酒店會議會務管理制度

酒店會議會務管理制度第一章總則

一、為了加強酒店會議會務的管理，提高會議效率，確保會議質量，根據(jù)酒店管理相關規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于酒店內部各類會議的籌備、組織、召開及會后相關工作。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.預備充分，議題明確；

3.討論充分，決策民主；

4.記錄詳實，落實到位。

四、會議分為例行會議和臨時會議。例行會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

五、各部門應按照本制度規(guī)定，認真組織會議，確保會議質量。參會人員應積極參與，遵守會議紀律，提高會議效果。

六、會議的組織與管理應遵循以下程序：

1.提交會議議題；

2.確定會議時間、地點；

3.召開會議；

4.匯總會議決議；

5.跟蹤落實會議紀要。

七、酒店應設立專門的會議室，配置必要的會議設施，為會議的召開提供保障。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門應認真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照酒店相關規(guī)定予以處理。

九、本制度的解釋權歸酒店管理部門。如有疑問，請向酒店管理部門咨詢。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應明確會議的主題，確保會議內容緊密圍繞主題展開，實現(xiàn)預期目標。

2.擬定會議議程：根據(jù)會議主題，制定會議議程，明確會議討論的重點和順序。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3天向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

4.準備會議材料：會議組織者應提前準備會議所需的各種材料，包括會議議程、背景資料、相關報告等，并在會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務人員負責簽到，確保參會人員準時參加會議。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：根據(jù)會議議程，各發(fā)言人依次進行發(fā)言，闡述觀點、分析問題、提出建議。

4.會議討論：參會人員針對發(fā)言內容進行充分討論，提出意見和建議。

5.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行決策，形成會議決議。

三、會議紀要

1.會議記錄：會務人員應詳細記錄會議過程，包括發(fā)言內容、討論要點、決策結果等。

2.整理會議紀要：會議結束后，會議組織者應及時整理會議紀要，確保內容準確、完整。

3.分發(fā)會議紀要：會議紀要整理完畢后，應盡快發(fā)送給參會人員，以便了解會議內容和決議。

四、會議總結與反饋

1.會議組織者應在會議結束后對會議效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為下次會議提供參考。

2.參會人員應積極參與會議總結，對會議的組織、內容和效果提出意見和建議。

3.會議組織者應根據(jù)參會人員的反饋，改進會議組織工作，提高會議質量。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實會議決議：會議組織者應制定具體的落實計劃，明確責任人和完成時限，確保會議決議得到有效執(zhí)行。

2.反饋落實情況：責任人在完成會議決議相關工作后，應及時向會議組織者反饋落實情況。

3.會議組織者應對會議決議的落實情況進行監(jiān)督和檢查，確保工作落實到位。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，應提交給會議主持人或相關負責人進行審批。

2.審批通過后，會議紀要應以正式文件形式發(fā)布，確保參會人員和相關人員都能收到并了解紀要內容。

3.會議紀要發(fā)布應及時，原則上不應超過會議結束后的3個工作日。

二、會議決議的責任分配

1.會議紀要中應明確各項決議的責任人，確保每一項工作都有人負責。

2.責任人應明確了解自己的任務，包括工作內容、目標和時限。

3.會議組織者應確保責任人具備完成任務的必要資源和支持。

三、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，并開始執(zhí)行。

2.會議組織者應建立跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責任人應及時上報，并尋求解決方案。

四、會議決議的進度反饋

1.責任人應定期向會議組織者提供工作進度報告，確保會議紀要的跟蹤落實情況透明。

2.會議組織者應根據(jù)進度反饋，及時調整工作計劃，確保會議決議能夠按期完成。

五、會議決議的完成評估

1.當會議決議規(guī)定的任務完成后，責任人應提交完成報告，包括工作成果和總結。

2.會議組織者應組織相關人員對完成情況進行評估，確保工作成果符合會議決議的要求。

3.對于未按期完成或完成質量不高的情況，應分析原因，制定改進措施，并追究相關責任。

六、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及其相關的執(zhí)行報告、進度反饋等材料應進行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔材料應按照規(guī)定的格式和標準進行管理，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會議組織者應定期對歸檔材料進行審查，確保會議紀要的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，各部門或個人需提前向會務管理部門提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、參會人數(shù)、會議類型、所需設備等詳細信息。

3.會務管理部門根據(jù)預訂申請，合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應配置必要的設施，包括但不限于音響設備、投影儀、白板、會議桌椅等。

2.會務管理部門應定期檢查會議室設施，確保設施正常運行，及時維修或更換損壞設備。

3.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理調整，以提供舒適、高效的會議環(huán)境。

三、會議室使用

1.使用會議室時，應遵守會議室管理規(guī)定，保持室內整潔，愛護設施。

2.會議開始前，會務人員應檢查會議室設備，確保設備正常使用。

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不得隨意離開座位，不得在會議室吸煙或進食。

四、會議室安全

1.會務管理部門應確保會議室安全，包括消防安全、用電安全等。

2.會議室應配備必要的消防設備，并定期進行安全檢查。

3.會議期間，參會人員應了解并熟悉會議室的安全出口位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

五、會議室清潔與維護

1.會務管理部門應定期對會議室進行清潔，保持室內環(huán)境整潔。

2.會議室設施使用后，應恢復原狀，確保下次使用時設備齊全、功能正常。

3.對于惡意損壞會議室設施的行為，將按照酒店相關規(guī)定予以處理。

六、會議室管理制度的監(jiān)督與改進

1.會務管理部門應定期收集會議室使用反饋，了解會議室管理制度的執(zhí)行情況。

2.根據(jù)反饋意見，及時調整會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

3.會務管理部門應不斷優(yōu)化會議室管理流程，為酒店會議提供更好的服務支持。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸酒店管理部門所有。

二、本制度自發(fā)