會議管理制度補充說明

會議管理制度補充說明第一章總則

為確保會議的高效有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會議管理制度補充說明。以下總則適用于所有公司層級會議，旨在規(guī)范會議的組織、召開及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在明確會議的召開程序、參會人員職責(zé)、會議紀(jì)要的記錄與跟蹤，以及會議室的管理，以提升會議效率，促進(jìn)公司決策的科學(xué)性和民主性。

2.會議應(yīng)遵循公正、公開、高效的原則，確保公司資源的合理利用和信息的及時溝通。

二、適用范圍

本會議管理制度補充說明適用于公司內(nèi)所有正式的、非正式的會議，包括但不限于：

-公司董事會

-總經(jīng)理辦公會

-部門例會

-項目協(xié)調(diào)會

-專題討論會

三、會議的種類與級別

1.按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為決策性會議、協(xié)調(diào)性會議、報告性會議和討論性會議。

2.按照參會人員的層級和范圍，會議分為公司級會議、部門級會議和項目組會議。

四、參會人員職責(zé)

1.會議主持人負(fù)責(zé)組織會議，確保會議主題明確，流程緊湊，按時開始和結(jié)束。

2.參會人員應(yīng)準(zhǔn)時出席，積極參與討論，對會議議題提前準(zhǔn)備意見或建議。

3.會議記錄人應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，包括主要討論點、決策結(jié)果和待辦事項。

五、制度效力

本會議管理制度補充說明與公司其他相關(guān)規(guī)章制度具有同等效力，如有沖突，以本制度為準(zhǔn)。所有參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，如有違反，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處理。

六、修訂與解釋

1.本制度的修訂由總經(jīng)理辦公會提議，經(jīng)公司董事會批準(zhǔn)后實施。

2.本制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司運營需要，明確會議討論的主題，確保會議目的明確。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，預(yù)估每個議題的討論時間，合理安排議程。

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程及參會要求。

4.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會人員，以便做好會前準(zhǔn)備。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議出席情況。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和期望成果。

3.各議題討論：按照會議議程，逐個討論議題，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見。

4.會議決策：針對討論的議題，由主持人或相關(guān)人員提出決策建議，經(jīng)參會人員表決后確定。

5.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確待辦事項和責(zé)任人。

三、會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄：會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果和待辦事項。

2.編制會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，根據(jù)會議記錄整理會議紀(jì)要，明確列出會議成果和待辦事項。

3.分發(fā)會議紀(jì)要：將會議紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，以便跟進(jìn)會議決策的落實。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員參與。

2.參會人員離場，會議記錄人負(fù)責(zé)整理會場。

五、會議延期與取消

1.如需延期或取消會議，應(yīng)提前通知參會人員，并說明原因。

2.延期會議應(yīng)重新確定時間、地點，并重新發(fā)送會議通知。

六、會議反饋

1.參會人員對會議組織、議程安排等方面提出意見和建議，以促進(jìn)會議質(zhì)量的提升。

2.會議組織者針對反饋意見進(jìn)行改進(jìn)，不斷完善會議流程。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議目標(biāo)的實現(xiàn)。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同推進(jìn)會議的順利進(jìn)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，對會議紀(jì)要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要跟蹤落實的相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，并將初稿發(fā)送給主持人審核。

2.主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，提出修改意見，并返回給會議記錄人。

3.會議記錄人根據(jù)主持人的審核意見進(jìn)行修改，形成最終會議紀(jì)要，并在會議紀(jì)要上注明審批人及審批日期。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息（如時間、地點、參會人員等）、會議議程、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果、待辦事項及責(zé)任人。

2.會議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點，確保閱讀者能夠快速了解會議成果。

三、會議紀(jì)要的分發(fā)與傳閱

1.最終會議紀(jì)要由會議記錄人通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會人員。

2.重要的會議紀(jì)要應(yīng)抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，以便了解會議決策內(nèi)容。

四、會議紀(jì)要的跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的待辦事項，責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并及時向會議主持人反饋執(zhí)行情況。

2.會議記錄人應(yīng)定期跟蹤待辦事項的完成情況，并在下一次會議時報告進(jìn)度。

五、會議紀(jì)要的歸檔

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.歸檔時應(yīng)確保會議紀(jì)要的完整性，包括會議記錄、修改稿、最終稿等。

六、會議紀(jì)要的公開與透明

1.對于涉及公司重大決策的會議紀(jì)要，應(yīng)在公司內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行公開，以提高決策透明度。

2.鼓勵員工對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況提出意見和建議，促進(jìn)公司管理的持續(xù)改進(jìn)。

本章內(nèi)容旨在強化會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議決策得到有效執(zhí)行，為公司的發(fā)展提供有力保障。參會人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同推進(jìn)會議紀(jì)要的落實。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提高會議效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門需提前向行政管理部門預(yù)訂所需會議室。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政管理部門合理安排會議室資源。

3.行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配，確保資源合理利用。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩等影響會議的行為。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉或靜音手機等通訊設(shè)備，以免干擾會議進(jìn)行。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保會議室設(shè)施完好。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)在預(yù)訂會議室時提前告知行政管理部門，以便做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用過程中如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告行政管理部門進(jìn)行維修。

四、會議室預(yù)約取消與變更

1.如需取消或變更會議室預(yù)約，應(yīng)至少提前24小時通知行政管理部門。

2.行政管理部門將視情況調(diào)整會議室資源，確保其他部門的需求得以滿足。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)公司作息時間表制定，行政管理部門負(fù)責(zé)具體安排。

2.特殊情況下，如需在非開放時間使用會議室，應(yīng)提前向行政管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

六、會議室安全管理

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜、防意外事故。

2.行政管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室安全設(shè)施，確保安全通道暢通。

本章內(nèi)容旨在加強會議室管理，優(yōu)化會議環(huán)境，為各類會議提供有力保障。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定，共同維護(hù)會議室的秩序與設(shè)施。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。

二、本制度的修訂和廢止，由公司董事會決定，并予以公告。

三、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

四、本制度如有未盡事宜，公司可根據(jù)實際情況予以補充規(guī)定。