公司企業(yè)年會策劃籌備手冊模板

企業(yè)企業(yè)年會策劃籌備手冊尋求最適宜年會場所？尋求最好年聚餐飲方案？尋求最新年會娛樂節(jié)目？尋求最棒年會服務企業(yè)？想舉行一個不一樣平常特色年會？一．做好預算計劃年會有多種不一樣類型，有是答謝用戶，有是職員總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不一樣會議需要不一樣環(huán)境，召開會議是要達成一定目標和目標。所以第一個關鍵步驟是搜集方方面面信息，經(jīng)過搜集這些信息能夠制訂出手頭眾多工作計劃。制訂完善會議計劃確定必需要做事項以滿足會議需要并達成會議預期目標。制訂預算：制訂可行預算或按既定預算安排相關工作；確定各項工作時間安排。通常而言，年會預算包含以下多個方面：1、交通費用交通費用能夠細分為：(1)、出發(fā)地至會務地交通費用——包含航班、鐵路、公路、客輪，和目標地車站、機場、碼頭至住宿地交通(2)、會議期間交通費用——關鍵是會務地交通費用，包含住宿地至會所交通、會所到餐飲地點交通、會所到商務交際場地交通、商務考察交通和其它和會人員可能使用預定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。2、會議室/廳費用具體可細分為：(1)、會議場地租金——通常而言，場地租賃已經(jīng)包含一些常見設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或黑板、油性筆、粉筆等，但部分很規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設備、臨時性裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺講話線路時也可能需要另外預算。(2)、會議設施租賃費用——此部分費用關鍵是租賃部分特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定使用確保金，租賃費用中包含設備技術支持和維護費用。值得注意是，在租賃時應對設備各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上驅I(yè)會議服務企業(yè)咨詢，方便取得最適宜性價比），不然可能影響會議進行。另外，這些會議設施因為品牌、產(chǎn)地及新舊不一樣，租賃價格可能相差很大。(3)、會場部署費用——假如不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。假如有特殊要求，能夠和專業(yè)會議服務商協(xié)商。(4)、其它支持費用——這些支持通常包含廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸和倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，假如會議主辦方分別尋求這些行業(yè)支持話，其成本費用可能比市場行價要高，假如讓專業(yè)會議服務商代理，將取得價格相對比較低廉且服務專業(yè)支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽署服務協(xié)議。3、住宿費用住宿費用應該很好了解——值得注意只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金。對于會議而言，住宿費可能是關鍵開支之一。找專業(yè)會展服務商通常能取得很好折扣。正常住宿費除和酒店星級標準、房型等原因相關外，還和客房內(nèi)開放服務項目相關——譬如客房內(nèi)長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放相關。會議主辦方應明確酒店應該關閉或開放服務項目及范圍。4、餐飲費用會議餐飲費用能夠很簡單，也能夠很復雜，這取決于會議議程需要及會議目標。(1)、早餐早餐通常是自助餐，當然也能夠采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐特殊性及原材料預備，所以估計就餐人數(shù)不得和實際就餐人數(shù)相差到15％，不然餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算——而改為按預定人數(shù)收取費用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基礎屬于正餐，能夠采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。假如主辦方期望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量服務費用。(3)、酒水及服務費通常，假如在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是拒絕主辦方自行外帶酒水消費，假如能夠外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉行會議宴會，通常在基礎消費水準基礎上加收15％左右服務費。(4)、會場茶歇此項費用基礎上是按人數(shù)預算，預算時可提出不一樣時段茶歇食物、飲料組合。承接者通知茶歇價格通常包含服務人員費用，假如主辦方需要非程序服務，可能需要而外預算。通常情況下，茶歇種類可分為西式和中式兩種——西式基礎上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(5)、聯(lián)誼酒會/舞會實際上，聯(lián)誼酒會/舞會預算可能比單獨宴會復雜，宴會只要設定好餐標和規(guī)模，預算很輕易計算。但酒會/舞會預算設計到場地和節(jié)目支持，其預算可能需要比較長時間確定。(6)、其它——點心、水果及調制色酒5、視聽設備除非在室外進行，不然視聽設備費用通常能夠忽略。假如為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備預算就比較復雜，包含：●設備本身租賃費用，通常按天計算●設備運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理●音源——關鍵是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目通常能夠選定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常和節(jié)目演出難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點假如有固定演出，那預算就很簡單，和觀看演出人數(shù)正相關——專場或包場除外。7、雜費雜費是指會展過程中部分臨時性安排產(chǎn)生費用，包含打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特和禮儀服務、臨時道具、傳真及其它通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯和向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費預算極難計劃，通常能夠在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。二．尋求年會優(yōu)化方案地點選擇：選擇適合會議場所，必需依據(jù)當?shù)乜商峁h資源情況及該會議程序、估計和會人數(shù)、和會人員背景情況，和最關鍵會議目標、目標和和會者偏好等原因綜合考慮?！舭搭愋蛣澐稚虅招途频辏哼@類酒店不管在外部設計，還是在內(nèi)部裝修，和可提供優(yōu)異通訊工具、適合會務商用場地上（有特定商務樓層），通常全部充足表現(xiàn)了現(xiàn)代商務高效、快捷內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功效廳，二十四小時全天候辦公，有較強服務能力，另外還有多個中、西式餐廳、多種商店、健身房、游泳池等設施。度假型酒店：這類酒店通常建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林計劃、內(nèi)部裝修全部充足表現(xiàn)了當?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時伴隨社會發(fā)展，度假型酒店也能提供對應會議設施、美食和多種代表地方和季節(jié)特色活動，這些無疑大大方便了會議單位。◆按地理位置中心酒店：在選擇在市中心酒店時需考慮酒店和機場距離（包含交通是否擁擠）。假如和會者來自中國或當?shù)赜?，那么選擇這么酒店是明智。會議計劃者通常喜愛選擇在理想城市里且設施和功效齊全市中心酒店，這么和會者隨行家眷便有很多活動可做。市郊酒店：對于當?shù)乜沈屲嚽巴蜁邅碚f，這類酒店是大受歡迎。比較價格：在確定數(shù)家會議場因以后需要同會議場所銷售部門直接聯(lián)絡，進行一個很具體報價咨詢，給予比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進會議整體計劃中，同時需要同1、2個會議場所保持聯(lián)絡以備急需時調整。三．現(xiàn)場考察預訂做好年會預算并聯(lián)絡好幾家會議場地后，進行實地考察是十分關鍵，考察后再最終選定一家場地并提前預定。會議場所實地考察：視察選定場所和設施，檢驗并比較各項設施；協(xié)調會務工作人員活動；依據(jù)會議具體情況，設計并安排會場布局，細致周到地設計好全部細節(jié)。會議場所確實立預定：依據(jù)會議等級，選擇會議舉行地；依據(jù)會議具體情況，確定是否將會議劃分為多個分會場，選擇分會場地點，并提前預約。依據(jù)需要，準備會議所需要全部設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議順利進行。四．會議設施準備在會議開始前需要依據(jù)會議具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以能夠列一個表，一條一條查對準備情況。常見會議設施：1、屏幕2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機4、VCD5、音響6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）7、鐳射筆8、幻燈機9、講臺10、舞臺11、夾紙板12、大白板13、簽到臺14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆17、信簽18、會議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、通告牌24、桌卡25、主席臺26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃五．實施預期計劃根據(jù)預期計劃推行方案，在實施過程中，要做到耐心、細致和周到……在年會實施過程依據(jù)不一樣年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。餐飲安排依據(jù)參會人員喜好，預定多種形式餐會包含西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲會議，對于成本控制很關鍵，自助餐通常能夠發(fā)餐券控制，很多酒店對于自助餐開設有就餐人數(shù)要求，能夠事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表和隨行人員、家眷，特殊要求者能夠和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜——尤其是大型會議時候。圍桌式餐飲安排需要考慮問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒是，會議前期考察時注意餐廳及用具衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。假如就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席做法，以確保就餐者權益。交通安排關鍵國際性會議、行業(yè)關鍵會議、著名企業(yè)全球或大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，假如在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，假如在異地舉行，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉行會議基礎上委托當?shù)貙I(yè)機構代理，車輛調度包含到主辦者和代理方溝通，還包含到會議舉行地車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理企業(yè)則要考慮時間安排、預定合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。所以，主辦方應該提前告訴代理方相對正確和會者抵達時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達客人身份及車輛使用標準，并告訴代理方假如出現(xiàn)和預告情形不符時期望采取填補方法及愿意為此負擔代價。旅游安排實際上，年會考察或旅游大全部是為嘉賓尤其安排、含有公關性質行為，當然不排除部分行為是真正商務考察(為獲取行業(yè)或相關行業(yè)信息而舉行市場調研性質動作)。短線旅行旅程極少離開會展舉行地500公里以上，時間不會超出48小時(大多數(shù)為二十四小時以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超出1000公里以上，時間能夠長達一周——甚至能夠跨國旅行。此時中介企業(yè)作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購置、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購置、落實異地返程票務等服務。司儀安排假如是用戶答謝年會，必需禮儀顯得溫馨，而職員大會則能夠較少考慮安排司儀。禮儀工作通常包含模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀實施等。值得注意是禮儀文化素質及外語基礎技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘用，另外一點就是禮儀個性是否符合工作要求。多種專題會議對禮儀要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特著裝比較素雅，不能搶了教授及政府要員形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡可能著裝鮮艷，和企業(yè)或產(chǎn)品品質形象要求一致。秩序維護對于會議而言，無不期望有良好秩序。小型會議尤其是企業(yè)內(nèi)部會議秩序基礎不用控制，但大型會議，秩序控制就顯得很關鍵。大型會議能夠采取代表證或入場券方法控制，假如需要保密，代表證能夠特制，印制有代表數(shù)碼身份照片，會場入口設置保安來維護為好茶歇安排茶歇對于通常大型會議而言可能不需要，中、小型會議，尤其是企業(yè)或組織高層會議，會間茶歇是很關鍵。茶歇定義就是為會間休息兼氣氛調整而設置小型簡易茶話會，當然提供飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇準備包含點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，通常不一樣時段能夠更換不一樣飲品、點心組合。大致上茶歇分類是中式和西式。中式飲品包含礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心通常是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品通常包含各式