關(guān)于如何做好新形勢下國有企業(yè)辦公室工作的思考

關(guān)于如何做好新形勢下國有企業(yè)辦公室工作的思考2023年是人工智能技術(shù)快速發(fā)展和應(yīng)用的重要一年，ChatGPT的橫空出世并深刻影響著各行各業(yè)，對人類的發(fā)展方向產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)改革、管理和運(yùn)營的核心部門，要緊跟新形勢、新任務(wù)、新要求，主動(dòng)融入國家改革發(fā)展大局，不斷創(chuàng)新、突破職能瓶頸，才能有效應(yīng)對前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)。一、國有企業(yè)辦公室的基本職能及作用（一）國有企業(yè)辦公室的基本職能。國有企業(yè)辦公室在企業(yè)發(fā)展中扮演著重要角色。眾所周知，國有企業(yè)辦公室的三大傳統(tǒng)職能是“辦文、辦會(huì)、辦事”，這也是辦公室的設(shè)立之本。但隨著國有企業(yè)不斷的深化改革，辦公室職能也得到逐步優(yōu)化和豐富，具體來講，主要包括以下五個(gè)方面：1.行政管理。國有企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)行政管理工作，主要包括印鑒管理、文件起草、檔案歸檔、公文處理、會(huì)議組織、辦公設(shè)備和物資的采購與管理等，為企業(yè)內(nèi)部提供后勤支持和服務(wù)，保障企業(yè)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)運(yùn)作。同時(shí)，它還要維護(hù)企業(yè)的信譽(yù)和形象，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。2.參謀助手。國有企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)的數(shù)據(jù)收集、整理和分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。同時(shí)，辦公室還需要協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行市場調(diào)研、撰寫分析報(bào)告和提供決策建議等，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解市場走向和內(nèi)外部環(huán)境的變化，做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃與決策。3.保密管理。國有企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)和上級部門文件資料的收發(fā)與流轉(zhuǎn)工作，其中有些保密文件需要嚴(yán)格控制知悉范圍，做好涉密文件的檔案和管理工作。同時(shí)，還負(fù)責(zé)企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，保障企業(yè)內(nèi)部信息的安全和流通，確保企業(yè)的利益和核心競爭力不受損害。4.協(xié)調(diào)溝通。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)內(nèi)外部的溝通紐帶，對外需要負(fù)責(zé)與政府機(jī)關(guān)、兄弟單位、合作伙伴和客戶的溝通與協(xié)調(diào)，對內(nèi)需要負(fù)責(zé)與企業(yè)管理層、各部門、員工之間的信息傳遞與支持，保障企業(yè)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。5.監(jiān)管督辦。國有企業(yè)辦公室監(jiān)管督辦職能是確保工作效率、規(guī)范性和合規(guī)性的重要措施，主要包括辦公會(huì)議決策部署的落實(shí)情況、工作進(jìn)展、任務(wù)完成情況等方面。辦公室可以通過定期匯報(bào)、工作會(huì)議、工作日志等方式，了解和監(jiān)督工作進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題?？偟膩碚f，上述這些職能是國有企業(yè)辦公室的基本職能，也是保障企業(yè)正常運(yùn)營的重要基礎(chǔ)。然而，隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)管理方式的深刻變革，國有企業(yè)辦公室的傳統(tǒng)職能也在逐漸轉(zhuǎn)變，辦公室需要與時(shí)俱進(jìn)，快速適應(yīng)新形勢下的工作方式和發(fā)展需求。（二）國有企業(yè)辦公室的作用。在新時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展離不開高效科學(xué)的辦公室行政管理工作，辦公室行政管理對企業(yè)的健康發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益提高有推動(dòng)作用。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)的“中樞”，發(fā)揮著“承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外”的作用，具有較高的企業(yè)價(jià)值。第一，辦公室是企業(yè)各部門協(xié)同工作的重要“橋梁”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和管理企業(yè)內(nèi)部資源和業(yè)務(wù)流程。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)和決策的助手，是企業(yè)日常運(yùn)營的樞紐。辦公室通過規(guī)范和優(yōu)化工作流程，提升協(xié)作效率，促進(jìn)各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，有助于提高企業(yè)整體的運(yùn)作效能。第二，辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息的搜集、整理和管理，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)和可靠的信息支持。辦公室通過有效的信息管理，有助于提高企業(yè)對市場和競爭環(huán)境的洞察力，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略的制定和執(zhí)行。第三，辦公室是企業(yè)與內(nèi)外部各方進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)的重要窗口。辦公室通過與政府、社會(huì)各界和員工的溝通，維護(hù)和發(fā)展企業(yè)與外界的良好關(guān)系，提高企業(yè)的聲譽(yù)和形象。第四，辦公室負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部管理制度和規(guī)范，保障企業(yè)的合規(guī)運(yùn)營。辦公室通過監(jiān)督和檢查來確保企業(yè)各方面的工作符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，降低企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。綜上所述，國有企業(yè)辦公室具有協(xié)調(diào)與管理、信息管理與決策支持、內(nèi)外部溝通與關(guān)系管理、規(guī)范與合規(guī)管理等重要作用。辦公室的有效運(yùn)作和優(yōu)勢的發(fā)揮，有助于提高企業(yè)的工作效率、競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。二、新形勢下國有企業(yè)辦公室面臨的挑戰(zhàn)目前，我國正處于改革發(fā)展的深水期，國有企業(yè)改革三年行動(dòng)以來取得了顯著成效，但仍舊存在著諸多新問題、新情況。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)改革發(fā)展的中流砥柱，需要正視新形勢下面臨的困境與挑戰(zhàn)，尋求改革發(fā)展的新突破。（一）傳統(tǒng)職能替代的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人工智能可以逐漸替代國有企業(yè)辦公室承擔(dān)大量的文書起草、信息收集、檔案管理等工作。因此，辦公室要主動(dòng)適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，擁抱人工智能，融入工作，包括學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的辦公軟件、協(xié)作工具和數(shù)字化系統(tǒng)，提高工作效率、工作水平和工作質(zhì)量。（二）工作模式轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。社會(huì)的發(fā)展不僅改變著人們的生活和工作方式，也深刻影響著人們的價(jià)值觀。國有企業(yè)辦公室同樣面臨著工作模式的挑戰(zhàn)。同時(shí)，辦公室要關(guān)注企業(yè)不斷變化的需求，加快實(shí)現(xiàn)辦公流程的智能化，提升綜合服務(wù)水平，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。（三）技術(shù)人才缺乏的挑戰(zhàn)。長期以來，人們普遍認(rèn)為國有企業(yè)辦公室工作重復(fù)性高、技術(shù)含量低，殊不知，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，辦公室對技術(shù)性人才的需求日益增加，面臨著技術(shù)應(yīng)用型人才缺乏的挑戰(zhàn)。企業(yè)引入人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效辦公，需要對辦公室人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，掌握技術(shù)的應(yīng)用方法和操作技巧。同時(shí)，也需要儲(chǔ)備具備數(shù)字技能、創(chuàng)新思維和適應(yīng)變化的高技術(shù)、復(fù)合型人才。（四）企業(yè)信息安全的挑戰(zhàn)。隨著數(shù)字化和數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)安全的重要性越發(fā)突出，國有企業(yè)辦公室面臨著企業(yè)信息安全和商業(yè)機(jī)密保護(hù)方面的挑戰(zhàn)。辦公室要制定和執(zhí)行嚴(yán)格的信息安全政策，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的保護(hù)和監(jiān)控，確保信息的安全性和保密性。（五）企業(yè)組織制度的挑戰(zhàn)。長期以來，人們錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)辦公室的行政管理工作不具備技術(shù)性和專業(yè)性，只是一項(xiàng)簡單地傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、溝通上下的工作。國有企業(yè)辦公室的改革和創(chuàng)新面臨著內(nèi)外部的阻力和限制，難以適應(yīng)市場競爭的需求。綜上所述，新形勢下，國有企業(yè)辦公室面臨著技術(shù)、環(huán)境、人才、安全等方面的諸多挑戰(zhàn)。因此，只有樹立危機(jī)意識(shí)，順勢而為，化危為機(jī)，才能應(yīng)對人工智能快速發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，進(jìn)一步提升工作效能，為企業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。三、思考與建議當(dāng)前，我國正處于強(qiáng)國建設(shè)、民族復(fù)興的新發(fā)展階段，面對新形勢、新要求，習(xí)近平總書記對新時(shí)代辦公廳工作作出了重要指示。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)內(nèi)部治理的核心部門，要加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷在“三服務(wù)”工作能力上下功夫，提高辦公室的服務(wù)保障能力，當(dāng)好企業(yè)的“排頭兵”。（一）利用智能系統(tǒng)滿足管理需要。國有企業(yè)辦公室是企業(yè)的“門戶”，要借助人工智能發(fā)展帶來的機(jī)遇，通過建立和完善企業(yè)信息管理系統(tǒng)，最大限度地減少辦公任務(wù)，減輕員工的工作負(fù)擔(dān)，更好地應(yīng)對日益復(fù)雜的工作環(huán)境，降低成本，提高企業(yè)競爭力。例如，物業(yè)公司OA辦公系統(tǒng)與移動(dòng)智能辦公系統(tǒng)的雙向應(yīng)用，既可以加速文件管理、會(huì)議安排、物業(yè)維修等任務(wù)的執(zhí)行，又可以提高辦公效率，滿足不同場景的應(yīng)用，極大地提升物業(yè)服務(wù)能力。國有企業(yè)辦公室應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際建立完善的管理體系，充分發(fā)揮管理系統(tǒng)的智能化、便捷化和協(xié)同化優(yōu)勢，同時(shí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，提高企業(yè)治理的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。（二）利用信息技術(shù)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。有效應(yīng)用信息技術(shù)能夠使企業(yè)辦公室管理工作順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，提高工作效率。國有企業(yè)辦公室要積極融入國家改革發(fā)展大勢，加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，將紙質(zhì)文檔、檔案等進(jìn)行信息數(shù)字化存儲(chǔ)，建立信息共享平臺(tái)，提供快速準(zhǔn)確的信息檢索和共享服務(wù)。通過利用信息技術(shù)，不僅能加快員工的工作處理速度，還有利于信息的整合和管理。（三）利用人工智能促進(jìn)創(chuàng)新與協(xié)同。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)管理、協(xié)調(diào)和資源整合的中心，利用人工智能技術(shù)可以建立知識(shí)共享、智能化的協(xié)作平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新和協(xié)同工作。例如，利用自然語言處理和知識(shí)圖譜技術(shù)，可以對企業(yè)內(nèi)部的管理制度進(jìn)行整理和分類，建立企業(yè)制度庫；利用知識(shí)圖譜和智能問答系統(tǒng)，為員工提供及時(shí)準(zhǔn)確的知識(shí)查詢和解惑，提高工作效率。另外，智能化的協(xié)作平臺(tái)可以通過在線協(xié)同編輯、實(shí)時(shí)溝通等功能，提升部門協(xié)作的效率和效果。例如，通過使用云端協(xié)同編輯工具，多人可以同時(shí)編輯同一份文檔，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)同編輯和版本控制；通過實(shí)時(shí)通訊工具可以實(shí)時(shí)交流和討論，避免信息傳遞的滯后和溝通誤差。通過促進(jìn)創(chuàng)新與協(xié)同，國有企業(yè)辦公室可以激發(fā)員工的創(chuàng)造力和合作精神，提升團(tuán)隊(duì)的協(xié)同效能，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。（四）利用制度體系完善決策與監(jiān)督機(jī)制。國有企業(yè)辦公室應(yīng)建立健全決策與監(jiān)督機(jī)制，確保決策的科學(xué)性和合規(guī)性。辦公室的督查督辦職能成為當(dāng)前單位建設(shè)和發(fā)展的重要力量，旨在落實(shí)工作的政策性、綜合性、時(shí)間性，是一項(xiàng)十分系統(tǒng)的工作。因此，國有企業(yè)辦公室要圍繞中心任務(wù)，制定明確的決策程序和決策標(biāo)準(zhǔn)，明確決策的權(quán)限和責(zé)任，并建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制，防止濫權(quán)和腐敗的滋生。同時(shí)，提升企業(yè)透明度，加強(qiáng)對內(nèi)部和對外部的信息披露，向有關(guān)各方提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，及時(shí)了解企業(yè)的經(jīng)營和治理情況。（五）加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。隨著國有企業(yè)改革的不斷深化，國有企業(yè)辦公室面臨著新形勢、新挑戰(zhàn)、新任務(wù)，對辦公室人員的能力與綜合素質(zhì)提出了更高要求。然而，鑒于國有企業(yè)辦公室工作的特殊性和重要性，相較于業(yè)務(wù)部門而言，辦公室人員更加穩(wěn)定、更新較慢，對于新技術(shù)、新模式等缺乏了解和研究。因此，要特別關(guān)注和加強(qiáng)辦公室員工的培訓(xùn)與發(fā)展，提升創(chuàng)新能力、管理能力和學(xué)習(xí)能力。同時(shí)，結(jié)合國有企業(yè)自身的特點(diǎn)，要注重引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型管理人才，培養(yǎng)具備創(chuàng)新精神、協(xié)同能力和應(yīng)變能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍，不斷增強(qiáng)國有企