項目管理制度會議

項目管理制度會議第一章總則

項目管理制度會議旨在確保公司項目管理的有效性和高效性，提高決策品質(zhì)，加強團隊協(xié)作，規(guī)范會議流程，確保會議成果的落實。以下為項目管理制度會議的總則：

一、會議目的

項目管理制度會議旨在對項目進度、問題、風(fēng)險等進行全面梳理，為項目團隊提供決策支持，確保項目按照預(yù)定目標(biāo)順利進行。

二、會議原則

1.高效務(wù)實：會議應(yīng)圍繞項目關(guān)鍵問題進行討論，提倡簡潔明了、直擊要害的發(fā)言，避免無關(guān)話題，確保會議高效進行。

2.民主集中：充分聽取各方意見，鼓勵暢所欲言，最終形成統(tǒng)一決策。

3.及時反饋：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要要求，及時反饋執(zhí)行情況，確保會議成果的落實。

4.保密原則：會議涉及公司內(nèi)部信息，參會人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

三、參會人員

1.會議主持人：由項目負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會議、引導(dǎo)討論、總結(jié)發(fā)言。

2.必參會人員：項目團隊成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位人員。

3.特邀參會人員：根據(jù)會議議題，可邀請公司高層、外部專家等參加。

四、會議頻率

項目管理制度會議分為定期會議和臨時會議。

1.定期會議：原則上每月召開一次，根據(jù)項目進度和需求可適當(dāng)調(diào)整。

2.臨時會議：根據(jù)項目實際情況，由項目負(fù)責(zé)人或會議主持人決定召開。

五、會議通知

1.會議通知應(yīng)明確會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)送至參會人員。

六、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)提前向會議主持人請假。

2.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按時離場，不得在會場內(nèi)逗留。

3.會議紀(jì)要由專人負(fù)責(zé)記錄，參會人員應(yīng)在會議紀(jì)要上簽字確認(rèn)。

七、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分討論，形成明確意見。

2.會議決策需由會議主持人總結(jié)，形成會議紀(jì)要。

3.會議決策的執(zhí)行情況應(yīng)納入項目考核，確保決策落實。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同推進項目管理工作。

第二章會議流程

為確保項目管理制度會議的高效有序進行，以下詳細(xì)闡述會議流程的各個階段。

一、會前準(zhǔn)備

1.確定議題：會議主持人提前收集項目相關(guān)的關(guān)鍵問題、需決策事項、風(fēng)險預(yù)警等，形成會議議題。

2.發(fā)送會議通知：明確會議時間、地點、議題、參會人員等，至少提前3個工作日發(fā)送至相關(guān)人員。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議主持人組織相關(guān)人員準(zhǔn)備與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報告等，提前發(fā)放給參會人員，以便提前了解會議內(nèi)容。

4.確定會議議程：根據(jù)議題和參會人員，制定會議議程，包括各議題討論時間、發(fā)言順序等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員按時到場，完成簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持人開場：介紹會議主題、議程和注意事項，強調(diào)會議紀(jì)律。

3.議題討論：按照會議議程，逐一討論議題。每個議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人或?qū)＜疫M行主題發(fā)言，隨后展開討論。

4.會議決策：充分討論后，針對各議題形成明確意見，由會議主持人進行總結(jié)。

5.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項等進行總結(jié)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

三、會議紀(jì)要

1.會議紀(jì)要記錄：專人負(fù)責(zé)記錄會議過程、討論內(nèi)容、決策事項等，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要審核：會議結(jié)束后，由會議主持人審核會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，要求其在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見。

四、會后落實

1.任務(wù)分配：根據(jù)會議決策，明確各責(zé)任人和執(zhí)行時間表，確保決策事項得到落實。

2.跟蹤反饋：會議主持人或指定人員對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，定期收集反饋，確保工作進度。

3.下次會議準(zhǔn)備：結(jié)合本次會議的執(zhí)行情況，提前準(zhǔn)備下次會議的議題和材料。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是確保項目管理制度會議成果落實的關(guān)鍵文檔，本章詳細(xì)闡述會議紀(jì)要的跟蹤落實流程。

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后48小時內(nèi)完成編制，并由會議主持人審核批準(zhǔn)。

2.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)送給所有參會人員，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容和決策事項。

3.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的兩個工作日內(nèi)確認(rèn)收到，并對紀(jì)要內(nèi)容提出意見或建議。

二、決策事項的責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決策的責(zé)任人，包括執(zhí)行人、協(xié)助人和監(jiān)督人。

2.責(zé)任人需在會議紀(jì)要中明確的工作要求和完成時限內(nèi)，制定詳細(xì)的工作計劃并開始執(zhí)行。

三、執(zhí)行情況的跟蹤與反饋

1.責(zé)任人應(yīng)按照工作計劃定期向會議主持人或指定跟蹤人報告執(zhí)行進度。

2.會議主持人或跟蹤人應(yīng)對執(zhí)行情況進行記錄，并及時解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.定期組織會議，對執(zhí)行情況進行集中討論，評估決策實施效果，并根據(jù)需要調(diào)整后續(xù)工作計劃。

四、會議紀(jì)要的更新與閉環(huán)

1.如決策事項在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，需及時更新會議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)人員。

2.決策事項完成后，責(zé)任人應(yīng)向會議主持人提交完成報告，會議主持人確認(rèn)后，該項決策事項視為閉環(huán)。

3.對于未能按時完成的決策事項，應(yīng)分析原因，制定補救措施，并在后續(xù)會議中重點關(guān)注。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照項目周期和會議類型進行分類歸檔，便于后續(xù)查閱和審計。

2.公司應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的透明度和可追溯性。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障項目管理制度會議的順利進行，提供良好的會議環(huán)境，本章對會議室的管理規(guī)定進行詳細(xì)闡述。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理部門提交申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門進行合理安排。

3.行政部門應(yīng)在收到預(yù)訂申請后及時反饋會議室預(yù)訂結(jié)果，并提供必要的會議服務(wù)。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.會議室布置應(yīng)考慮舒適性和實用性，座位安排應(yīng)便于參會人員交流。

3.會議室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行設(shè)備檢查和維護，確保會議順利進行。

三、會議期間管理

1.會議期間，會議室門應(yīng)保持關(guān)閉，避免外界干擾。

2.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀(jì)律，不在會議室內(nèi)吸煙、進食。

3.會議室內(nèi)嚴(yán)禁私自改動設(shè)備設(shè)置，如需調(diào)整，應(yīng)聯(lián)系行政部門協(xié)助。

四、會議室使用后處理

1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶離會議室，不得遺留。

2.會議組織者或指定人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會議室，確認(rèn)設(shè)施完好、關(guān)閉電源，并通知行政部門。

3.如會議室內(nèi)出現(xiàn)損壞或遺失物品，會議組織者需及時報告行政部門處理。

五、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，了解消防設(shè)施位置和使用方法。

2.會議室內(nèi)涉及公司內(nèi)部信息或敏感內(nèi)容的討論，參會人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，確保會議環(huán)境的安全可靠。

六、特殊會議室管理

對于特殊功能的會議室（如視頻會議室、董事會會議室等），除遵守以上規(guī)定外，還需根據(jù)其特殊性質(zhì)制定相應(yīng)的管理規(guī)定，確保會議的高效和專業(yè)性。

第五章附則

為確保項目管理制度會議相關(guān)規(guī)定的有效執(zhí)行，特制定以下附則：