永輝集團(tuán)會(huì)議管理制度

永輝集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保永輝集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織、召開及管理，根據(jù)集團(tuán)的管理規(guī)定及發(fā)展需要，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于集團(tuán)及下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)的各類會(huì)議，包括但不限于董事局會(huì)議、經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議、專題協(xié)調(diào)會(huì)議等。

第三條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

2.會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性、決策性和實(shí)踐性。

3.會(huì)議的組織和召開應(yīng)確保會(huì)議質(zhì)量，避免形式主義和無(wú)效溝通。

第四條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容和目的，會(huì)議分為以下幾類：

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間周期召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定議題召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織與職責(zé)

1.會(huì)議的召集和主持：由相應(yīng)級(jí)別的負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議記錄：由會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議資料的準(zhǔn)備：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

4.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前通過(guò)適當(dāng)方式通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

第六條參會(huì)人員要求

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，并對(duì)會(huì)議議題提出建設(shè)性意見。

3.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

第七條制度修訂與解釋

本制度由集團(tuán)董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。本制度的修訂和解釋，自發(fā)布之日起生效。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)集團(tuán)及各部門的工作需要，提前收集和篩選議題，明確會(huì)議的主要目標(biāo)和討論重點(diǎn)。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)議題重要性、緊急程度和參會(huì)人員的時(shí)間安排，制定合理的會(huì)議議程，并明確每個(gè)議題的討論時(shí)間和責(zé)任人。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議題內(nèi)容，確定參會(huì)人員范圍，確保涉及議題的相關(guān)部門和人員參與。

4.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前通過(guò)郵件、電話、即時(shí)通訊工具等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

第二條會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議討論：按照議程順序，逐個(gè)議題進(jìn)行討論。責(zé)任人應(yīng)對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，參會(huì)人員就議題展開討論，提出建議和意見。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論充分的議題，主持人可組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

第三條會(huì)議記錄與整理

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過(guò)程、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理形成會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人審批后，分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)人員。

第四條會(huì)議后續(xù)工作

1.決策落實(shí)：會(huì)議決議由責(zé)任人負(fù)責(zé)組織實(shí)施，涉及多個(gè)部門的，需明確責(zé)任分工和協(xié)作機(jī)制。

2.會(huì)議紀(jì)要跟蹤：會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，督促相關(guān)責(zé)任人按期完成工作任務(wù)。

3.反饋與評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)定期收集會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議議題和議程。

第五條會(huì)議資料的歸檔

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及與會(huì)議決議執(zhí)行相關(guān)的部門和個(gè)人。發(fā)布方式包括但不限于電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和精神。

第二條責(zé)任分配與執(zhí)行

1.對(duì)于會(huì)議決議中明確的任務(wù)和責(zé)任，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確指出責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人接到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即根據(jù)決議內(nèi)容制定具體行動(dòng)計(jì)劃，并開始執(zhí)行。

3.如任務(wù)涉及多個(gè)部門或人員，責(zé)任人需協(xié)調(diào)各方資源，確保協(xié)同高效地完成任務(wù)。

第三條跟蹤監(jiān)控機(jī)制

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤監(jiān)控。

2.建立會(huì)議決議執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告制度，責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者報(bào)告工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。

3.對(duì)于執(zhí)行中遇到的困難和問(wèn)題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)資源，協(xié)助責(zé)任人解決。

第四條評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括但不限于任務(wù)完成情況、完成質(zhì)量、時(shí)限遵守等。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，分析原因，制定改進(jìn)措施。

3.將評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)措施反饋給相關(guān)責(zé)任人和部門，以便于在后續(xù)工作中進(jìn)行改進(jìn)。

第五條變更與調(diào)整

1.如因特殊情況需要變更會(huì)議決議內(nèi)容，責(zé)任人應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人審批后方可進(jìn)行變更。

2.會(huì)議紀(jì)要的任何變更都應(yīng)及時(shí)通知所有相關(guān)人員，并做好相應(yīng)的記錄和傳達(dá)工作。

第六條激勵(lì)機(jī)制

建立會(huì)議決議執(zhí)行激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于執(zhí)行效果好、貢獻(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)和提高會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行效率和質(zhì)量。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前通過(guò)集團(tuán)內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息，以確保會(huì)議室配置滿足會(huì)議需求。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者應(yīng)遵守預(yù)訂時(shí)間，不得無(wú)故占用或提前結(jié)束會(huì)議。

第二條會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括但不限于會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，設(shè)備設(shè)施完好，由專人負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)。

3.集團(tuán)設(shè)施管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、緊急疏散通道等安全設(shè)施正常運(yùn)行。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得亂丟雜物，保持良好的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會(huì)議室。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員共同清理會(huì)議室，確保遺留物品和垃圾得到妥善處理。

第四條會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守集團(tuán)安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行危險(xiǎn)行為。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.會(huì)議室鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，借用鑰匙需登記并按時(shí)歸還。

第五條會(huì)議室使用效率

1.提倡短時(shí)高效會(huì)議，鼓勵(lì)會(huì)議組織者合理安排會(huì)議議程，減少無(wú)效和冗長(zhǎng)的會(huì)議。

2.鼓勵(lì)利用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴，提高會(huì)議室使用效率。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，優(yōu)化會(huì)議室資源配置，提高使用效益。

第六條違規(guī)處理

對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的警告、處罰等措施，并納入個(gè)人或部門績(jī)效考核。情節(jié)嚴(yán)重者，將依法追究責(zé)任。

第五章附