會議紀要任務(wù)管理制度

會議紀要任務(wù)管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進行，提高會議決策的執(zhí)行力和落實效果，特制定本“會議紀要任務(wù)管理制度”。本制度適用于公司各級會議，旨在規(guī)范會議流程、明確責任分工、加強會議紀要的管理和跟蹤落實，進而提升組織效能。

一、目的與原則

1.本制度旨在通過規(guī)范化管理，確保會議內(nèi)容的準確性、完整性和可追溯性，為決策執(zhí)行提供可靠依據(jù)。

2.會議紀要任務(wù)管理應(yīng)遵循公正、公開、高效、務(wù)實原則，確保會議成果得到有效落實。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

2.本制度涉及會議的籌備、召開、紀要編制、跟蹤落實等環(huán)節(jié)。

三、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、召集、主持以及會議紀要的審核、分發(fā)等工作。

2.會議參與者：積極參與會議討論，按時完成會議紀要中明確的任務(wù)，配合會議組織者做好會議紀要的落實工作。

3.會議紀要記錄人：負責會議內(nèi)容的記錄、整理、編制會議紀要，并及時提交給會議組織者審核。

四、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各級會議組織者應(yīng)加強對會議紀要任務(wù)管理的執(zhí)行力度，確保會議紀要的準確性、完整性和時效性。

2.各級管理者應(yīng)加強對會議紀要任務(wù)落實的監(jiān)督，對未按要求完成任務(wù)的部門或個人進行責任追究。

3.公司設(shè)立會議紀要任務(wù)管理專項監(jiān)督小組，定期對會議紀要任務(wù)管理情況進行檢查、評估和改進。

五、制度修訂與解釋

1.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合實際情況，適時進行修訂。

2.本制度的最終解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責任和要求，制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會議主題和預期目標，制定會議議程。

2.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、短信或辦公系統(tǒng)等方式，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。

3.準備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準備好與會議主題相關(guān)的背景資料、報告、提案等，并在會議前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負責簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持：會議組織者應(yīng)按照議程主持會議，確保會議有序進行。

3.會議記錄：會議紀要記錄人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議議題、討論要點、決策結(jié)果等。

三、會議紀要編制與分發(fā)

1.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議紀要記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)整理出會議紀要初稿，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀要審核：會議紀要初稿完成后，由會議組織者進行審核，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性。

3.會議紀要分發(fā)：審核通過的會議紀要，應(yīng)在48小時內(nèi)分發(fā)給所有參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容并按照要求執(zhí)行。

四、會議決策執(zhí)行與跟蹤

1.任務(wù)分解：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀要，將決策任務(wù)分解至相關(guān)部門和人員，明確任務(wù)要求和完成時間。

2.任務(wù)執(zhí)行：各部門和人員應(yīng)按照任務(wù)要求，按時完成相關(guān)工作。

3.任務(wù)跟蹤：會議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)完成情況，對未按期完成的任務(wù)進行催辦，確保會議決策得到有效落實。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織者應(yīng)在會議紀要任務(wù)全部完成后，對會議效果進行總結(jié)，分析存在的問題，并提出改進措施。

2.參會人員可就會議流程、會議效果等方面提出意見和建議，以促進會議管理的持續(xù)優(yōu)化。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的落實效果，本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定，確保各項任務(wù)得到有效執(zhí)行。

一、任務(wù)分配與確認

1.會議紀要中明確提出的任務(wù)應(yīng)由會議組織者根據(jù)職責分工，將任務(wù)分配至相關(guān)部門或個人。

2.接收任務(wù)的部門和人員應(yīng)在會議紀要分發(fā)后兩個工作日內(nèi)，對任務(wù)進行確認，如有疑問或困難，應(yīng)及時與會議組織者溝通解決。

二、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.各任務(wù)執(zhí)行主體應(yīng)按照會議紀要中規(guī)定的時間節(jié)點，及時報告任務(wù)進展情況。

2.會議組織者應(yīng)建立任務(wù)跟蹤表，定期更新任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)，確保對各項任務(wù)進展情況的實時監(jiān)控。

三、進度評估與調(diào)整

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，定期進行進度評估，對存在的問題及時進行調(diào)整和優(yōu)化。

2.對于影響任務(wù)完成的重大問題，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案。

四、到期催辦與提醒

1.對于即將到期的任務(wù)，會議組織者應(yīng)在到期前三個工作日進行催辦，提醒執(zhí)行主體按期完成任務(wù)。

2.對于未按期完成的任務(wù)，會議組織者應(yīng)深入了解原因，協(xié)助解決困難，確保任務(wù)盡快完成。

五、任務(wù)完成情況反饋

1.各任務(wù)執(zhí)行主體在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織者反饋任務(wù)完成情況，包括成果、經(jīng)驗、問題等。

2.會議組織者對反饋信息進行整理，為后續(xù)會議提供決策參考。

六、責任追究與激勵機制

1.對于未按要求完成任務(wù)的部門或個人，會議組織者應(yīng)視情況采取通報批評、追究責任等措施，確保會議紀要的嚴肅性和權(quán)威性。

2.對于任務(wù)完成出色的部門或個人，公司應(yīng)給予適當?shù)谋頁P和獎勵，激發(fā)員工積極參與會議決策執(zhí)行的積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)進行預訂。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模、設(shè)備需求等因素，合理選擇會議室。

3.會議室預訂需提前至少一個工作日，緊急會議需提前至少三個小時。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況，請在會場外接聽電話。

3.會議室內(nèi)禁止私拉亂接電源線、網(wǎng)線等，確保會場安全。

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織參會人員共同清理會議室，確保場地整潔。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.若會議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，會議組織者應(yīng)及時聯(lián)系IT部門進行維修或更換。

3.會議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，避免長時間待機耗電。

四、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由會議組織者負責領(lǐng)取和歸還，不得私自轉(zhuǎn)借他人。

2.會議組織者在使用會議室前，需核對鑰匙數(shù)量，確保無誤。

3.丟失或損壞會議室鑰匙，會議組織者應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔相應(yīng)責任。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政部門定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，根據(jù)實際需求調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵部門間共享會議室資源，提高會議室使用效率。

3.定期對會議室管理人員進行培訓，提高服務(wù)水平，確保會議順利進行。

遵循以上規(guī)定，有助于提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境保障。

第五章附則

為確保本“會議紀要任務(wù)管理制度”的有效實施，特制定以下附則