企業(yè)員工人事檔案管理制度

企業(yè)員工人事檔案管理制度第一章總則第一條系統(tǒng)概述為了規(guī)范企業(yè)員工人事檔案的管理工作，保障企業(yè)和員工的權(quán)益，提高管理效率，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于全部本企業(yè)的雇員，包含正式員工、合同工、實(shí)習(xí)生等。第三條目標(biāo)與原則本制度的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)員工人事檔案的全面、準(zhǔn)確、安全及時(shí)的管理。訂立本制度的原則是公正、公平、保密、便捷、高效。第二章檔案的建立和維護(hù)第四條檔案的建立每位員工入職后，由人事部門負(fù)責(zé)為其建立個(gè)人檔案。檔案包含但不限于以下內(nèi)容：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息，如姓名、照片、性別、降生日期等；員工身份證件復(fù)印件；員工學(xué)歷、工作經(jīng)過(guò)、培訓(xùn)經(jīng)過(guò)等證明料子；入職申請(qǐng)表和錄用通知書(shū)等入職相關(guān)文件；員工簽訂的合同或勞動(dòng)協(xié)議；員工獲獎(jiǎng)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等相關(guān)料子。檔案建立后，人事部門將為每個(gè)員工調(diào)配唯一的檔案編號(hào)，并將檔案存入特地的檔案庫(kù)中，確保檔案的安全和保密。第五條檔案的維護(hù)員工個(gè)人檔案的維護(hù)由人事部門負(fù)責(zé)。人事部門要定期檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的更新和增補(bǔ)。員工個(gè)人檔案的維護(hù)包含以下內(nèi)容：對(duì)員工個(gè)人信息的動(dòng)態(tài)管理和更新；對(duì)員工教育培訓(xùn)記錄的管理和維護(hù)；對(duì)員工工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定和獎(jiǎng)懲記錄的管理和維護(hù)；對(duì)員工離職手續(xù)的辦理和檔案歸檔。人事部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，并定期進(jìn)行檔案的備份和存檔。第三章檔案的查閱和使用第六條檔案的查閱員工有權(quán)利查閱本身的個(gè)人檔案，須提前向人事部門提出書(shū)面申請(qǐng)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查閱。任何其他人員查閱員工個(gè)人檔案，必需經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，并遵守相關(guān)保密制度。第七條檔案的使用個(gè)人檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)政策，任何使用檔案信息都必需符合合法、合規(guī)的要求。個(gè)人檔案的使用范圍包含但不限于以下情形：進(jìn)行員工的組織與人力資源管理；辦理員工的工資福利、晉升調(diào)崗等事務(wù)；進(jìn)行員工的培訓(xùn)和發(fā)展規(guī)劃；履行職責(zé)所必需的其他事項(xiàng)。第四章檔案的保密和歸檔第八條檔案的保密人事部門和相關(guān)工作人員必需嚴(yán)守檔案的保密原則，不得泄露、竄改、非法取得或?yàn)E用員工檔案信息。相關(guān)工作人員在處理員工檔案信息時(shí)，應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格遵守保密制度。第九條檔案的歸檔員工離職后，人事部門負(fù)責(zé)辦理員工檔案的歸檔工作，將檔案存放在特地的存檔區(qū)域，并依照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔。歸檔后的員工檔案僅供內(nèi)部參考和合法使用，并嚴(yán)格遵守保密原則。歸檔的員工檔案必需依照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，保存肯定的時(shí)間后進(jìn)行銷毀處理，以確保員工信息的安全和保密。第五章違規(guī)處理和責(zé)任追究第十條違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的員工，將依據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，采取以下一項(xiàng)或多項(xiàng)措施進(jìn)行處理：—提示教育；—警告；—紀(jì)律處分；—經(jīng)濟(jì)懲罰；—停止勞動(dòng)合同。第十一條責(zé)任追究人事部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的具體實(shí)施和違規(guī)處理工作進(jìn)行監(jiān)督和管理。對(duì)于檔案管理工作中的責(zé)任事故和失職情況，將進(jìn)行責(zé)任追究，并依據(jù)情況予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。第六章其他第十二條本制度的解釋和修訂本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。對(duì)本制度的內(nèi)容進(jìn)行修訂和更改，應(yīng)經(jīng)企業(yè)管理層審批并向員工告知，修訂后的制度具有法律效力。第十三條附則本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，與本企業(yè)其他制度不全都的，以本制度為準(zhǔn)。以上為《企業(yè)員工人事檔案管理制度》，請(qǐng)各部門和員工嚴(yán)格遵守執(zhí)