電子化文件與信息管理制度

電子化文件與信息管理制度第一章總則第一條為規(guī)范和提升企業(yè)的電子化文件與信息管理水平，保障企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全、完整、可訪問性，確保企業(yè)業(yè)務(wù)的順利運(yùn)行，訂立本制度。第二條本制度適用于全部員工、辦事處和部門，而且必需遵守。第三條電子化文件與信息管理包含但不限于文檔保管、共享、歸檔、備份、恢復(fù)等方面的管理。第二章電子化文件管理第四條電子化文件的管理原則：電子化文件應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保管期限，并遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的時(shí)間限制。電子化文件應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以確保文件的可讀性和完整性。電子化文件應(yīng)依照文件分類管理，建立統(tǒng)一的文件目錄結(jié)構(gòu)和命名規(guī)定。電子化文件應(yīng)實(shí)施權(quán)限管理，并設(shè)立合適的訪問掌控機(jī)制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。電子化文件的緊要操作應(yīng)留痕，確保操作可追溯。第五條電子化文件的保管員工應(yīng)依照文件分類和保密等級(jí)要求，將電子化文件存儲(chǔ)在指定的網(wǎng)絡(luò)盤或服務(wù)器上，并確保安全性和可靠性。員工不得私自將電子化文件存儲(chǔ)在個(gè)人設(shè)備或私人云盤中，不得將企業(yè)的電子化文件泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。電子化文件的存儲(chǔ)周期依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，對(duì)于已經(jīng)過期的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和銷毀。第六條電子化文件的共享員工可以依據(jù)工作需要，將電子化文件共享給其他員工或相關(guān)部門，但必需確保文件的安全性和完整性。共享的電子化文件必需依照權(quán)限管理的原則進(jìn)行訪問掌控，未經(jīng)授權(quán)的人員不能訪問。共享的電子化文件在需要時(shí)應(yīng)及時(shí)更新，確保文件的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。第七條電子化文件的歸檔依照企業(yè)規(guī)定的時(shí)間周期，對(duì)于不再頻繁訪問或已完成任務(wù)的電子化文件，應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔的電子化文件應(yīng)依照分類和時(shí)間次序進(jìn)行整理，建立歸檔目錄結(jié)構(gòu)，并確保歸檔文件的安全和可讀性。歸檔的電子化文件應(yīng)設(shè)立備份機(jī)制和定期檢測(cè)機(jī)制，確保文件的完整性和可恢復(fù)性。第八條電子化文件的備份與恢復(fù)依照企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和信息安全要求，對(duì)緊要的電子化文件實(shí)施定期備份。備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在特地的備份服務(wù)器中，并采取加密措施和多重備份策略，以確保備份數(shù)據(jù)的安全和可靠性。對(duì)于意外刪除、損壞或?yàn)?zāi)難性事件導(dǎo)致的文件丟失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，并在恢復(fù)后進(jìn)行檢測(cè)和驗(yàn)證，確保文件的有效性和完整性。第三章信息管理第九條信息管理的原則：信息管理涉及到企業(yè)的內(nèi)部和外部信息，應(yīng)依據(jù)信息的緊要性和保密等級(jí)訂立相應(yīng)的管理措施。信息管理應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密和客戶隱私。信息管理應(yīng)建立完善的權(quán)限管理和訪問掌控機(jī)制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員取得敏感信息。第十條信息的收集和錄入員工在收集和錄入信息時(shí)，應(yīng)確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。信息收集和錄入應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，敬重個(gè)人隱私和信息保護(hù)原則。信息收集和錄入過程中不得泄露或?yàn)E用信息，不得將信息供應(yīng)給未經(jīng)授權(quán)的人員或機(jī)構(gòu)。第十一條信息的存儲(chǔ)與傳輸員工應(yīng)將信息存儲(chǔ)在指定的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫中，確保信息的安全性和可靠性。信息傳輸過程中應(yīng)采用加密和安全協(xié)議，防止信息被截獲或竄改。信息存儲(chǔ)和傳輸過程中不得泄露或?yàn)E用信息，不得將信息供應(yīng)給未經(jīng)授權(quán)的人員或機(jī)構(gòu)。第十二條信息的使用和共享員工在使用信息時(shí)應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，合法、合理地使用信息。員工可以依據(jù)工作需要將信息共享給其他員工或相關(guān)部門，但必需確保信息的安全性和合規(guī)性。共享的信息必需依照權(quán)限管理的原則進(jìn)行訪問掌控，未經(jīng)授權(quán)的人員不能訪問。第十三條信息的銷毀與清除對(duì)于不再需要的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀或清除，避開信息泄露或?yàn)E用的風(fēng)險(xiǎn)。信息的銷毀和清除應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行，確保信息的安全和可靠性。信息的銷毀和清除過程應(yīng)留下相應(yīng)的記錄，以備審核和追溯。第四章責(zé)任與監(jiān)督第十四條企業(yè)應(yīng)設(shè)立電子化文件與信息管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)訂立、執(zhí)行和監(jiān)督相關(guān)制度和措施。第十五條各部門和辦事處應(yīng)搭配電子化文件與信息管理的工作，并依照相關(guān)要求執(zhí)行。第十六條企業(yè)應(yīng)定期對(duì)電子化文件與信息管理的執(zhí)行情況進(jìn)行審查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第十七條對(duì)于違反本制度的行為，將采取相應(yīng)的紀(jì)律和法律措施進(jìn)行懲罰，保護(hù)企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)和信息安全。第五章附則第十八條本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)全部，如有需要，企業(yè)可依據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行適當(dāng)修改和完善。第十九條本制度自頒布之