局機關(guān)會議室管理制度

局機關(guān)會議室管理制度第一章總則

為確保局機關(guān)會議室使用的有序、高效，提高會議質(zhì)量，特制定本會議室管理制度。本制度適用于局機關(guān)所有會議室的使用、管理和維護。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議室的使用，保障會議的順利進行，提高工作效率。

2.會議室使用遵循公開、公平、公正的原則，實行預(yù)約制度，合理安排會議時間。

3.會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備應(yīng)保持完好，為會議提供良好的環(huán)境。

二、適用范圍

1.本制度適用于局機關(guān)內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于：局長辦公會、專題會、座談會等。

2.本制度適用于局機關(guān)所有會議室，包括主會議室、分會場、視頻會議室等。

三、責(zé)任主體

1.局辦公室負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護工作。

2.會議召集人負(fù)責(zé)會議的安排、組織和落實。

3.參會人員應(yīng)遵守會議室管理制度，愛護設(shè)施設(shè)備，保持衛(wèi)生。

四、制度執(zhí)行

1.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，局機關(guān)各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守。

2.局辦公室負(fù)責(zé)對會議室管理制度進行宣傳、培訓(xùn)和監(jiān)督，確保制度落實。

3.對違反本制度的行為，將按照相關(guān)規(guī)定予以處理。

五、修訂與廢止

1.本制度根據(jù)局機關(guān)工作需要，可適時進行修訂。

2.修訂后的制度應(yīng)及時公布，并按照新制度執(zhí)行。

3.廢止本制度時，應(yīng)提前通知相關(guān)部門，并做好銜接工作。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下是局機關(guān)會議室的會議流程：

一、會議預(yù)約

1.會議召集人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)、時間安排等因素，提前向局辦公室提出會議室預(yù)約申請。

2.預(yù)約申請應(yīng)包括會議主題、時間、參會人員、所需設(shè)施設(shè)備等信息。

3.局辦公室收到預(yù)約申請后，應(yīng)及時安排會議室，并在會議前通知會議召集人。

二、會議通知

1.會議召集人應(yīng)在會議開始前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、準(zhǔn)備工作等。

3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)參會與否。

三、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，局辦公室負(fù)責(zé)設(shè)置簽到臺，參會人員需簽到。

2.簽到表應(yīng)包括參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

3.會議召集人應(yīng)關(guān)注簽到情況，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

四、會議議程

1.會議召集人應(yīng)按照預(yù)定議程主持會議，確保會議內(nèi)容充實、高效。

2.各發(fā)言人和參會人員應(yīng)按照議程順序進行發(fā)言和討論。

3.會議召集人應(yīng)控制會議時間，避免拖延。

五、會議記錄

1.局辦公室指派專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、全面，并于會議結(jié)束后及時整理成會議紀(jì)要。

六、會議決策

1.會議決策事項應(yīng)充分討論，形成明確意見。

2.會議召集人應(yīng)對決策事項進行總結(jié)，確保參會人員達成共識。

3.對于重大決策事項，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行民主決策和請示報告。

七、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議召集人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作要求。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

八、會議資料歸檔

1.會議召集人應(yīng)將會議紀(jì)要、簽到表、相關(guān)文件等資料整理歸檔。

2.局辦公室負(fù)責(zé)對會議資料進行分類、歸檔，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議結(jié)果的記錄，對于會議決策的執(zhí)行和落實至關(guān)重要。以下是會議紀(jì)要的跟蹤落實流程：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)盡快整理會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議主題、討論要點、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議召集人審核后，應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決策的分解與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項應(yīng)分解為具體的行動計劃，明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的行動計劃，制定詳細(xì)的工作方案，確保決策的落實。

3.責(zé)任人應(yīng)主動匯報工作進展，會議召集人負(fù)責(zé)監(jiān)督?jīng)Q策事項的執(zhí)行情況。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對會議紀(jì)要中的決策事項進行跟蹤監(jiān)督。

2.定期召開會議，對決策事項的執(zhí)行情況進行匯報和評估，確保工作進度與會議紀(jì)要相符。

3.對于未按計劃執(zhí)行的決策事項，應(yīng)及時分析原因，采取措施，確保按時完成。

四、反饋與溝通

1.責(zé)任部門在執(zhí)行過程中遇到問題或困難，應(yīng)及時向會議召集人反饋，尋求支持與協(xié)調(diào)。

2.會議召集人應(yīng)定期收集責(zé)任部門的反饋意見，協(xié)助解決問題，確保決策事項的順利推進。

3.通過建立有效的溝通機制，促進各部門之間的協(xié)作，形成合力，提高決策落實的效率。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，以便日后查閱。

2.局辦公室負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的保管工作，確保資料的完整性和安全性。

3.對于需要公開的會議紀(jì)要，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行公開，接受監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用和良好環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門需提前向局辦公室提出預(yù)約申請。

2.局辦公室根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議時間，避免沖突。

3.會議室預(yù)約成功后，不得隨意更改或取消，如確需更改，應(yīng)提前告知局辦公室。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)保持完好，不得隨意搬動或損壞。

2.使用會議室時，應(yīng)確保設(shè)備正常運行，如有故障，應(yīng)及時報修。

3.局辦公室定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保會議順利進行。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適，嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，清理垃圾，保持會議室衛(wèi)生。

3.局辦公室負(fù)責(zé)安排定期清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，重要會議需安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線，確保用電安全。

3.對于涉及敏感信息的會議，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議室使用費用

1.會議室使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費用，由使用部門承擔(dān)。

2.局辦公室定期公布會議室使用費用，以便各部門了解費用支出。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，將按照相關(guān)規(guī)定予以處理。

2.局辦公室負(fù)責(zé)對違規(guī)行為進行記錄，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)措施。

第五章附則

為確保會議室管理制度的實施，以下事項作為附則