單位會議室使用管理制度

單位會議室使用管理制度第一章總則

為保證單位會議室的高效使用，提高會議質量，確保會議的有序進行，特制定本會議室使用管理制度。本制度適用于所有在單位內召開的各類會議。

一、會議室使用原則

1.公平公正原則：會議室使用應遵循先申請、先安排、公平使用的原則，確保各部門合理使用會議室資源。

2.效率優(yōu)先原則：會議組織者應合理安排會議時間，提高會議效率，減少無效和重復會議。

3.節(jié)約環(huán)保原則：會議組織者和參會人員應節(jié)約使用會議室資源，降低會議成本，減少浪費。

二、會議室使用范圍

1.單位內部會議：包括但不限于各類業(yè)務會議、研討會、培訓會、座談會等。

2.對外會議：單位承辦的各類對外會議、論壇、座談會等。

三、會議室管理職責

1.會議室管理部門：負責會議室的日常管理、維護、預定、調配等工作。

2.會議組織者：負責會議的申請、組織、召開、總結等工作。

3.參會人員：遵守會議紀律，按時參加會議，積極參與討論，落實會議決策。

四、會議室使用規(guī)定

1.會議室使用需提前向會議室管理部門申請，經批準后方可使用。

2.會議組織者應提前準備好會議材料，并于會議開始前15分鐘到達會議室，做好會前準備工作。

3.參會人員應按時到場，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前向會議組織者請假。

4.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音，保持會場安靜，不得隨意離場。

5.會議結束后，會議組織者應負責整理會議紀要，并在規(guī)定時間內將會議紀要分發(fā)給相關人員。

五、違規(guī)處理

1.未經批準擅自使用會議室的，由會議室管理部門進行通報批評，并視情節(jié)嚴重程度，追究相關責任。

2.會議組織者未按要求準備會議材料、未按時召開會議的，由會議室管理部門進行通報批評，并納入個人績效考核。

3.參會人員違反會議紀律的，由會議組織者進行批評教育，并在個人績效考核中予以體現。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由會議室管理部門負責解釋。各部門應認真貫徹執(zhí)行，共同維護會議室的正常使用秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關重要。以下為單位會議室使用管理的詳細會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應根據工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.擬定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等。

3.提交會議申請：會議組織者向會議室管理部門提交會議申請，經批準后方可安排會議。

4.會議通知：會議組織者應在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等。

二、會前準備

1.會議材料準備：會議組織者應提前準備好會議相關材料，包括但不限于會議議程、背景資料、發(fā)言稿等。

2.會場布置：根據會議需求，安排合適的會議室，并做好會場布置，包括座位安排、投影設備調試、音響設備檢查等。

3.會議簽到：會議組織者應在會議開始前15分鐘到達會場，安排參會人員簽到，確保會議按時開始。

三、會議召開

1.會議主持人：會議主持人應嚴格按照會議議程主持本次會議，確保會議內容完整、有序。

2.發(fā)言順序：會議組織者應提前安排好發(fā)言順序，確保每位參會人員都有充分的時間發(fā)表觀點。

3.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議議程、發(fā)言內容、討論結果等。

四、會議決策

1.討論與表決：會議主持人應引導參會人員就會議議題進行充分討論，并在討論結束后進行表決。

2.決策記錄：會議組織者應將會議決策結果記錄在案，并由參會人員簽字確認。

3.決策落實：會議組織者應明確責任人和完成時限，確保會議決策得到有效落實。

五、會議總結

1.整理會議紀要：會議結束后，會議組織者應整理會議紀要，包括會議議程、討論內容、決策結果等。

2.分發(fā)會議紀要：會議紀要應在會議結束后1個工作日內分發(fā)給參會人員，以便于大家了解會議內容。

3.會議反饋：會議組織者應收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議效果。

六、會議后續(xù)

1.跟蹤落實：會議組織者應定期跟蹤會議決策的落實情況，確保各項工作按時完成。

2.評估會議效果：會議組織者應定期評估會議效果，分析存在的問題，制定改進措施。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內容的記錄，是會議決策的依據，對會議紀要的跟蹤落實是確保會議成效的關鍵。以下為會議紀要的跟蹤落實相關內容：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應詳細記錄會議的議程、討論內容、決策事項、責任分配及完成時限等關鍵信息。

2.會議紀要應由會議組織者在會議結束后及時編制，確保內容準確、完整。

3.會議紀要應在會議結束后1個工作日內完成審批流程，并由會議組織者通過郵件、內部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的閱讀確認

1.參會人員應在收到會議紀要后的1個工作日內進行閱讀確認，并對紀要內容有異議的及時提出。

2.會議組織者應對參會人員的反饋進行回應，必要時對會議紀要進行修訂，并重新發(fā)布。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織者應建立會議決策跟蹤機制，明確每項決策的責任人，并設定明確的完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體的行動計劃，并按計劃推進工作。

3.會議組織者應定期檢查決策的執(zhí)行情況，對進度滯后或遇到困難的事項，及時協(xié)調資源，提供支持。

四、進度更新與信息反饋

1.責任人應定期更新工作進度，通過會議紀要跟蹤表、項目管理工具等方式，向會議組織者報告工作進展。

2.會議組織者應收集責任人的反饋信息，及時調整跟蹤策略，確保會議決策的順利實施。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應在決策事項完成后進行歸檔，以備后續(xù)查閱。

2.歸檔的會議紀要應按照單位的信息管理規(guī)定進行保存，確保信息安全。

3.單位員工應有權查閱相關的會議紀要，以便了解單位決策和工作動態(tài)。

六、跟蹤結果的評估與應用

1.會議組織者應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評估，分析執(zhí)行效果，總結經驗教訓。

2.評估結果應作為改進會議管理、優(yōu)化決策流程的依據，不斷提高會議的實效性。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室的高效使用和良好環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂需通過單位內部預訂系統(tǒng)進行，預訂時需填寫會議主題、參會人數、使用時間等信息。

2.預訂會議室應提前至少1個工作日，緊急會議需提前向會議室管理部門說明情況。

3.會議室管理部門有權根據會議性質、參會人數等因素，對預訂的會議室進行調整。

二、會議室使用

1.會議組織者應確保會議在預定時間內開始和結束，不得占用其他會議時間。

2.會議期間，參會人員應愛護會議室設施，保持會議室整潔，不得在室內吸煙、進食。

3.如需使用會議室設備，如投影儀、音響等，會議組織者應提前進行測試，確保設備正常運行。

三、會議室設備管理

1.會議室設備應由專人負責維護和管理，定期進行檢查和保養(yǎng)。

2.會議組織者和參會人員應按照設備操作規(guī)程使用設備，不得私自拆卸或更改設備設置。

3.如發(fā)現設備故障，應立即向會議室管理部門報告，由專業(yè)人員及時進行維修。

四、會議室環(huán)境維護

1.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔和消毒，保持室內空氣質量。

2.會議組織者應確保會議室在使用過程中的環(huán)境整潔，會后將垃圾帶走，恢復會議室原狀。

3.會議室應配置必要的文具、飲用水等，以滿足會議需求。

五、會議室安全

1.會議組織者應關注會議室的安全，確保消防通道暢通，了解消防設施的位置和使用方法。

2.會議室管理部門應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

3.會議期間，如遇緊急情況，應立即啟動應急預案，確保參會人員的安全。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，會議室管理部門有權進行通報批評，并視情節(jié)嚴重程度，追究相關責任。

2.造成的設施損壞或丟失，應照價賠償，情節(jié)嚴重者，將依法追究責任。

第五章附則

為確保會議室管理制度的有效實施