第8章 信息管理

企業(yè)管理基礎知識創(chuàng)新第八章信息管理通過本章內(nèi)容的學習，了解信息的概念，管理信息的概念、分類及特征，了解系統(tǒng)的構成、管理信息系統(tǒng)的特征，熟悉物料需求計劃、制造資源計劃、計算機集成制造系統(tǒng)，熟悉辦公自動化系統(tǒng)，了解管理信息系統(tǒng)的開發(fā)。學習目標21世紀，人類社會已經(jīng)步入信息社會，信息技術的飛速發(fā)展給企業(yè)帶來了更多的機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)各部門處于隨時的信息溝通之中并共享信息庫資源。信息已經(jīng)成為所有企業(yè)的關鍵性資源，建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)，對提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，全面提升企業(yè)核心競爭力起非常重要的作用。本章導讀目錄1管理信息概述2管理信息系統(tǒng)3管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用（1）信息是與決策密切相關的，正確的決策有賴于足夠的可靠的信息，信息又是通過決策來體現(xiàn)其自身價值的。（2）信息可影響甚至決定組織的生存，能夠給組織帶來收益。（3）獲取和利用信息時，往往要花費一定的費用成本，正因為如此，信息利用者就必然會考慮他們的花費對改進管理的功效是否合算，以此來決定要不要獲取和利用該信息。（4）信息往往具有很強的時效性，延遲的信息可使其功效減少或全部消失，甚至可能起截然相反的作用。一、信息二、管理信息管理信息（ManagementInformation）是指在整個管理過程中，人們收集、加工和輸入、輸出信息的總稱，是反映與控制管理活動的經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)。（一）管理信息的分類對于管理信息可從各種不同的角度并按照信息的不同特征和作用進行分類，見圖表8-1。圖表8-1管理信息的分類分類角度類別總體自然信息和社會信息信息的來源內(nèi)部信息和外部信息管理層次計劃信息、控制信息、作業(yè)信息信息的穩(wěn)定性常規(guī)信息（固定信息）和變動信息（流動信息）信息的期待性預知信息和突發(fā)信息信息的不同業(yè)務領域政治信息、經(jīng)濟信息、軍事信息、科技信息、教育信息、體育信息、衛(wèi)生信息、文化信息、人口信息、金融信息、商業(yè)信息等信息獲取渠道正規(guī)渠道信息、非正規(guī)渠道信息以及官方信息、民間社團信息等信息的精確性精確性信息（可靠信息）和不太精確信息（非可靠信息）2．共享性從管理信息角度看，共享性主要表現(xiàn)在不同領域、不同層次、不同部門、不同單位都可共同使用某種信息資源。1．有效性有效性是管理信息的首要特征，對于管理目的和管理活動的需要來說，管理信息必須有效，對管理過程中的調(diào)查預測、計劃目標、戰(zhàn)略決策、組織結(jié)構、人員配備、監(jiān)督控制等都要有用，包括信息在時間上要及時，在數(shù)量上要適當，在質(zhì)量上要準確，在內(nèi)容上要適用。3．等級性管理信息是分級的，同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同，就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也有明顯差異，從信息需要的重要性上可分為戰(zhàn)略級、戰(zhàn)術級和作業(yè)級。4．不完全性對于某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的，數(shù)據(jù)的收集或信息的轉(zhuǎn)換與主觀思路關系很大，所以只有舍棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息，這也就是信息的綜合性。5．經(jīng)濟性所謂信息的經(jīng)濟性就是信息同樣存在著投入與產(chǎn)出的問題，對于信息的投入是必要的，但也要重視費用效益的分析，要求花費的成本盡可能少而獲取的信息量和價值量盡可能大。6．滯后性信息是由數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而來的，因此它不可避免的落后于數(shù)據(jù)，而且信息的使用價值必須經(jīng)過轉(zhuǎn)換才能得到，這種轉(zhuǎn)換也必須經(jīng)歷從數(shù)據(jù)到信息再到?jīng)Q策，最后取得效果的過程。（二）管理信息的特征（三）（三）管理信息的基本要求1．正確性正確性是指信息要能客觀、正確地反映企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)活動或外部經(jīng)營環(huán)境的特點，即問題的實質(zhì)，這是對管理信息的最基本要求。2．完整性完整性是指管理信息不僅應全面、系統(tǒng)，而且應當具有連續(xù)性。只有全面地收集了反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中各部門、環(huán)節(jié)、環(huán)境及其相互關系的信息，才能統(tǒng)一地指揮、協(xié)調(diào)和控制內(nèi)部活動，才能努力地使企業(yè)內(nèi)部工作適應外部環(huán)境的要求。3．及時性信息的價值也在于它的及時性。信息的及時性指的是管理者在決策前能夠適時獲得信息。由于信息的價值是在產(chǎn)生以后隨著時間的延續(xù)而減弱的，因此，信息只有能夠及時地到達相關的管理者，才能產(chǎn)生積極的效果。4．適用性適用性是指管理信息應是對經(jīng)營有用的信息。對企業(yè)的經(jīng)營及其管理起作用的信息很多，一部分是反映企業(yè)內(nèi)部情況的，一部分是存在于企業(yè)外部的。目錄1管理信息概述2管理信息系統(tǒng)3管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用一、系統(tǒng)系統(tǒng)是具有一定功能和結(jié)構的集合體，它通過接受輸入，經(jīng)過有目的的處理過程生產(chǎn)產(chǎn)品。系統(tǒng)由輸入機制、處理機制、輸出機制和反饋與控制機制組成，如圖表8-2所示。（1）輸入部分是將所需要處理的要素收集到系統(tǒng)；（2）處理部分則是一個轉(zhuǎn)換過程，可以將輸入轉(zhuǎn)換為輸出；（3）輸出部分將系統(tǒng)轉(zhuǎn)換出來的要素提供給系統(tǒng)的服務對象；（4）反饋是指描述系統(tǒng)狀況的數(shù)據(jù)；（5）控制是指監(jiān)督與評價反饋。圖表8-2系統(tǒng)的組成反饋與控制處理輸入輸出二、管理信息系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，支持組織高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。一個管理信息系統(tǒng)應當向主管部門提供四種主要的信息服務：確定信息服務項目；搜集信息；處理信息；使用信息。管理信息系統(tǒng)的最大特點就是數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一，正是有了數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一，才能使得信息真正成為一種資源，并且實現(xiàn)了信息資源的共享。所以，數(shù)據(jù)庫是管理信息系統(tǒng)的核心。二、管理信息系統(tǒng)沉穩(wěn)這個特性要求信息管理系統(tǒng)開發(fā)的功能從全局的角度出發(fā)來規(guī)劃，而不僅僅體現(xiàn)局部的管理工作。如果在沒有總體考慮的情況下，臨時性地想一點干一點，很快就會發(fā)現(xiàn)漏洞，需要再次從頭做起，造成投入的浪費和開發(fā)周期的延長，有些問題如果開始就考慮到，處理起來就比較簡單。（1）整體特性。在管理工作中應用管理信息系統(tǒng)只能輔助業(yè)務人員進行管理，提供有用的報告和方案來支持領導人員決策。這種輔助性的功能決定了面對一個有效性差的信息管理過程，即便是使用復雜的技術建立的一個高效率的管理信息系統(tǒng)也很難支持它。（2）輔助管理、支持決策。專業(yè)效率業(yè)績管理信息系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)，它的開發(fā)和應用雖然都是人工進行的，但是它與人工利用其他手段進行信息處理有著明顯的區(qū)別，沒有計算機就很難充分應用諸如運籌學等現(xiàn)代化的科學管理方法，很難對數(shù)據(jù)進行深層次開發(fā)，便不能得到分析和改進管理的有效的信息資源。（3）以計算機為核心。作為管理信息系統(tǒng)基礎的信息具有時效性，管理信息系統(tǒng)作為系統(tǒng)也具有關聯(lián)性，當系統(tǒng)某一要素，如系統(tǒng)的目標發(fā)生變化時，系統(tǒng)也必須隨之變化。（4）動態(tài)特性。目錄1管理信息概述2管理信息系統(tǒng)3管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用一、物料需求計劃MRP企業(yè)生產(chǎn)過程中涉及的所有產(chǎn)品、零部件、原材料、中間件等，在邏輯上視為相同的物料，企業(yè)生產(chǎn)中需要的各種物料分為獨立需求和相關需求兩種類型，并用時間段確定不同時期的物料需求，產(chǎn)生了解決庫存訂貨的新方法——物料需求計劃MRP（MaterialRequirementsPlanning）。MRP要達到的目標是圍繞所要生產(chǎn)的產(chǎn)品，應當在正確的時間、正確的地點，按照規(guī)定的數(shù)量得到真正需要的物料；通過按照各種物料真正需要的時間來確定訂貨與生產(chǎn)日期，以避免造成庫存積壓。一、物料需求計劃MRP2．管理的系統(tǒng)性MRPⅡ是一項系統(tǒng)工程，它把企業(yè)所有與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關部門的工作聯(lián)結(jié)成一個整體，各部門都從系統(tǒng)整體出發(fā)做好本職工作，每個員工都知道自己的工作質(zhì)量同其他職能的關系。1．計劃的一貫性和可行性MRPⅡ是一種計劃主導型管理模式，計劃層次從宏觀到微觀、從戰(zhàn)略到技術、由粗到細逐層優(yōu)化，但始終保證與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標一致。它把通常的三級計劃管理統(tǒng)一起來，計劃編制工作集中在廠級職能部門，車間班組只能執(zhí)行計劃、調(diào)度和反饋信息。3．數(shù)據(jù)共享性MRPⅡ是一種制造企業(yè)管理的信息系統(tǒng)，企業(yè)各部門都依據(jù)同一數(shù)據(jù)信息進行管理，任何一種數(shù)據(jù)變動都能及時地反映給所有部門，做到數(shù)據(jù)共享。相關部門在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫支持下，按照規(guī)范化的處理程序進行管理和決策。4．動態(tài)應變性MRPⅡ是一個閉環(huán)系統(tǒng)，它要求跟蹤、控制和反饋瞬息萬變的實際情況，管理人員可隨時根據(jù)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境條件的變化迅速做出響應，及時調(diào)整決策，以保證生產(chǎn)正常進行。5．模擬預見性MRPⅡ具有模擬功能。它可以解決“如果怎樣……將會怎樣”的問題，可以預見在相當長的計劃期內(nèi)可能發(fā)生的問題，事先采取措施消除隱患，而不是等問題發(fā)生后再花幾倍的精力去處理。6．物流、資金流的統(tǒng)一MRPⅡ包含了成本會計和財務功能，可以由生產(chǎn)活動直接產(chǎn)生財務數(shù)據(jù)，把實物形態(tài)的物料流動直接轉(zhuǎn)換為價值形態(tài)的資金流動，保證生產(chǎn)和財務數(shù)據(jù)一致。二、制造資源計劃MRPⅡ三、計算機集成制造系統(tǒng)CIMS計算機集成制造系統(tǒng)CIMS（ComputerIntegratedManufacturingSystem）是隨著計算機輔助設計與制造的發(fā)展而產(chǎn)生的。它是在信息技術自動化技術與制造的基礎上，通過計算機技術把分散在產(chǎn)品設計、制造過程中各種孤立的自動化子系統(tǒng)有機地集成起來，形成適用于多品種、小批量生產(chǎn)，實現(xiàn)整體效益的集成化和智能化制造系統(tǒng)。集成化反映了自動化的廣度，它把系統(tǒng)的范圍擴展到了市場預測、產(chǎn)品設計、加工制造、檢驗、銷售及售后服務等的全過程。三、計算機集成制造系統(tǒng)CIMS2．信息管理級辦公自動化系統(tǒng)信息管理級辦公自動化系統(tǒng)是把事務型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一起的一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。它由事務型辦公系統(tǒng)支持，以管理控制活動為主，除了具備事務型辦公系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。1．事務處理級辦公自動化系統(tǒng)辦公事務處理的主要內(nèi)容是執(zhí)行例行性的日常辦公事務，涉及大量的基礎性工作，包括文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。3．決策支持級辦公自動化系統(tǒng)決策支持級辦公自動化系統(tǒng)是在事務處理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的基礎上，增加了決策或輔助決策功能的最高級的辦公自動化系統(tǒng)，主要擔負輔助決策的任務，即對決策提供支持。四、辦公自動化系統(tǒng)五、企業(yè)資源規(guī)劃ERP：（一）ERP的概念及特點（1）它是企業(yè)內(nèi)部管理所需的業(yè)務應用系統(tǒng)，主要是指財務、物流、人力資源等核心模塊。（3）ERP系統(tǒng)是一個在全公司范圍內(nèi)應用的、高度集成的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)在各業(yè)務系統(tǒng)之間高度共享，所有源數(shù)據(jù)只需在某一個系統(tǒng)中輸入一次，保證了數(shù)據(jù)的一致性。（5）采用了計算機最新的主流技術和體系結(jié)構：B/S體系結(jié)構（Browser/Server）、Internet體系結(jié)構，Windows界面。在能通信的地方都可以方便地接入系統(tǒng)。（2）物流管理系統(tǒng)采用了制造業(yè)的MRP管理思想；財務管理信息系統(tǒng)（FMIS）有效地實現(xiàn)了預算管理、業(yè)務評估、管理會計、ABC成本歸集方法等現(xiàn)代基本財務管理方法；人力資源管理系統(tǒng)在組織機構設計、崗位管理、薪酬體系以及人力資源開發(fā)等方面同樣集成了先進的理念。（4）對公司內(nèi)部業(yè)務流程和管理過程進行了優(yōu)化，主要的業(yè)務流程實現(xiàn)了自動化。2.體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個方面：其一，“精益生產(chǎn)LP（LeanProduction）”的思想。其二，“敏捷制造（AgileManufacturing）”的思想。1.體現(xiàn)對整個供應鏈資源進行管理的思想在知識經(jīng)濟時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關各方，如供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。3.體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想ERP系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中。（二）ERP系統(tǒng)的管理思想（1）會計核算，它主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟活動中的變動過程及其結(jié)果。它由總賬、應收賬、應付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構成。1（2）財務管理，它的功能主要是基于會計核算的數(shù)據(jù)，再對其加以分析，從而進行相應的預測、管理和控制活動。它側(cè)重于財務計劃、控制、分析和預測。財務計劃是根據(jù)前期財務分析做出下期的財務計劃、預算等。2121．財務管理模塊（三）ERP的功能2．生產(chǎn)控制管理模塊（1）主生產(chǎn)計劃。它是根據(jù)生產(chǎn)計劃、預測和客戶訂單的輸入來安排將來的各周期中提供的產(chǎn)品種類和數(shù)量，它將生產(chǎn)計劃轉(zhuǎn)為產(chǎn)品計劃，在平衡了物料和能力的需要后，精確到時間、數(shù)量的詳細的進度計劃；是企業(yè)在一段時期內(nèi)的總活動的安排，是一個穩(wěn)定的計劃，是根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際訂單和對歷史銷售情況的分析通過預測產(chǎn)生的。（3）能力需求計劃。它是在得出初步的物料需求計劃之后，將所有工作中心的總工作負荷，在與工作中心的能力平衡后產(chǎn)生的詳細工作計劃，用以確定生成的物料需求計劃是否是企業(yè)生產(chǎn)能力上可行的需求計劃。能力需求計劃是一種短期的、當前實際應用的計劃。（5）制造標準。在編制計劃中需要許多生產(chǎn)基本信息，這些基本信息就是制造標準，包括零件、產(chǎn)品結(jié)構、工序和工作中心，都用唯一的代碼在計算機中識別。（2）物料需求計劃。在主生產(chǎn)計劃決定生產(chǎn)多少最終產(chǎn)品后，再根據(jù)物料清單，把整個企業(yè)要生產(chǎn)的產(chǎn)品的數(shù)量轉(zhuǎn)變?yōu)樗枭a(chǎn)的零部件的數(shù)量，并對照現(xiàn)有的庫存量，可得到還需加工多少、采購多少的最終數(shù)量。這才是整個部門真正依照的計劃。（4）車間控制。這是隨時間變化的動態(tài)作業(yè)計劃，是將作業(yè)分配到具體各個車間，再進行作業(yè)排序、作業(yè)管理、作業(yè)監(jiān)控。銷售的管理是從產(chǎn)品的銷售計劃開始的，是對銷售產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售客戶等各種信息的管理和統(tǒng)計，并可對銷售數(shù)量、金額、利潤、績效、客戶服務做出全面的分析，在分銷管理模塊中大致有以下三個方面的功能。（1）分銷管理。第一，對于客戶信息的管理和服務。第二，對于銷售訂單的管理。它包括：1）客戶信用審核及查詢（客戶信用分級，以審核訂單交易）；2）產(chǎn)品庫存查詢（決定是否要延期交貨、分批發(fā)貨或用代用品發(fā)貨等）；3）產(chǎn)品報價（為客戶做不同產(chǎn)品的報價）；4）訂單輸入、變更及跟蹤（訂單輸入后，變更的修正及訂單的跟蹤分析）；5）交貨期的確認及交貨處理（決定交貨期和發(fā)貨事物安排）；第三，對于銷售的統(tǒng)計與分析。1）銷售統(tǒng)計（根據(jù)銷售形式、產(chǎn)品、代理商、地區(qū)、銷售人員、金額、數(shù)量來分別進行統(tǒng)計）；2）銷售分析（包括對比目標、同期比較和訂貨發(fā)貨分析，從數(shù)量、金額、利潤及績效等方面做相應的分析）；3）客戶服務（客戶投訴記錄，原因分析）。3．物流管理模塊（2）庫存控制。用來控制存儲物料的數(shù)量，以保證穩(wěn)定的物流支持正常的生產(chǎn)，最小限度地占用資本。這一系統(tǒng)的功能又涉及：①為所有的物料建立庫存，決定何時訂貨采購，同時作為交予采購部門采購、生產(chǎn)部門制訂生產(chǎn)計劃的依據(jù)；②收到訂購物料，經(jīng)過質(zhì)量檢驗入庫，生產(chǎn)的產(chǎn)品也同樣要經(jīng)過檢驗入庫；③收發(fā)料的日常業(yè)務處理工作。1（3）采購管理。確定合理的訂貨量、優(yōu)秀的供應商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供訂購、驗收的信息，跟蹤和催促外購或委托加工的物料，保證貨物及時到達。建立供應商的檔案，用最新的成本信息來調(diào)整庫存的成本。具體有：①供應商信息查詢；②催貨；③采購與委托加工統(tǒng)計；④價格分析。2123．物流管理模塊4．人力資源管理模塊（1）人力資源規(guī)劃的輔助決策。對于企業(yè)人員、組織結(jié)構編制的多種方案，進行模擬比較和運行分析，并輔之以圖形的直觀評估，輔助管理者做出最終決策。（3）工資核算。①能根據(jù)公司跨地區(qū)、跨部門、跨工種的不同薪資結(jié)構及處理流程制訂與之相適應的薪資核算方法；②與時間管理直接集成，能夠及時更新，從而實現(xiàn)對員工的薪資核算動態(tài)化；③回算功能。通過與其他模塊的集成，自動根據(jù)要求調(diào)整薪資結(jié)構及數(shù)據(jù)。（5）差旅核算。系統(tǒng)能夠自動控制從差旅申請、差旅批準到差旅報銷的整個流程。并且通過集成環(huán)境將核算數(shù)據(jù)導進財務成本核算模塊。（2）招聘管理。①進行招聘過程的管理，優(yōu)化招聘過程，減少業(yè)務工作量；②對招聘的成本進行科學管理，從而降低招聘成本；③為選擇聘用人員的崗位提供輔助信息，并有效地幫助企業(yè)進行人才資源的挖掘。（4）工時管理。根據(jù)本國或當?shù)氐娜諝v，安排企業(yè)的運作時間以及勞動力的作息時間表。運用遠端考勤系統(tǒng)，可以將員工的實際出勤狀況記錄到主系統(tǒng)中，并把與員工薪資、獎金有關的時間數(shù)據(jù)導入薪資系統(tǒng)和成本核算中。1．實施ERP是企業(yè)管理全方位的變革2．企業(yè)管理班子要取得共識AB企業(yè)領導層應該首先是受教育者，其次才是現(xiàn)代管理理論的貫徹者和實施者。規(guī)范企業(yè)管理及其有關環(huán)節(jié)，使之成為領導者、管理層及員工自覺的行動，使現(xiàn)代管理意識扎根于企業(yè)中，成為企業(yè)文化的一部分。國外企業(yè)實施ERP似乎沒有討論的余地，全盤接受，自覺性強。要眼睛向內(nèi)，練好內(nèi)功，做好管理的基礎工作，這是任何再好的應用軟件和軟件