環(huán)境保護局各類檔案立卷歸檔制度樣本

蕉嶺縣環(huán)境保護局各類檔案立卷歸檔制度為了加強本局檔案綜合管理、完整系統(tǒng)地搜集和保留日常管理和工作中形成文書、基建、儀器設備、會計、專業(yè)檔案等多種形式和載體檔案文件材料，特制訂本制度。一、歸檔范圍通常本局在多種活動中形成，反應本局環(huán)境保護工作和歷史面貌多種文字、圖表、圖紙、音像等不一樣形式和載體，有查考利用價值文件材料均應歸檔。二、歸檔時間1、文書檔案，本局每十二個月形成辦理完成黨政工團文件材料，由辦公室兼職檔案員搜集齊全，于第二年三月底前交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。2、基建檔案，在基建工程中建設文件材料形成、積累、立卷歸檔由管理工程項目標部門負擔指定兼職檔案員或?qū)T負責。在全部工程完工驗收后30天歸檔。3、儀器設備檔案，檔案人員參與5000元以上設備儀器開箱驗收工作。開箱后圖紙資料由財會室立卷歸檔，5000元以下設備儀器檔案由使用部門管理。4、會計檔案，當年會計檔案由會計部門于第二年上六個月完成立卷工作，第三年六月份前移交檔案室歸檔。5、特殊載體檔案，在音像制品、光盤形成后30天內(nèi)，交綜合檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。實物檔案于第二年三月份交檔案室立卷歸檔。6、已故人員檔案，人事部門在干部、職員死亡后六個月內(nèi)，按要求整理，交檔案室保留。7、各部門專業(yè)檔案由各部門兼職檔案員于第二年三月底搜集、整理、立卷歸檔立卷歸檔。三、歸檔要求（一）文書檔案歸檔要求1、凡歸檔文件材料全部必需齊全完整。2、通常原來文件上有會生繡金屬物，歸檔時必需去掉，用不銹鋼書訂或細線將文件裝訂。3、凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格，要按A4規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損要進行托裱。4、歸檔文件材料中，多種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件。正本和定稿、正件和附件，兩件作為一件。文件處理單（表）和被處理文本合為一本。5、同一文件不一樣稿本，正本在前，定稿在后；通常文件請示和批復，批復在前請示在后。6、不一樣年度文件通常不得放在一起歸檔，跨年度請示和批復，放在批復年度歸檔，沒有復文放在請示年歸檔，跨年度計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計報表等，應放在文件內(nèi)容針對年度歸檔，長遠計劃應放在文件內(nèi)容針正確頭十二個月；多年總結(jié)、匯報，應放在文件針正確最終十二個月。（二）基建和設備儀器檔案歸檔要求1、凡歸檔文件材料，應搜集齊全、完整、系統(tǒng)和正確。2、文件材料應做到線條、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。去掉文件材料金屬物，以卷為單位，立卷歸檔。3、圖紙要按A4規(guī)格折疊，蓋檔案分類章，按次序排列，填寫立卷說明表。4、每一項工程或儀器設備文件材料排列全部是先排文件材料，然后再排圖紙。(三)會計檔案歸檔要求1、多種形式會計檔案要按綜合檔案室要求編目造冊，向檔案室清點移交。2、多種形式會計檔案要去掉金屬品裝訂成冊，整齊美觀，每卷要求有封底封面，填寫封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛筆或鋼筆填寫工整、清楚。3、每個案卷封面和卷脊要填寫目錄號、案卷號和年度等。（四）已故人員檔案歸檔要求按《干部檔案工作條例》要求分類整理。（五）特殊載體檔案歸檔要求1、照片檔案由攝錄者或承接部門初步整理，按上級領導視察本局、宣傳活動、黨政活動、多種獎勵、現(xiàn)場取證五類整理立卷。2、照片檔案按《照片檔案管理規(guī)范》整理，編寫總說明和分說明，說明內(nèi)容包含：事由、時間、地點、背景、攝影者。3、凡取得縣級以上獎勵獎牌、獎杯、錦旗、證書等實物檔案，交到綜合檔案室歸檔。4、在科研、設計、試驗和業(yè)務管理等活動中采取CAD技術(shù)形成電子文件及其支持軟件，應立即按歸檔范圍搜集積累交到綜合檔案室歸檔。（六）專業(yè)檔案歸檔要求各部門業(yè)務相關(guān)資料要按綜合檔案室要求編目造冊，向檔案室清點移交。四、檔案排列各門類檔案分別排列，每一門類檔案排列為南、北校區(qū)一個流水號，科室可依據(jù)本科組卷情況前后排案卷次序號，南校區(qū)形成檔案移交到南校區(qū)檔案室，北校區(qū)形成檔案移交到北校區(qū)檔案室。五、歸檔手續(xù)除文書、已故人員、聲像、實物檔案由檔案室歸檔外，其它類型檔案由相關(guān)科室按要求立卷歸檔，各編制1套完整目錄及電子文檔，一起移交到綜合檔案室，雙方清點查對簽字以備查考。A、文書檔案保管期限表1本機關(guān)黨委會議和行政辦公會紀要、會議統(tǒng)計永久2本機關(guān)召開工作會議、專題會議文件材料2．1請示、批復、通知、名單、日程、匯報、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要永久2．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡報30年3機關(guān)聯(lián)合召開會議文件材科3．1本機關(guān)為主辦3．1．1請示、批復、通知、名單、日程、匯報、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要永久3．1．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡報30年3．2本機關(guān)為協(xié)辦3．2．1請示、批復、通知、名單、日程、匯報、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要復制件或副本30年3．2．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡報復制件或副本4上級機關(guān)、上級領導檢驗、視察當?shù)赜?、本機關(guān)工作時形成文件材料4．1關(guān)鍵永久4．2通常30年4．3本機關(guān)工作匯報材料30年5本機關(guān)業(yè)務文件材料5．1本機關(guān)制訂方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長久計劃、綱要等文件材料永久5．2本機關(guān)請示和上級機關(guān)批復、指示5．2．1關(guān)鍵業(yè)務問題永久5．2．2通常業(yè)務問題30年5．3同級機關(guān)、下級機關(guān)來函、請示和本機關(guān)復函、批復等文件材料5．3．1關(guān)鍵業(yè)務問題永久5．3．2通常業(yè)務問題30年5．4本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采取關(guān)鍵法規(guī)性文件、專題業(yè)務文件最終初稿30年5．5機關(guān)聯(lián)合行文文件材料5．5．1本機關(guān)為主辦5．5．1．1關(guān)鍵業(yè)務問題永久5．5．1．2通常業(yè)務問題30年5．5．2本機關(guān)為協(xié)辦5．5．2．1關(guān)鍵業(yè)務問題30年5．5．2．2通常業(yè)務問題5．6本機關(guān)編輯、編寫文件材料5．6，1大事記、組織沿革等永久5．6．2簡報、情況反應、工作信息等5．7行政管理、執(zhí)法活動中形成文件材料5．7．1行政管理工作制度、程序、要求等文件材料永久5．7．2執(zhí)法檢驗情況匯總、通報，整改通知等永久5．7．3行政管理工作中形成審批、審查、核準等文件材料5．7．3．1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目標審批（核準）、管理、驗收(評定)等文件材料永久5．7．3．2不動產(chǎn)、自然資源全部權(quán)、使用權(quán)確定文件材料永久5．7．3．320年(含)以上有效或未注明使用期許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等審批、管理文件材料永久5．7.3．420年以下有效許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等審批、管理文件材料30年5．7．4行政管理工作中形成立案文件材料5．7．5行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬晌募牧?．7．5．1關(guān)鍵永久5．7．5．2通常30年5．8計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面文件材料5．8．1年度和年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料永久5．8．2年度以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料5．8．3關(guān)鍵職能活動總結(jié)、關(guān)鍵專題調(diào)研材料永久5．8．4通?；顒涌偨Y(jié)、通常問題調(diào)研材料5．9出國或出境訪問考察、參與國際會議，接待來訪等外事活動、形成文件材料5．9．1發(fā)表公報，簽署協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，關(guān)鍵會談統(tǒng)計、紀要等永久5．9．2出國審批手續(xù)、實施日程、考察匯報、通常性會議統(tǒng)計30年6本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材科6．1機構(gòu)設置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久6．2人事工作制度、要求、措施等文件30年6．3人事任免文件永久6．4優(yōu)異單位、勞動模范、優(yōu)異工作者文件材料6．4．1受縣級(含)以上表彰、獎勵永久6．4．2受縣級以下表彰、獎勵30年6．5對本機關(guān)相關(guān)人員處分材料6．5．1受到警告(不含)以上處分永久6．5．2受到警告處分30年6．6職員錄用、轉(zhuǎn)正、聘用、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久6．7人事考評、職稱評審工作文件材料永久6．8職員調(diào)動工作行政、工資、黨團組織關(guān)系介紹信及存根永久6．9職員名冊永久6．10黨、團、工會工作活動中形成文件材料6．10．1工作匯報、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久6．10．2關(guān)鍵專題活動匯報、總結(jié)等永久6．10．3黨團員、工會會員名冊，同意加入黨團、工會組織文件材料永久6．10．4情況反應、工作簡報6．11紀檢、監(jiān)察工作中形成綜合性匯報、調(diào)查材料6．11．1關(guān)鍵永久6．11．2通常30年6．12保衛(wèi)部門安全檢驗、調(diào)查統(tǒng)計6．13本機關(guān)處理人民來信來訪文件材料6．13．1有領導關(guān)鍵指示和處理結(jié)果永久6．13．2．其它有處理結(jié)果30年7本機關(guān)事務管理文件材料7．1房產(chǎn)、土地全部權(quán)和使用權(quán)文件材料永久7．2和相關(guān)單位簽署協(xié)議、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料7．2．1關(guān)鍵永久7．2．2通常7．3接待工作計劃、方案7．3．1關(guān)鍵30年7．3．2通常7．4機關(guān)財務預算30年7．5機關(guān)物資(辦公設備及用具、機動車等)采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文牛材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年7．6國有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等)文件材料7．6．1關(guān)鍵永久7．6．2通常7．7職員負擔、購置本單位住房協(xié)議、協(xié)議和相關(guān)手續(xù)永久7．8職員住房分配、出售要求、方案、細則，職員住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職員住房申請30年8上級機關(guān)制發(fā)文件材料8．1上級機關(guān)制發(fā)屬于本機關(guān)主管業(yè)務文件材料8．1．1關(guān)鍵永久8．1．2通常8．2上級機關(guān)制發(fā)非本機關(guān)主管業(yè)務但要落實實施文件材料8．3上級機關(guān)制發(fā)相關(guān)本機關(guān)機構(gòu)設置、領導人任免、人員編制等文件材料永久9同級機關(guān)制發(fā)非本機關(guān)主管業(yè)務但要落實實施文件材料10下級機關(guān)報送文件材料10．1重大問題專題匯報30年10．2年度和年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料B、基建類檔案歸檔范圍和保管期限表一、綜合：序號歸檔文件保管期限1土地征收相關(guān)材料（匯報、批復和外單位簽署協(xié)議、協(xié)議）永久2基建工作總體計劃、土地分布圖、土地證書永久3全局總體計劃、設計總平面圖永久4全局水、電管道分布圖和地下排水通訊線路等隱蔽工程分布圖永久5地質(zhì)勘探、地形測量材料永久二、可行性研究序號歸檔文件保管期限1項目提議書及上報批復永久2可行性研究匯報永久3項目評定永久4環(huán)境估計、調(diào)查匯報永久5設計任務書及計劃任務書永久三、設計基礎序號歸檔文件保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察匯報、地質(zhì)圖、勘察統(tǒng)計、化驗試驗匯報、永久關(guān)鍵土、巖樣及說明2地形、地貌控制占建筑物及關(guān)鍵設備及安裝測量定位、觀察統(tǒng)計永久3水文、氣象地震等其它設計基礎材料永久四、設計文件序號歸檔文件保管期限1初步設計永久2技術(shù)設計永久3總體計劃設計永久4技術(shù)秘密材料、專利文件永久5關(guān)鍵技術(shù)試驗永久6設計計算書307設計評價、判定及審批308施工設計圖10五、工程管理文件序號歸檔文件保管期限1征用土地同意文件及紅線圖、拆遷、賠償協(xié)議書永久2承包協(xié)議、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)境保護三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供給協(xié)議書永久5產(chǎn)權(quán)證書永久六、施工1土地施工文件序號歸檔文件保管期限(1)開工匯報、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀要10(2)施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)方法施工安全方法、施30工工藝30(3)原材料及構(gòu)件出廠證實、質(zhì)量判定30(4)建筑材料試驗匯報30(5)設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久(6)土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久(7)土、巖試驗匯報、基礎處理、基礎工程施工圖永久(8)隱蔽工程驗收統(tǒng)計永久(9)工程統(tǒng)計及測試、沉陷、位移、變形觀察統(tǒng)計、事故處理匯報永久(10)分項、分單位工程抽量檢驗、評定30(11)交工驗收統(tǒng)計證實30(12)施工匯報、施工驗收匯報永久2、設備及管線安裝施工文件序號歸檔文件保管期限1開工匯報、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要102設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批303焊接試驗統(tǒng)計、匯報、施工檢驗、探訪統(tǒng)計304隱蔽工程檢驗驗收統(tǒng)計305強度、密閉性試驗匯報306設備調(diào)試統(tǒng)計107施工安裝統(tǒng)計、安裝質(zhì)量檢驗、評定、事故處理匯報308系統(tǒng)調(diào)試、試驗統(tǒng)計309管線清冼、通水、消毒統(tǒng)計1010管線標高位置，坡度測量統(tǒng)計3011中間交工驗收統(tǒng)計證實、工程質(zhì)量評定3012完工匯報、完工驗收匯報303、電氣、儀表安裝施工文件序號歸檔文件保管期限（1）開工匯報、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審10（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批30（3）調(diào)試、整定統(tǒng)計30（4）性能測試和校核30（5）施工安裝統(tǒng)計、質(zhì)量檢驗評定、事故處理匯報30（6）操作、聯(lián)動試驗10（7）電氣裝置交接統(tǒng)計10（8）中間交工驗收統(tǒng)計證實、工程質(zhì)量評定30（9）完工匯報、完工驗收匯報30七、完工驗收序號歸檔文件保管期限1完工驗收匯報永久2全部完工圖紙永久3質(zhì)量評審材料永久4完工驗收會議文件永久八、基建財務序號歸檔文件保管期限1工程概算、預算、決算永久2交付使用固定資產(chǎn)永久九、房屋