高校食堂信息化采購的問題及對策

高校食堂信息化采購的問題及對策摘要：高校食堂采購是高校食堂管理中的重要模塊，高效率的高校食堂后勤采購，既可以保證實體經(jīng)營的高效，又可以保證高校后勤社會化改革的公平與效率。在信息化飛速發(fā)展的今天，高校運用信息化采購已經(jīng)成為大勢所趨，本文對目前高校食堂采購管理和信息化建設方面存在的問題進行了深入地分析，并提出了高校食堂信息化采購問題的解決對策。

關(guān)鍵詞 ：高校；采購；信息化

高校的食堂管理工作是后勤系統(tǒng)的一個重要組成部分，食堂不僅承擔著為師生和管理人員服務的職能，同時還肩負著管理育人和服務育人的職責。特別是在當前市場化改革的形式下，食堂管理工作直接影響著師生的身體健康和校園穩(wěn)定。在當前物價上漲和市場化競爭加劇的形式下，食堂的采購管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。信息化采購是將傳統(tǒng)食堂采購工作通過管理信息系統(tǒng)的方式進行管理和實現(xiàn)，通過對原材料源頭進行跟蹤管理，一方面提高了原材料采購質(zhì)量，保障了食品安全，另一方也提高了采購和管理效率，提升了后勤系統(tǒng)的服務水平。

一、高校食堂信息化采購管理的意義

后勤物資需求種類繁多，主要是由于高校后勤保障項目、品種的逐步增加,因此高校的投資也迅猛增加到后勤采購上。高校后勤采購管理工作與高校的后勤物資的優(yōu)化發(fā)展問題有著緊密的聯(lián)系，要從未來發(fā)展的角度思考高校后勤物資采購管理。采購管理是對采購行為進行的管理活動，它要求采購要滿足最高的效率和最低的成本，來達到自身經(jīng)營活動的需要。其中包括對供應商、原材料等在內(nèi)的相關(guān)影響因素進行計劃、實施和改進等一系列過程，采購管理是高校后勤實體經(jīng)營管理的核心內(nèi)容。高校食堂原材料的價格穩(wěn)定、安全衛(wèi)生是采購管理的核心問題，通過實施高校信息化采購管理可以建立起行之有效的原材料準入管理模式，提升原材料信息的共享和動態(tài)監(jiān)控，對原材料源頭進行追蹤和信息反饋，實現(xiàn)信息一體化管理，有效提高采購的安全穩(wěn)定性和管理效能。

二、現(xiàn)階段高校后勤采購急需解決的問題

1.后勤管理經(jīng)驗不足，管理方案相對落后。傳統(tǒng)的后勤管理對高校后勤采購有著重大影響?，F(xiàn)階段，我國高校雖然在實踐中摸索出一套自己的管理方案，但與西方資本主義發(fā)達國家相比，我國后勤物資采購在發(fā)展全局和發(fā)展速度上還是相對落后，在管理方面還有待提高和改善。

2.沒有明確的采購計劃。目前我國大部分高校在采購物資時都沒有制定明確的采購計劃，沒有嚴格的管理措施。在這樣的條件下高校采購必定是無章可循、混亂不堪，這不僅浪費人力，更重要的是對學校資源和資金的浪費，加大高校的經(jīng)濟負擔。

3.信息化管理存在嚴重缺陷?，F(xiàn)代采購要求及時、準確的采購信息，而原有的信息化管理極易導致采購信息的不準確，進而導致財務核算的準確性，工作量提高、效率低，嚴重影響后勤采購的統(tǒng)計。所以，在采購中要求強化高校的信息化平臺，為采購物資提供及時、有效的市場信息，避免不必要的損失。

4.采購方式傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新力度?，F(xiàn)階段大部分高校采用選擇性招標，很難實現(xiàn)在不同的物資采購過程擇優(yōu)選擇，價格便宜化，達到節(jié)約成本的目的。因此，要突破傳統(tǒng)，進行廣范圍的招標，使采購管理開拓更廣的發(fā)展道路[1]。

三、高校后勤物資采購需加強管理措施

搭建新的信息化系統(tǒng)平臺。充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡的優(yōu)勢，建立集計劃、庫存管理、預警等一系列功能的采購管理信息系統(tǒng)平臺，保證采購信息的及時準確，減少隨意、拖沓現(xiàn)象發(fā)生，提高工作效率。通過信息化系統(tǒng)，各個部門可以隨時了解庫存情況，制定有效的采購計劃，避免采購過多或者采購品種不全，提高工作效率，也是對高校采購人員廉潔采購有效措施[2]。

高校信息化采購作為一種全新的商業(yè)模式，不再通過人工采購，而是通過計算機來代替原有的買賣方式，通過電子網(wǎng)絡來聯(lián)系賣家。這種采購方式相比較傳統(tǒng)采購方式主要有以下幾個方面的優(yōu)勢：

1.采購周期能有效縮減。高?？梢酝ㄟ^信息化采購平臺進行競價采購，沒有繁瑣的采購流程，節(jié)省時間，有效的縮短采購周期。

2.采購成本能有效節(jié)省。在信息化采購時，可以通過競價進行選擇，可以獲得更為合理和低廉的價格。

3.信息化采購提供選擇有效供應商的機會。信息化采購是先建立專業(yè)、可靠的采購物資信息系統(tǒng)平臺，采購高校可以通過這個平臺選擇可靠性強、可信賴的合作商家，而且這個數(shù)據(jù)庫可以基本涵蓋全國范圍的商家，采購方高校可以不受區(qū)域、行業(yè)的限制，數(shù)據(jù)庫的資源信息共享，獲得更多供應商的資料，為選擇合適的供應商提供支持。另一方面，高校不僅可以通過這個平臺及時了解市場資源信息，有效整合供應商資信和資源，還可以通過這個平臺了解供應商以往交易情況，客戶評價以及供應商的履約情況，找到真正適合的供應商[3]。

四、高校信息化采購存在的問題分析

現(xiàn)階段，我國高校食堂在一定程度上實現(xiàn)了信息化采購，但是由于食堂管理工作的復雜性，導致目前的信息化與食堂管理呈現(xiàn)低水平對接狀態(tài)，管理信息系統(tǒng)的功能沒有得到充分發(fā)揮。

1.信息化安全校驗功能不夠完善

高校食堂需求的產(chǎn)品和原材料種類繁多、數(shù)量巨大且頻次極高，因此與供應商的對接過程中產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)。因此，高校食堂采購信息系統(tǒng)或者相應的信息模塊需要具有一個強大的數(shù)據(jù)處理功能，從前期的產(chǎn)品產(chǎn)地信息跟蹤到物流配送過程，從入庫監(jiān)管到原材料消耗后的品質(zhì)反饋等各個方面，應該專門設立一個信息準入與查驗的功能，實現(xiàn)供應商、食堂和第三方監(jiān)管部門信息實時共享，這樣既節(jié)約了管理成本，也真正實現(xiàn)了對安全風險的防范和控制。

2.信息系統(tǒng)操作人員水平參差不齊

通過對國內(nèi)部分高校食堂的信息化采購調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多食堂的采購信息系統(tǒng)管理和操作人員對信息系統(tǒng)的理解有偏差，認為信息化采購系統(tǒng)可有可無，作用不大，處于為了使用而使用的狀態(tài)。有的單位并沒有設立專人負責操作信息采購系統(tǒng)，由其他工作人員兼職負責，因此出現(xiàn)了信息漏錄和補錄現(xiàn)象。部分系統(tǒng)操作人員計算機操作水平較低，無法實時進行產(chǎn)品信息的跟蹤錄入。這些問題都直接影響了采購信息化的實現(xiàn)和系統(tǒng)功能的真正發(fā)揮。

3.缺乏信息化采購的價格監(jiān)控機制

食堂信息化采購的功能除了對食品安全的監(jiān)控，同時優(yōu)化采購流程，節(jié)約采購成本功能也非常重要，通過采購信息系統(tǒng)建立高校供應商數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)對供應商的管理和篩選。采購信息系統(tǒng)不僅要有供應商的基本產(chǎn)品信息，而且要有供應商的資質(zhì)信息、營業(yè)執(zhí)照信息和完稅登記信息等基本信息，這些可以保障采購渠道的安全和正規(guī)，但是目前很多高校食堂的信息化系統(tǒng)缺乏這一監(jiān)管機制。特別是在價格監(jiān)控環(huán)節(jié)，采購管理系統(tǒng)沒有充分發(fā)揮實時跟蹤產(chǎn)品價格信息功能，并且缺乏價格的分析和決策支持分析功能設計，而有效的價格分析能夠幫助食堂做出較好的采購方案設計，并節(jié)約采購成本。

五、全面提高信息化采購管理的措施

1.樹立科學的信息管理理念。信息化采購也是由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的過程，大部分高校在實踐過程中已經(jīng)有了一套流暢的采購程序。但隨著我國市場經(jīng)濟競爭越來越激烈，科技技術(shù)越來越發(fā)達的背景下，高校要跟上時代的步伐，應樹立科學的信息管理理念，建立集成、快速與高效的采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全面高效的信息化采購。

2.加強信息化采購專業(yè)人才的培養(yǎng)。高校要實施信息化采購，必須招攬信息專業(yè)知識和商務管理的人才，重點培養(yǎng)。同時，日常生活中需要加強對采購人員的培訓，提高采購效率[4]。

總之，高校實施信息化采購模式是時代發(fā)展的必然趨勢，在現(xiàn)代科技發(fā)展迅速的年代，傳統(tǒng)的采購模式已不能滿足時代的需求。當前，高校要全面改善信息化采購管理的方式，與時俱進，創(chuàng)造發(fā)展高效率的適應新時代的信息化采購方式，為高校采購開辟新的道路。