采購(gòu)管理信息系統(tǒng)方案

采購(gòu)管理系統(tǒng)信息化設(shè)計(jì)方案2項(xiàng)目名稱(chēng)：采購(gòu)管理平臺(tái)目前，美國(guó)倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)使用了WMS系統(tǒng)。雖然通過(guò)系統(tǒng)相應(yīng)功能的應(yīng)用，對(duì)商品出入庫(kù)業(yè)務(wù)和流程進(jìn)行了規(guī)范和管理。但是由于業(yè)務(wù)前端的采購(gòu)人員和財(cái)務(wù)人員沒(méi)有使用相應(yīng)的信息化工具，造成采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享、單據(jù)重復(fù)錄入以及采購(gòu)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)三個(gè)部門(mén)對(duì)賬困難等現(xiàn)象，不僅給工作帶來(lái)了很大的影響，也使得采購(gòu)成本無(wú)法準(zhǔn)確的得到管控。2、采購(gòu)管理系統(tǒng)缺失，不能完全滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展需要現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，采購(gòu)部分缺少財(cái)務(wù)部分缺少應(yīng)付款管理模塊，從而財(cái)務(wù)與采購(gòu)的資金流信息斷開(kāi)，采購(gòu)的應(yīng)付款、付款數(shù)據(jù)不能及時(shí)更新、查詢(xún)，需要新增加應(yīng)付款管理模塊才能滿(mǎn)足當(dāng)前業(yè)務(wù)管理的需要。3、現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務(wù)模式存在漏洞由于現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務(wù)上只有庫(kù)存管理系統(tǒng)和訂單管理系統(tǒng)，對(duì)于采購(gòu)成本無(wú)法及時(shí)的進(jìn)行記錄和分析，對(duì)于成本管控可能會(huì)造成嚴(yán)重的管理漏洞。本次采購(gòu)管理系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)是：1、補(bǔ)充完善業(yè)務(wù)完整閉環(huán)中缺少的模塊：供應(yīng)商管理、采購(gòu)管理、應(yīng)付款管理，通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)的實(shí)施以及和WMS系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)之間完整的物流、資金流、信息流的實(shí)時(shí)傳遞和有效共享。使目前業(yè)務(wù)通過(guò)采購(gòu)信息化的完善達(dá)到管理體制的改進(jìn)實(shí)現(xiàn)對(duì)交付商品質(zhì)量、成本與風(fēng)險(xiǎn)的全局控制，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。32、通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程管理：采購(gòu)申請(qǐng)-采購(gòu)訂單-采購(gòu)到貨-采購(gòu)入庫(kù)-采購(gòu)發(fā)票-采購(gòu)付款-財(cái)務(wù)憑證3、通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)到貨、和WMS系統(tǒng)入庫(kù)兩個(gè)環(huán)節(jié)的分開(kāi)處理，實(shí)現(xiàn)到貨后、入庫(kù)前的信息記錄，填補(bǔ)這一潛在的管理漏洞。通過(guò)以上舉措，真正完善公司的信息化管理系統(tǒng)，從而使公司信息化水平達(dá)同行業(yè)管理先進(jìn)水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理的有效統(tǒng)一，可以系統(tǒng)地利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),打造高效信息管理企業(yè)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)以下預(yù)期的效益：l通過(guò)信息在企業(yè)各部門(mén)的快速傳遞和各管理環(huán)節(jié)對(duì)信息的響應(yīng)，預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理瓶頸，優(yōu)化資源調(diào)度，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的響應(yīng)速度。從而提升企業(yè)的l加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理、通過(guò)資金流、物流、票據(jù)流、信息流的有效鏈接，理順公司的業(yè)務(wù)流程及信息數(shù)據(jù)流程，及時(shí)提供準(zhǔn)確的企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況及分析預(yù)測(cè)資料，為經(jīng)營(yíng)者提供真實(shí)、準(zhǔn)確的輔助決策數(shù)據(jù)。l加快信息數(shù)據(jù)的更改傳遞，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、財(cái)務(wù)、庫(kù)房等部門(mén)信息共享，避免多次、多人更改造成的人為錯(cuò)誤，減少不必要的運(yùn)營(yíng)成本。使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠迅速轉(zhuǎn)化企業(yè)信息，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。l通過(guò)建立完善的采購(gòu)管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流管理體系，通過(guò)與財(cái)務(wù)體系的有效集成，進(jìn)一步規(guī)范并完善企業(yè)的綜合管理體系，使之全面反映公司在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過(guò)程當(dāng)中總結(jié)出的管理精華，并通過(guò)動(dòng)態(tài)可控的信息系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化、發(fā)展管理實(shí)踐和管理精華，使其成為企業(yè)智慧資產(chǎn)的重要組成部分。444ValuesValues3采購(gòu)協(xié)同22采購(gòu)執(zhí)行管理采購(gòu)執(zhí)行管理11采購(gòu)策略管理品類(lèi)管理、供應(yīng)商管理、戰(zhàn)略尋源、開(kāi)支分析、預(yù)算管理2.采購(gòu)執(zhí)行管理申請(qǐng)（計(jì)劃）管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理3.采購(gòu)協(xié)同尋源協(xié)同、訂單協(xié)同、送貨協(xié)同、財(cái)務(wù)協(xié)同降低成本、提高效率、保證供應(yīng)、增強(qiáng)管控、規(guī)范流程5功能架構(gòu)分兩大部分：采購(gòu)策略管理和采購(gòu)執(zhí)行管理采購(gòu)策略管理：供應(yīng)商管理、戰(zhàn)略尋源、品類(lèi)管理、預(yù)算管理、開(kāi)支分析采購(gòu)執(zhí)行管理：申請(qǐng)管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理6采購(gòu)執(zhí)行管理可以提供請(qǐng)購(gòu)、詢(xún)報(bào)價(jià)、訂貨、收貨、開(kāi)票的完整采購(gòu)流程，支持普通采購(gòu)、受托代銷(xiāo)、固定資產(chǎn)等多種類(lèi)型的采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)執(zhí)行管理涵蓋了供應(yīng)商管理，價(jià)格管控，采購(gòu)過(guò)程，采購(gòu)成本計(jì)算以及大量采購(gòu)分析和統(tǒng)計(jì)。n采購(gòu)申請(qǐng)管理：從源頭控制采購(gòu)需求和計(jì)劃，最大限度減少不合理的采購(gòu)情況，規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)過(guò)程，減少人為干預(yù)而造成的損失。滿(mǎn)足美國(guó)倉(cāng)庫(kù)多種采購(gòu)?fù)緩疆a(chǎn)生的采購(gòu)需求。可以提升工作效率和采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性，降低采購(gòu)資金占用。多途徑產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)申請(qǐng)審批流程進(jìn)行管控可按照物料，供應(yīng)商信息進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)合并支持采購(gòu)價(jià)格及歷史價(jià)格、庫(kù)存查詢(xún)提供價(jià)格管理，可以按供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時(shí)間設(shè)定價(jià)格；提供訂單變更功能n采購(gòu)訂單管理：完整的訂單管理功能，可有效的規(guī)范采購(gòu)訂單作業(yè)流程，提高采購(gòu)業(yè)7務(wù)處理效率。同時(shí)提供嚴(yán)格的價(jià)格管理、訂單按比例允收控制等多種控制方式，幫助管理人員有效的管理采購(gòu)業(yè)務(wù)。提供統(tǒng)一格式的訂單申請(qǐng)訂單審批流程進(jìn)行管控支持合并PR下單支持采購(gòu)價(jià)格及歷史價(jià)格、庫(kù)存查詢(xún)提供訂單的價(jià)格管理提供訂單變更功能提供訂單執(zhí)行情況跟蹤報(bào)表n收貨管理：收貨管理是保證訂單執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)。是付款的依據(jù)。收貨過(guò)程信息化管理可以確保收貨動(dòng)作的準(zhǔn)確，提高收貨人員工作效率。降低人工成本。發(fā)貨提醒發(fā)貨管理收貨管理退換貨管理n發(fā)票和付款管理：發(fā)票和付款作為采購(gòu)執(zhí)行管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)公司現(xiàn)金流管理是非常重要的組成部分。完善的采購(gòu)信息化管理系統(tǒng)可保證正確付款，現(xiàn)金流預(yù)測(cè)。開(kāi)票通知發(fā)票登記/確認(rèn)發(fā)票提醒預(yù)付款管理結(jié)算管理采購(gòu)信息化管理系統(tǒng)可以提供從尋緣到采購(gòu)策略管理的能力。利用開(kāi)支分析管理可以對(duì)采購(gòu)開(kāi)支情況進(jìn)行分析，確立公司采購(gòu)支出的目標(biāo)。利用品類(lèi)管理，確定采購(gòu)各種物資的采購(gòu)策略及采購(gòu)方法，流程；利用戰(zhàn)略尋源管理，確定供應(yīng)商和供應(yīng)策略；利用供應(yīng)商管理，跟蹤管理供應(yīng)商的績(jī)效及風(fēng)險(xiǎn)。保證供應(yīng)的安全；利用預(yù)算管理模塊，定義公司支出的方向和范圍。8n開(kāi)支分析：開(kāi)支分析對(duì)采購(gòu)流程的采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和分析，識(shí)別問(wèn)題，支持更好的便于監(jiān)控采購(gòu)開(kāi)支情況比對(duì)采購(gòu)支出KPI執(zhí)行情況跟蹤預(yù)算使用情況了解資金使用情況預(yù)測(cè)未來(lái)支出n供應(yīng)商關(guān)系管理：供應(yīng)商全生命周期的管理?？梢约皶r(shí)管理供應(yīng)商的績(jī)效及風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，規(guī)避供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商檔案供應(yīng)商開(kāi)發(fā)供應(yīng)商認(rèn)證供應(yīng)商評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效考核n品類(lèi)管理：提供采購(gòu)對(duì)象的管理能力，不僅能管理采購(gòu)的對(duì)象，也能管理對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商。還能管理與供應(yīng)商達(dá)成的采購(gòu)協(xié)議。同時(shí)也為采購(gòu)再選品過(guò)程中提供了決策管理9分類(lèi)管理品類(lèi)采購(gòu)策略管理協(xié)議管理n戰(zhàn)略尋源管理：如何確定供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格是采購(gòu)工作中的一個(gè)重要組成部分。戰(zhàn)略尋源管理可以幫助采購(gòu)降低采購(gòu)成本，減少尋源執(zhí)行成本，提高尋源執(zhí)行效率。尋源項(xiàng)目管理招投標(biāo)管理跟蹤預(yù)算使用情況詢(xún)報(bào)價(jià)管理n預(yù)算管理：嚴(yán)格的控制和管理好預(yù)算才能提升戰(zhàn)略?xún)?yōu)勢(shì)。改變了資金管理方式，由事后管理變成了事前控制。預(yù)算管理可在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行對(duì)比控制。成本管理中心預(yù)算科目管理預(yù)算費(fèi)用管理預(yù)算對(duì)比管理采購(gòu)詢(xún)價(jià)比價(jià)管理規(guī)范備用品，關(guān)鍵品采購(gòu)過(guò)程中供應(yīng)商價(jià)格比價(jià)，以及供應(yīng)商的選擇，實(shí)現(xiàn)貨比三家控制采購(gòu)成本。請(qǐng)購(gòu)歸口統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)公司多源頭采購(gòu)，統(tǒng)一歸口控制的要求，同時(shí)兼顧產(chǎn)銷(xiāo)配合、庫(kù)存規(guī)劃的有效結(jié)合。采購(gòu)訂單通過(guò)采購(gòu)計(jì)劃單、請(qǐng)購(gòu)單、銷(xiāo)售訂單作為采購(gòu)下達(dá)的多種指令依據(jù)，保證采購(gòu)嚴(yán)格按照需求進(jìn)行執(zhí)行，通過(guò)審批流，預(yù)算控制保證訂單的內(nèi)部確認(rèn)和嚴(yán)采購(gòu)過(guò)程在執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行時(shí)間進(jìn)度控制系統(tǒng)提供了有效預(yù)警機(jī)制，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)員的跟催，商品到貨檢驗(yàn)和控制，幫助控制商品質(zhì)量的穩(wěn)定性。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行催貨處理處理采購(gòu)過(guò)程中的發(fā)生的以及預(yù)計(jì)發(fā)生的例外情況。采購(gòu)受控于預(yù)算系統(tǒng)的管控，尤其在固定資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中，從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始一直到發(fā)票執(zhí)行全過(guò)程，完全嚴(yán)格的受制于預(yù)算的項(xiàng)目控制。能夠有效的保證手工執(zhí)行下，控制力度乏力，甚至缺失的問(wèn)題。整個(gè)采購(gòu)管理，本著降低企業(yè)采購(gòu)成本，減少不必要的采購(gòu)，提高采購(gòu)過(guò)程效率，改進(jìn)公司正規(guī)采購(gòu)流程，為公司實(shí)現(xiàn)總體的成本及效益分析提供幫助。l供應(yīng)商管理流程l采購(gòu)價(jià)格管理流程ll采購(gòu)申請(qǐng)流程ll采購(gòu)訂單流程ll采購(gòu)收貨流程l采購(gòu)?fù)素浟鞒蘬l采購(gòu)發(fā)票結(jié)算流程2.采購(gòu)管理系統(tǒng)信息化涉及人員采購(gòu)信息化主要涉及采購(gòu)部、開(kāi)發(fā)部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)人員等相關(guān)人員。需要對(duì)流程有清晰的理解，業(yè)務(wù)單據(jù)會(huì)熟練的操作，能查詢(xún)報(bào)表，能理解數(shù)據(jù)來(lái)源并能分析數(shù)據(jù)。采購(gòu)訂單流程操作說(shuō)明采購(gòu)部供應(yīng)商1、采購(gòu)部業(yè)務(wù)員收到申購(gòu)部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)單2、采購(gòu)部業(yè)務(wù)員選擇供應(yīng)商，生成采購(gòu)訂單，并打印。3、業(yè)務(wù)員將打印后訂單或電子傳單傳真給供應(yīng)商，貨真電話聯(lián)系供應(yīng)商。4、供應(yīng)商能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)規(guī)定數(shù)量的物料，如不能，則更換供應(yīng)商或者更改訂單。5、回傳給采購(gòu)部供應(yīng)商如能按期交貨，則回傳給供應(yīng)商6、審核采購(gòu)訂單采購(gòu)業(yè)務(wù)員得到供應(yīng)商肯定答復(fù)后，審收到采購(gòu)↓生成采購(gòu)訂單，并打印采購(gòu)訂單回傳給采購(gòu)部審核采購(gòu)訂單審核否<>是否同意<>是否同意傳真給供應(yīng)商如采購(gòu)急用，經(jīng)過(guò)郵件或電話請(qǐng)示相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先實(shí)施采購(gòu)，后補(bǔ)交采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)入庫(kù)流程操作說(shuō)明供應(yīng)商采購(gòu)部倉(cāng)庫(kù)1、供應(yīng)商通知采購(gòu)部2、采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商提供的訂單號(hào)下推生成收料通知單。3、業(yè)務(wù)員審核4、采購(gòu)部業(yè)務(wù)員通知倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)管員準(zhǔn)備收貨。5、倉(cāng)庫(kù)根據(jù)收料通知單的內(nèi)容，準(zhǔn)備場(chǎng)地、人員、設(shè)備等。7、倉(cāng)庫(kù)清點(diǎn)實(shí)物，并與收料通知單核對(duì)。8、如數(shù)量不一致，在部業(yè)務(wù)員修改收料通知單。9、生成外購(gòu)入庫(kù)單核并且打印，一式四倉(cāng)管員在打印好的入庫(kù)單上簽字。一聯(lián)留存，另三聯(lián)交與采購(gòu)部，待采購(gòu)部發(fā)票來(lái)供貨生成收貨通知單審核收貨通知單倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備注：收料通知單須在供應(yīng)商將要供貨時(shí)才生成，切不可一生成采購(gòu)訂采購(gòu)價(jià)格會(huì)自動(dòng)攜帶到收料通知單上和外如沒(méi)有收料通知單，倉(cāng)庫(kù)拒接收料。通知倉(cāng)庫(kù)<>是否一致<>是否一致倉(cāng)庫(kù)收貨供應(yīng)商交貨簽字后外購(gòu)入庫(kù)核并打印倉(cāng)管員簽字簽字后外購(gòu)入庫(kù)單簽字后外購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)結(jié)算流程操作說(shuō)明供應(yīng)商采購(gòu)部財(cái)務(wù)部門(mén)供應(yīng)商開(kāi)出發(fā)票，送交采購(gòu)部相關(guān)業(yè)務(wù)員。2.核對(duì)發(fā)票核對(duì)發(fā)票與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，數(shù)量金額是否正確，有沒(méi)有將一張入庫(kù)單拆開(kāi)發(fā)票。3.查找對(duì)應(yīng)入庫(kù)單采購(gòu)業(yè)務(wù)員查找發(fā)票所對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單，并將原打印出來(lái)的入庫(kù)單附在發(fā)票后面。4.生成采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)對(duì)應(yīng)入