合同管理與續(xù)簽制度

合同管理與續(xù)簽制度一、背景和目的本制度的目的是為了規(guī)范和管理公司與員工、供應商、合作伙伴等簽訂的各類合同，確保合同的有效性和合規(guī)性，保護公司的權益，提高合同管理效率，便于合同的續(xù)簽和跟蹤管理。二、適用范圍本制度適用于全部公司內(nèi)部與外部簽訂的各類合同。三、合同管理流程1.合同起草階段（1）合同發(fā)起人申請：合同發(fā)起人向合同管理負責人提出合同起草申請，包含合同的內(nèi)容、范圍、簽約方以及其他相關信息。（2）合同起草：合同管理負責人指派專人負責起草合同，進行合同的認真規(guī)劃和起草。（3）內(nèi)部審批：合同的起草人將起草好的合同提交給相關部門負責人進行審批，并依據(jù)需要征求法務部門的看法。（4）合同修訂：如有需要，依據(jù)審批結果和法務部門的看法，對合同進行修訂，并重新提交內(nèi)部審批。（5）最終審批：經(jīng)過內(nèi)部審批通過后，合同發(fā)起人將合同送至高級管理層進行最終審批。2.合同簽署階段（1）合同簽署方確認：經(jīng)高級管理層最終審批后，合同發(fā)起人將合同發(fā)送給相應的簽署方，并確認簽署方的身份和權限。（2）簽署過程管理：合同發(fā)起人負責與簽署方溝通，確保簽署過程的及時性和準確性，并妥當保管簽署相關的文件和記錄。3.合同生效階段（1）合同存檔：合同管理負責人將已簽署的合同進行歸檔，并建立相應的合同檔案管理系統(tǒng)，便于合同的查閱和跟蹤。（2）合同生效通知：合同管理負責人將已生效的合同通知相關部門和人員，確保各方了解合同的內(nèi)容和商定。4.合同續(xù)簽和跟蹤管理階段（1）合同續(xù)簽提前提示：合同管理負責人負責對即將到期的合同進行提前提示，以便及時進行續(xù)簽的準備工作。（2）合同續(xù)簽評估：合同管理負責人和相應部門負責人進行合同續(xù)簽評估，包含評估合同履行情況、供應商或合作伙伴的信用情形、市場競爭情況等，并提出合同續(xù)簽建議。（3）續(xù)簽談判和簽署：依據(jù)續(xù)簽評估結果，合同管理負責人負責與供應商或合作伙伴進行續(xù)簽談判，并在續(xù)簽協(xié)議達成后進行簽署。（4）合同跟蹤管理：合同管理負責人和相關部門負責人進行合同的跟蹤管理，確保合同的履行和執(zhí)行情況，并及時處理合同糾紛和問題。四、合同管理責任1.合同管理負責人（1）負責訂立和修訂合同管理制度，確保制度的落實和執(zhí)行。（2）引導和監(jiān)督合同管理流程的執(zhí)行，協(xié)調(diào)各部門間的合作和溝通。（3）負責合同的起草、審批、簽署和歸檔工作，并保證合同的合規(guī)性和有效性。（4）定期對合同執(zhí)行情況進行評估和分析，提出改進建議，并匯報給高級管理層。2.合同發(fā)起人（1）正確、完整及時地向合同管理負責人提出合同起草申請，并搭配供應相關的支持和幫助。（2）與合同管理負責人進行溝通和協(xié)作，確保合同的準確性和及時性。（3）負責合同的簽署過程管理，確保簽署的完整性和正當性。3.相關部門負責人（1）參加合同的修訂、審批和簽署過程，供應必需的看法和建議。（2）負責合同執(zhí)行的監(jiān)督和管理，確保合同的履行和執(zhí)行情況。（3）搭配合同管理負責人進行合同的續(xù)簽評估，供應相關的數(shù)據(jù)和信息。五、合同管理措施1.合同管理系統(tǒng)公司將建立合同檔案管理系統(tǒng)，包含合同的存儲、查閱、續(xù)簽提示等功能，實現(xiàn)合同的電子化管理，并確保合同的安全性和機密性。2.人員培訓公司將組織相應的培訓和教育活動，提高員工對合同管理流程和規(guī)定的理解和掌握，提升合同管理的專業(yè)水平。3.風險評估公司將建立合同風險評估機制，對合同進行風險分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同風險問題。六、違規(guī)處理措施對于違反本制度的行為，公司將依法依規(guī)進行處理，包含但不限于警告、懲罰、追究法律責任等。七、附則本制度于訂立