會議室服務現(xiàn)場管理制度

會議室服務現(xiàn)場管理制度第一章總則

為確保會議室服務現(xiàn)場管理工作的規(guī)范化、高效化，提高會議質量，明確會議服務標準，特制定本制度。

一、適用范圍

1.本制度適用于公司內部所有會議室服務現(xiàn)場的管理工作。

2.本制度適用于公司內部各類會議的組織、召開、服務及跟蹤落實。

二、會議室服務宗旨

1.提供優(yōu)質、高效的會議服務，確保會議順利進行。

2.保障會議室設備設施的正常運行，滿足會議需求。

3.營造良好的會議環(huán)境，提升公司形象。

三、會議室服務原則

1.統(tǒng)一管理、分工負責。

2.預約優(yōu)先、兼顧緊急。

3.節(jié)約資源、提高效率。

四、責任劃分

1.會議室管理部門：負責會議室的整體規(guī)劃、預約、調配、設備設施維護等工作。

2.會議組織部門：負責會議的籌備、通知、資料準備、會場布置等工作。

3.會議服務人員：負責會議現(xiàn)場的服務、設備操作、衛(wèi)生清潔等工作。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議室服務現(xiàn)場秩序。

2.會議室管理部門應加強對會議服務現(xiàn)場的巡查與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

3.對違反本制度的行為，應嚴肅處理，追究相關人員責任。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展需要及實際情況適時進行修訂。

2.修訂后的制度報公司領導審批后公布實施。

本制度的制定旨在提高會議室服務現(xiàn)場管理水平，為公司各類會議的順利召開提供有力保障。全體員工應認真遵守，共同促進公司會議管理工作不斷優(yōu)化。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題及目的：會議組織部門應根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、部門工作需求等因素，明確會議主題及目的。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、資料準備等內容。

3.會議通知：會議組織部門應在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等信息。

二、會議召開

1.會前簽到：會議組織部門應安排專人負責參會人員的簽到工作，確保會議資料的發(fā)放和參會人員到齊。

2.會議議程：會議主持人按照議程逐項進行會議內容討論，確保會議有序進行。

3.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的重點、結論和待辦事項。

三、會議服務

1.會議室布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會議室，確保會場環(huán)境舒適、整潔。

2.設備檢查：會議前15分鐘，檢查會議室內設備設施是否正常運行，包括音響、投影儀、空調等。

3.會議服務：會議期間，服務人員應確保茶水供應、會場衛(wèi)生、設備操作等各項工作順利進行。

四、會議結束

1.會議總結：會議主持人對本次會議的討論成果、待辦事項進行總結。

2.傳達與落實：會議組織部門將會議紀要整理后，及時傳達給相關部門和人員，確保會議成果的落實。

3.會議資料歸檔：將會議紀要、簽到表等相關資料歸檔，以便日后查閱。

五、會議跟蹤

1.跟蹤落實：會議組織部門應對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作按時完成。

2.反饋與匯報：各部門應及時反饋會議決議的執(zhí)行情況，會議組織部門定期向公司領導匯報。

3.評估與改進：根據(jù)會議決議的執(zhí)行情況，對會議流程、會議組織等方面進行評估，不斷優(yōu)化會議管理工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結束后，會議記錄人應在24小時內完成會議紀要的整理工作，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論重點、決議事項、責任部門及完成時限等關鍵信息。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核確認后，由會議組織部門在2個工作日內發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.責任部門收到會議紀要后，應立即行動，按照決議事項制定具體實施方案，明確責任人及完成時間。

2.會議組織部門應建立會議決議跟蹤表，對決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保各項工作按照既定計劃推進。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責任部門應及時溝通、協(xié)調，必要時可向公司領導匯報，尋求支持。

三、會議紀要的反饋與評估

1.責任部門在完成會議決議事項后，應將執(zhí)行結果反饋給會議組織部門。

2.會議組織部門定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行匯總、評估，分析存在的問題，提出改進措施。

3.對于未按期完成的決議事項，應查明原因，追究相關責任人的責任，并督促其盡快完成。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及其執(zhí)行情況的相關資料，應由會議組織部門進行歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀要的歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行，確保資料的安全、完整。

3.會議組織部門應定期對會議紀要的歸檔情況進行檢查，確保歸檔工作的規(guī)范進行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預約與使用

1.會議室使用實行預約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議室預約申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設備需求等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預約申請的先后順序及緊急程度，合理調配會議室資源，確保會議需求得到滿足。

3.如有特殊情況需臨時使用會議室，會議室管理部門應視實際情況予以協(xié)調安排。

二、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備正常運行。

2.會議組織部門在使用會議室前，應對所需設備進行測試，發(fā)現(xiàn)問題及時向會議室管理部門反饋。

3.使用會議室時，參會人員應愛護設備，遵守設備操作規(guī)程，避免造成設備損壞。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室管理部門應確保會議室環(huán)境整潔、舒適，定期進行衛(wèi)生清潔。

2.會議期間，服務人員應保持會議室衛(wèi)生，及時清理垃圾，確保會議環(huán)境良好。

3.參會人員應保持會議室衛(wèi)生，不隨意亂丟垃圾，共同維護會議室環(huán)境。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應加強會議室的安全管理，確保會議期間的人員安全和設備安全。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不在會議室吸煙、喧嘩，確保會議秩序。

3.對于涉及公司機密的會議，會議室管理部門應采取措施確保會議內容保密，參會人員需簽訂保密協(xié)議。

五、會議室資源優(yōu)化配置

1.會議室管理部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和會議需求，合理調整會議室布局和設備配置。

2.鼓勵采用視頻會議等現(xiàn)代化手段，提高會議室資源利用率，降低會議成本。

3.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，為會議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司會議室管理