深圳一致藥業(yè)采購業(yè)務(wù)需求分析

采購業(yè)務(wù)需求分析目錄 供應(yīng)商管理 28新增供應(yīng)商業(yè)務(wù)流程 28業(yè)務(wù)說明 28流程圖 29流程圖說明 29單據(jù)說明 29報表說明 30崗位職責(zé) 30崗位操作規(guī)范 30特殊問題 30配置說明 30變更供應(yīng)商信息流程 30業(yè)務(wù)說明 302.2.2流程圖(略) 31流程圖說明 31單據(jù)說明 31報表說明 31崗位職責(zé) 31崗位操作規(guī)范 31特殊問題 31配置說明 31產(chǎn)品銷售流向管理流程 31業(yè)務(wù)說明 31流程圖 32流程圖說明 32單據(jù)說明 32報表說明 32崗位職責(zé) 32崗位操作規(guī)范 32特殊問題 32配置說明 32品種管理 32首營品種管理 32業(yè)務(wù)說明 32流程圖 33流程圖說明 33單據(jù)說明 34報表說明 34崗位職責(zé) 34崗位操作規(guī)范 35特殊問題 35配置說明 35采購品種管理 35采購品種管理 351業(yè)務(wù)說明 352流程圖 353流程圖說明 354單據(jù)說明 355報表說明 356崗位職責(zé) 387崗位操作說明 388特殊問題 389配置說明 38購 38網(wǎng)上采購 38業(yè)務(wù)說明 38流程圖 38流程圖說明 38單據(jù)說明 39報表說明 39崗位職責(zé) 39崗位操作說明 39特殊問題 39配置說明 39管理 39訂價管理 39業(yè)務(wù)說明 39流程圖 40流程圖說明 40單據(jù)說明 41報表說明 41崗位職責(zé) 41崗位操作規(guī)范 41特殊問題 41配置說明 41銷品種的管理 41代銷品種的管理 41業(yè)務(wù)說明 41流程圖 42流程圖說明 42單據(jù)說明 43報表說明 43崗位職責(zé) 43崗位操作說明 43特殊問題 43配置說明 43的管理 43專營特殊藥品的管理 43業(yè)務(wù)說明 438.1.2流程圖(略) 43流程圖說明 43單據(jù)說明 44報表說明 44崗位職責(zé) 44崗位操作說明 44特殊問題 44配置說明 44采購業(yè)務(wù)需求分析算中心。范圍包括采購業(yè)務(wù)處理、供應(yīng)商管理(包括產(chǎn)品銷售流向)、首營品種管理、合理采購量的確定(即采購計劃管理)、付款管理(業(yè)務(wù)上的而非財務(wù)上的結(jié)算付款)和采購業(yè)績考核。除采購業(yè)績考核在綜合業(yè)務(wù)部分文檔中進行描述之外，本文檔將闡述其余所有業(yè)務(wù)的需求分析。1采購業(yè)務(wù)管理包括以下幾個部分：采購協(xié)議管理、進貨計劃及合同管理、進貨業(yè)務(wù)(包括收貨)流程、進貨結(jié)算付款流程、進貨預(yù)付款業(yè)務(wù)流程以及進貨退貨流程。1.1采購協(xié)議管理容并不完全一致。審批之后生效，同時將協(xié)議歸檔保存。LC版本號：1.0采購中心營銷中心業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商草簽采購協(xié)議是 審核通過？否公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員否否放放棄協(xié)議？是公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員抽取協(xié)議中的線性信息并將其錄入系統(tǒng)采購協(xié)議記錄對于協(xié)議來講，可能會包含很多計算機無法處理的無規(guī)律的文字性的描述。議才能在系統(tǒng)中發(fā)揮其在實際業(yè)務(wù)中所具備的指導(dǎo)作用。進的人員(包括采購員、公司領(lǐng)導(dǎo)決策人員、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、往來會計、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員)可以利用“采購協(xié)議管理”功能查詢到錄入到系統(tǒng)中的采購協(xié)議(查詢條件為：生效日期、失效日期、錄入日期、作廢日期、供應(yīng)商、貨品)。對于協(xié)議中需要員可以在“采購協(xié)議管理”功能中對協(xié)議進行修改和終止或作廢。集合(即采購協(xié)議范本)和系統(tǒng)為方便采購協(xié)議的處理而加入的一些信息的集合。信息項：協(xié)議編號、供應(yīng)商、貨品、協(xié)議價格、反利最低采購數(shù)量(或金額)、反利扣數(shù)、承付方式、付款期限(即對于限期付款的承付方式，從進貨當(dāng)開始計算，在多少天內(nèi)必須完成付款)、生效日期、失效日期、采購員；協(xié)議ID、協(xié)議狀態(tài)(未簽、已簽、終止、作廢)、錄入人、錄入日期、作廢人、作廢日期。采購協(xié)議做的統(tǒng)一編號；而協(xié)議ID是系統(tǒng)自動為錄入的協(xié)議生成的系統(tǒng)內(nèi)的標(biāo)識號碼。分欄顯示信息項：供應(yīng)商、協(xié)議價格、反利最低采購數(shù)量(金額)、反利扣數(shù)、承付方式、付款期限、協(xié)議編號。時分析報表使用人員：采購員一致藥業(yè)簽訂此貨品的采購協(xié)議(統(tǒng)計的是狀態(tài)為已簽而且還沒有到失效期的協(xié)議)的供應(yīng)商關(guān)于該貨品的采購協(xié)議中的一些重要信息，作為采購的參考。累計付款金額。分欄顯示信息項：(每一張供方發(fā)票的)發(fā)票開具日期、貨到日期、付款金額、付款匯出日期、回款天數(shù)、相差天數(shù)(＝付款期限－回款天數(shù))、回款天數(shù)計算公式。信息項說明：回款天數(shù)有兩種計算公式：留在途天數(shù)＋預(yù)留在途天數(shù)不同的供應(yīng)商要求的回款天數(shù)的計算方式相一致。時分析報表使用人員：采購人員、公司領(lǐng)導(dǎo)決策人員、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)商指定供應(yīng)商來查看系統(tǒng)自動生成的報表。累計應(yīng)付金額。分欄顯示信息項：(每一張供方發(fā)票的)發(fā)票開具日期、貨到日期、應(yīng)付金額、協(xié)議付款日期、即付回款天數(shù)(若現(xiàn)在付款，計算得到的回款天數(shù))、剩余天數(shù)(＝付款期限－即付回款天數(shù))、即付回款天數(shù)計算公式。信息項說明：即付回款天數(shù)有兩種計算公式：天數(shù)＝當(dāng)前日期－貨到日期＋預(yù)留在途天數(shù)天數(shù)＝當(dāng)前日期－供方發(fā)票日期＋預(yù)留在途天數(shù)時分析報表使用人員：采購人員、公司領(lǐng)導(dǎo)決策人員、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)意義：供采購員查詢哪筆發(fā)票應(yīng)該付款了。位職責(zé)作規(guī)范購協(xié)議的管理是系統(tǒng)當(dāng)前并不包括的功能，要做專項開發(fā)。同時，這里涉及的單據(jù)和報表的數(shù)據(jù)項也需要專題討論確定。1.2進貨計劃及合同管理企業(yè)決策層根據(jù)銷售計劃、預(yù)計庫存、季節(jié)情況等因素，制訂年度或季度方式與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確定進貨的品種和數(shù)量，并簽訂進貨合同。采購中心設(shè)定進貨計劃庫存控制參數(shù)公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員設(shè)定庫存上、下限報警參數(shù)進貨計劃員制訂進貨計劃進進貨計劃審批進貨計劃公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員分解進貨計劃生分解進貨計劃生成采購計劃采購計劃庫存下限報警庫存下限報警生成采購計劃進貨計劃員進進貨合同根據(jù)采購計劃根據(jù)采購計劃編制進貨合同進貨合同管理員進進貨流程鑒于進貨計劃在企業(yè)中的重要地位以及其制定過程的復(fù)雜性：包括諸多人計算機系統(tǒng)生成的進貨計劃只能作為公司決策層制定計劃時的一個參考。在定義計劃貨品集合，庫存上、下限，進貨提前期，計劃起止日期，預(yù)銷期起始日期等參數(shù)之后，PM系統(tǒng)根據(jù)銷量預(yù)測情況和初始參數(shù)生成參考進貨計劃。生成的進貨計劃需要得到公司的領(lǐng)導(dǎo)決策人員批準(zhǔn)才能生效。無用的進貨計劃可以被廢除。進貨計劃按照時間分解為采購工作計劃，直接指導(dǎo)采購員采購。采購工作計劃有三種生成方式：其一，根據(jù)進貨計劃生成采購工作計劃：進貨計劃”功能，查詢到需要的進貨計劃，執(zhí)行“生成常規(guī)采購工作計劃表”操作，生成采購工作計劃。其二，根據(jù)庫存報警生成采購工作計劃：執(zhí)行“根據(jù)進貨報警清單生成”操作，系統(tǒng)調(diào)用“進貨庫存下限報警”功能，執(zhí)行“生成采購工作計劃”操作，生成采購工作計劃。其三，手工直接填寫采購工作計劃。采購工作計劃同樣需要得到上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。在已經(jīng)存在批準(zhǔn)通過的采購工作計劃的前提下，進貨計劃管理員可以在“采購工作計劃分解”功能中分解選采購工作計劃是針對某個貨品的采購而沒有具體到供應(yīng)商。這里仍需要再一次強調(diào)的是，無論是進貨計劃還是采購計劃，系統(tǒng)提供的基于經(jīng)驗、基于市場的變化，要揉計劃來，從而使企業(yè)的工作能夠順利地勝利地完成。根據(jù)制訂的采購計劃和與供應(yīng)商的洽談，采購員草簽進貨合同，在相關(guān)人員在合同上簽字后正式生效。在系統(tǒng)中，進貨合同是進貨業(yè)務(wù)的起源，收貨、進貨等業(yè)務(wù)操作都需要參接的影響。所以，進貨合同管理員一定要正確地維護系統(tǒng)中的進貨合同。定的一個指導(dǎo)性的總的計劃。包含如下信息項：制訂日期、業(yè)務(wù)貨品名稱、計劃期期初庫存、計劃期月平均銷量、計劃期銷量、計劃期銷量(銷售預(yù)測值)、計劃期銷量(參、批量周期、批量、預(yù)銷期期初庫存、預(yù)銷期銷量、預(yù)銷期銷量(銷售預(yù)測值)、預(yù)銷期銷量(參考值)、預(yù)銷期有效合同進貨數(shù)量、預(yù)銷期進貨數(shù)量、預(yù)測的預(yù)銷期月平均銷量、計劃期調(diào)整數(shù)量(手工輸入)。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。、單位、當(dāng)前庫存、建議采購批量、實際簽訂數(shù)量、最遲到貨日期、計劃來源類型、使用狀態(tài)、計劃未執(zhí)行數(shù)量、計劃策略、平均月銷量、批量周期。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。包含如下信息項：品名、品規(guī)、產(chǎn)地、單位、計劃執(zhí)行數(shù)量、實際執(zhí)行數(shù)量、供應(yīng)商名稱、進貨提前期、優(yōu)先級、估計進貨折讓率、計劃到貨日期、是否有采購協(xié)議。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。購信息可能是該供應(yīng)商所供應(yīng)的多個不同品種，故系統(tǒng)將合同中與這多個品種都相關(guān)的共同信息以總單的方式顯示，而每個品種之間可能有差異的信息則以每個品種為一條細目來分別顯示?？倖伟缦滦畔㈨棧汉贤愋?計劃合同、追加合同、電話合同、電報合同、傳真合同、進口合同)、書面合同號、供應(yīng)商名稱、簽約地點、簽約時間、簽約人、合同生效日期、合同失效日期、代理方式(經(jīng)銷、代銷)、預(yù)付款、其它費用、付款方式(即付、掛應(yīng)付帳、用預(yù)付款抵款)、承付方式、付款期限、交接方式、運輸方式、運費負擔(dān)比例、提貨地點、目標(biāo)單位、運送地點、付款幣種、匯率。細目包含如下信息項：貨品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、數(shù)量、進貨單價、進貨金額、成本單價、成本金額、稅率、是否有進貨協(xié)議。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。位職責(zé)同時通過查詢庫存下限報警生成采購計劃。錄入系統(tǒng)，并對之進行管理。作規(guī)范要貨或者其他類似的來不及簽訂正式合同的情況，業(yè)務(wù)人員也要先在系統(tǒng)中錄入一張相應(yīng)的合同。2、進貨計劃員通過系統(tǒng)提供的“制訂進貨計劃”功能將這些參數(shù)錄入到系統(tǒng)中并開始生成進貨計劃，此時的進貨計劃只是一個框架，還未包含計劃數(shù)據(jù)。之進行手工調(diào)整。3、為了將進貨計劃分解為更加具體指導(dǎo)采購員采購工作的采購計劃，系統(tǒng)提供了“采購工作計劃維護”和“采購工作計劃分解”功能。首先要存在采購工作計工作計劃維護”中完成的。合同的狀態(tài)為“未簽”；當(dāng)合同簽字生效后，具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以執(zhí)行“改變狀態(tài)”操作將合同的狀態(tài)變?yōu)椤耙押灐?；已簽的合同在進貨時會被勾兌，系統(tǒng)自動將其狀態(tài)變?yōu)椤皥?zhí)行”；當(dāng)合同約定的進貨數(shù)那么，從第一筆進貨之后到合同約定的進貨數(shù)量實現(xiàn)之前該合同的狀態(tài)都是“執(zhí)行”；如果因為某些原因需要提前終止合同，具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以將合同狀態(tài)改變?yōu)椤敖K止”；同時系統(tǒng)提供“作廢”操作來允許具有相應(yīng)權(quán)限的人員將處于“未簽”狀態(tài)的合同作廢。即不允許系統(tǒng)中存在重復(fù)的合同編號。格(上一次正式合同的合同價，歷史最高價、歷史最低價)和本次的差異率，如果是第一次進貨，則提示操作員再次復(fù)核一遍，并記錄在案。以減少估價的不準(zhǔn)確性。而發(fā)生變化的，同時提供操作員手工干預(yù)的方式。1.3進貨業(yè)務(wù)流程進貨業(yè)務(wù)，然后庫房部門和財務(wù)部門分別記保管帳和商品帳。單單版本號:1.0配送中心采購中心結(jié)算中心崗位人員制定進貨合同流程由合同生成收貨通知單收貨知采購員通 收貨單庫房收貨并核對收貨人員 驗收單 庫房質(zhì)檢質(zhì)檢員 是否合格是否選擇其他收貨方案進行處理采購員填寫進貨單進貨單入庫單進貨單入庫單保管人員貨位優(yōu)化并入庫進貨記采購帳和存貨帳成本會計保管人員入庫記保管帳進貨結(jié)算付款流程按照GSP規(guī)定，所有進貨業(yè)務(wù)都必須始于合同，所以，進貨業(yè)務(wù)流程從制訂進貨合同開始。進貨合同制訂之后(此時，合同的狀態(tài)為“已簽”)，系統(tǒng)從合同自動生成收新合同再自動生成一張“收貨通知單”。生成的收貨通知單可以在系統(tǒng)提供的“收貨通知單管理”功能中查詢出來。當(dāng)然，采購員也可以在“收貨通知單管理”功能中手工錄入一張通知單，通知配送中心庫房部門保管員準(zhǔn)備收貨。貨單在“收貨通知單管理”收貨人員進入系統(tǒng)提供的“收貨管理”功能，利用“勾兌收貨通知單”操作勾兌相應(yīng)的收貨通知單，在對其中的信息進行適當(dāng)?shù)男薷暮蟊４?此時該收貨單的狀態(tài)為“臨時”)，并打印送檢單(即臨時的收貨單)交質(zhì)檢部門進行質(zhì)量檢驗。則按照其它收貨處理方案來處理。的貨位進行調(diào)整，并將貨品放入調(diào)整后的貨位。中，利用“由收貨單生成進貨單”填寫進貨單。之后，利用系統(tǒng)提供的“入庫記保管帳”功能將該入庫單記賬。帳(借記存貨、貸記采購)。填寫?？倖涡畔㈨棧褐茊稳掌?、通知單編號、通知單類型、通知來源、來貨單位、運輸標(biāo)志、入庫庫房、收貨地點。細目信息項：貨品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、單位、數(shù)量。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。總單信息項：制單日期、收貨單類型、來貨單位、發(fā)貨時間、收貨時間、貨運單號、收貨員、庫房部門、保管帳。細目信息項：貨品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、基本單位原發(fā)數(shù)量、基本單位實收數(shù)量、使用單位、使用單位原發(fā)數(shù)量、使用單位實收數(shù)量、批號、有效期、包裝名稱、包裝大小、供方單號。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。依據(jù)。信息項：送檢日期、購進單位、品名及規(guī)格、單位、包裝規(guī)格、實收數(shù)量、產(chǎn)地、批號、有效期、備注、首營標(biāo)志。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：打印單據(jù)的具體信息項需要與一致藥業(yè)相關(guān)人員探討決定。相還有如下一些。增加的細目信息項：基本單位合格數(shù)量、基本單位不合格數(shù)量、使用單位合檢驗時間。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。也是總單細目類型。同時，由進貨單中的部分信息組成打印單據(jù)?？倖涡畔㈨棧褐茊稳掌?、供應(yīng)商、發(fā)票類型、發(fā)票精度位數(shù)、發(fā)貨日期、收貨日期、貨運單號、對方憑證號、合計金額、付款幣種、匯率。細目信息項：品名、規(guī)格、產(chǎn)地、包裝、基本單位、基本單位數(shù)量、單價、金額、成本單價、成本金額、稅率、使用單位、使用單位數(shù)量、保管帳、承付方式、付款期限、計劃付款日期、計劃付款數(shù)量、供方單號、批次號。打印表頭信息項：進貨單號、合同編號、購進單位、總金額、不含稅金額、開單日期。打印分欄信息項：合同號、品名及規(guī)格、單位、批號、數(shù)量、單價、金額、產(chǎn)地、不含稅單價、不含稅金額。打印合計信息項：稅率、不含稅合計金額、合計稅額、合計金額。打印表尾信息項：錄入人員、驗收人員、記賬人員、采購人員。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：打印單據(jù)的具體信息項需要與一致藥業(yè)相關(guān)人員探討決定。本次進貨的每一種貨品生成一張入庫單。也是總單細目類型?？倖涡畔㈨棧罕９軒?、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、基本單位入庫數(shù)量、使用單位、使用單位入庫數(shù)量、來貨單位、到貨日期。細目信息項：批次、批號、貨位、狀態(tài)、數(shù)量。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。位職責(zé)核對貨品，并勾兌收貨通知單生成臨時收貨單，同時打印送檢單通知質(zhì)檢部門進行驗貨。收貨單的驗收信息并確定收貨單。作規(guī)范筆合同，也可以延長有效期。合同補齊后收貨。A．不符包括產(chǎn)地、規(guī)格、品名、包裝中的任何一個不符合，倉庫應(yīng)該拒絕收貨。等待采購員將新合同補齊后收貨。、實際到貨數(shù)量中少量破損等：調(diào)整破損狀態(tài)貨品的質(zhì)量狀態(tài)。合理損耗部分報損。4、同一個貨品因為供應(yīng)商和一致聯(lián)合招標(biāo)，導(dǎo)致進價和銷售價格以及毛利的考核不一樣：B品管理，這樣較為準(zhǔn)確的計算毛利；C．采用批次核算的方式管理庫存和商品帳，財務(wù)嚴格按照批次進出對應(yīng)的原則計算成本和毛利；：B．在得到廠家的確認后，及時按照當(dāng)前存貨庫存填寫進貨補差單，調(diào)整存貨成本，在采用月底加權(quán)平均算法時，不能跨月；以將多余部分直接記入當(dāng)期損溢；6、如果需要儲運部門到車站等去提取供應(yīng)商發(fā)來的貨，采購員應(yīng)該在系統(tǒng)去取什么貨物。7、輸貨位時，不用每筆進貨都輸入貨位：但如果將上一次進同樣貨品的貨預(yù)先設(shè)定好的基于貨品和貨位的分類得到的最佳貨位提供默認值。1.4進貨結(jié)算付款流程當(dāng)需要進行付款時，采購員找到供應(yīng)商的發(fā)票和對應(yīng)進貨單，如果發(fā)現(xiàn)發(fā)進貨補差單，并注填寫付款申請單并付員，由進貨承付員找出納付款，并在付款執(zhí)行之后將付款依據(jù)(如支票存根等)和上述單據(jù)粘到一起，作為記賬的依據(jù)。中心供應(yīng)商來票進貨發(fā)票管理員進貨發(fā)票填寫進貨 結(jié)算單結(jié)算單發(fā)票單據(jù)否系統(tǒng)自動生價格是否一致進貨補差是成單采購員進貨補差單是是是否即付否財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)確認結(jié)算單并生成傳票 是否即付否否 往來會計記帳付款申請單付款申請單打印付款申請單是是采購員是否即付業(yè)務(wù)經(jīng)理部門領(lǐng)導(dǎo)審批填寫進貨付款付款單付款單否采購員財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)確認付款單并生成傳票執(zhí)執(zhí)行付款出納人員貨結(jié)算單，當(dāng)發(fā)票價格打印進貨補差單和付款申請單，各部門經(jīng)理審批后，交進貨承付員承付貨款并確定進貨結(jié)算單。選擇使用。是總單細目類型。地址、電話、開戶行名稱、賬號、經(jīng)手人、總稅額、總價額、總金額。細目信息項：品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價額、不含稅單價。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。結(jié)算價格為供應(yīng)商發(fā)票上的價格。是總單細目類型。總單信息項：制單日期、發(fā)票類型、供應(yīng)商、付款方式(即付、掛應(yīng)付帳、用預(yù)付款抵款)、結(jié)算方式(現(xiàn)金、立即支票、托收承付、期票、無票)、即付金額、結(jié)算金額、付款幣種、匯率。細目信息項：品名、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、結(jié)算數(shù)量、結(jié)算價、結(jié)算金額、發(fā)票軌號、發(fā)票號、發(fā)票日期、成本價、總成本、稅率、稅額。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。其數(shù)據(jù)項與結(jié)算單一致，并且也是系統(tǒng)單據(jù)，不打印。來。表頭信息項：供應(yīng)商、申請付款日期。分欄信息項：品名及規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、不含稅單價、不含稅金額、進貨日期、協(xié)議付款日期。合計信息項：稅率、不含稅合計金額、合計稅額、合計金額。表尾信息項：采購員。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：付款申請單的具體信息項需要與一致藥業(yè)相關(guān)人員共同討論決定。的。是總單細目類型?？倖涡畔㈨棧褐茊稳掌?、供應(yīng)商、付款類型、付款形式、實付金額、付款銀行、付款幣種、匯率、付款賬號、應(yīng)付帳轉(zhuǎn)出類型、應(yīng)付帳轉(zhuǎn)出金額、說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。表頭信息項：供應(yīng)商、品名、批次、進貨日期、進貨總量、進退總量、報損總量、庫存余量。分欄信息項：(按每一筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的日期記錄)銷售數(shù)量、銷售單價、銷售金額、回款總額、銷退數(shù)量、應(yīng)退總額。合計信息項：銷售總量、銷售總額、回款總額、銷退總量、應(yīng)退總額、結(jié)算總量參考值(＝銷售總量－銷退總量＋報損總量)時分析報表使用人員：采購員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)意義：對于承付方式為銷完付款的貨品，采購員需要在結(jié)算時關(guān)注該批進貨的銷售情況，本報表則提供給采購員關(guān)于某批貨品的銷售及回款的明細數(shù)據(jù)。品不計入結(jié)算貨品總量這個因素的話則無所謂了。位職責(zé)在掛帳付款時要根據(jù)結(jié)算結(jié)果填寫付款單。作規(guī)范供貨方發(fā)票到后，進貨發(fā)票管理員可以利用系統(tǒng)提供的“進貨發(fā)票管理”功系統(tǒng)根據(jù)操作員錄入的進貨發(fā)票號等信息和進貨結(jié)算信息自動生成進貨發(fā)票。對于生成的發(fā)票，可以通過“作廢”操作將其作廢，也可以在“進貨結(jié)算單管理”功能中執(zhí)行“清空發(fā)票信息”操作來清除系統(tǒng)進貨發(fā)票中的信息。當(dāng)然，如果用戶不在系統(tǒng)中維護進貨發(fā)票，則可以省略以上所提關(guān)于進貨發(fā)票的所有操作。進貨結(jié)算：到達仍然是啟動進貨結(jié)算流程的鑰匙。采購員得到供應(yīng)商的發(fā)票后，進入系統(tǒng)提供的“進貨結(jié)算單管結(jié)算單，并按照進貨發(fā)票確定結(jié)算價格，并保存結(jié)算單(此時結(jié)算單的狀態(tài)為貨，那么系統(tǒng)支持選擇多張進貨單生成一張結(jié)算單，也可以在生成多張結(jié)算單之后，使用“合并結(jié)算單”操作將多張結(jié)算單合并成一張結(jié)算單。當(dāng)然，對于一張發(fā)票結(jié)算的數(shù)量不足該筆進貨數(shù)量的情況，系統(tǒng)也可以處理。首先，我們在每張進貨單中提供了以下幾個信息項：結(jié)算完成標(biāo)志、累計結(jié)算數(shù)量、累計結(jié)算金額。因為這些信息項是系統(tǒng)提供的，并且其內(nèi)容的填寫是由系統(tǒng)自動完成的，也就是說，這些信息項對于用戶來說是透明的，所以在上一節(jié)對進貨單據(jù)的說明時沒有贅述，以免誤導(dǎo)用戶?；谶@種設(shè)置，當(dāng)結(jié)算的只是進貨單的一部分時，系統(tǒng)將把進到達時，系統(tǒng)會自動將“結(jié)算完成標(biāo)志”為“未完成”的進貨單顯示出來，供采購單了。財務(wù)部門確認。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在“進貨結(jié)算單管理”功能確定”，同時，系統(tǒng)自動生成結(jié)算類傳票，往來會計可以在“查詢傳票分錄”功能中將其記賬。如果付款方式為即付的話，則財務(wù)先不記賬，而是由采購員在“進貨結(jié)算單管理”功能中打印由結(jié)算單自動生成的“付款申請單”直接申請付款，在付款執(zhí)行完成后將結(jié)算與付款結(jié)并到一起記賬。如果進貨單價(即進貨單上的單價，它是從合同勾兌而來的)與結(jié)算單價不同，在結(jié)算單保存時系統(tǒng)會自動生成一張進貨補差單(即數(shù)量為0、金額為結(jié)算金額與進貨金額之差的一張?zhí)摂M的進貨單)，并在結(jié)算單確定時對該補差單自動生成傳票，由成本會計將其記賬，用以調(diào)整存貨金額。進貨付款：對于即付的情況，并不需要用到“進貨付款單管理”功能，而是向上面提到的，在進貨結(jié)算的時候直接申請付款并執(zhí)行了。對于掛帳付款方式，當(dāng)需要付款的時候，采購員在“進貨結(jié)算單管理”功能中打印由結(jié)算單自動生成的“付款申請單”報部門領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)之后，采購員進入系統(tǒng)提供的“進貨付款單管理”功能中，使用“由結(jié)算單生成付款單”操作選擇相應(yīng)的結(jié)算單生成付款單并保存(此時進貨付款單的狀態(tài)為“臨時”)。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在“進貨付款單管理”功能中查詢出相應(yīng)的臨時付款單，并執(zhí)行“確定”操作將來會計在“查詢傳票分錄”功能中對相應(yīng)傳票記賬。多次下幾個信息項：付款完成標(biāo)志、累項是系統(tǒng)提供的，并且其內(nèi)容的填信息項對于用戶來說是透明的，所以免誤導(dǎo)用戶?；谶@種設(shè)置，當(dāng)付的一部分時，系統(tǒng)將把結(jié)算單的“付款完成標(biāo)志”置為“未完成”，同時將本次付款的數(shù)量和金額累加到“累計付款數(shù)量”和“累計付款金額”中。這成”的結(jié)算單顯示出來，供采購員選擇用來付款。直到結(jié)算數(shù)量被全部付款之完成”，這樣，在下次付款的時候，系統(tǒng)就不再顯示該結(jié)算單了。成本：A.結(jié)算時自動產(chǎn)生的補差金額是否應(yīng)該全部記入成本；B.結(jié)算時自動產(chǎn)生的補差金額全部不記入成本；C.結(jié)算時按照當(dāng)前存貨數(shù)量余額和該進貨單進貨數(shù)量比較，如果成本，否則，將補差金額全部記入成本；2.扣款：A.扣退貨款，在對方還沒有開具退貨的增值稅發(fā)票時，先扣款。要求將進貨退貨先結(jié)算，然后和進貨合在一起付款；B.扣運輸費用款或少量破損款項，結(jié)算時還是按照發(fā)票金額結(jié)算，付款時記錄在付款轉(zhuǎn)出金額中，對應(yīng)“其它應(yīng)收款”或費用類科目；在PM中只能合并記錄所扣的總額，不能分開記錄；3.領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，財務(wù)沒有資金付款：A.財務(wù)在簽字的當(dāng)天沒有將款項實際付出，財務(wù)承付人員不能確定進貨結(jié)算單；B.采購員查詢本人的沒有確定的進貨結(jié)算單，即知道款項并沒有實際付出；4.銷完付款：A.該筆進貨全部銷售完成后，才能填寫進貨結(jié)算單；B.提供批次銷售匯總表，按照供應(yīng)商、貨品、批次條件為維度生成，隨時查詢，但每次查詢的結(jié)果可能是不一樣的；C.定義為銷完付款，是否必須銷售完畢，還存在少量庫存時，是否可以強制付款，少量的標(biāo)準(zhǔn)具有人為性；5.該筆進貨已經(jīng)得到供應(yīng)商的調(diào)價補差：A.供應(yīng)商的調(diào)價補差體現(xiàn)為低開發(fā)票：應(yīng)將原進貨單和手工填寫的補差單生成進貨結(jié)算單，同時生成進貨發(fā)票。B.供應(yīng)商的調(diào)價補差在下次付款時扣款：進貨已經(jīng)付款，在下次時，一并付款，以沖抵應(yīng)付賬款。1.5進貨預(yù)付款業(yè)務(wù)流程在企業(yè)的實際運作中會存在某些供應(yīng)商要求預(yù)先支付一部分或全部貨款的一部分或者全部(當(dāng)然，這是在預(yù)付款金額足夠的情況下)。這種操作方式并不操作。LC1.0采購中心結(jié)算中心進貨進貨編制進貨合同合同采購員填寫預(yù)付款申 請單填寫預(yù)付款申 請單預(yù)付預(yù)付款申請單采購員 審批預(yù)付款申請單業(yè)務(wù)經(jīng)理財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)出納財務(wù)確認后執(zhí)行付款供應(yīng)商來票供進發(fā)貨進發(fā)票 進貨發(fā)票管理員財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)往來會計財務(wù)確認并記賬采購員填寫進貨進貨進貨結(jié)算單預(yù)預(yù)付款是否足夠是否采購員用預(yù)付款抵款進貨結(jié)算付款流程動記預(yù)付款帳，便于業(yè)務(wù)人員查詢和統(tǒng)計。系統(tǒng)的“進貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預(yù)付款單(付款性質(zhì)選擇“預(yù)付款”)，并打印出“預(yù)付款申請單”，交部門領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。之后再打印并報批。如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理”功能中根據(jù)“預(yù)付款申請單”查記預(yù)付款帳。同時，出納直接支付預(yù)付款。當(dāng)供應(yīng)商發(fā)票送達時，財務(wù)根據(jù)發(fā)票記帳。同時啟動進貨結(jié)算付款流程。載貨品信息的細目信息項。系統(tǒng)單據(jù)，不打印。生成并被打印出來的單據(jù)，用來報業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進行預(yù)付款審批。信息項：供應(yīng)商、付款日期、付款金額、采購員。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：預(yù)付款申請單的信息項需要與一致藥業(yè)相關(guān)部門人員討論確定。位職責(zé)2．出納(或往來帳管理員)：填寫預(yù)付款單并記賬。作規(guī)范1.6進貨退貨流程公司選擇退貨的原因可能是貨品的質(zhì)量問題，也可能是非質(zhì)量問題(譬如銷量、品種更迭等等)。對于質(zhì)量問題的退貨，首先應(yīng)得到質(zhì)檢部門的同意；而對者市場調(diào)查的結(jié)果決定的。損處理或者其他的一些相應(yīng)的處理。版本號:1.0采購中心配送中心營銷中心有質(zhì)量問題的退貨請求非質(zhì)量問題的退貨請求公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員審核確定退貨質(zhì)檢人員進行質(zhì)檢并審核確定退貨采購員與供應(yīng)商協(xié)商退貨方案 供應(yīng)商是否同意退貨是否報損流程或其他公司領(lǐng)導(dǎo)、決策人員審批退貨方案采購員填寫進貨退貨單進貨退貨單退貨通知單出庫業(yè)務(wù)流程財務(wù)記賬結(jié)算收款流程后，業(yè)務(wù)員開始具體的退貨操作時，才由系統(tǒng)處理。張進貨退貨單總單，(對于一個供應(yīng)商，我們?yōu)槠渖梢粡埧倖危蛟摴?yīng)商退進貨退貨的結(jié)算收款流程與進貨時的結(jié)算付款流程一樣，這一部分不再贅述。記賬及退貨結(jié)算收款的依據(jù)。是總單細目型單據(jù)?？倖涡畔㈨棧和素泦晤愋?、制單日期、供應(yīng)商、發(fā)貨方式、發(fā)票類型、發(fā)票精度、付款幣種、匯率。稅率、成本單價、成本金額、業(yè)務(wù)員、包裝、批次號、退貨原因、退貨處方法、原進貨單細單ID。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。理”功能中打印出來。信息項：退貨單位、退貨日期、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、產(chǎn)地、批號、單價、金額、退貨原因、退貨地址、來貨時間、郵編、電話、收貨人、到站、采購員。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：該單據(jù)信息項的最終確定要與一致藥業(yè)相關(guān)部門人員討論。位職責(zé)作規(guī)范A.由于稅務(wù)上的某些原因，導(dǎo)致發(fā)票不能開具；B.選擇將退貨改為銷售，在辦理退貨手續(xù)之前，必須確定具體方式；C.用應(yīng)收賬款遞減應(yīng)付賬款，銷售價格是進貨價。A由于調(diào)價、非質(zhì)量原因等，和供應(yīng)商協(xié)商退貨價格，低于或高于原價格或當(dāng)前成本價；B.這部分差異在當(dāng)期影響存貨成本，不做任何處理；C.這部分差異在當(dāng)期影響當(dāng)期損溢，將本次進貨退貨的成本和當(dāng)前成本的差異在本月調(diào)整到出庫成本中；2供應(yīng)商管理2.1新增供應(yīng)商業(yè)務(wù)流程1業(yè)務(wù)說明程。流程圖LC中心中心發(fā)現(xiàn)新供應(yīng)商采購員首營審批表首營審批表首營審批質(zhì)檢人員質(zhì)量審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入新供應(yīng)商數(shù)據(jù)流程圖說明括的信息項見《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)》部分。單據(jù)說明單據(jù)由采購員據(jù)實填寫，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決策人員和質(zhì)檢人員審核。5報表說明2.1.6崗位職責(zé)1.7崗位操作規(guī)范特殊問題未經(jīng)營貨品的數(shù)據(jù)管理:A.和正常經(jīng)營貨品混在一起，影響開票人員的開票工作，以為是沒有貨了，導(dǎo)致脫銷報表的錯誤；B.影響正常的進貨計劃，進而影響庫存結(jié)構(gòu)；C.給領(lǐng)導(dǎo)者誤導(dǎo)；D.建議由采購員手工管理，在準(zhǔn)備經(jīng)營時，通過審批后，進入PM系統(tǒng)。配置說明2.2變更供應(yīng)商信息流程1業(yè)務(wù)說明來的已經(jīng)不是原來的供應(yīng)商而是其母公司或一個子公司。供應(yīng)商的是它的ID號碼，也就是說，對于不同的供應(yīng)商，它在我們的系統(tǒng)中擁信息都對應(yīng)著它的ID，同樣，供應(yīng)商與一致藥業(yè)發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)、每一張單稅號等基礎(chǔ)信息的地方，實際上都是系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商的ID查詢其ID與基礎(chǔ)信將該供應(yīng)商ID對應(yīng)的名字信息變?yōu)樾碌囊粋€，而其ID仍然為原來的那個，那么，在所有需要顯示該供應(yīng)商名字的地方，顯示的都是其變更后的新名。清的往來帳并不轉(zhuǎn)移給新的供應(yīng)商，那就相當(dāng)于一致藥業(yè)新增了一個供應(yīng)商(按新增供應(yīng)商業(yè)務(wù)流程處理)，同時與原供應(yīng)商僅保持財務(wù)上的往來關(guān)系，當(dāng)將所有往來帳結(jié)清之后，原供應(yīng)商與一致的供求關(guān)系終止(在“供應(yīng)商管理”功能中將原供應(yīng)商的狀態(tài)變?yōu)椤巴Ｖ埂奔纯?。當(dāng)然，對于使用“供應(yīng)商管理”功能改變供應(yīng)得到上級部門或領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。2.2.2流程圖(略)5報表說明崗位職責(zé)2.7崗位操作規(guī)范特殊問題一致藥業(yè)提供具體的信息項和效期判斷依據(jù)。下更改。配置說明2.3產(chǎn)品銷售流向管理流程1業(yè)務(wù)說明流向表讓供應(yīng)商查詢。詢表。流程圖說明單據(jù)說明5報表說明項：供應(yīng)商分欄信息項：品名、規(guī)格、批次、批號、單位、銷售數(shù)量、銷售日期、銷售對象。月報使用人員：采購員、供應(yīng)商意義：提供給供應(yīng)商查詢或打印，作為對其產(chǎn)品流向的一個匯總。2.3.6崗位職責(zé)3.7崗位操作規(guī)范特殊問題門點的銷售情況。在表中反映。配置說明3首營品種管理3.1首營品種管理1.1業(yè)務(wù)說明簽訂協(xié)議、合同，進行采購、結(jié)算付款等等上一章已經(jīng)描述過的流程。.2流程圖中心中心首營審批表首營審批表發(fā)現(xiàn)新貨品采購員首營審批質(zhì)檢人員質(zhì)量檢驗定價流程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入新貨品數(shù)據(jù) 采購協(xié)議管理3流程圖說明.4單據(jù)說明單據(jù)由采購員據(jù)實填寫，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決策人員和質(zhì)檢人員審核。1.5報表說明首營統(tǒng)計表的功能。具有相應(yīng)權(quán)限的人員(該權(quán)限的下放視企業(yè)的安排而定，可，系統(tǒng)會將這段時間內(nèi)批準(zhǔn)的所有首營品種生成報表(批準(zhǔn)的時間以該貨品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中的那一刻為準(zhǔn))，并且對于每一個貨品，報表中將列出它的以下相關(guān)信息(所有總量信息都是從該貨品被批準(zhǔn)售退貨總量、當(dāng)前庫存。3.1.6崗位職責(zé)3.1.7崗位操作規(guī)范.8特殊問題系統(tǒng)預(yù)留首營編號字段，由質(zhì)量部門為每一個首營品種填寫首營編號。首營品種第一次進貨的時候，在“送檢單”上打印首營信息。.9配置說明4采購品種管理4.1采購品種管理業(yè)務(wù)說明采購品種管理是為優(yōu)化庫存，盡量滿足客戶的要貨率，更加快速的適應(yīng)市品種，優(yōu)化品種結(jié)構(gòu)，提高綜合競爭力。流程圖流程圖說明單據(jù)說明報表說明1、庫存品種ABC分析(按庫存金額)：信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，庫存數(shù)量，單位成本，庫存金額，類別(A,B,C)時分析報表使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心意義：通過對A類品種的分析，首先清楚這是占公司庫存總額近75％的品采購員，應(yīng)該每天關(guān)注。2、銷售品種ABC分析(按銷售金額)信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，銷售數(shù)量，平均銷售價格，銷售總額，類別(A,B,C)時分析報表使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心、意義：通過對A類品種的分析，首先清楚這是占公司銷售總額近75％的品3、單品銷售增長分析(增長百分比排名)信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，同期銷量，同期銷售總額，增長百分比，本期增長排名。月報使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心性，措施，如提前進貨，尋求別的供應(yīng)商，尋求替代藥品等。4、單品毛利分析(毛利排名)信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，本月銷售數(shù)量，平均銷售單價，銷售總額，單位成本，銷售總成本，毛利，毛利率，毛利排名。月報使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。意義：通過對毛利額的排名，毛利最高的品種應(yīng)該我們要繼續(xù)努力的品種，經(jīng)營，及時優(yōu)化品種結(jié)構(gòu)。5、單品毛利增長報表(增長率排名)信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，上月銷售數(shù)量，平均銷售單價，上月銷售總額，上月單位成本，上月銷售總成本，上月毛利，上月毛利率，本月毛利，本月毛利率，毛利增長百分比。月報使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。因，并提出改進措施，及時執(zhí)行。信息項：序號，品種ID，品名，規(guī)格，產(chǎn)地，期初庫存數(shù)量，期初庫存金銷售總成本，本月毛利，期末庫存數(shù)量，期末庫存金額。月報使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。出我們的解決方案或營銷策略等，及時的適應(yīng)市場。內(nèi)脫銷金額、總脫銷次數(shù)、總脫銷數(shù)量、總脫銷金額。月報使用人：采購員、財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。銷品種的重點關(guān)注也將是本報表的一個重要意義。月報使用人：財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。司的采購業(yè)務(wù)更適應(yīng)市場環(huán)境。9、業(yè)務(wù)指標(biāo)分析(采購)報表信息項：業(yè)務(wù)員、購進金額(含稅)、銷售金額(含稅)、銷售金額(不含稅)、庫存金額(不含稅)、脫銷金額(含稅)、脫銷比例、脫銷品種比例、相對庫存量、采購部小計、合計。月報使用人：財務(wù)分析人員、采購經(jīng)理、營銷中心。意義：主要用來進行業(yè)務(wù)員的業(yè)績考核。4.1.6崗位職責(zé)1.7