學(xué)院會(huì)議接待管理制度

學(xué)院會(huì)議接待管理制度第一章總則

為確保學(xué)院會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量和接待水平，特制定本學(xué)院會(huì)議接待管理制度（以下簡(jiǎn)稱“制度”）。本制度適用于學(xué)院內(nèi)所有會(huì)議的接待、組織和管理。

一、會(huì)議定義

本制度所稱會(huì)議，是指學(xué)院內(nèi)部以及與其他單位合作舉辦的各類學(xué)術(shù)討論、工作布置、決策研究、座談交流等集體活動(dòng)。

二、管理原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)。會(huì)議接待工作應(yīng)在學(xué)院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，明確各部門職責(zé)，確保會(huì)議籌備、執(zhí)行、總結(jié)等環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

2.精簡(jiǎn)高效、務(wù)實(shí)節(jié)儉。嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用，提倡務(wù)實(shí)、高效的會(huì)議作風(fēng)。

3.公開透明、民主參與。會(huì)議組織應(yīng)充分保障參會(huì)人員的知情權(quán)、參與權(quán)和表達(dá)權(quán)，提高會(huì)議決策的科學(xué)性和民主性。

4.嚴(yán)格保密、確保安全。會(huì)議期間，要嚴(yán)格執(zhí)行國家保密規(guī)定，確保會(huì)議內(nèi)容、資料和參會(huì)人員的安全。

三、責(zé)任主體

1.學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂和解釋工作，指導(dǎo)、監(jiān)督會(huì)議接待工作的實(shí)施。

2.各部門、單位應(yīng)按照本制度要求，負(fù)責(zé)本部門、單位會(huì)議的接待、組織和管理工作。

3.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教職工應(yīng)積極參與會(huì)議接待工作，嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

四、制度落實(shí)

1.學(xué)院各部門、單位應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)本制度，確保全體教職工熟悉并遵守制度規(guī)定。

2.學(xué)院辦公室定期對(duì)會(huì)議接待工作進(jìn)行總結(jié)、評(píng)價(jià)，對(duì)執(zhí)行不力的部門、單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并納入年度考核。

3.對(duì)違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。

五、制度修訂

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度報(bào)學(xué)院批準(zhǔn)后予以公布。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，本章對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)學(xué)院工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等，必要時(shí)可制定會(huì)議預(yù)案。

3.報(bào)批程序：各部門、單位組織會(huì)議前，應(yīng)向?qū)W院辦公室提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行會(huì)議籌備工作。

4.發(fā)送會(huì)議通知：通過郵件、短信等方式，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

5.會(huì)議資料準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確保資料齊全、準(zhǔn)確、清晰。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，完成簽到手續(xù)。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人依次進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和建設(shè)性。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員就會(huì)議議題展開討論，充分發(fā)表意見，形成共識(shí)。

5.會(huì)議決策：根據(jù)討論結(jié)果，形成會(huì)議決策，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容：包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、會(huì)議決策等。

3.會(huì)議記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：由主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作要求。

2.會(huì)議閉幕：主持人宣布會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員有序離開會(huì)場(chǎng)。

3.會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、發(fā)言稿等相關(guān)資料歸檔，以備查閱。

五、會(huì)議服務(wù)

1.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，提前布置會(huì)場(chǎng)，確保設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

2.會(huì)議接待：做好參會(huì)人員的接待工作，提供必要的服務(wù)和保障。

3.會(huì)議期間服務(wù)：確保會(huì)議期間各項(xiàng)服務(wù)保障到位，如茶水、音響、投影等。

4.會(huì)議安全保障：加強(qiáng)會(huì)議期間的安全管理，確保參會(huì)人員的人身安全和會(huì)議資料的安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要編制：會(huì)議結(jié)束后，由指定的會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和討論結(jié)果，及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要。

2.紀(jì)要內(nèi)容審核：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的主題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配及完成時(shí)限等，由主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

3.紀(jì)要分發(fā)：審核通過后的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)通過郵件、公告等形式分發(fā)至相關(guān)部門和參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容和要求。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行

1.責(zé)任落實(shí)：各部門、單位應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策和任務(wù)分配，明確責(zé)任人，確保任務(wù)落到實(shí)處。

2.進(jìn)度報(bào)告：責(zé)任人需定期向?qū)W院辦公室報(bào)告任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時(shí)溝通解決。

3.監(jiān)督檢查：學(xué)院辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保決策得到有效實(shí)施。

三、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行歸檔，按照學(xué)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存。

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要有一定的機(jī)密性，查閱需經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限的審批，確保信息安全。

3.信息共享：在確保保密的前提下，會(huì)議紀(jì)要可在學(xué)院內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)共享，以便于各部門、單位之間的信息交流和工作協(xié)調(diào)。

四、跟蹤反饋與評(píng)估

1.反饋機(jī)制：建立會(huì)議決策執(zhí)行反饋機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)部門和人員提出意見和改進(jìn)建議。

2.評(píng)估考核：將會(huì)議決策的執(zhí)行情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核，對(duì)執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)反饋和評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議流程和管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行力。

五、緊急情況處理

1.緊急情況應(yīng)對(duì)：遇到緊急情況影響會(huì)議決策執(zhí)行時(shí)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

2.快速?zèng)Q策：對(duì)于緊急情況，學(xué)院辦公室應(yīng)迅速組織相關(guān)人員進(jìn)行分析決策，確保問題得到及時(shí)解決。

3.信息更新：緊急情況處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，記錄處理過程和結(jié)果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室的使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：各部門、單位需提前向?qū)W院辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.審批程序：學(xué)院辦公室根據(jù)會(huì)議室使用情況，對(duì)預(yù)訂申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保會(huì)議室合理分配使用。

3.預(yù)訂確認(rèn)：審批通過后，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)通知預(yù)訂部門，并進(jìn)行會(huì)議室的預(yù)訂確認(rèn)。

二、會(huì)議室布置

1.標(biāo)準(zhǔn)配置：會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，配備必要的會(huì)議桌椅、投影儀、音響等設(shè)施。

2.個(gè)性化需求：根據(jù)會(huì)議類型和需求，可對(duì)會(huì)議室進(jìn)行個(gè)性化布置，如擺放名牌、準(zhǔn)備資料等。

3.安全檢查：會(huì)議開始前，應(yīng)檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備是否安全、正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用

1.使用規(guī)范：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持安靜、文明，不隨意移動(dòng)設(shè)施設(shè)備。

2.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議期間，相關(guān)人員應(yīng)提供服務(wù)保障，如茶水、音響調(diào)試等。

3.保密要求：涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，遵守保密規(guī)定。

四、會(huì)議室維護(hù)

1.定期檢查：學(xué)院辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

2.報(bào)修制度：發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院辦公室報(bào)告，并按照?qǐng)?bào)修制度進(jìn)行維修。

3.節(jié)能減排：會(huì)議室使用過程中，應(yīng)注重節(jié)能減排，合理使用空調(diào)、照明等設(shè)備。

五、會(huì)議室管理職責(zé)

1.管理人員：學(xué)院辦公室指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理工作，包括預(yù)訂、布置、使用、維護(hù)等。

2.責(zé)任追究：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定，造成設(shè)施損壞、會(huì)議延誤等后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。

3.意見反饋：鼓勵(lì)各部門、單位對(duì)會(huì)議室管理提出意見和建議，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室管理工作。

六、特殊情況下會(huì)議室的使用

1.緊急使用：遇有緊急情況，需臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，可向?qū)W院辦公室申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后優(yōu)先安排。

2.外單位使用：外單位需使用學(xué)院會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向?qū)W院辦公室申請(qǐng)，并按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，明確相關(guān)事項(xiàng)，特