費用報銷暫定規(guī)定

陜西華興石油化工產(chǎn)品有限公司文件編號2-2文件名稱費用報銷暫行規(guī)定財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊頁次1/5為加強(qiáng)陜西華興石油化工產(chǎn)品有限公司的費用管理，特制訂本暫行規(guī)定：第一章：借支款管理一、目的：為加強(qiáng)暫借款管控，確保公司內(nèi)部借款報帳的及時性及帳務(wù)處理的正確性，避免給公司造成任何損失，特制訂本管理辦法：二、范圍及原則：1、陜西華興石油化工產(chǎn)品有限公司及所屬加油站。三、名詞解釋：借支款包括員工暫借款、預(yù)付貨款員工暫借款：指公司內(nèi)員工因出差、交際、或其他需要而申請的暫支款項，該款項的收款人為員工個人或職務(wù)代理人。預(yù)付帳款：指因訂購材料、商品、設(shè)備、或支付大項費用，而按合同的約定預(yù)付給供應(yīng)商的貨款或費用，該款項的收款人為對公帳戶，不可以現(xiàn)金支付給個人。說明：原則上500元以下者不得辦理借支。四、職責(zé)：借款人（請款人）：領(lǐng)取借款后應(yīng)對所借款項妥善使用與保管，遵守專款專用、及時報帳沖銷的原則。如有遺失或私自挪用等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將提報總經(jīng)理給予相應(yīng)處分，并對因此使公司蒙受的損失負(fù)賠償責(zé)任。各部門主管：應(yīng)嚴(yán)格審查借支款的用途及數(shù)額，避免請款人有濫支及積壓資金的情況，并督導(dǎo)請款人依本辦法規(guī)定使用借支款及報銷費用。財會部：接到員工借款單后，應(yīng)依公司規(guī)定審核借款明細(xì)及金額的合理性，及時付款。每周編制“借款明細(xì)報表”，向各部門主管及總經(jīng)理提報并跟催報支進(jìn)度。五、作業(yè)內(nèi)容：1、借款人提出申請：借款人開立“借款單”（詳見附件），借款單上必須注明借款事由、借款金額、支付方式、收款方開戶行及帳號（如果收款方為對公帳戶），用款日期、預(yù)計沖帳日期；借款單一式三聯(lián)，一聯(lián)為出納付款聯(lián)，二聯(lián)為會計沖帳聯(lián)，三聯(lián)為借款人留存聯(lián)。（1）、如果是預(yù)付帳款性質(zhì)，必須附合同、已獲核準(zhǔn)的簽呈或付款申請單等相關(guān)單據(jù)。（2）、如是系借支差旅費等，必須附相應(yīng)主管批準(zhǔn)的“出差申請單”。2、財會部門審核：財會部門依據(jù)公司制度對借款單及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核后，制作傳票并遞交納付款。出納將借款單第一聯(lián)作為付款憑證附件，第二、三聯(lián)返還請款人，作為日后報銷沖帳的依據(jù)。3、報銷沖帳：（1）、除差旅費之外的暫借款報銷時，請款人應(yīng)填寫“請款單”，并檢附原“借款單”第二聯(lián)及發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，呈相應(yīng)主管審核后送到財會單位辦理沖帳。（2）、暫借差旅費報銷時，請款人應(yīng)填寫“差旅費報銷單”，并檢附“出差/外勤申請單”、發(fā)票、出差費用明細(xì)表等相關(guān)單據(jù)，呈相應(yīng)主管審核后送到財會單位辦理沖帳。（3）、如請款人的報帳金額小于暫借款金額時，必須先辦理退款手續(xù)，即先將多余款項交給出納，出納人員開具現(xiàn)金收款收據(jù)，報銷時將收款收據(jù)及發(fā)票等原始憑證粘貼在一起一并辦理請款，發(fā)票金額加上收款收據(jù)金額必須等于借款總金額方可以辦理沖帳手續(xù)。（4）、若報銷金額大于借款金額，財會部應(yīng)于沖帳處理后將差額部分依一般費用付款程序進(jìn)行付款。（5）、一次借支，只能一次沖銷完畢，不可以拆分為多次沖銷。六、借支款沖帳期限：除特列情況在辦理借支款申請時已事先報備總經(jīng)理外，暫借款報銷期限應(yīng)在下列原則內(nèi)辦理報銷沖帳手續(xù)：（1）、本地費用借款，報帳時效不得超過借款日后15天；（2）、外地（含加油站站長）借款，報帳時效不得超過借款日后30天；（3）、差旅費借款，報帳時效為銷差返回后一周內(nèi)報銷沖帳。七、對帳：（1）、財會部每周編制“暫借款日報表”（按部門別/人名別），提報各部門主管及總經(jīng)理進(jìn)行管控。（2）、各部主管應(yīng)依財會制度規(guī)定對本部同仁逾期未沖帳的暫借款進(jìn)行跟催與管理。八、罰則：（1）、前帳不清，后帳不借：如有特殊狀況需事先向總經(jīng)理報備后方可以辦理第二次借支。（2）、部門費用逾期1個月仍未沖銷者，財會部將每月集中提報總經(jīng)理核準(zhǔn)后從借支人該月薪水中扣除未沖帳借支款余額。九、其他：相關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)動單位或離職前，應(yīng)在辦理交接時結(jié)清所有借支款項，其確實無法及時完成報銷程序者，應(yīng)將尚未報銷的暫借款項納入移交項目中，由交接人完全承受后續(xù)報銷責(zé)任。（7）、伙食補(bǔ)助的報銷：A：伙食補(bǔ)助為行程中的補(bǔ)助，三天以上的出差，應(yīng)按“實際出差天數(shù)扣減一天”后的天數(shù)報支伙食補(bǔ)助。B：員工出差，若遇對方單位宴請或與主管一起出差，主管宴請用餐時，不可以報支伙食補(bǔ)