廳會議文件管理制度

廳會議文件管理制度第一章總則

為確保廳會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議文件管理制度。本制度適用于廳內(nèi)所有會議的組織、召開及管理活動。

一、會議目的

1.保障廳內(nèi)決策的科學(xué)性、民主性和合法性；

2.加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率；

3.確保會議決策的及時(shí)傳達(dá)和有效執(zhí)行。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時(shí)間周期召開，如周例會、月例會等；

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的專題會議；

3.緊急會議：應(yīng)對突發(fā)事件，需要迅速召開的最高級別會議。

三、會議組織

1.會議召集：由廳長或授權(quán)副廳長負(fù)責(zé)召集；

2.會議主持：由廳長或副廳長擔(dān)任，特殊情況可委托其他負(fù)責(zé)人擔(dān)任；

3.會議通知：由會議召集人負(fù)責(zé)通知參會人員，并明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

4.會議記錄：由指定的會議記錄員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

四、參會人員

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加各類會議，不得無故缺席、遲到或早退；

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備會議材料，積極參與討論，并對會議決策提出建設(shè)性意見；

3.會議召集人有權(quán)根據(jù)會議需要，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)＜伊邢瘯h。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜；

2.會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

3.會議期間，不得進(jìn)行與會議無關(guān)的活動，不得擅自離場。

六、本制度的解釋權(quán)歸廳務(wù)會所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，確保會議的順利進(jìn)行。

第二章會議流程

為確保會議的高效有序，明確會議各環(huán)節(jié)的具體流程，特制定以下會議流程規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主要討論的議題；

2.擬定會議議程：列出會議的主要環(huán)節(jié)、發(fā)言順序及預(yù)計(jì)時(shí)間；

3.通知參會人員：提前將會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知給參會人員；

4.準(zhǔn)備會議材料：收集、整理與會議主題相關(guān)的資料，并在會前分發(fā)給參會人員；

5.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會場，確保設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到齊；

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員；

3.按照會議議程，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論；

4.會議期間，主持人應(yīng)確保會議討論緊扣主題，控制好會議時(shí)間；

5.會議期間，記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括討論觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

三、會議決策

1.在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人可對議題進(jìn)行總結(jié)，并提出決策建議；

2.參會人員對決策建議進(jìn)行表決，根據(jù)表決結(jié)果形成會議決策；

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任部門、完成時(shí)限等要求，確保決策的執(zhí)行力；

4.對于重大決策，應(yīng)形成會議紀(jì)要，由廳長或授權(quán)副廳長簽字確認(rèn)。

四、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對本次會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的執(zhí)行要求；

2.參會人員應(yīng)對會議效果、組織等方面提出意見和建議；

3.會議記錄員整理會議紀(jì)要，將會議決策、意見和建議等納入紀(jì)要，并于會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

五、會議后續(xù)工作

1.相關(guān)部門按照會議決策要求，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人；

2.會議召集人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保決策落實(shí)；

3.對于未按時(shí)完成的任務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向會議召集人匯報(bào)原因和進(jìn)展情況；

4.會議紀(jì)要作為工作檔案保存，以備查閱。

本章節(jié)所述會議流程規(guī)定適用于廳內(nèi)各類會議，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，確保會議的順利進(jìn)行。如有特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議決策和討論內(nèi)容的書面記錄，對于確保會議決策的落實(shí)至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄員在會議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任部門、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息；

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核無誤后，應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員；

4.對于涉及重大決策的會議紀(jì)要，應(yīng)抄送廳長及相關(guān)部門，以便于監(jiān)督執(zhí)行。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容和完成時(shí)限，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃；

2.會議召集人應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要中各項(xiàng)決策的執(zhí)行情況，確保工作進(jìn)度與計(jì)劃相符；

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向會議召集人匯報(bào)，尋求解決方案；

4.會議召集人應(yīng)對執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并在下一次會議中報(bào)告決策落實(shí)情況。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.各部門在完成會議紀(jì)要中的任務(wù)后，應(yīng)向會議召集人提供書面反饋，包括執(zhí)行結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)措施；

2.會議召集人應(yīng)組織對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的評估，評價(jià)決策的實(shí)施效果，并對后續(xù)工作進(jìn)行指導(dǎo)；

3.根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行督促，對執(zhí)行成效顯著的部門和個(gè)人給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；

4.對于需要調(diào)整的決策，應(yīng)及時(shí)召開相關(guān)會議，按照程序進(jìn)行修改和完善。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要工作檔案進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱；

2.建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的透明度和可追溯性；

3.對于涉及機(jī)密信息的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。

本章規(guī)定的會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，各部門應(yīng)高度重視，切實(shí)履行職責(zé)，共同推動會議決策的落地生根。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室的使用效率，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議室使用申請；

2.申請應(yīng)包括會議時(shí)間、參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等詳細(xì)信息；

3.會議室管理部門根據(jù)申請情況，合理安排會議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請部門；

4.特殊情況下，會議室管理部門有權(quán)對預(yù)訂進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以確保會議室資源的最優(yōu)配置。

二、會議室使用

1.使用會議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得吸煙、進(jìn)食，不得損壞室內(nèi)設(shè)施；

2.會議開始前，使用部門應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題應(yīng)及時(shí)向會議室管理部門報(bào)告；

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時(shí)到場，不得隨意離開；

4.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)整理會議室，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，確保門窗關(guān)閉。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.使用部門在會議期間如需額外設(shè)備，應(yīng)提前向會議室管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；

3.會議室設(shè)備使用過程中，如發(fā)生故障，使用部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告，由會議室管理部門負(fù)責(zé)維修；

4.會議室管理部門應(yīng)建立設(shè)備使用檔案，記錄設(shè)備使用、維修情況，為設(shè)備更新提供依據(jù)。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)制定會議室安全措施，確保會議期間的人身安全和設(shè)備安全；

2.會議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期進(jìn)行安全檢查；

3.對于涉及機(jī)密信息的會議，會議室管理部門應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露；

4.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自攜帶錄音、錄像設(shè)備進(jìn)入會議室。

本章所述會議室管理規(guī)定適用于廳內(nèi)所有會議室的管理與使用。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。會議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管，定期對管理規(guī)定進(jìn)行評估和修訂，以提高會議室使用效率。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸廳務(wù)會所有。

二、本制度自發(fā)布之日起施行，如有變更，將及時(shí)通知各部門。

三、各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行