辦公用品及費(fèi)用管理辦法

—辦公用品及費(fèi)用管理辦法

Q/LX-Z—l-XTJ—GLGWGL—014—11

1目的

為規(guī)范各部門辦公用品申購(gòu)、領(lǐng)用程序，保證正常辦公需要，并有效控制辦公費(fèi)用（辦

公、汽車、通訊等費(fèi)用）的管理，滿足正常的工作需要，并嚴(yán)格控制開(kāi)支，杜絕浪費(fèi)，根據(jù)

集團(tuán)頒布的《隆鑫兆皇通用動(dòng)力股份有限公司費(fèi)用管理辦法》，結(jié)合通機(jī)本部的實(shí)際情況結(jié)

合通機(jī)事業(yè)部的實(shí)際情況,特制定本辦法?

2適用范圍

本辦法適用于隆鑫兆泉通用動(dòng)力股份有限公司通機(jī)本部事業(yè)部辦公用品的申購(gòu)、領(lǐng)用、

報(bào)銷，其他辦公費(fèi)用、汽車費(fèi)、通訊費(fèi)用的報(bào)銷管理。辦公類低耗品的管理按《低值易耗品

管理辦法》執(zhí)行。

3術(shù)語(yǔ)

無(wú)

4職責(zé)

4.1各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)年度預(yù)算，月度購(gòu)買計(jì)劃審批。

4.2管理財(cái)務(wù)管理部:

4.2.1負(fù)責(zé)按各部門實(shí)際需求制定月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。負(fù)責(zé)辦公用品

的保管、發(fā)放、及對(duì)各部門費(fèi)用進(jìn)行考核。

4.2.2負(fù)責(zé)核定各部門年、月度辦公費(fèi)用、通訊費(fèi)用、汽車費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)。

4.2.3負(fù)責(zé)按月對(duì)各部門辦公用品費(fèi)用進(jìn)行歸集、統(tǒng)計(jì)，對(duì)各部門費(fèi)用的達(dá)成情況進(jìn)行考核，

并進(jìn)行反饋和控制。

4.2.4負(fù)責(zé)匯總各部門《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》，根據(jù)庫(kù)存情況，制定月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)部門

負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后采購(gòu).

4.2.5負(fù)責(zé)辦公用品的保管、發(fā)放。

4.2.6負(fù)責(zé)審核報(bào)銷單據(jù)的合理性和進(jìn)行正確的賬務(wù)處理。

4.3各使用部門

4.3.1負(fù)責(zé)按時(shí)向姓■務(wù)食理卷理部填報(bào)《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》，按規(guī)定程序領(lǐng)用、保管辦公

用品；

4.3.2負(fù)責(zé)及時(shí)報(bào)銷各類費(fèi)用。

5正文

5.1辦公費(fèi)用管理辦法

5.1.1辦公費(fèi)用包含辦公用品（又分辦公類低耗或辦公文具）、電腦耗材、紙張、書(shū)報(bào)資料、

郵寄費(fèi)、印刷費(fèi)、其他費(fèi)用等，辦公類低耗屬低耗品管理，參見(jiàn)低耗品管理辦法，本辦法中

辦公用品單指辦公文具。辦公文具分為消耗品及管理品，消耗品主要指筆、筆芯、膠水、信

發(fā)紙、大頭針等易耗品，管理品主要指剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、文件夾、計(jì)算器、

筆筒等耐用品。

5.1.2辦公用品管理辦法

5.1.2.1辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)：公司領(lǐng)導(dǎo)15元/月?人，部長(zhǎng)級(jí)人員5元/月?人，一般員工3

元/月?人。新進(jìn)人員一次性配備的辦公用品，其費(fèi)用不納入部門考核，但計(jì)入部門費(fèi)用；

5.1.2.2使用部門本著“節(jié)約使用”的原則，每月18日前按實(shí)際需要及在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)填報(bào)次

月《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)瓊務(wù)管理部統(tǒng)一采購(gòu)；

5.1.2.3前一個(gè)月節(jié)余費(fèi)用可在下一個(gè)月使用，但不允許本月使用下月費(fèi)用；

5.1.2.4財(cái)務(wù)壹理管理部辦公用品管理人員應(yīng)建立辦公用品管理臺(tái)賬，每月20日扎賬，對(duì)辦

公用品的庫(kù)存情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，結(jié)合各部門實(shí)際需求計(jì)劃，編制次月辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)

財(cái)務(wù)管理部部長(zhǎng)審核后組織采購(gòu)；

5.1.2.5辦公用品采購(gòu)應(yīng)優(yōu)先選用集團(tuán)招標(biāo)定點(diǎn)單位，特殊情況報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可選用

其它單位；

5.1.2.6辦公用品的領(lǐng)用按上報(bào)的《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》發(fā)放，計(jì)劃外物品不予發(fā)放；

5.1.2.7剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、文件夾、筆筒等耐用品在領(lǐng)用時(shí)實(shí)行“以舊換新”,

如有人為損壞、遺失，由使用人或部門按原樣賠償：

5.1.2.8辦公用品報(bào)銷時(shí)，采購(gòu)人員憑《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》、采購(gòu)計(jì)劃表、領(lǐng)用簽字表、

增值稅發(fā)票、銷貨清單填寫(xiě)報(bào)銷單，到財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行報(bào)銷審核；

5.1.2.9辦公用品實(shí)行領(lǐng)用登計(jì)制度。明:務(wù)管理部按部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄表》，各部

門簽字領(lǐng)用后，須指定專人統(tǒng)一保管

5.1.2.10管理品在第二次領(lǐng)用時(shí)，須以舊品換新品，如有人為損壞、遺失，由使用人或部門

按價(jià)賠償。管理品使用期限未滿半年（含），按原價(jià)賠償：使用在半年以上1年以內(nèi)（含），

按原價(jià)的80%賠償；使用在1年以上，按原價(jià)的50%賠償；

5.1.2.11員工因工作變動(dòng)、辭職等，必須將所使用的管理品交到部門負(fù)責(zé)人或接管人處方可

辦理清退及離職手續(xù)。

5.1.3電腦耗材管理辦法

5.1.3.1電腦耗材是指除計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以外，日常工作應(yīng)用中經(jīng)常消耗的所必需品，具體

包括打印機(jī)色帶、色帶架、墨盒、內(nèi)存條、鍵盤、鼠標(biāo)、U盤、硒鼓以及計(jì)算機(jī)專用清洗劑

等；

5.1.3.2打印機(jī)色帶、色帶架、墨盒、硒鼓等易耗品，根據(jù)需要隨時(shí)報(bào)戚各管理部組織采購(gòu)，

保證及時(shí)供給，但每次更換或修理后，必須經(jīng)群務(wù)管理部經(jīng)辦人員的簽字確認(rèn)；內(nèi)存條、鍵

盤、鼠標(biāo)、U盤等耐用品，使用部門根據(jù)實(shí)際需要填報(bào)《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)

|人審核后報(bào)群務(wù)管理部信息室統(tǒng)一采購(gòu)；

5.1.3.3電腦耗材在領(lǐng)用時(shí)按上報(bào)的《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》發(fā)放并簽字簽收，并實(shí)行“以舊

換新”，如有人為損壞、遺失，由使用人或部門按原樣賠償：

5.1.3.4電腦耗材報(bào)銷時(shí)，采購(gòu)人員憑《辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表》、領(lǐng)用簽字表、電腦耗材易耗

|品更換確認(rèn)單、增值稅發(fā)票、銷貨清單填寫(xiě)報(bào)銷單，到財(cái)務(wù)等理部進(jìn)行報(bào)銷審核；

5.1.4紙張管理辦法

|5.1.4,1紙張由肝務(wù)管理部統(tǒng)一采購(gòu)，領(lǐng)用時(shí)進(jìn)行簽收，使用時(shí)盡量使用雙面，節(jié)約用紙；

5.1.4.2提倡無(wú)紙化辦公，充分利用KOA系統(tǒng)的功能；

5.1.4.3紙張費(fèi)用報(bào)銷與辦公用品相同；

5.1.5書(shū)報(bào)資料管理辦法

5.1.5.1書(shū)報(bào)資料指公司為了解國(guó)家各級(jí)政策、國(guó)內(nèi)國(guó)際形勢(shì)，實(shí)事、市場(chǎng)行情等用途統(tǒng)一

訂閱的報(bào)紙、期刊、雜志等；

5.1.5.2每年最后一季度或?qū)嶋H訂閱時(shí)間，各部門根據(jù)實(shí)際需要，填《書(shū)報(bào)資料購(gòu)買申請(qǐng)表》，

|每部門可訂閱一至兩種，須和部門工作內(nèi)容相關(guān)，經(jīng)部門負(fù)貢人審核簽字后，交瓊務(wù)管理部統(tǒng)

一訂購(gòu)；

5.1.5.3書(shū)報(bào)資料由各部門指定專人管理，負(fù)責(zé)保管，借閱等工作，保證書(shū)報(bào)資料的完整，潔凈：

5.1.5.4報(bào)銷時(shí)，采購(gòu)人員憑《書(shū)報(bào)資料購(gòu)買申請(qǐng)表》、發(fā)票、簽收的簽字表填寫(xiě)報(bào)銷單，到

|財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行報(bào)銷審批；

5.1.6郵寄費(fèi)管理辦法

5.1.6.1郵寄費(fèi)指寄送提單、發(fā)票、宣傳冊(cè)等文件類資料所發(fā)生的快遞費(fèi)，包括同城或國(guó)內(nèi)

快遞、TNT、DHL等，但不包含郵寄包裹發(fā)生的快遞費(fèi)，其納入運(yùn)費(fèi)核算；

|5.1.6.2國(guó)內(nèi)快遞使用國(guó)內(nèi)營(yíng)業(yè)部望鎮(zhèn)部定標(biāo)的公司，國(guó)際快遞使用進(jìn)出口公司定標(biāo)的公司；

5.1.6.3盡量使用定標(biāo)公司中的民營(yíng)快遞，少使用EMS、航空郵件即TNT,DHL等；

|5.1.6.4報(bào)銷時(shí)憑經(jīng)辦人的快遞申請(qǐng)單，正規(guī)發(fā)票填寫(xiě)報(bào)銷單，報(bào)財(cái)務(wù)管理部審核；

5.1.6.5到付件郵寄費(fèi)憑快遞公司提供的回單和發(fā)票報(bào)銷；

5.1.7印刷費(fèi)管理辦法

5.1.7.1印刷品指印有公司名稱或標(biāo)記的信紙、信封、便箋、單據(jù)或表格等，也包括宣傳用

資料，或手提袋，但這些做為宣傳品管理，不納入辦公費(fèi)用管理范疇；

5.1.7.2使用部門根據(jù)需要，填制《印刷品申請(qǐng)單》，注明需要數(shù)量，完成時(shí)間，并附有印刷

品樣本：

5.1.7.3《印刷品申請(qǐng)單》須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管副總的審批后報(bào)腫務(wù)管理部統(tǒng)一采購(gòu)，首次

印刷的申請(qǐng)單要經(jīng)總經(jīng)理審批；

5.1.7.4琳務(wù)查理等理部匯總各部門《印刷品申請(qǐng)單》，根據(jù)工作的輕重緩急、印刷品的必要

性和部門使用印刷經(jīng)費(fèi)的情況進(jìn)行審核：

5.1.7.5印刷單位的確定采用招標(biāo)方式;

5.1.7.6姆務(wù)量理管理部監(jiān)督按期完成印刷品的印制工作，辦理入庫(kù)登記手續(xù)并通知所需部

門簽字領(lǐng)用：

5.1.7.7報(bào)銷時(shí)憑《印刷品申請(qǐng)單》、簽字領(lǐng)用表、發(fā)票和銷售清單.填寫(xiě)報(bào)銷到丁矍報(bào)到財(cái)

務(wù)等理部弗事審核：

5.1.8飲水費(fèi)管理辦法

5.1.8.1各部門指派專人負(fù)責(zé)每次送水桶數(shù)的核實(shí)并簽收；

5.1.8.2每月月初，林務(wù)喳理管理部報(bào)銷人員憑上月送水簽收單及發(fā)票填寫(xiě)報(bào)銷單，到財(cái)務(wù)

鄒純進(jìn)行審核；

帶格贏J：字體顏色：自動(dòng)設(shè)置一

5.1.8.3,內(nèi)部會(huì)議不提供瓶裝水，一律使用紙杯及桶裝水；

5.1.9其他辦公費(fèi)用管理辦法

5.1.9.1其他辦公費(fèi)用指以上未列支的，用于維持正常辦公需要而發(fā)生的費(fèi)用，例如購(gòu)買發(fā)票、

紙杯、茶葉、鮮花、招聘費(fèi)、報(bào)稅或增值稅開(kāi)票系統(tǒng)服務(wù)費(fèi)等；

5.1.9.2在超市和商場(chǎng)購(gòu)買的物品須附有機(jī)打購(gòu)物小票，隨發(fā)票一起做為作為報(bào)銷依據(jù):

5.1.10_NC報(bào)銷流程單據(jù)選擇

報(bào)銷單據(jù)選擇無(wú)（有）借款-費(fèi)用報(bào)銷單

業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)的NC編碼對(duì)應(yīng)的NC費(fèi)用項(xiàng)目

120101辦公文具

名片、刻章、剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、繪圖

儀器、筆筒、文件架、文件夾，圓珠筆、鉛筆、簽字12010101管理用辦公文具

筆、簽字筆芯、筆記本、印泥油、墨水、透明膠、檔

案袋、回形針、膠水、大頭針、訂書(shū)釘、打印油、刀

片、便簽紙、橡皮、標(biāo)簽、圖釘、電池等12010102生產(chǎn)用辦公文具

120102電腦耗材

色帶、色帶架、墨盒、內(nèi)存條、鍵盤、鼠標(biāo)、U盤、12010201管理用電腦耗材

硒鼓等12010202生產(chǎn)用電腦耗材

120103紙張

12010301管理用紙張

打印紙、傳真紙、復(fù)印紙、繪圖紙

12010302生產(chǎn)用紙張

報(bào)紙、期刊、雜志120104書(shū)報(bào)資料費(fèi)

國(guó)內(nèi)快遞、DHL、TNT120105郵寄費(fèi)

信紙、信封、便箋、單據(jù)或表格120106印刷費(fèi)

桶裝水120107飲水費(fèi)

購(gòu)發(fā)票、紙杯、茶葉、鮮花、招聘費(fèi)120108辦公其他費(fèi)用

5.2通訊費(fèi)用管理辦法

5.2.1解務(wù)管理管理部每月報(bào)銷通訊費(fèi)用時(shí)，將各部門座機(jī)通訊費(fèi)用與年初制定的月度預(yù)算相

對(duì)比，如有超標(biāo),在超標(biāo)部門各員工的個(gè)人收入中平攤扣除；

5.2.2出國(guó)人員在出差所在國(guó)購(gòu)買當(dāng)?shù)仉娫捒ǎ渲凳褂?，憑購(gòu)買單據(jù)報(bào)銷；

5.2.3副總及總經(jīng)理出國(guó)，可攜帶公共通訊卡，公卡由附務(wù)管理部統(tǒng)一保管、充值、報(bào)銷；

5.2.4除以上情況及國(guó)內(nèi)駐外人員每月的通訊補(bǔ)貼外，不予報(bào)銷任何私人移動(dòng)通訊費(fèi)用，包括

短信、彩信、國(guó)內(nèi)及國(guó)外漫游費(fèi)；

5.3汽車費(fèi)用管理辦法

5.3.1公務(wù)車使用流程

5.3.1.1分司?本部人員使用公務(wù)車,需事先填制派車單，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后，交則:務(wù)管理等

理部統(tǒng)一安排車輛；

5.3.1.2公務(wù)車出行后，用車人應(yīng)在駕駛員所持《車輛運(yùn)行記載表》上簽字，確認(rèn)用車時(shí)間、

出行地點(diǎn)、行駛里程及所發(fā)生的費(fèi)用（過(guò)路過(guò)橋費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)等）；

5.3.1.3《車輛運(yùn)行記載表》作為費(fèi)用報(bào)銷及發(fā)放補(bǔ)助的依據(jù)；

5.3.2汽車油費(fèi)管理辦法

5.3.2.1汽車油量和油費(fèi)按其行程里程核定。凡超出派車任務(wù)行程的油費(fèi)的考核參照集團(tuán)汽

車費(fèi)用管理辦法執(zhí)行；

5.3.3汽車修理費(fèi)管理辦法

5.3.3.1公務(wù)車執(zhí)行特約定點(diǎn)維修，從嚴(yán)把關(guān)；

5.3.3.2駕駛員在維修或保養(yǎng)前必須先填報(bào)《車輛維修單》，由車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)審核并估價(jià)、比價(jià)；

5.3.3.3車輛小修或日常保養(yǎng)經(jīng)群務(wù)管理部負(fù)責(zé)人同意方可送修或保養(yǎng)，并作為報(bào)銷的依據(jù)；

中修、大修時(shí)需請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)（說(shuō)明原因、價(jià)格等情況），經(jīng)批準(zhǔn)后方可維修；

5.3.3.4凡未按程序辦理維修手續(xù)，駕駛員擅自送“修”或送“養(yǎng)”者，所產(chǎn)生的費(fèi)用全部

由駕駛員承擔(dān)；

5.3.3.5如因駕駛員使用不當(dāng)，致使車輛損壞或機(jī)件故障，其所需要的修護(hù)費(fèi)，應(yīng)依情節(jié)輕

重，由責(zé)任人予以負(fù)擔(dān)；

5.3.4過(guò)路過(guò)橋費(fèi)管理辦法

5.3.4.1除每年統(tǒng)一繳納的車輛路橋通行年費(fèi)外，日常出車原則上不發(fā)生過(guò)路過(guò)橋費(fèi)，且不予

報(bào)銷；

5.3.4.2如出主城九區(qū)的公務(wù)車，發(fā)生的過(guò)路過(guò)橋費(fèi)，說(shuō)明出車事由，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后，

實(shí)報(bào)實(shí)銷，報(bào)銷時(shí)需附《派車單》，且發(fā)票上車輛號(hào)碼應(yīng)與派車單上保持一致，否則不予報(bào)銷；

5.3.5汽車保險(xiǎn)費(fèi)管理辦法

5.3.5.1公務(wù)車保險(xiǎn)費(fèi)由爵務(wù)管理部招標(biāo)確定保險(xiǎn)公司，并確定每輛公務(wù)車的保險(xiǎn)金額，作

為報(bào)銷保險(xiǎn)費(fèi)的依據(jù)；

5.3.6駕駛員出車補(bǔ)助管理辦法

5.3.6.1加班補(bǔ)助：根據(jù)《車輛運(yùn)行記載表》統(tǒng)計(jì)駕駛員加班時(shí)間，加班補(bǔ)助按5元/小時(shí)計(jì)算，

周一到周六以每天20元為限，周日以實(shí)際加班時(shí)間計(jì)算無(wú)上限；另外在加班期間，可按5元/

次發(fā)放誤餐補(bǔ)助，已陪同客戶吃飯除外；

5.3.6.2出差補(bǔ)助：凡單程連續(xù)行駛200公里以上（含200公里），來(lái)回時(shí)間》1天的出車按長(zhǎng)

途出差處理。給予駕駛員的長(zhǎng)途出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為50元/次（不論一次出差天數(shù)多少以1次任

務(wù)計(jì)，不再累計(jì)加班補(bǔ)助。報(bào)銷時(shí)需附《派車單》，出差期間的住宿/餐費(fèi)按一般員工差旅費(fèi)

標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，詳見(jiàn)差旅費(fèi)用部分規(guī)定。

5.3.7停車費(fèi)、洗車費(fèi)管理辦法

5.3.7.1洗車費(fèi)上限為50元/月；

5.3.7.2停車費(fèi)根據(jù)《車輛運(yùn)行記載表》據(jù)實(shí)報(bào)銷（有用車人簽字，手續(xù)完備方可報(bào)銷），超

標(biāo)的從工資中扣出；

5.4NC報(bào)銷流程單據(jù)選擇

報(bào)銷單據(jù)選擇無(wú)（有）借款-汽車費(fèi)用報(bào)銷單

業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)的NC編碼對(duì)應(yīng)的NC費(fèi)用項(xiàng)目

汽油費(fèi)121401油費(fèi)

路橋年費(fèi)、遠(yuǎn)郊過(guò)路過(guò)橋費(fèi)121402過(guò)路過(guò)橋費(fèi)

修理費(fèi)，修理部件費(fèi)用121403汽車修理費(fèi)

各類汽車保險(xiǎn)121404汽車保險(xiǎn)費(fèi)

汽車年審費(fèi)，駕照年審費(fèi)121405汽車年審費(fèi)

不用121407貨車營(yíng)運(yùn)費(fèi)

停車費(fèi)、洗車費(fèi)121408其他汽車費(fèi)用

5.5汽車費(fèi)用報(bào)銷特殊規(guī)定

私闖紅燈、亂停車、駕駛未佩帶安全帶、駕駛時(shí)車速超規(guī)定等駕駛車輛違反交通規(guī)則行

為，其罰款和費(fèi)用由駕駛?cè)藛T自行負(fù)擔(dān)。

帶格式的：字體：（默認(rèn)）格

,5.6‘考核.體一GB2312,（中文）楷體一GB2312

帶格式的：字體：（默認(rèn)）楷

5.6.1.臚務(wù)管理管理部按月歸集、統(tǒng)計(jì)各部門辦公費(fèi)用，交財(cái)務(wù)管理部乙體（出2312,（中文）楷體GB2312

帶格式而一字體：（默認(rèn)）楷

5.6.2務(wù)曖理等理部對(duì)照各部門月度費(fèi)用指標(biāo)對(duì)各部門進(jìn)行考核。,體_GB2312,（中文）楷體_GB23】2

演格式的；字體：（默認(rèn)）楷

5.6.3,各部門遇特殊情況需要超費(fèi)用指標(biāo)增加辦公用品，須提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，體_GB2312,（中文）楷體一GB2312

,帶格式的：字體：（默認(rèn)）楷

交批務(wù)管理管理部購(gòu)買,新增費(fèi)用可不計(jì)入部門月度費(fèi)用考核。.