公司采購管理制度

-PAGE1PAGE公司采購管理制度XX司管字【2023】第034號2023年3月1日印發(fā)第一章總則第一條為加強集團對各地區(qū)公司的采購管理，規(guī)范采購申報程序，嚴格控制成本，嚴明采購紀律，特制訂本辦法。第二條本制度適用于各地區(qū)公司所需各類資產(chǎn)（含非資產(chǎn)類）、集團統(tǒng)一簽訂框架協(xié)議的工程類材料設(shè)備、地區(qū)公司負責(zé)供應(yīng)給施工單位的10萬元以下（含10萬）工程類材料設(shè)備采購，包括年度采購、單項采購及緊急采購。第二章采購原則第三條嚴格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。第四條嚴格遵守地區(qū)公司采購部統(tǒng)一詢價定標的原則。第五條嚴格遵守“三個三”原則。1、選購三原則：（1）一種物品采購各部（參與部門或人員）分別找三家；（2）一種物品分別報三家；（3）一種物品最后定一～三家。2、定購三原則：（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)；（2）同類物品價格最低；（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好。3、驗收三原則：（1）由地區(qū)公司采購部、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收；（2）經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換。第三章年度采購第六條年度采購的定義年度采購是指對有計劃、有持續(xù)需求的物資采購。第七條年度采購的范圍辦公耗材等物料用品（含非資產(chǎn)類）：辦公耗材、辦公文具、印刷制品、廣告制品、綠化租賃、飲用水、保潔服務(wù)、快遞、標準化的工程材料設(shè)備等。第八條需求部門/單位確定所申購物資的檔次及要求。第九條采購立項申購部門/單位填寫立項報告，按權(quán)限逐級審批后，交由地區(qū)公司采購部作為采購立項依據(jù)。第十條立項報告審批流程1、低值易耗品：申購部門/單位填寫《資產(chǎn)購置審批表》→申購部門/單位負責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→地區(qū)公司負責(zé)人審批→采購部2、辦公文具、耗材類：（1）辦公文具立項流程：申購部門/單位每月初填寫“地區(qū)公司月份文具用品申購表”（辦公文具限額10元/人·月）→部門負責(zé)人審核→由行政人事部匯總審核后按年度合同實施采購、驗收并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。（2）耗材類立項流程：申購部門/單位每月初填寫“地區(qū)公司耗材申購表”→部門負責(zé)人審核→行政人事部匯總審核→地區(qū)公司負責(zé)人審批→行政人事部按年度合同實施采購、驗收并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。3、綠化、飲用水、印刷制品等的申購及租賃：申購部門/單位填寫呈批報告→部門負責(zé)人審核→行政人事部等有關(guān)部門匯總審核→地區(qū)公司負責(zé)人審批→采購部廣告制品立項流程：→地區(qū)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核→地區(qū)公司負責(zé)人審批→采購部。第十一條供應(yīng)商的征召、資格審查和選擇1、供應(yīng)商的資格要求：必須是行業(yè)或區(qū)域綜合實力前十強、國際知名的品牌或企業(yè)；確無相關(guān)排名的，入選企業(yè)應(yīng)為規(guī)模大、實力強的企業(yè)。2、供應(yīng)商的征召：年度供應(yīng)商的征召由采購部、總工室/需求部門、招投標部的人員按照“背靠背”的原則，分別在網(wǎng)上搜索10家以上單位密封后提交至地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）。3、《聯(lián)系函》的發(fā)放：由地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）獨立篩選出初選單位名單，親自或指定專人在一個小時內(nèi)填寫加蓋公章的《聯(lián)系函》并密封寄出，寄出的《聯(lián)系函》由采購部建立臺帳?！堵?lián)系函》寄出三日后指定專人與初選入圍單位進行聯(lián)系，落實供應(yīng)商投標意向及其詳細情況。4、供應(yīng)商的資格審查：(1)地。(2)地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）根據(jù)聯(lián)系情況確定須約見單位的，其流程參照《XX集團地區(qū)公司招投標征召單位操作細則》執(zhí)行。5、入圍供應(yīng)商的最終選擇：地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）根據(jù)聯(lián)系情況匯報或考察結(jié)果確定至少3家最終入圍供應(yīng)商名單。第十二條招標文件的編制及會審1、地區(qū)公司采購部負責(zé)招標文件的編制，招標文件原則上按集團的標準格式編制。招標文件必須附合同文本，合同文本原則上采用集團下發(fā)的標準合同范本。2、對于具備量化條件的項目由需求部門編制量化清單，并將其作為招標文件的重要組成部分。3、地區(qū)公司采購部根據(jù)需要可組織相關(guān)部門對招標文件進行會審，并報地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）審批。第十三條發(fā)標、開標、定標1、地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）指定專人向最終入圍供應(yīng)商發(fā)放招標文件，并負責(zé)招標文件的答疑。2、年度采購的開標會須由地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）主持，采購部2人、招投標部1人、合同管理部人員13、經(jīng)濟標采用內(nèi)部公開開標的方式，并當場由各投標單位單獨進行二次報價，開標人員在性價比分析的基礎(chǔ)上出具評標意見，由主持開標的領(lǐng)導(dǎo)當場確定中標單位或宣布招標無效。嚴禁確定中標單位后再次接受其他投標單位的價格調(diào)整。4、地區(qū)公司采購部將定標結(jié)果，按審批權(quán)限逐級報批。第十四條合同的簽訂1、地區(qū)公司自行采購的項目，由采購部根據(jù)定標審批結(jié)果，按權(quán)限逐級報批合同。2、由地區(qū)公司采購部依據(jù)集團統(tǒng)一簽訂的框架協(xié)議簽訂供貨合同或三方協(xié)議的材料類別有園林座椅及垃圾桶、淋浴間隔、屋村巴士、高爾夫球場草坪保養(yǎng)設(shè)備等。第十五條由地區(qū)公司負責(zé)采購的材料設(shè)備中，屬于設(shè)備類和地區(qū)公司自用的材料由地區(qū)公司直接與供應(yīng)商簽訂供貨合同，屬于供應(yīng)給施工單位的材料，必須簽訂代購代扣代付的三方協(xié)議，貨物驗收、結(jié)算辦理、各種單據(jù)的管理參照《全國性材料物資采購供應(yīng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章單項采購第十六條單項采購的定義單項采購是指對單項（批次）申報物資的采購。單項采購適用于各地區(qū)公司的辦公設(shè)備、辦公軟件、家具、服裝、購物卡、電器、車輛、非標準化的工程材料等采購。第十七條單項采購立項1、單項采購立項同年度采購立項。2、工程材料：由工程部填寫《材料清單》→工程技術(shù)部審核→主管工程領(lǐng)導(dǎo)審核→采購部。3、固定資產(chǎn)：1）、10萬元以內(nèi)（含10萬元）的固定資產(chǎn)審批流程申購部門/單位填寫《資產(chǎn)購置審批表》→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→資產(chǎn)管理部門意見→地區(qū)公司負責(zé)人審批→采購部2）、10萬元以上的固定資產(chǎn)購置以及所有車輛（包括運輸車輛、工程車輛、商務(wù)車輛和小轎車）的購置必須報董事局主席審批。第十八條單項采購工作流程1、詢價（1）預(yù)算金額2萬元以下（含2萬元）的單項采購，由采購部三名采購員分別提交至少1家供應(yīng)商的最終報價。（2）預(yù)算金額2萬元-10萬元（含10萬元）的單項采購，由采購部3名采購員按“背靠背”的原則，分別在網(wǎng)上搜索5家以上合格單位，密封提交至地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）；地區(qū)公司負責(zé)人（或其授權(quán)人）獨立篩選出至少三家合格供應(yīng)商后，由三名采購員分別提交供應(yīng)商的最終報價。2、定標由地區(qū)公司主管采購的領(lǐng)導(dǎo)（或其授權(quán)人）主持，3名采購員參與，按照“公平、公正、公開”原則進行比價、定標，制作《定標審批表》并出具評標意見，報地區(qū)公司負責(zé)人審批。3、預(yù)算金額10萬元以上的單項采購，按年度采購方式進行。4、對已經(jīng)開標定價的10萬以下（含10萬）物資（IT產(chǎn)品除外），一個月內(nèi)再次申購的，經(jīng)地區(qū)公司負責(zé)人審批后直接按定標價格進行采購。第十九條采購驗收1、地區(qū)采購部或立項部門根據(jù)定標資料，進行合同簽訂、采購、驗收并辦理結(jié)算手續(xù)。2、材第五章緊急采購第二十條議標由于特殊原因不能按正常程序?qū)嵤┱袠耍枳h標的項目須按下列程序進行：1、議標審批權(quán)地區(qū)公司3、議標項目的開標、評標、定標嚴格按照本制度第十三條執(zhí)行。第二十一條現(xiàn)金采購由于特殊原因需用現(xiàn)金采購的項目須按下列程序進行：1、現(xiàn)金采購審批權(quán)限：預(yù)算金額10萬元以下（含10萬元）的報地區(qū)公司負責(zé)人審批；10萬元以上的須報集團總裁審批。2、預(yù)算金額5000元以下（含5000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門1人以上、采購部2人共同參與，原則上須在3家供應(yīng)商有效報價的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見后進行采購；預(yù)算金額5000須在3家供應(yīng)商有效報價的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見并電話請示地區(qū)公司負責(zé)人第六章采購紀律第二十二條預(yù)算金額10萬元以上的采購項目，發(fā)標時須將招標文件提供一份給監(jiān)察室；5000元以上的現(xiàn)金采購項目，采購前須提交一份相關(guān)資料給監(jiān)察室備案。第二十三條所購工程材料種類（統(tǒng)配以外的）集團已有戰(zhàn)略供應(yīng)商的，必須邀請其參與投標。第二十四條采購系統(tǒng)以外的任何人員不得干預(yù)采購工作。第二十五條參第二十六條所有參與采購工作的人員不得接受供應(yīng)商的任何宴請、饋贈，不得與供應(yīng)商發(fā)生任何經(jīng)濟往來。第二十七條所有參與采購過程的人員須嚴格保守機密，應(yīng)對有關(guān)采購信息承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄密、公開。第二十八條招標項目在開標期間，監(jiān)察室負責(zé)開標現(xiàn)場所有工作人員手機集中存放。第二十九條采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作