檔案管理制度細則2023五篇

檔案管理制度細則2023五篇檔案管理制度細則2023五篇學術界關于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。中國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文，以下是為大檔案管理制度細則20235篇《公司檔案管理制度細則》為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據。（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設置及其職責（一）公司檔案管理由總經理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責為：1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作總結計劃等。2、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：1、行政部：A、公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、經營計劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理面，包括：1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、記錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；2、人資部：人事面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃面的宣傳案、形象展示、廣告宣傳、營銷案等；B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；D、市場調研案、搜集的客戶資料等。4、倉管部：倉庫管理面的材料進出登記、核算、保管等容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄。6、裝備部、工藝部、數字部：主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發(fā)數據等。其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤面的固定資產核算、費用申請8、市場部：有關營銷促銷活動案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：（三）檔案編號法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業(yè)務劃分，結合檔案的容和檔案載體的形式制定編號法，便于科學管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數字部：SZ市場部：SC財務部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念館反法西斯勝利70年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，對制度/規(guī)性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)性文件均需要編號。無論對對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務部為例：編制法：202303-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中202301為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。（四）歸檔法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實容和歷史進程。2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷文件材料主要責任者、容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱管理（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須格，不得泄漏資料容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統(tǒng)計檔案庫各檔案的情況表。下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業(yè)務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保八、檔案（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案容；不準通過、電子、普通等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于的場合談論涉密檔案容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予肅處理。俗話說得好：“滴水之恩，當涌泉相報”.知恩圖報，是做人的良知；忘恩負義，被人們所不謂恩情？恩情即施惠人給受惠人的好處，恩惠情誼。恩情言其大，有“養(yǎng)育之恩”、“救命之恩”;恩情言其小，有“滴水之恩”、“幫扶之恩”……大恩大德，人們會沒齒不忘，刻骨銘心；小的恩惠，我們同樣會念念不忘，記掛在心。恩情，難以用確切的言辭來表述，只能用心靈去感受，用行動去報答。恩情，就是當你身處困境時，有人愿意幫你的那份情；恩情，就是當你失意落魄時，有人不離不棄的那份情；恩情，就是當你遇事有難時，有人無私幫助你的那份情。做人千萬不能忘恩，忘了恩，就負了義；忘了恩，就負了人；忘了恩，就沒有了良心！謂真情？真情，就是寒冷時的一把火，讓人感覺暖意融融；真情，就是冬里的一輪暖陽，它的光和熱都灑在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盞燈，照亮了你前行的向；真情就是一眼清泉，滋潤著每個人的心田，讓我們精神旺盛，生命茁壯！真情，就是一首動聽的歌曲，它能將你的煩惱驅趕；真情，就是一個燦爛的微笑，它能讓你心花怒放；真情，就是一場及時雨，它能讓你干涸的心靈滋潤舒暢！真情，是無私的奉獻；真情，是真誠的情誼；真情，是純潔的愛心。做人，真情不可少，感恩最重要。一顆感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都溫暖；捧出感恩的心，個個皆歡笑。恩情很貴，真心難得，真情莫傷。傷了真情，就傷了真心，傷了真心，就傷了好人，傷了好人，就落下了悔恨。恩情最怕忘，真情最怕傷！母親的恩情不能忘，生我九死一生，養(yǎng)我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，懷抱中親我寵我，雙手中托我舉我，出門時想我盼我，病痛中憐我惜我。父母的真情不能傷。自古以來，父母千萬倍的付出，難以換回子女百分之一的回報。父母一生真情付出，他們用心血和汗水滋養(yǎng)我們成長、成熟和成功，誰如果傷害了父母的真心真情，誰將悔恨終生！老師的恩情不可忘，老師的真情不可傷。為人之師，盡心盡力，小小三尺講臺，乃育人之天地；看那滿頭銀發(fā)，皆是歲月里積聚。絞盡腦汁，為讓學生們多獲取些知識；千百計，為的是讓自己問心無愧，良心得到慰藉。朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可傷。真正的朋友，總能想你所想，急你所急；真正的朋友，總是雪中為你送炭，風雨中為你遮風擋雨。當你遇有不順時，他總是無私的幫助你，熱情的鼓勵你，真心的支持你，關鍵時候能夠舍己為你！我們怎能忘記好朋友的恩德？我們怎能傷害好朋友的純真情誼？恩情，不分輕與重。養(yǎng)育之恩，指點之恩，滴水之恩，所有的恩，都是不容忘記的恩！真情，不分淡與濃。父母真情，恩師真情，朋友真情，所有的真情，都是不容傷害的情！人生在世鳴警鐘，為人行事要記清：恩情無關大與小，真情不在富與窮。忘啥不能忘恩情，傷啥不能傷真情！《公司檔案管理制度細則》為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據。（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設置及其職責（一）公司檔案管理由總經理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊煘椋?、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作總結計劃等。2、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：1、行政部：A、公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、經營計劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄。6、裝備部、工藝部、數字部：主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發(fā)數據等。其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產核算、費用申8、市場部：有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件類型保管期限秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等。重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等五年以上普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等。（三）檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業(yè)務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數字部：SZ市場部：SC財務部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，對內制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務部為例：編制方法：202303-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中202301為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。（四）歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱管理（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統(tǒng)計檔案庫內各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統(tǒng)一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業(yè)務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。八、檔案保密（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。以下是企業(yè)人事檔案管理制度的范本一、人事檔案包括內容員工基本信息檔案。員工異動檔案。員工業(yè)績檔案。員工培訓檔案。1.員工基本信息檔案員工基本信息檔案是對員工個人基本信息情況的詳細記錄，主要包含以下內容：1)個人基本情況。2)聯(lián)系方式。3)直系親屬、主要社會關系及在浙江公司內部的親屬關系。4)工作現(xiàn)狀及工作履歷：主要指員工目前的工作現(xiàn)狀、員工跨公司/企業(yè)/行業(yè)的工作履歷及在浙江公司內部的工作履歷。5)教育背景：主要指員工的基本教育情況和員工個人詳細的教育經歷。6)文件材料：求職個人簡歷、求職人員登記表、應聘人員面試結果表、身份證復印件、畢業(yè)證書復印件、學位證書復印件、資格證書復印件、與原單位解除勞動合同證明原件、員工轉正審批表、職務變更審批表、員工續(xù)簽勞動合同審批表、勞動合同書等文件的復印件。附表1：《XXX公司員工基本信息檔案》2.員工異動檔案員工異動檔案是對員工自進入公司開始個人崗位發(fā)生變化、個人調動的詳細記錄，這樣可以詳細記錄員工在公司內部的發(fā)展軌跡。人事調令公布后，連同該調令復印件及簽批文件復印件合并歸入員工個人檔案袋，并由人事專員將此變化記錄在員工異動檔案上。3.員工業(yè)績檔案員工業(yè)績檔案是對員工在公司內工作業(yè)績情況的詳細記錄，是對員工各段時期工作的評價和考核。員工工作業(yè)績檔案內容主要包括：1）考評記錄。員工的考評記錄主要通過《員工業(yè)績考核評分表》來進行考評。各公司人力資源部按規(guī)定對員工工作業(yè)績及工作表現(xiàn)定期進行考評，員工個人考評結果相關表格復印件歸入員工個人檔案袋。2）獎懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、忠誠度、工作責任心及工作態(tài)度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據。3）職級變更。員工在工作中，根據工作表現(xiàn)及服務年限等條件、其職務、級別與工資待遇等內容會有變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻大小。員工業(yè)績檔案中員工職級變動的記錄作為考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據。附表2：《XXX公司員工業(yè)績檔案》4.員工培訓檔案員工培訓檔案是對員工所參與的各種培訓的詳細記錄。員工培訓檔案與員工基本信息檔案、員工工作業(yè)績檔案一起作為人力資源部對員工獎勵、晉職、晉級、加薪時參考的依據。員工培訓檔案內容包括：1）職前培訓：主要指員工進入公司前接受的各種專業(yè)培訓，包括培訓時間、地點、培訓的課程名稱、培訓機構、培訓成績、證明附件等/證書復印件等有關材料。2）在崗培訓：主要指員工在公司內部參與的專業(yè)培訓，包括培訓時間、地點、課程名稱、培訓講師、考試成績、評估表格、總結報告等。3）其他培訓：在工作期間，員工自費/公費參加社會上舉辦的各類業(yè)余進修課程，包括培訓時間、地點、培訓課程名稱、培訓機構及證明附件/證書復印件等有關材料。附表3：《XXX員工培訓檔案》5.其它在員工檔案中，還應對員工工傷情況、客戶表揚或投訴員工信件（復印件）等進行詳細記錄進行歸檔，這對于全面、有效的考察員工工作表現(xiàn)都有重要作用。二、人事檔案管理1.管理原則1）檔案編號原則。所有在編員工檔案實行統(tǒng)一編號管理，編號一旦確定，不能更改，編號方法如下：XXXX2）真實性原則。員工信息必須確保真實，有據可查。3）完整性原則。確保員工檔案信息完整，沒有遺漏。4）保密性原則。人事檔案管理人員必須對員工的個人檔案絕對保密，除工作和管理需要不得私自向任何個人、任何單位提供員工個人檔案。5）動態(tài)管理原則。新入職員工，在到崗前，各單位人事檔案管理人員根據本管理辦法，新建檔案。在職員工，員工信息一旦發(fā)生變化，及時更新，并將相關信息錄入歸檔。員工調動發(fā)生后，員工本人從調出單位檔案管理人員處取出本人檔案復印后，將復印檔案帶入調入單位，調入單位檔案管理人員根據此檔案繼續(xù)建檔。離職、辭退等解除勞動合同員工，各單位設立離職人員檔案庫，對離職人員檔案封存管理，離職人員檔案按照員工級別分類歸檔，人事檔案管理人員不得泄露離職人員檔案信息。2.各單位承擔的管理職責1)各工廠人力資源部、銷售公司人力資源部負責本單位所有員工人事檔案的建設與管理，按照要求完善、健全員工個人人事檔案。對員工人事檔案實施動態(tài)管理，對新形成的員工檔案材料進行鑒別、按照材料屬性及時歸檔。對員工人事檔案進行定期或不定期檢查與核對，保證檔案不損壞和遺失。對員工人事檔案進行保密。銷售公司人力資源部負責對各銷售分公司主管級（含主管）以上員工的人事檔案進行備案管理。銷售公司人力資源部負責指導、檢查各銷售分公司員工人事檔案建設與管理情況。2)總公司人力資源部負責總公司各職能部門員工檔案的建設與管理，實施動態(tài)管理。負責對各生產工廠、銷售公司中層及以上員工檔案進行備案管理。負責指導、檢查各生產工廠員工人事檔案建設與管理情況。對員工檔案進行保密。3.總公司人力資源部會不定期對各單位的人事檔案管理工作進行檢查，若未按照管理要求進行人事檔案建設與管理，將視情節(jié)給予口頭警告、通報批評、扣該公司人力資源部及人事專員考核分。4.員工個人人事檔案含文本版和電子版兩部分，各單位應確保兩版信息的完整性，一致性。5.檔案管理期限。凡在公司就職的員工，檔案永久保存，對于不在職員工，檔案保存期限為二年，超過二年，各公司可報總公司人力資源部審批，經總公司人力資源部同意后可銷毀。三、檔案的利用1.外部利用。由于需要，員工檔案需要對外提供，需經過各公司人力資源部第一負責人同意，報總公司人力資源副總同意后，員工相關信息才能對外提供。2.公司內部利用。由于工作需要，各公司其他部門或員工自己需要使用員工檔案時，需經過人力資源部第一負責人同意后，人事專員方可提供相關信息，但需求者必須對相關信息進行嚴格保密，若出現(xiàn)相關信息泄漏，總公司人力資源部根據情況進行處罰。附表4：《XXX公司人事檔案借閱單》四、本管理辦法相關附件：附表1：《員工基本信息檔案》附表2：《員工異動檔案》附表3：《員工業(yè)績檔案》附表4：《員工培訓檔案》附表5：《員工檔案借閱單》沁園春·雪北國風光，千里冰封，萬里雪飄。望長城內外，惟余莽莽；大河上下，頓失滔滔。山舞銀蛇，原馳蠟象，欲與天公試比高。須晴日，看紅裝素裹，分外妖嬈。江山如此多嬌，引無數英雄競折腰。惜秦皇漢武，略輸文采；唐宗宋祖，稍遜風騷。一代天驕，成吉思汗，只識彎弓射大雕。俱往矣，數風流，還看今朝?？顺鰩煴韮蓾h：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。將軍向寵，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰“能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當世之事，由是感激，遂許先帝以驅馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝之明；故五月渡瀘，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，當獎率三軍，北定中原，庶竭駑鈍，攘除奸兇，興復漢室，還于舊都。此臣所以報先帝而忠陛下之職分也。至于斟酌損益，進盡忠言，則攸之、祎、允之任也。愿陛下托臣以討賊興復之效，不效，則治臣之罪，以告先帝之靈。若無興德之言，則責攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自謀，以咨諏善道，察納雅言，深追先帝遺詔。臣不勝受恩感激。今當遠離，臨表涕零，不知所言。檔案管理制度細則檔案管理制度一、文書檔案歸檔制度1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤收集、審定、整理、立卷。3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復無缺頁、破損現(xiàn)象。4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。7.機關工作人員外出、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。二、專職檔案工作人員崗位責任制1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。4.負責檔案庫房各項制度的落實。5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真經驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。三、兼職檔案工作人員崗位責任制1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。四、部門立卷制度1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。五、檔案保管制度1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。六、檔案保密規(guī)則1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室