承辦會議財務(wù)管理制度

承辦會議財務(wù)管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進(jìn)行，規(guī)范會議財務(wù)管理，提高會議質(zhì)量，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，特制定本管理制度。

一、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部及與外部單位聯(lián)合承辦的各類會議，包括但不限于董事會、股東大會、經(jīng)理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

二、會議財務(wù)管理原則

1.合法合規(guī)原則：會議財務(wù)管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定及公司內(nèi)部規(guī)章制度。

2.經(jīng)濟(jì)實用原則：會議費用支出應(yīng)合理控制，確保會議質(zhì)量的前提下，盡量降低成本。

3.透明公開原則：會議費用預(yù)算、支出、報銷等環(huán)節(jié)應(yīng)公開透明，接受監(jiān)督。

4.預(yù)算管理原則：會議費用支出應(yīng)納入預(yù)算管理，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批流程。

三、會議財務(wù)管理職責(zé)

1.會議承辦部門負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、實施及財務(wù)管理。

2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會議費用的預(yù)算審批、報銷審核、支付及核算。

3.監(jiān)察審計部門負(fù)責(zé)對會議財務(wù)管理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計。

四、會議財務(wù)管理內(nèi)容

1.會議預(yù)算編制與審批。

2.會議費用支出控制。

3.會議費用的報銷與支付。

4.會議資產(chǎn)的采購、使用與管理。

5.會議財務(wù)報告的編制與報送。

五、本管理制度的解釋權(quán)歸公司財務(wù)部門。

六、本管理制度自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。公司原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：明確會議的目的、議題和預(yù)期成果，確保會議的必要性和實效性。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等，必要時需制定備選方案。

3.會議通知：及時向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.預(yù)算編制與審批：根據(jù)會議方案，編制會議預(yù)算，包括場地租賃、設(shè)備租賃、材料印刷、交通住宿等費用，并按照公司規(guī)定提交財務(wù)部門審批。

二、會議召開

1.會前準(zhǔn)備：確保會議場地、設(shè)備、資料等齊全，提前到場進(jìn)行簽到，發(fā)放會議資料。

2.會議主持：由主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議議程和紀(jì)律。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人對議題進(jìn)行匯報、討論和決策。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、待解決問題等。

三、會議決策

1.討論與表決：對會議議題進(jìn)行充分討論，參會人員可提出意見和建議，最后進(jìn)行表決。

2.決策結(jié)果記錄：將會議決策結(jié)果詳細(xì)記錄，并由主持人宣布。

3.異議處理：如參會人員對決策結(jié)果有異議，應(yīng)記錄在案，會后可向相關(guān)部門反映。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)發(fā)言：由主持人或指定人員對會議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實。

2.會議紀(jì)要：根據(jù)會議記錄，整理會議紀(jì)要，明確會議決策、責(zé)任人和完成時限。

3.會議紀(jì)要分發(fā)：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員和相關(guān)責(zé)任人，以便跟蹤落實。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議承辦部門負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

2.反饋與匯報：責(zé)任人在規(guī)定時間內(nèi)向會議承辦部門反饋會議決策執(zhí)行情況，承辦部門匯總后向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.評估與改進(jìn)：根據(jù)會議決策執(zhí)行情況，對會議效果進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，以提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要由會議承辦部門負(fù)責(zé)人審核后，及時發(fā)送給所有參會人員和相關(guān)責(zé)任人。

二、會議決策的分解與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要發(fā)布后，承辦部門應(yīng)將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人接到會議紀(jì)要后，需在規(guī)定時間內(nèi)確認(rèn)接收，并根據(jù)行動計劃開始執(zhí)行。

3.承辦部門應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

三、執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)按照完成時限，定期向承辦部門報告工作進(jìn)展和存在的問題。

2.承辦部門匯總各責(zé)任人的反饋，形成執(zhí)行情況報告，向會議召集人或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題，承辦部門應(yīng)及時上報，并尋求解決方案。

四、會議決策的評估與改進(jìn)

1.承辦部門應(yīng)根據(jù)執(zhí)行情況，對會議決策的效果進(jìn)行評估，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.對于未能按期完成的決策，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并重新設(shè)定完成時限。

3.定期召開會議，對會議決策的落實情況進(jìn)行回顧，不斷完善會議管理制度，提高決策執(zhí)行效率。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和可追溯性。

2.需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)通過正規(guī)渠道申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

3.會議紀(jì)要的保管和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，需使用會議室的部門或個人應(yīng)提前向行政部門提出申請。

2.預(yù)訂時需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.行政部門有權(quán)根據(jù)會議室使用情況對預(yù)訂申請進(jìn)行審核，必要時可對預(yù)訂時間、會議室進(jìn)行調(diào)配。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，及時維修或更換損壞設(shè)備。

3.會議室應(yīng)保持整潔，會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)負(fù)責(zé)清理現(xiàn)場，恢復(fù)原狀。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，不得大聲喧嘩、隨意走動，確保會議順利進(jìn)行。

2.愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意損壞或私自帶走會議室物品。

3.未經(jīng)允許，不得在會議室吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險物品進(jìn)入會議室。

四、會議室安全管理

1.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期檢查，確保緊急情況下能有效使用。

2.行政部門負(fù)責(zé)制定會議室安全疏散預(yù)案，并在會議開始前向參會人員說明疏散路線。

3.會議期間，如遇緊急情況，主持人或指定人員應(yīng)立即組織參會人員按照疏散預(yù)案有序撤離。

五、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)實際使用情況計算，包括會議室租賃、設(shè)備使用等費用。

2.使用部門在會議結(jié)束后，需按照實際使用情況向財務(wù)部門申報費用，并按照公司規(guī)定進(jìn)行報銷。

3.行政部門應(yīng)定期公布會議室使用費用，接受監(jiān)督和審計。

第五章附則

一、本管理制度解釋權(quán)歸公