行政管理制度教材樣本

第二章行政管理制度>一、辦公室管理制度二、會議管理制度三、資料管理制度四、出差管理制度五、公關事務管理制度六、總務管理制度一、辦公室管理制度工服胸牌管理制度第一條總則為展現(xiàn)華品人精神面貌，統(tǒng)一企業(yè)形象，企業(yè)實施統(tǒng)一著裝并佩戴胸牌要求。第二條管理內(nèi)容（一）管理歸口1、工作服由行政總務部統(tǒng)一訂制，管理部登記立案、倉儲部發(fā)放。2、胸牌由管理部統(tǒng)一制作、發(fā)放。3、管理部負責發(fā)放后管理工作。（二）工服采購：1、工作服顏色、款式由行政總務部確定方案，報分管副總經(jīng)理核準。2、工作服采購采取詢價制。3、采購程序和其它物品采購程序相同。（三）胸牌制作1、胸牌設計要和企業(yè)形象識別系統(tǒng)相統(tǒng)一，由管理部確定方案，報分管副總經(jīng)理核準。2、采購程序和其它物品采購程序相同。（四）著裝要求：1、工作時間必需統(tǒng)一穿著工作服并佩戴胸牌（一線工人在車間內(nèi)可不佩戴）。2、如相關鍵領導、用戶來訪或有重大慶賀活動請自覺穿著統(tǒng)一工作服并佩戴胸牌。3、職員必需確保工作服和胸牌潔凈、整齊、無破損。（五）發(fā)放措施：1、一線工人工作服由各班組長提議，經(jīng)管理部登記立案后，由倉儲部給發(fā)放；辦公室人員所在部門責任人核準后，報管理部登記立案，由倉儲部給發(fā)放。2、胸牌在職員正式報到后由管理部給予發(fā)放。3、管理部建立工服發(fā)放登記臺帳，標明發(fā)放日期，領用人簽字。4、在工作服更換周期內(nèi)如因個人原因造成工作服不能繼續(xù)使用，個人可按成本價購置新工作服。（六）發(fā)放標準：工種領用周期冬夏裝數(shù)量扣款措施備注辦公室人員十二個月各兩套工作不滿十二個月離職扣除成本價工作十二個月以上者無須扣款保安員十二個月各兩套工作不滿十二個月退還給企業(yè)工人十二個月各兩套工作不滿十二個月離職扣除成本價工作十二個月以上者無須扣款第三條檢驗和監(jiān)督管理部負責對職員著裝、胸牌佩戴情況進行檢驗和監(jiān)督。計算機管理和使用制度第一條總則：（一）為維護企業(yè)局域網(wǎng)正常秩序，提升辦公效率，特制訂本措施。（二）本措施適適用于華品企業(yè)及分廠電腦及其隸屬設備和各類軟、硬件使用管理。第二條管理內(nèi)容和要求：（一）電腦及其隸屬設備和各類軟、硬件由企業(yè)管理部統(tǒng)一歸口管理，配置應從嚴掌握。各部門及使用人無權進行硬件設備挪用、調(diào)劑、更換升級和淘汰、報廢。（二）各類電腦及其隸屬設備和各類軟、硬件系生產(chǎn)、經(jīng)營管理工具，財產(chǎn)歸企業(yè)全部（個人自帶除外），使用者只負責使用和保管。（三）各類電腦及其隸屬設備和各類軟、硬件采購、登記、發(fā)放、收回等管理程序應嚴格遵守企業(yè)相關物資管理制度實施。（四）因工作需要，由企業(yè)給個人配置筆記本電腦，使用人應到管理部辦理借用手續(xù)。使用人負責維護和保管。依據(jù)工作情況，使用人所在部門有權調(diào)配，用于工作之急需；使用人應主動給配合和支持；不得以其它借口給予拒絕。（五）各部門所配置電腦只能用作生產(chǎn)、經(jīng)營管理之用，嚴禁挪作她用。有以下行為者，一經(jīng)查實，處30元罰款；1、工作時間使用QQ、TM、MSN聊天系統(tǒng)；2、工作時間使用BT下載、迅雷、酷狗等占用網(wǎng)絡資源較大軟件；3、在企業(yè)訪問不健康網(wǎng)站。（七）電腦出現(xiàn)故障時，必需立即通知管理部網(wǎng)絡維護人員進行維修、調(diào)度，不得私自拆卸維修，不然，所以造成一切后果，由當事人全權負責。（八）Internet和企業(yè)局域網(wǎng)是為了方便查詢資料、信息、公布生產(chǎn)工作進度信息、收發(fā)E—MAIL而接入，不得用于和工作無關事情。（九）各部門使用人員應提升對黑客攻擊和病毒感染方面防范意識，一旦覺察有病毒感染，請立即向管理部匯報，由網(wǎng)絡維護人員給清毒。辦公設備使用管理要求第一條總則（一）為加強企業(yè)各類辦公設備規(guī)范管理，特制訂本措施。（二）本制度適適用于湛江華品木業(yè)復印、傳真、通訊設備等管理。第二條管理內(nèi)容和要求（一）復印和傳真：1、企業(yè)復印、傳真崗位屬企業(yè)機密重地，嚴禁無關人員進入操作；嚴禁隨意翻閱、查看或復制、匿藏各類文件材料；操作人員嚴禁向她人泄露關鍵文件材料內(nèi)容。2、對復印件、傳真件要嚴格控制，嚴禁復印或傳真和工作無關材料。包含企業(yè)重大利益或形象、關鍵圖紙或資料等材料復印，必需經(jīng)總經(jīng)理同意。不然，其后果當事人負擔。3、為控制各部門復印用量，達成節(jié)省用紙目標，復印用紙統(tǒng)一由行政人事部文員按辦公用具領用程序領用，并做好領土完整用登記手續(xù)。各部門需用紙時，到行政人事部領取。文員每個月統(tǒng)計各部門領取紙張數(shù)量，計入各部門辦公費用。4、使用人員應按使用方法正確操作復印機，如有疑問或出現(xiàn)卡紙，不能操作等現(xiàn)象，一律停止復印，并立即請行政人事文員前來處理，嚴禁私自打開機器或亂按按鍵，如出現(xiàn)因人為操作不妥或私自處理故障而產(chǎn)生復印機問題，將追究具體操作人責任。5、企業(yè)各部門全部對外傳真全部必需填寫申請單，并經(jīng)部門經(jīng)理（主管）、分管經(jīng)理同意后交行政總務文員操作發(fā)送。未經(jīng)許可，不得自行操作傳真。6、嚴禁使用企業(yè)傳真機發(fā)送和企業(yè)無關材料。7、外來業(yè)務人員或來客使用企業(yè)復印、傳真設備，必需經(jīng)行政人事部、副總經(jīng)理（視需要）同意后方可使用。8、各部門應嚴格實施本措施。如有未按程序或違反本措施情節(jié)發(fā)生，將視形成后果輕重程度，參考企業(yè)相關制度對其進行處罰。9、操作人員應掌握部分簡單復印機、傳真機日常維護工作，發(fā)覺問題應立即報相關領導立即組織維修。（二）固定電話管理1、電話系統(tǒng)分為總機系統(tǒng)和直線，各部門辦公室裝備一部電話機，供對外聯(lián)絡工作。2、各部門要珍惜電話，撥號時不應用力按鈕或把話筒亂扔。各部門電話機由各部門負責保管，如遇人為造成損壞或因保管不善丟失由所在部門負責。3、各崗位或辦公室應注意不要使電話擱空，由此造成總機損壞及影響通訊通暢后果，由所在部門及責任人負擔。4、辦公電話只能用于公事聯(lián)絡，不得打和公事無關電話，每個月末由行政總務部將把每臺電話計費清單打印，交企業(yè)領導審核。如發(fā)覺公話私用，將由個人全額負擔，一再違反者，將處以50—200元罰款。5、提倡長話短說，嚴禁利用電話聊天；任何偷打聲訊電話行為，一經(jīng)發(fā)覺，其當月產(chǎn)生全部電話費由當事人負擔；情節(jié)嚴重，除賠償電話費外，企業(yè)給予除名處理。（三）移動電話管理為確保工作需要，享受電話費補助人員必需確保手機二十四小時處于開通狀態(tài)（包含節(jié)假日），如出現(xiàn)一次關停機現(xiàn)象，即取消下月電話費補助。第三條管理部負責對本制度檢驗和監(jiān)督車輛管理措施第一條為節(jié)省費用，加強本企業(yè)車輛保管及有效利用，特制訂本措施。第二條本措施所指車輛系指企業(yè)面包車和小轎車車輛。第三條本企業(yè)車輛由行政人事部統(tǒng)一進行管理，并指派專員負責保養(yǎng)。第四條標準上車輛應由專職司機駕駛，因工作需要由她人駕駛時，駕車人須獨立負擔全部法律責任和民事責任。第五條車輛相關證件及保險資料由企管部專員負責保管，并負責一切規(guī)費、稅費繳納及維修、具體負責車輛年審工作。第六條各部門因公務需要使用車輛時，使用人必需逐項填妥《派車單》；無《派車單》出車者，企業(yè)大門當值保安員嚴禁該車輛出行。第七條企業(yè)廈門當值保安員應在《派車單》上做好離廠和回廠紀錄和公里數(shù)據(jù)等。第八條派車標準、申請公務車程序及資格。（一）派車標準：1、節(jié)省為主，一車共用。2、企業(yè)確保在任何時候有車在廠區(qū)內(nèi)待命，以應付突發(fā)事件。（二）申請公務車程序及資格：1、各部門工作人員外出辦理本部門業(yè)務（如聯(lián)絡通常業(yè)務、提取多種單據(jù)、票據(jù)等），企業(yè)不調(diào)派車輛。2、內(nèi)采人員、采購能拿得動小型物件及外取單據(jù)、票據(jù)，企業(yè)不調(diào)派車輛。3、總經(jīng)理、副總經(jīng)理填寫《派車單》后可自行用車。4、出車申請人標準上必需是部門主管、經(jīng)理以上干部方能申請調(diào)派（財務人員去銀行取現(xiàn)金不在此列）。遇緊急突發(fā)事件時（如職員工傷等），不受職務等級限制。5、外勤出差或其它關鍵公務，須使用公務車時，由申請人填寫《派車單》，經(jīng)申請人上一級主管核準后交行政總務部統(tǒng)一調(diào)派。6、出車申請人應盡可能提前半個工作日知會行政總務部，行政總務部依據(jù)輕重緩急、行車方一直協(xié)調(diào)其它使用人統(tǒng)一出行，以節(jié)省路橋費、油費、時間等，從而提升車輛使用率。7、車輛管理步驟圖：駕駛人到企管部或大門保安門崗逐項填寫《派車單》。駕駛人將《派車單》交大門保安。大門保安憑《派車單》放行駕駛人中途若將車輛轉交至第三方，返回須在《派車單》上注明交接時間、接車人姓名、里程。駕駛人回企業(yè)后,保安填寫返回時間和里程數(shù)，次日轉交行政文員駕駛人將車鑰匙交至行政文員。行政文員每個月末上網(wǎng)查詢?nèi)寇囕v有沒有違章統(tǒng)計，和《派車單》進行查對，明確責任人。（三）車況檢驗：駕駛人出發(fā)前，應先檢驗車況及外觀，如發(fā)覺車輛外觀異常，嚴禁該車輛離廠，不然，出現(xiàn)一切后果由駕駛人自負?，F(xiàn)時，駕駛人在返回企業(yè)后應將車輛車況及外觀新出現(xiàn)異常情況報行政總務部備查，不得隱瞞不報。（四）駕駛人資格：駕駛人必需有駕駛證且含有兩年以上實際駕齡、事前經(jīng)行政總務部專職司機認可，方能上路行駛。無照駕駛產(chǎn)生一切后果由駕駛人負擔全部責任。第九條加因駕駛人個人原因造成車輛損壞（如違規(guī)違章操作），由駕駛人負責修復賠償。駕駛人違反道路交通法規(guī)后產(chǎn)生一切罰款由駕駛人自行負擔。第十條行政總務部文員應妥善保留《派車單》二個月時間，同時，每個月末上網(wǎng)查詢企業(yè)全部車輛違章行駛情況；如網(wǎng)上出現(xiàn)違章紀錄，行政總務文員查對《派車單》，經(jīng)過比對出車時間、行駛路線、駕駛人等統(tǒng)計找出違章責任人而且督促其立即交納交通違章罰款。第十一條公務車保養(yǎng)和檢驗：一定時保養(yǎng)，每行駛5000公里后專職司機送企業(yè)指定維修廠進行維護。二每星期由專職司機負責洗車一次。三公務車一周未使用時專職司機發(fā)動一次，每次溫車5分鐘以上。第十二條節(jié)假日或星期天時車輛管理：逢節(jié)假日、星期天，除備用車輛停放在企業(yè)駐地外，企業(yè)領導商務用車按“車輛使用步驟圖”運作。第十三條本制度解釋權歸管理部，經(jīng)企業(yè)領導核準后公布實施，修改時亦同。附派車單隨車聯(lián)申請人需車時間年月日時分需車類型估計返回年月日時分用車事由沿途經(jīng)：目標地：駕車人部門經(jīng)理或分管副總核準行政總務部核準：隨行部門隨行人員出發(fā)時間公里表數(shù)起步（㎞）月日時分門衛(wèi)簽字：返回（㎞）月日時分門衛(wèi)簽字：中途車輛移交情況起步（㎞）月日時分交車人：返回（㎞）月日時分接車人：注：此表由駕駛人隨車攜帶，返回后交大門保安留查；保安于次日早晨交行政總務文員務存保險庫管理要求第一條凡屬本企業(yè)有價證券、全狀、執(zhí)照、協(xié)議、營業(yè)資金、支票、機密性或關鍵性物件等需統(tǒng)一保留者，需放置于保險庫中。第二條總經(jīng)理應指派專員負責經(jīng)管保險庫。第三條經(jīng)管人應慎重保管保險庫鑰匙，并嚴守密碼，離職或移交工作亦同，如因違反要求而至企業(yè)遭受損失，將依情節(jié)輕重懲處或依法究辦。第四條經(jīng)管人應備簽收薄，凡入庫保留證件均需簽收；出庫、借出或移交時，亦應由接收人簽收，以明權責。第五條經(jīng)管人應將入庫證件分企業(yè)或分類存檔，并將企業(yè)、資料名稱、數(shù)量、移交日期等記入“檔案明細表”，以利查詢。第六條簽收薄及檔案明細表應保留五年以上，不得丟棄或銷毀。第七條保險庫內(nèi)物品如有遺失或失竊，應即呈報上級處理。第八條零星物件應裝袋或裝訂，以免零亂。第九條盤點方法以下：1、經(jīng)管人得于盤點前將資料、清單備妥。2、保險庫應由總辦指定人員進行盤點。3、本措施經(jīng)呈總經(jīng)理核準后生效，修改時亦同。行政辦公規(guī)范管理制度第一條為提升企業(yè)辦公管理及文化建設水平，特制訂以下要求。第二條辦公儀表規(guī)范：1、辦公時間一律需著企業(yè)制服（有外事活動除外）。2、頭發(fā)梳理整齊，衣飾熨燙挺括，鞋子潔凈明亮。第三條辦公室規(guī)范：1、辦公桌：桌面除電腦、口杯、電話、文具外，不許可放其它和辦公無關物品；2、輔桌：文件盒、少許工具書；3、座椅：靠背、座椅一律不準放任何物品，人離開時椅子要調(diào)正；4、電腦：電腦應放寫字臺左前角；5、卡座屏風：內(nèi)外側不許可有任何張貼；6、垃圾簍：罩塑料袋，放置在寫字臺下右前角；7、飲水機：指定地點，不得隨意移動；8、報刊：必需放在報架上；9、外衣手袋：持于衣帽間或柜子內(nèi)，嚴禁隨意放在辦公桌椅或地柜上。第四條語言規(guī)范：1、交往語言：您好，早上好，早，晚，再見，請問，勞駕您，關照，謝謝，周末愉快，拜拜等；2、電話語言：您好，請問，謝謝，再見等；3、接待語言：你好，請稍候，我去通報一下，請坐，對不起，請登記，我即去聯(lián)絡，打攪您一下，好，行，（切勿說“不”）。第六條行為規(guī)范：1、堅守工作崗位，如非需要不要串崗；2、上班時間不看報紙、玩游戲或做其它和工作無關事情；3、辦公桌上應保持整齊并注意辦公室平靜；4、上班時間，不準在辦公室化妝；5、接待來訪和業(yè)務洽談客人請在接待室或會議室進行；6、使用接待室和會議室要事先安排好，以免安排沖突；7、不要因私事打企業(yè)長途電話，凡因私事打電話，發(fā)覺將被罰款；8、不得隨意使用其它部門電腦；私客未經(jīng)總經(jīng)理同意，不準使用企業(yè)電腦；9、未經(jīng)總經(jīng)理同意和部門經(jīng)理授意，不要索取、打印、復印其它部門資料；10、嚴格遵守考勤制度；11、不管任何原因，不得代人打卡；12、吸煙請到吸煙室，不然罰款10元/次；13、請假如無請假條，一律認同為曠工；14、凡出遠勤達一天以上者，應先填報經(jīng)領導同意出差單；15、因故臨時外出，必需請示部門經(jīng)理；各部門全體外出，必需和總經(jīng)理辦公室打招呼；16、如無工作需要，不要私自進入檔案室、財務室、會議室、接待室；17、不要將企業(yè)煙缸、茶杯、文具等一切公物，帶回家私用。本規(guī)范從同意之日起實施，望全體職員自覺遵守?？偨?jīng)理辦公室將實施監(jiān)督和檢驗。二、會議管理制度企業(yè)會議管理制度第一條總則1、為使企業(yè)會議管理規(guī)范化和有序化，提升會議質(zhì)量和行政決議效率，特制訂本制度。2、會議應本著精減、高效標準進行；會議內(nèi)容應簡明扼要、切中專題，重視效果；切忌空洞無物，漫無邊際，泛泛而談。3、本制度適適用于湛江華品會議管理。第二條管理內(nèi)容和要求1、每七天會議安排由管理部統(tǒng)一管理，如會議時間和出席人員有重合，由管理部負責協(xié)調(diào)。2、各部門內(nèi)召開會議由各部門自行安排，部門在安排時應避免和企業(yè)會議重合。3、例會在正常情況下不再變動，特殊情況另行通知。參與會議人員應提前五分鐘抵達會議室，因故不能參與會議者應事先向主持人請假。4、企業(yè)辦公樓二樓會議室由管理部負責管理，各部門需用會議室時，需提前一天和管理部聯(lián)絡。第三條例會安排為了避免會議過多或反復，企業(yè)正常性會議一律納入例會制，標準上要按例行要求時間、地點、內(nèi)容、組織召開。例會會議分為：企業(yè)部門主管會議、生產(chǎn)會議、職員大會、安全工作會、部門例會、班組例會、年底總結大會和外部會議；具體安排以下：（一）企業(yè)部門經(jīng)理會議1、時間：每個月28日下午16：00—18：00（節(jié)日順延）2、地點：企業(yè)二樓會議室3、主持：總經(jīng)理4、召集：行政人事部5、和會者：各副總經(jīng)理、各總監(jiān)、廠長、部門經(jīng)理及主管。6、會議內(nèi)容：（1）研究落實落實董事會相關方針、政策及相關要求。（2）總結評價企業(yè)各部門本月工作總結及下月工作計劃。（3）討論生產(chǎn)、技術、管理、人事行政后勤等工作內(nèi)容。（4）協(xié)調(diào)各部門關系、處理部門之間在工作中碰到問題。（5）必需由部門經(jīng)理（主管）會議討論、決定其它事項。7、要求：（1）每個月28日早晨，各部門經(jīng)理及主管上交本月工作總結和下月工作計劃至行政人事部（另發(fā)放標準范本填寫），由行政人事部呈總經(jīng)理批閱、行政人事部立案。（2）部門經(jīng)理（主管）會議決定事項，如已明確承接部門，由承接部門負責落實落實。行政人事部應按其職責范圍，負責催辦和了解落實情況，立即向企業(yè)領導匯報。（二）生產(chǎn)工作會議1、時間：每七天一次2、地點：企業(yè)一樓生產(chǎn)辦公室3、主持：分管領導（或廠長）4、召集：生產(chǎn)部5、和會者：各車間主管、班組長、質(zhì)檢組、倉儲部、油漆組（依據(jù)需要，可臨時調(diào)整和會人）。6、會議內(nèi)容：（1）研究、布署生產(chǎn)任務；分析各車間、班組計劃實施情況和經(jīng)營活動結果，評價各方面工作情況。（2）匯報、總結、近期產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改善方法。（3）調(diào)度、平衡生產(chǎn)進度、研究處理各車間班組不能自行處理重大問題；肯定成績，暴露矛盾，提出改善方法。7、要求：會后形成會議統(tǒng)計或會議紀要報分管副總經(jīng)理、行政人事部立案。（三）生產(chǎn)協(xié)調(diào)會1、時間：每七天二下午15:00-17:002、地點：企業(yè)二樓會議室3、主持：行政總監(jiān)4、召集：行政人事部5、和會者：生產(chǎn)部、技術部、質(zhì)量管理部、銷售部（含國際業(yè)務和中國業(yè)務）、采購部、行政部等部門經(jīng)理及主管。6、會議理念：團結協(xié)作，加強溝通、主動配合7、會有內(nèi)容：處理相關部門在生產(chǎn)步驟中碰到問題，研究制訂處理方案，確定任務完成日期。8、要求：會后形成會議統(tǒng)計要上報分管領導及發(fā)放到各和會部門；各相關部門要認真推行職責，按時完成工作計劃。（四）職員大會1、時間：每十二個月春節(jié)前（后）依據(jù)需要而定，下午18：30—21：302、地點：企業(yè)辦公樓大門前（或另選址）3、主持：總經(jīng)理（或董事長）4、召集：行政人事部5、和會者：企業(yè)全體職員6、會議內(nèi)容：總結整年工作情況、布署下年度工作任務，表彰獎勵優(yōu)異集體、個人；職員隊伍精神文明建設計劃和方法。7、要求：行政人事部會后形成會議紀錄。（五）安全工作會(含安全生產(chǎn)、治安、消防工作)1、時間：3月30日、6月30日、9月30日、12月30日，16：00—18：002、地點：企業(yè)二樓會議室3、主持：安全生產(chǎn)責任人4、召集：行政人事部、生產(chǎn)部5、和會者：廠長、廠辦主任、車間主管，倉儲部主管、行政人事部經(jīng)理及保安隊長6、內(nèi)容：匯報總結上月安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢驗分析事故隱患，研究確定安全防范方法。7、要求：會后由行政人事部形成會議紀要。（六）部門例會1、時間：每七天一08：30—09：002、地點：各部門辦公室3、主持：部門經(jīng)理4、和會者：本部門職員5、例會內(nèi)容：檢驗、總結、部署工作；對上周工作進行講評,部署本周工作任務和注意事項。（七）班組例會1、時間：天天07：30—08：00（各班組可自行掌握時間）2、地點：各班組工作場地周圍3、主持：班長或車間主管4、和會者：本班組全體職員5、例會內(nèi)容：檢驗、總結部署工作；對昨天工作進行講評,部署今天工作任務和注意事項。（八）企業(yè)年底總結大會1、時間：每十二個月春節(jié)前（具體時間另行通知）2、地點：企業(yè)二樓會議室（或另選址）3、主持：董事長或總經(jīng)理4、召集：行政人事部5、和會者：企業(yè)領導、各部門經(jīng)理及車間主管等管理人員。6、會議內(nèi)容：總結評價企業(yè)各部門、車間上年各部門工作任務完成情況，安排部署明年工作。7、要求：元月底，各部門經(jīng)理、車間主管、分別上交《201年底工作總結》、《201年工作計劃》、《201年部門人力需求計劃》、《201年度部人力資源預算》、《部門201年度資金預算》、《部門年底考評表》至行政人事部（另發(fā)放標準范本填寫），由行政人事部匯總后呈各分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事會批閱。第四條外部會議（一）外部會議指企業(yè)和關聯(lián)單位、政府相關部門、新聞單位召開項目或技術專題會議，統(tǒng)一由行政人事部安排，對需協(xié)調(diào)事宜，由其它部門配合按時完成。（二）會議接待要求：有政府相關部門、新聞單位參與關鍵會議會議室要求有水果、餐巾、茶水、鮮花、歡迎牌，配置服務人員。橫幅視情況而定，提供攝影、攝像。（三）行政人事部于會前視需要提供新聞通稿，會后形成會議紀要。第五條其它會議安排：凡包含多個部門（車間）責任人參與多種會議，均須于會議召開前一個工作日經(jīng)部門或分管領導同意后，由會議召集部門匯總并由其統(tǒng)一安排。第六條凡本制度已列入會議計劃會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新其它會議時，召集部門應提前一天報行政人事部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意，任何部門和個人不得隨便打亂正常會議計劃。第七條對于參與人員相同、內(nèi)容靠近、時間相適臨時會議，可安排合并召開。第八條各部門會期必需服從全企業(yè)統(tǒng)一安排，各部門小會不應安排在全企業(yè)例會同期召開（和會人員不發(fā)生時間上沖突除外），應堅持小會服從大會，局部服從整體標準。第九條會議準備。全部會議主持人和召集人、和會人員全部應分別作好相關準備工作，包含擬好安排會議議題、安排會議議程、日程和程序、準備會議文件、講話關鍵點、確定會議規(guī)模、提出和會人員名單、會場部署、座次排列、會議簽到、會議統(tǒng)計和會議錄音、會議保密、發(fā)出會議通知、會場服務（茶具茶水）、獎品、紀念品等。第十條企業(yè)二樓會議室鑰匙由行政人事部保管并對會議室各類設施進行添置和維護。第十一條會議紀律（一）參與會議全部干部和職員一律將手機設置為振動模式；因緊急情況須撥打、接聽手機，應臨時離開會場；會議期間手機鈴聲響起，罰款10元1次。（二）如和會人員未按本制度要求會議召開時間參會且未事前向會議主持人請假，違者罰款50元（主持人將違紀人員名單報行政人事部處理）。（三）和會者如無特殊原因不得中途退出會場。違者罰款50元；遇緊急事件時，應向會議主持人請假。（四）嚴禁和會人員大聲喧嘩、“開小會”、吃零食（會議安排除外）行為發(fā)生。第十二條本制度實施情況由行政人事部負責督導、檢驗。三資料管理制度檔案管理制度第一條總則（一）本制度依據(jù)《中國檔案法》及相關部門要求，結合我企業(yè)實際制訂。（二）檔案管理工作基礎任務是做好檔案搜集、整理、判定、保管、統(tǒng)計和利用工作。（三）本制度適適用于湛江華品木業(yè)檔案管理第二條檔案管理體制（一）管理部經(jīng)理是企業(yè)檔案工作直接責任人。（二）管理部設置檔案室，配置檔案管理專職人員，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織企業(yè)建檔立卷工作，督促指導相關部門兼職檔案員對檔案資料搜集和管理歸檔工作，代表本企業(yè)對外聯(lián)絡相關檔案業(yè)務。（三）檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理標準。依據(jù)本企業(yè)管理體制要求，文書、科技、聲像檔案由檔案室負責管理。（四）檔案管理網(wǎng)絡是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主，以各部門兼職檔案人員為為輔管理網(wǎng)絡。檔案管理應根據(jù)企業(yè)長遠計劃、發(fā)展要求來開展工作，開展檔案業(yè)務培訓，使檔案實施規(guī)范、標準化管理。第三條檔案管理（一）文件材料歸檔要求1、歸檔文件材料必需正確地反應本企業(yè)生產(chǎn)、基礎技術和經(jīng)營管理等各項活動真實內(nèi)容和歷史過程。2、在生產(chǎn)活動中形成文件材料，由總經(jīng)辦、各部門文員（兼職檔案員）負責搜集、整理立卷，交檔案室統(tǒng)一管理。3、歸檔文件材料必需完整、系統(tǒng)、正確，各項簽字手續(xù)完備，書寫材料要益于長久保管，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。4、文件材料歸檔范圍和保管期分別以國家相關法規(guī)，即工礦企業(yè)、檔案保管期限為標準。5、凡本單位在各項業(yè)務中形成含有保留價值文件材料、包含聲像材料全部必需移交檔案室歸檔，任何部門和個人全部不得占為己有。6、工作人員因工外出學習、考察及參與多種會議文件材料，應按文件歸檔范圍要求交檔案室歸檔。（二）檔案保管1、接收檔案要認真驗收，并辦理交接登記手續(xù)。2、存放檔案必需有專用檔案室、專用柜。檔案室應含有良好環(huán)境，含有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全方法。3、定時檢驗檔案室安全方法，庫房溫、濕度分別控制在14℃～24℃和45℃～60℃。4、檔案室內(nèi)嚴禁煙火，不準堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷電源，關閉門窗。5、檔案室內(nèi)案卷排列要科學，更于利用和保管。6、定時進行庫藏檔案清理、校對，做好帳物相符。7、凡離、退職人員全部必需向檔案室交還所借檔案，并由檔案室責任人在離職單上簽字。8、檔案管理人職員作調(diào)動，要辦理檔案數(shù)量和情況交接手續(xù)。（三）檔案判定和銷毀1、依據(jù)國家檔案局相關部門要求，編制檔案保管期限，檔案保管期限分永久、長久（16～50年）、短期（以下）三種。2、日常判定工作由檔案室負責，對新入庫檔案應正確劃分保管期限。3、庫存檔案定時判定由總經(jīng)辦、管理部負責進行，判定小組由企業(yè)主管檔案工作領導、檔案人員和業(yè)務技術人員組成，對超出保管期限檔案提出存毀意見，由檔案部門寫出判定匯報，在保管單位備考表中注明判定意見，由小組責任人署名，并注明判定日期。4、銷毀檔案需嚴格掌握，銷毀前要編制清冊，提出銷毀匯報，經(jīng)檔案主管領導審批。銷毀檔案要嚴格實施保密要求，將作廢檔案送至指定地點監(jiān)銷。5、檔案銷毀清冊要永久保留。（四）檔案統(tǒng)計1、檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始統(tǒng)計為依據(jù)，做到正確可知。2、檔案統(tǒng)計關鍵有檔案管理基礎情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計。（五）檔案信息開發(fā)利用1、檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理一項關鍵內(nèi)容，要主動開展檔案二次整理和編研，利用檔案信息資源，有效地為企業(yè)各項工作服務。2、企業(yè)檔案開發(fā)和提供利用，必需嚴格實施保密制度。3、依據(jù)檔案機密程度，確定不一樣利用范圍，要求不一樣利用審批手續(xù)。外單位人員查閱我企業(yè)檔案，應持介紹信，經(jīng)主管領導同意方予接待。未經(jīng)許可不準拍照、復制、轉抄，不準將檔案帶出企業(yè)外。4、利用檔案均需辦理登記手續(xù)，珍惜檔案，不得折疊、折卷，隨意更改和涂寫，如發(fā)覺損壞、丟失和泄密，應追究責任。5、正本檔案均不犯錯，一律在檔案室查閱，情況特殊者需經(jīng)領導同意。6、檔案利用后，利用人應按要求填寫《檔案利用效果記錄表》。（六）檔案管理人員1、檔案工作人員要忠于職守，含有專業(yè)知識和檔案管理知識，熟悉和了解企業(yè)各項管理活動。2、檔案管理人員工作安排要相對穩(wěn)定，有利積累經(jīng)驗，開展工作。第四條文書檔案管理文書檔案是記述和反應本企業(yè)在實施黨和國家路線、方針政策、法律、法規(guī)和各項活動真實原始統(tǒng)計，是企業(yè)基礎情況和歷史面貌統(tǒng)計，是查考、研究和總結關鍵依據(jù)。（一）基礎任務1、對本企業(yè)各部門文件材料進行歸檔2、各部門兼職檔案員或業(yè)務人員應搜集本部門每十二個月所形成文件材料，確保文件材料搜集齊全、完整。3、文書檔案案卷格式實施GB/T9705—88標準。（二）文書檔案歸檔范圍和保管期限、表序號、歸檔范圍、保管期限：1、黨和國家領導人、政府部門領導視察、檢驗本單位工作時形成題詞、講話照片等關鍵文件材料——永久。2、企業(yè)召開會議：企業(yè)辦公會議統(tǒng)計、紀要、討論經(jīng)過文件——永久。（2）企業(yè)召開工作會議和關鍵專業(yè)會議文件：通知、代表名單、日程、匯報、講話、會議統(tǒng)計、決議、決定、紀要、總結、討論經(jīng)過文件、模范人物名冊、獎勵名單及關鍵聲像材料——永久。（3）經(jīng)典材料、代表講話、學術匯報、簡報——長久。（4）小組會議統(tǒng)計——短期。（5）企業(yè)召開通常專業(yè)性會議文件：紀要、通知、總結、講話、匯報、關鍵聲像材料——長久。（6）經(jīng)典材料、代表講話、簡報——短期。3、企業(yè)制發(fā)（包含和其它單位聯(lián)合制發(fā)）多種文件材料、決定、決議、指示、要求、措施、通報、通知等：（1）方針、政策法規(guī)性、關鍵——永久。（2）通?！L久。（3）事物性有參考價值——短期。4、上級單位召開關鍵會議文件材料。（1）關鍵有查考意義——長久。（2）通常——短期。5、上級單位頒發(fā)文件材料：（1）針對企業(yè)業(yè)務并實施關鍵文件——永久。（2）通?！L久。（3）其它需要實施文件材料——短期。6、本企業(yè)請示、匯報和上級機關批復：（1）關鍵——永久。（2）通常事務性——短期。7、計劃、計劃、統(tǒng)計報表：（1）企業(yè)及上級單位下達年度——長久。（2）六個月、季度、月度——短期。（3）下級單位報送：年度和年度以上——長久；年度以下——短期。8、工作總結、匯報：（1）年度、關鍵專題——永久。（2）六個月、季度、通常專題——短期。9、相關機構設置、撤并、名稱更改、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料——永久。10、干部任免文件材料：（1）企業(yè)董事會對企業(yè)領導人任免——永久。（2）企業(yè)內(nèi)部機構責任人任免——長久。11、企業(yè)勞動模范、優(yōu)異工作（生產(chǎn)者）等文件材料：省、市級以上表彰、獎勵文件材料——永久。（2）本單位評選擇表彰優(yōu)異工作者通知決定及事跡材料——長久。12、監(jiān)察工作形成請求匯報、案件處理結論、通報等：（1）影響大、問題嚴重——永久。（2）通常——長久。13、企業(yè)處理文件材料有省、市、區(qū)以上領導人關鍵指示和處理結果——永久；有上級機關或本單位領導人關鍵指示和處理結果——長久；其它——短期。14、干部職員錄用、轉正、調(diào)動工作、職務聘用、勞動保護、勞保統(tǒng)籌、職員教育、技術考評及撫恤、死亡等文件材料——長久。15、企業(yè)組織沿革、大事記——永久。16、企業(yè)財產(chǎn)、物資檔案等交接憑證——永久。17、企業(yè)編輯反應關鍵職能活動出版物定稿和樣本——永久。18、黨、團總支、工會形成文件：（1）黨、團代會、職代會等會議通知、名單、議程、匯報、總結、領導人講話、決議、紀要、選舉結果、關鍵聲像材料——長久。（2）年工作計劃、總結、會議文件、團費會費管理——長久。（3）簡報和通常文件——短期。第五條財務會計檔案管理（一）財務檔案歸檔范圍及保管期限1、財務管理方面文件：（1）本企業(yè)相關財務工作和各項要求、制度；（2）年度基建、生產(chǎn)財務計劃、年度財務決算，年度外匯收支計劃；（3）申請外匯請示、批復、專題資金核定、提取分配、使用；（4）電價管理；（5）財稅管理；上述文件關鍵——長久；通常——短期。2、財務檔案整理、裝訂：（1）每十二個月形成財務資料應立即聚集、整理、財務部門應分門類立卷裝訂成冊。（2）原始憑證大于記帳憑證，應將原始憑證逐張折齊于記帳憑證，預防原始憑證破碎損壞。（3）依據(jù)記帳憑證編輯次序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應寫明憑證起迄號、裝訂日期、并由財務責任人蓋章。（4）裝訂成冊、總帳、銀行和現(xiàn)金日志帳全部應有編號，在年度終了后，必需檢驗，有沒有缺頁或漏頁、錯號和反復號。（5）在年底了后，活頁記帳必需另行裝訂，裝訂前由記帳人員認真檢驗有沒有缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。3、財務檔案移交：（1）當年財務檔案在年底終了后臨時由財務部門保管十二個月，至第二年第一月，由財務部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。（2）財務部門和檔案室交接檔案時，必需認真查對，做到帳物相符，雙方署名蓋章，各留清單一份。（3）財務部門必需按時將應歸檔全部檔案移交檔案室，不得自行封包保留。檔案室必需按期點收，不得推諉拒絕。（4）檔案室接收保管會計檔案，應保持原卷冊封裝，如特殊原因必需拆封或抽出附頁時，需經(jīng)財務部責任人同意后，會同原經(jīng)辦人共同拆封，以分清責任。（二）會計檔案內(nèi)容和管理1、會計檔案是指會計憑證，會計帳簿，會計匯報和關鍵經(jīng)濟合相同會計資料。2、會計檔案年度終了按要求分類及編號，登記造冊。包含：會計憑證和原始憑證（按年度編卷號）、銀行存款余額調(diào)整表、工資表、現(xiàn)金日志帳、銀行存款帳、總帳、明細分類帳報表類、年度會計報表、月報表及財務快報等。（1）憑證類：原始憑證和記帳憑證保管；銀行存款余額調(diào)整表保管3年；工資表永久保管。（2）帳簿類：現(xiàn)金日志帳保管25年；銀行存款帳保管25年；總帳保管25年；明細分類帳保管。（3）報表類：年度會計報表永久保留；月、季度報表保管5年。（4）其它類：會計檔案移交清冊保管；會計檔案銷毀清冊保管25年；會計檔案保管清冊保管25年；包含外事及對私改造會計檔案永久保留。（三）會計檔案銷毀會計檔案保管期滿后需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務部共同判定，嚴格審查，編制“會計檔案銷毀清冊”，報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意。對于到期未了結債權、債務原始憑證，應單獨抽出，保管到結清債權、債甸時為止。（四）會計檔案交接1、會計人員調(diào)動工作，必需辦理交接手續(xù)。2、會計人員辦理交接手續(xù)，必需有監(jiān)交人負責監(jiān)勻會計檔案保管清冊。3、會計檔案由財務部指定由專員負責保管。4、本部門人員調(diào)用會計檔案，由專員負責登記，歸還時查對銷號。5、本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)財務部責任人同意。外單位人員調(diào)閱會計檔案，必需持有效證件、單位介紹信等正當后續(xù)，并經(jīng)企業(yè)領導同意。（五）會計檔案保管期限1、會計主管人員辦理交接手續(xù)，由分管副總經(jīng)理監(jiān)交。2、移交人員要編制移交清冊，逐項移交，接替人員要逐項查對點收。第六條生產(chǎn)技術檔案管理（一）技術檔案歸檔范圍及保管期限1、相關出國考察、友好往來、參與會議等工作中形成文件：（1）重大活動關鍵文件——永久；（2）審核手續(xù)、考察匯報——長久。2、生產(chǎn)建設、出口貿(mào)易形成文件：（1）協(xié)議、協(xié)議附件、談判協(xié)議、議定書、各設計階段相關文件、審查議定書、國外設備材料驗收及設計聯(lián)絡、開箱檢驗統(tǒng)計、商檢及索賠——永久。（2）談判過程中外商提交材料、出國考察搜集相關材料，技術問題來往信函：關鍵——永久；通?！唐?。3、生產(chǎn)技術管理方面文件：（1）生產(chǎn)技術管理要求、措施——長久。（2）檢修、調(diào)度運行管理全廠性試驗——長久。（3）安全技術管理要求、通知、會議紀要、調(diào)查——短期。（4）環(huán)境保護通知、要求、會議紀要、調(diào)查——短期。（5）節(jié)能管理——長久。（6）燃料管理——長久。（二）技術檔案利用1、凡外單位來我企業(yè)進行技術檔案咨詢者，需持有單位介紹信，并經(jīng)企業(yè)領導簽字認可。2、依據(jù)技術檔案類別，需分別經(jīng)主管領導同意后，方可提供利用。第七條聲像檔案管理（一）歸檔范圍1、各級領導來廠指導工作或從事其它重大活動攝錄所形成材料。2、中國外來賓來廠參觀訪問，洽商所形成材料。3、企業(yè)黨政工團召開關鍵會議和組織各類活動所形成材料。4、重大技術改造項目形成材料。5、重大人身、設備事故、消防事故、設備缺點形成材料。6、關鍵設備安裝、檢修形成材料。（二）歸檔要求1、沖洗后照片需立即整理、登記、編目、立卷、并編制檢索工具，便于利用。2、歸檔磁帶裝在密封盒里，遠離磁場。3、定時檢驗聲像檔案保管情況，錄像帶每六個月重繞一次，發(fā)覺污損立即修復。4、攝影檔案底片應單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。5、聲像檔案保管期限均為永久保管期。第八條人事檔案管理人事檔案管理是指企業(yè)職員人事履歷管理工作，包含檔案搜集、歸檔、查閱、銷毀等方面管理內(nèi)容。（一）職責劃分1、企業(yè)在職職員、離職或解聘人員人事資料由管理部負責管理；職員個人檔案由湛江市人才交流中心托管，由管理部負責商洽，其費用由個人自理。2、建立人事檔案帳冊，全部檔案必需登記入帳，妥善保管。每十二個月按在冊人員進行一次查對，如發(fā)覺問題立即處理。（二）檔案搜集內(nèi)容1、履歷材料；2、自傳及屬于自傳性質(zhì)材料；3、判定（含自我判定）考評材料；4、學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況材料；5、加入黨、團材料；6、獎勵（包含科技和業(yè)務獎勵）材料；7、違反黨紀、政紀、國法處分材料；8、工資、職務變動、多種代表會審批表、呈報表等材料；9、其它可供組織參考、有保留價值材料；10、歸檔材料判別：歸檔材料必需經(jīng)過認真審查，符合要求歸檔要求材料，應完整無缺。第九條本制度解釋權歸管理部。印章使用管理制度第一條為加強企業(yè)印鑒、證照管理，規(guī)范企業(yè)行為，特制訂本措施。第二條印鑒使用和管理（一）有效印鑒種類、保管、施印部門1、公章、協(xié)議專用章、法人印章等，由總經(jīng)理指定專員保管并施印。2、財務專用章、稅務代碼章等，由總經(jīng)理指定財務部門專員保管并施印。3、各部門印鑒，由部門責任人指定專員保管并施印。4、任何人不得私自將印章帶出企業(yè)駐地，如因工作需要必需帶章外出，須經(jīng)她管副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意。（二）印章使用審批權限1、包含企業(yè)協(xié)議、協(xié)議、上報材料及手續(xù)辦理等工作使用企業(yè)印章，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意。2、各部門專用章由本部門責任人同意。（三）用印要求1、攜帶印鑒外出者必需到印鑒保管人處先行登記，注明事由、經(jīng)辦人、日期、同意人等。2、蓋印是證實文件效力一個標志。蓋章要端正、清楚其位置在文件末尾年月日中間；上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，蓋在公文末尾生效期中間，不壓正文。3、嚴禁錯蓋、漏蓋；嚴禁在空白信箋上蓋章。第三條企業(yè)各類證照使用和管理（一）營業(yè)執(zhí)照正副本、地稅、國稅、通常納稅人登記證正副本、企業(yè)法人代碼證正副本、銀行開戶許可證和其它各類特許證照等，由總經(jīng)理指定專員保管。（二）標準上，任何人不得私自將各類證照原件帶出企業(yè)駐地，如因工作需要必需攜帶外出，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意。（三）因工作需要，需在相關證照復印件上加蓋公章，按印章使用審批權限辦理。第四條本措施解釋權歸管理部，經(jīng)企業(yè)領導核準后公布實施，修改時亦同。公文管理制度第一章總則第一條目標：本制度關鍵對湛江華品木業(yè)（以下簡稱華品企業(yè)）本部、職能部門、業(yè)務部門進行要求。第二條職責：華品企業(yè)全部公文事務由管理部歸口進行管理。第三條公文概念：本制度所要求公文是指華品企業(yè)各部門和和其它政府、商業(yè)組織之間為處理組織內(nèi)外事務而形成多種來往和統(tǒng)計文本。第二章發(fā)文管理發(fā)文處理。通常包含擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。第四條擬稿、審稿。企業(yè)各部門對外、對內(nèi)發(fā)文，先由企業(yè)發(fā)文部門擬就文稿后，擬稿人應填寫《華品企業(yè)公文審批表》，交管理部初核，審核關鍵：（一）是否需要行文。（二）是否符合國家方針、政策、法律、法令。（三）提出要求和方法是否明確具體、切實可行。（四）處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合要求。（五）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。初核時如發(fā)覺不妥之處，必需進行修改，屬于關鍵標準性問題，應退回發(fā)文部門修改，改動過大，要重新抄正。經(jīng)管理部初核、修改后文稿，由發(fā)文部門送對應分管副總經(jīng)理領導審核（對內(nèi)容、質(zhì)量負責）。第五條公文簽發(fā)華品企業(yè)總經(jīng)理、各分管副總經(jīng)理（在權限范圍內(nèi)）能夠簽發(fā)以華品企業(yè)名義發(fā)出公文；各部門責任人在報管理部初核、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理同意后，能夠簽發(fā)以企業(yè)名義發(fā)出公文；其它工作人員不得以單位名義發(fā)出公文，但因工作需要能夠以本人名義直接發(fā)出對內(nèi)公函。《工作聯(lián)絡單》由各職能部門、業(yè)務部門責任人或分廠責任人簽署生效。第六條編號、打印正式文件、校對、用印、文件分發(fā)。（一）以華品企業(yè)名義發(fā)文，經(jīng)企業(yè)領導同意簽發(fā)后文稿交管理部統(tǒng)一編號。1、以華品企業(yè)名義發(fā)文，紅頭文件一律用華品發(fā)字〔20××年〕××號，白頭文件一律用華品普字〔20××年〕××號；2、華品企業(yè)股東會議發(fā)文，用華品股字〔20××年〕××號；3、華品企業(yè)董事會發(fā)文，用華品〔20××年〕××號；4、職能部門和業(yè)務部門發(fā)文，用華品×字〔20××年〕××號。如財務部用華品財字〔20××年〕××號，管理部用華品管字〔20××年〕××號，生產(chǎn)部用華品生字〔20××年〕××號，具體由管理部負責進行規(guī)范。（二）以企業(yè)名義對內(nèi)對外發(fā)文繕印、編號、校對、用印、文件下發(fā)工作由管理部統(tǒng)一負責操作；以部門名義對內(nèi)對外發(fā)文繕印、校對、用印、文件分發(fā)由發(fā)文部門負責操作。第七條其它。（一）公文擬稿必需有一般A4紙張打印，附在《華品企業(yè)公文審批表》；改稿和簽發(fā)，一律用水性筆，嚴禁使用鉛筆和圓珠筆。（二）打印正式文件要美觀大方，符合企業(yè)要求公文格式。須裝訂文件要整齊牢靠，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年月日中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁左上方標明“此頁無正文”字樣。（三）公文校對以企業(yè)領導審批后原稿為準，各部門不得私自改動審批后原稿。第八條公文印發(fā)范圍華品企業(yè)公文分發(fā)范圍由擬辦單位提議，管理部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定；各部門公文印發(fā)范圍自行確定。第三章收文管理收文處理。通常包含登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。第九條登記。（一）上級發(fā)來文件、簡報、資料和平級發(fā)來文件，均由管理部文員統(tǒng)一簽收、登記、呈閱、分發(fā)并按不一樣類別進行分類處理。其中內(nèi)容關鍵急件，立即呈送相關部門責任人閱批，如責任人出差，立即送分管總經(jīng)理處理。（二）各部門來文一律交由管理部處理。（三）除特殊情況外，各部門不得直接向企業(yè)領導交遞公文，不得超級發(fā)文。尤其注明企業(yè)領導親啟公文，應交由該領導親啟，但應做好登記工作。第十條分辦。（一）承接人應依據(jù)文件要求傳閱范圍或領導閱后指示，安排傳閱或辦理。領導之間不宜直接橫向傳輸，以免積壓或傳失。（二）凡需辦理公文，應先送管理部經(jīng)理簽批意見，再分送給相關部門辦理或送領導指示后辦理。管理部經(jīng)理在簽批公文時，認為無需送領導閱批通常性公文，可依據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批相關部門閱辦。各部門收到急件時，應在半個工作日內(nèi)回復并退回文件，通常要辦理文件，2天內(nèi)應辦理并退文件，最遲不能超出3天。需要研究而不能立即處理，也要先書面或口頭簡明回復。（三）各部門公文經(jīng)管理部審核發(fā)覺在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤，退回原部門重新擬文。第十一條傳閱和催辦。（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密要求，不得將文件轉借其它人閱看。對還未傳達文件不得向外泄露內(nèi)容。（二）閱讀文件應抓緊時間，當日閱完后應在下班前將文件交管理部，閱批文件通常不得超出兩天，閱應署名以示負責。如有領導“指示”、擬辦意見“應責成相關部門和人員按文件所提要求和領導指示辦理相關事宜。（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以預防丟失泄密。（四）文件閱完后，應送交管理部，切忌橫向傳輸。（五）管理部經(jīng)理對文件負有催辦檢驗督促責任，承接部門接到文件、函電應立即指定專員辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應根據(jù)相關保密要求，并取得管理部同意后，給予復印或摘抄，原件應立即歸檔周轉。第十二條公文閱處。企業(yè)領導收到公文后，依據(jù)《華品企業(yè)文件傳閱單》提醒作出處理意見（通常每人用時不宜超出2個工作日，如確需延遲處理，應立即知會相關部門。對“急“和特急”件，通常應按要求期限處理。第十三條公文反饋和跟蹤。管理部接到企業(yè)領導指示后，應立即將指示件原件反饋給擬辦部門（通常不超出半個工作日，同時保留指示原件復印件）。第十四條歸檔。（一）管理部文員和各部門文員和相關工作人員應對收發(fā)公文每七天進行一次整理，對有存檔價值公文應向管理部移交。對各部門公文存檔價值確實定由本部門責任人按相關要求確定。（二）各部門每十二個月第一季度內(nèi)，須對上年度形成公文進行清理，在存檔價值須立即送管理部保留，對不具存檔價值公文經(jīng)本單位責任人確定后，用碎紙機或其它方法根本銷毀。第十五條本制度解釋權歸管理部，經(jīng)企業(yè)領導核準后公布實施，修改時亦同。四、出差管理制度差旅制度第一條為了確保企業(yè)正常經(jīng)營活動，加強企業(yè)差旅費報銷管理，在使之符合合理、節(jié)省標準下，同時保障出差人職員作和生活需要，結合企業(yè)實際情況，制訂本措施。第二條本措施要求了企業(yè)出差、審批、費用報銷等工作管理和考評。第三條本措施適適用于企業(yè)各部門。第四條人力資源部是企業(yè)職員出差考評管理和費用控制部門，財務部是差旅費監(jiān)控部門，其它各部門是費用控制實施直接責任部門。第五條出差辦理程序1、出差人員必需事先填寫“出差申請單”，注明出差地點、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)部門責任人簽署意見、分管領導同意后方可出差。企業(yè)出差審批單年月日姓名部門出差目標地事由或業(yè)務單位路線設計及交通方法出發(fā)時間月日時估計返回時間月日時估計費用元部門經(jīng)理意見主管副總意見總經(jīng)理意見返回簽到署名：月日時審批說明：職員因公出差時，通常職員省內(nèi)出差由本部門經(jīng)理審批，省外出差須經(jīng)分管副總經(jīng)理同意；企業(yè)責任人（部門經(jīng)理）和企業(yè)副總經(jīng)理出差，均需總經(jīng)理同意。2、出差人員借款需持同意后“出差申請單”，填寫“借支單”，填寫借支單寫清借款人、部門、用途、金額等事項，由部門責任人同意后，經(jīng)財務責任人審核，分管領導審批后方可到借款。出差時借款，以“前賬不清、后賬不借”為標準，對各部門違反要求給借款而造成賬務混亂，追究財務經(jīng)辦人及責任人責任。第六條差旅費報銷程序差旅費報銷步驟圖經(jīng)辦人將經(jīng)辦人將正當票據(jù)分類粘貼，填寫差旅費報銷單經(jīng)辦人和證實人在票據(jù)后面簽字經(jīng)辦人和證實人在票據(jù)后面簽字實際出差是否按實際出差是否按“出差申請單”實施；票據(jù)是否正當財務審核制單財務審核制單相關領導審批相關領導審批扣回借支款出納付款扣回借支款出納付款（1）在出差過程中因業(yè)務工作需要使用招待費應先取得分管領導同意，并經(jīng)安排領導核準并簽署意見后財務部方可審核報銷。（2）、出差人員回企業(yè)后，應形成出差完成情況書面匯報，并向分管領導匯報，由分管領導考評結果，簽署考評意見。（3）、凡和原出差申請單要求地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符差旅費不予報銷，因特殊原因或情況改變需改變路線、天數(shù)、人數(shù)、交通工具，需經(jīng)分管領導簽署意見后方可報銷。（4）、出差回企業(yè)應在一星期內(nèi)報賬，超出一星期報銷差費，每一天按30元罰款，若遲報時間超出30天以上，每一張單據(jù)按每個月30元累積加罰（發(fā)票日期），并追究其部門擔保人責任。第六條差旅費報銷標準差旅費是指工作人員國辦理公務出差期間產(chǎn)生住宿費、車船費（含乘飛機費用）、伙食補助費、交通補助費等多種費用。住宿費按出差實際天數(shù)在要求標準內(nèi)憑據(jù)報銷；車船費在要求等級標準內(nèi)憑據(jù)報銷；伙食補助費和交通補助費通常按出差自然天數(shù)計算包干使用。1、住宿標準（金額單位：元）：地域/人員特區(qū)直轄市省會城市省轄市縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷副總經(jīng)理實報實銷經(jīng)理300300300200150其它人員200200200150100（1）職員出差住宿費在要求限額內(nèi)憑據(jù)報銷，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理同意方可報銷。（2）其它人員如同上級職務或職稱人員一起出差，因工作需要，其它人員可隨同住宿，享受上級職務或職稱相同標準。（3）出差人員住宿費實施限額憑據(jù)報銷措施（未達標準按實際金額，超出標準，按標準報銷），按實際住宿天數(shù)計算報銷。（4）出差人員由接待單位或住在親友家，一律不予報銷住宿費。（5）住宿費標準通常指天天每間，若為同性二人同時出差，按一個房間標準報支，副總以上人員出差，可單獨住宿。2、伙食補助費（金額單位：元）：地域/人員特區(qū)直轄市省會城市省轄市縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷副總經(jīng)理8080806050經(jīng)理6060605040其它人員5050504030（1）職員省內(nèi)出差當日往返，4小時以內(nèi)，伙食補助每人10元；4小時以上，伙食補助每人天天18元。（2）參與多種會議（含判定會、評審會等）出差人員，已交納會議期間伙食費由會議主持單位統(tǒng)一支報不再報銷會議期間伙食補助費；途中伙食補助費一律根據(jù)每人天天20元標準給標補助。3、市內(nèi)交通費（金額單位：元）：地域/人員特區(qū)直轄市省會城市省轄市縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷副總經(jīng)理實報實銷經(jīng)理15101085其它人員1088854、交通工具標準（金額單位：元）：工具/人員飛機火車輪船長途汽車出租車總經(jīng)理一般艙軟臥軟座一等艙實報實報副總經(jīng)理一般艙軟臥軟座二等艙實報實報經(jīng)理預申請硬臥硬座三等艙可乘預申請其它人員——硬臥硬座四等艙可乘預申請（1）乘坐其它交通工具，超出上述標準部分由個人負擔。（2）乘坐火車及長途汽車，標準上應出具鐵路局、公路局或汽車企業(yè)購票證實單，如因故未能取得購票證實單者，由出差人出具憑單。（3）乘坐輪船應取具輪船企業(yè)或旅行社購票證實單或船票存根。（4）因急要公務必需搭乘飛機者應事先報準并憑飛機票根報支旅費。（5）搭乘企業(yè)交通工具者，不得再報支交通費。（6）職員經(jīng)同意乘坐飛機，其往返機場專線客車費用可憑據(jù)報銷。5、通訊費報銷措施根據(jù)企業(yè)福利待遇制度中要求實施按月補助通訊話費，出差期間不另設補助報銷，特殊情況需經(jīng)主管領導同意。第七條補充要求1、在出差過程中因業(yè)務工作需要使用招待費應先取得分管領導同意，并經(jīng)安排領導核準并簽署意見后財務部方可審核報銷。2、出差人員應保留完整車（船）票時間、車次、住宿發(fā)票作為計算費用依據(jù)，對于企業(yè)代為訂票，應保留復印件作為審核依據(jù)。3、駕駛員外出，行車途中違章罰款一律不準報銷。4、外出參與會議，會議費用中包含食宿時不再享受食住費用，只享受市內(nèi)交通費。會議費用中不含食宿時，按前述標準給予補助。5、外出學習、駐廠人員，伙食補助天天20元，期間不享受市內(nèi)交通費、住宿費包干，途中可享受交通、伙食補助費。6、因公攜帶行李運費，應取具正式運費收據(jù)為憑。7、對于自帶車輛人員，交通補助費給予取消（乘坐出租車辦事需經(jīng)主管領導同意）。8、出差人員標準上不得乘坐出租車，但下列情況除外：（1）出差目標地偏遠，沒有公共交通工具；（2）

攜有巨款或關鍵文件須確保安全；（3）收、發(fā)貨物粗笨，搬運困難或時間緊迫；（4）陪同關鍵客人外出；（5）實施特殊業(yè)務或夜間辦事不方便第八條處罰要求1、未經(jīng)企業(yè)同意私自出差，企業(yè)將不給報銷費用。2、出差時，未立即到辦公室立案，辦公室有權取消考勤，作為曠工處理。3、出差期間因顯著工作失誤而造成工作任務未達成估計效果者，企業(yè)將不給報銷費用。4、出差期間，因個人原因造成損失，由個人負擔，如車輛安全、財務安全等。5、出差期間，因個人鋪張浪費而造成費用，企業(yè)將不給報銷。第九條本制度自公布之日起即時生效。五、公關事務管理制度電話接待服務制度本企業(yè)為了規(guī)范辦公人員電話接待服務，特制訂以下要求：第一條響鈴時。電話鈴聲響起以后，應立即拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內(nèi)，必需有些人接聽電話，以免引發(fā)用戶失望或不快。第二條找人時。來電話指名找人，應快速把電話轉給要找人。假如不在，應明確告訴對方。假如需要留言，必需作好統(tǒng)計。第三條接聽時。通常由最低職位職員接聽，不過，新職員對企業(yè)情況知之不多，不要搶電話，以免一問三不知，給用戶留下不良印象。第四條聲小時。對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點小?！钡谖鍡l通話時。通話時假如有其它用戶進來，不得置之不理，應該點頭致意。假如需要和同事講話，應有禮貌地說，“請您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。第六條中止時。通話中忽然中止，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。第七條掛斷時。打完電話，不要自己先掛斷電話，應該等對方掛斷以后再輕輕放下。第八條高峰時。在業(yè)務通話高峰時，盡可能不要往外打電話，不要占線時間太長，而且設法告訴用戶，“現(xiàn)在正是進電話高峰時間，對不起……”。參觀管理制度第一條參觀種類1、定時參觀：先以公文或電話預先約定參觀時間和范圍。定時參觀又分為以下三種：（1）團體參觀：機關學?；蛏鐣F體約定來企業(yè)參觀。（2）貴賓參觀：政府官員、社會名流和中國外各大企業(yè)責任人經(jīng)企業(yè)許可前來參觀。（3）一般參觀：通常見戶或業(yè)務相關人員來企業(yè)參觀。2、臨時參觀：因業(yè)務需要臨時決定來企業(yè)參觀。第二條參觀規(guī)則1、貴賓參觀及團體參觀：由企業(yè)核準并于參觀前三日將參觀通知單通知相關部門和人員，做好參觀準備。2、一般參觀：由相關部門人員提前一天安排好參觀項目，及相關手續(xù)以利接待。當參觀包含兩個部門以上者，應視同團體參觀辦理。3、臨時參觀：由各部門核定，并于參觀前一小時以電話通知相關人員辦理接待。如參觀包含兩個部門以上者，應同管理部協(xié)調(diào)處理。4、未經(jīng)同意參觀人員，一律拒絕參觀，私自率領參觀人員參觀者，按泄露商業(yè)機密論。第三條許可資格1、凡持有企業(yè)印制“企業(yè)參觀許可證”者，有資格進入企業(yè)參觀。2、凡事先用電話或其它方法和本企業(yè)聯(lián)絡、并經(jīng)總辦同意者，有資格進入企業(yè)參觀。3、凡合乎下列條例，并經(jīng)副總經(jīng)理許可者，有資格進入企業(yè)參觀。（1）事先和本企業(yè)總辦或其它部門聯(lián)絡過，并取得相關部門許可者。（2）主顧及其介紹給本企業(yè)人。（3）政府機構、社會公眾團體及其介紹給本企業(yè)人。（4）其它期望參觀者。第四條拍照1、通常情況下嚴禁外來參觀者在作業(yè)現(xiàn)場拍照。2、和本企業(yè)相關系企業(yè)，職員假如對所參觀地方感愛好，期望拍照片，必需取得相關人員同意。3、本企業(yè)拍攝照片不得私自公開發(fā)表，假如有必需發(fā)表，必需先請示企業(yè)相關領導。第五條接待方法凡參觀人數(shù)能在會客室容納者，均以茶點招待，不然一律免于招待；貴賓參觀時，需要以咖啡、糕點、冷飲或其它方法招待，并由企業(yè)高層領導陪同。接待費用管理制度第一條本企業(yè)相關用戶、供給商、融資方和其它外部關系交際費、接待費和招待費（以下簡稱“接待費”）開支一律根據(jù)本要求實施。第二條相關接待費申請、同意、幾張、結算等，一律根據(jù)本要求手續(xù)辦理。凡不按本要求辦理者，任何對外接待和交際開支費用，本企業(yè)一概不負責。第三條不管總裁、董事，還是員工，一來根據(jù)本要求實施，不得私自或任意動用接待和交際費用開支。不過，本要求許可業(yè)務接待人員委托代理人辦理必需手續(xù)。第四條本要求所指接待費，包含以下所列各項費用開支項目。但其中儀式費和捐贈兩項開支另有制度性要求。1、會議費2、研討費3、招待費4、交際費5、儀式費6、捐贈第五條使用接待費注意事項1、必需注意接待費指出項目和接待用途及目標一致。企業(yè)營業(yè)、采購、融資和其它經(jīng)營，有其客觀目標性，任何接待上開支不得背離經(jīng)營上目標和要求。2、接待費用開支，必需本著最小指出、最大結果標準，充足考慮和認清每一次接待目標和接待方法，合情接待，有效使用經(jīng)費開支。3、各級責任者或主管領導，必需充足審核每一次接待任務和接待方法，給接待任務擔當者以適宜指示。第六條每個部門全部必需分別進行預算，并在預算范圍內(nèi)開支。預算按過去平均實際來確定。第七條對關鍵關系戶要設置接待卡，具體記載其癖好、愛好和特點等。相關接待卡填寫和保管，另行要求。第八條接待目標按下列標準分類1、實施新交易伙伴關系戶。2、慶賀合作關系建立。3、銷售收入提升后致謝。4、出訪時請客。5、來訪時招待。6、接納多種提議后致謝。7、達成多種目標后致謝。8、關鍵節(jié)日或慶典。第九條接待按對象、目標和場所，分為以下三檔：1、A檔（尤其關鍵和重大接待）。2、B檔（比較關鍵和重大接待）。3、C檔（通常接待）。第十條接待場所依據(jù)接待檔次確定，分為“高”、“中”、“低”三類場所。1、高（適合于A檔接待規(guī)格），關鍵指高級酒店、參觀、美食中心。2、中（適合于B檔接待規(guī)格），略低于“高”檔水平中高級餐館。3、低（適合于C檔接待規(guī)格），關鍵指中低級大眾用餐場所。第十一條接待當事人依據(jù)具體情況，判定是否需要接待或招待，并填寫企業(yè)要求申請單。第十二條接待費用游相關接待人員直接申請，總辦依據(jù)申請內(nèi)容和對應接待檔次和場所，支付一定費用。申請部門應在要求時間內(nèi)，將收據(jù)和發(fā)票憑證，連同申請書一起送至財務部結算。第十三條在接待工作結束后15日內(nèi)，必需到財務部門結算，假如沒有收據(jù)或開支憑證，一切費用本人負擔。六、總務管理制度主管主管1人司機1人職員食堂6人保安員7人清潔工2人衛(wèi)生管理措施第一條本企業(yè)為維護職員健康及工作場所環(huán)境衛(wèi)生，特制訂本準則。第二條凡本企業(yè)衛(wèi)生適宜，除另有要求外，悉依本準則行之。第三條本企業(yè)衛(wèi)生適宜，除總務及生產(chǎn)單位負責外，全體人員需一起確實遵行。第四條凡新進人員必需了解衛(wèi)生關鍵和應有知識。第五條各工作場所內(nèi)，均須保持整齊，不得堆積足以有礙衛(wèi)生之垃圾、污垢或碎屑。第六條各工作場所內(nèi)之走道及階梯，最少須每日清掃一次，并須采取合適方法降低灰塵飛揚。第七條各工作場所內(nèi)，應嚴禁隨地吐痰。第八條飲水必需清潔。第九條洗手間、廁所、更衣室及其它衛(wèi)生設施，必需尤其保持清潔。第十條排水溝應常常清除污穢，保持清潔通暢。第十一條凡可能寄生傳染菌原料，應于使用前施以合適消毒。第十二條凡可能產(chǎn)生有礙衛(wèi)生氣體、灰塵、粉末之工作，應遵守下列要求：1、采取合適方法降低此項有害物產(chǎn)生。2、使用密閉器具以預防此項有害物散發(fā)。3、于發(fā)生此項有害物最近處，按其性質(zhì)分別作凝結、沉淀、吸收或排除等處理。第十三條凡處理有害物或高熱物體工作或從事于有塵埃、粉末或有毒氣體散步場所工作等，須著用防護服裝或器具者，應按其性質(zhì)準備。第十四條各工作場所窗面及照明器具透光部分，均須保持清潔，勿使有所掩蔽。第十五條凡階梯、升降機上下處及機械危險部分，均須有適度光線。第十六條各工作場所應充足使空氣流通。第十七條食堂及廚房之一切用具及環(huán)境，均須保持清潔衛(wèi)生。第十八條垃圾、無無、廢棄物等清除，必需合乎衛(wèi)生要求，放置于所要求場所或箱子內(nèi)，不得任意亂倒堆積。第十九條不準則經(jīng)呈準后施行，修改時亦同。值班管理制度第一條為確保車間生產(chǎn)工作順利進行，規(guī)范值班工作，明確值班員職責，特制訂本制度。第二條依據(jù)生產(chǎn)情況，每個月人事部將制訂值班表，值班時間依據(jù)車間晚上加班時間標準上相同。（車間不加班，則不安排值班）；第三條值班人員天天下班前到行政人事部領取值班鑰匙及值班簽到表；第四條值班人員要立即處理突發(fā)事件（如：工傷等）及負責安全生產(chǎn)事宜，不能處理要立即上報總辦領導；第五條當日值班員有事請假，需假前和她人自行調(diào)換，并通知人事部，無故不值班者將處罰50元/次。第六條值班人員值班1-2次者，每個月可補休半天，值班3-4次者，每個月可補休一天；時間自行安排（不得影響正常工作），補休需要在當月休完，過期作廢。第七條因無人值班造成出現(xiàn)問題不能立即有效處理，使企業(yè)受到損失，視情節(jié)輕重給予100元以上罰款。宿舍管理制度第一條為加強企業(yè)職員宿舍管理，明確生活管理要求，優(yōu)化住宿條件，特制訂本制度。第二條行政人事部負責職員住宿床位安排，新進職員申請宿舍，填寫《宿舍入?。ㄟw離）申請單》；新職員持申請單由保安員帶至指定房間住宿；離職職員應于工資結算前遷離宿舍，特殊情況遲遷者要經(jīng)行政人事部同意。第三條住宿職員應遵守下列要求：1、未經(jīng)同意，職員不得隨意留親朋住宿，小孩不得隨意進出生產(chǎn)區(qū)。2、職員宿舍內(nèi)不得男女混住。3、室內(nèi)嚴禁燒煮、烹飪。室內(nèi)不得私自接配電線及安裝電器設備。4、室內(nèi)不得使用、存放危險品及違禁物品。5、職員應自覺維護房間良好生活秩序，不得隨意擺放床鋪，不得打鬧及妨礙她人正常休息。6、應自覺維護房間整齊、衛(wèi)生，床面及物品擺放整齊。7、工人應自覺保護房間設施安全、完好，不得隨意損壞，因本人原因造成損壞照價賠償。8、按指定位置晾曬衣物。9、養(yǎng)成隨手關燈和水龍頭好習慣，注意節(jié)省用水、用電。10、物品、垃圾在指定地點傾倒。11、宿舍餒不得養(yǎng)寵物。12、除加班外，晚間返回宿舍不得超出午夜12時。13、如職員有偷竊公私財物行為，一經(jīng)發(fā)覺立即給除名，情節(jié)嚴重且數(shù)額較大，移交公安機關處理。第四條職員應加強相互之間團結和友誼，相互謙讓、關心、了解、信任和溝通。第五條有下列情況之一者，企業(yè)將給予罰款50-200元，屢教不改給解聘。1、不遵守宿舍管理要求者。2、在宿舍賭博、打架斗毆及酗酒者。3、有意破壞公共設施或公用物品者。4、有偷竊行為者。5、無正當理由常常外宿者。第六條宿舍分配和繳費標準：男宿舍標準上20人住一間房，女宿舍16人住一間房。由行政人事部依據(jù)企業(yè)住宿人員現(xiàn)實狀況調(diào)整。企業(yè)按每人每個月15元收取房費，職員外出租房每個月補助30元；班組長每個