時，應采取以下措施：在郵件正文和附件中使用密級標記，明確信息的保密程度；僅將機密郵件發(fā)送給需要知情的人員，避開抄送和轉發(fā)給未授權的人員；在開放區(qū)域或公共場合，注意隱私和保密，避開他人竊聽或偷看郵件內容；在離開工作崗位前，及時關閉計算機并鎖屏，以防止他人未經(jīng)授權訪問郵件。3.3郵件存檔員工發(fā)送和接收的郵件應自發(fā)保管備份，并依照規(guī)定的流程進行歸檔管理；員工應定期清理郵件，刪除無關的郵件，并將緊要郵件分類整理，以便于查閱和檢索；員工在離職或調崗時，應依照企業(yè)要求將工作相關的郵件交接給接任人員，并及時刪除個人郵件。4.違規(guī)行為與懲罰對于違反公司電話和郵件使用制度的行為，將視情節(jié)輕重采取相應的懲罰措施，包含但不限于：口頭警告：對于細小的違規(guī)行為，員工將得到書面記錄和口頭警告；寫檢討：對于較為嚴重的違規(guī)行為，員工將需要寫書面檢討，反思錯誤并提出改進措施；記過處分：對于多次或嚴重違規(guī)行為，員工將受到記過處分，記錄在個人檔案中；革職處分：對于嚴重違規(guī)行為，或者多次處分后仍然未能改正的員工，將受到革職或解雇等處分。5.結束語本規(guī)章制度的訂立旨在規(guī)范公司電話和郵件的使用，保證公司內外溝通的高效性、透亮度和保密性。同時，也強調了員工在電話和郵件使用過程中的責任和規(guī)范行為，違規(guī)者將受到相應的懲罰。全部員工都應遵守和執(zhí)行本制度，以確保企業(yè)的良好形象和工作效率的提高。啟動時間：\\\\\\\\年\\\\\\\\月\\\\\\\\日生效時間：\\\\\\\\年\\\\\\\\月\