DB3301-T 0139-2018 組織機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范

DB3301代替DB3301/T29-2009杭州市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布IDB3301/T0139—2018為了加強(qiáng)杭州市檔案事業(yè)建設(shè)，規(guī)范全區(qū)組織機(jī)構(gòu)的檔案工作，有效地保護(hù)、管理和利用檔案資源，為全區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》、《杭州市檔案管理條例》等法律法規(guī)，制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由杭州市上城區(qū)人民政府提出。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：杭州市上城區(qū)檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：馬黎憲、張秀敏。1DB3301/T0139—2018組織機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了組織機(jī)構(gòu)檔案工作的管理體制、檔案的管理、監(jiān)督與檢查。本標(biāo)準(zhǔn)適用于杭州市組織機(jī)構(gòu)的檔案管理與檢查。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894－2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1－2000檔案工作基本術(shù)語中華人民共和國政府信息公開條例（中華人民共和國國務(wù)院令第492號）電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局令第6號）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號）浙江省重大活動檔案管理辦法（浙江省人民政府令第187號）杭州市檔案管理條例（杭州市第十一屆人民代表大會常務(wù)委員會公告第3號）杭州市檔案征集辦法（市委辦發(fā)〔2008〕178號）3術(shù)語和定義DA/T1-2000界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1組織機(jī)構(gòu)是指按國家《組織機(jī)構(gòu)代碼管理辦法》規(guī)定，依法設(shè)立的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體和其他組織。3.2聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以聲音、圖像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。3.3重大活動檔案是指在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等重大社會活動過程中直接形成的有保存價值的文書檔案、電子檔案、電子文件、聲像檔案、標(biāo)志性實物檔案等不同形式的歷史記錄。3.4數(shù)字化是指用現(xiàn)代技術(shù)將不同載體的信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，或數(shù)字信息置換為不同載體信息的處理過程。3.52DB3301/T0139—2018紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化或模擬采集，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被現(xiàn)代化設(shè)備識別、閱讀的影像或數(shù)字文本的處理過程。3.6電子檔案是指具有保存價值的電子文件歸檔，有現(xiàn)代讀、存技術(shù)支持，可數(shù)模異質(zhì)轉(zhuǎn)換，具有憑證價值的材料。3.7元數(shù)據(jù)是指關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息。4管理體制4.1制度要求4.1.1根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》、《杭州市檔案管理條例》宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)；監(jiān)督、指導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)檔案資料的收集、整理；集中管理本單位的全部檔案和資料；積極提供利用，為社會需要人士服務(wù)。4.1.2檔案管理納入組織機(jī)構(gòu)工作范圍，保障檔案工作的經(jīng)費。4.1.3建立健全檔案工作規(guī)章制度，以制度保障檔案工作正常開展。4.1.4各種形式的測評、考評、認(rèn)證等活動需要檔案材料佐證時，應(yīng)提供電子檔案影像頁或電子文本，檔案卷宗不得隨意拆卷。4.2管理職責(zé)4.2.1按浙檔〔2008〕9號、市委辦發(fā)〔2008〕179號文件精神，確保涉及公民的檔案的依法、規(guī)范管理，確保檔案安全，加大現(xiàn)代化管理力度。4.2.2依法開展檔案法治宣傳工作。4.2.3制定組織機(jī)構(gòu)的歸檔范圍及檔案的保管期限。4.3檔案管理人員要求4.3.1有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有統(tǒng)一管理檔案的工作人員，工作人員應(yīng)具備大專以上學(xué)歷，并經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，接受繼續(xù)教育學(xué)習(xí)。4.3.2檔案工作人員調(diào)動應(yīng)辦妥檔案交接手續(xù)，否則不得離崗。4.3.3監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。4.4檔案管理設(shè)施要求4.4.1根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》確保檔案安全。設(shè)置安全保存檔案的專門庫房及必要的設(shè)施。4.4.2有檔案現(xiàn)代化工作必需的設(shè)備。4.4.3檔案庫房保持整潔，庫房內(nèi)禁止存放雜物。5檔案的管理3DB3301/T0139—20185.1檔案的收集5.1.1過去和現(xiàn)在的組織機(jī)構(gòu)從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、技術(shù)、宗教等活動形成的對國家和社會具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式的歷史記錄，任何組織和個人不得據(jù)為已有或擅自銷毀。5.1.2收集電子文件格式符合國家規(guī)定的要求；收集科技檔案須符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，驗收檢查其成套性和完整性，竣工圖須逐張加蓋竣工圖章，辦理驗收交接手續(xù)。5.1.3電子檔案、電子文件脫機(jī)保管后全文刻入只讀型光盤，光盤數(shù)據(jù)可讀，并提供元數(shù)據(jù)、背景信息等資料。5.1.4聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦單位整理歸檔，復(fù)制件或副本由協(xié)辦單位整理歸檔。5.1.5收集與本單位工作相關(guān)的資料，彌補(bǔ)檔案資料不足，建立業(yè)務(wù)工作資料庫。5.2檔案的整理5.2.1檔案應(yīng)及時整理。其中，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案應(yīng)于次年6月底前整理完畢，科技檔案在工程項目開工時收集，根據(jù)工程進(jìn)度整理，工程結(jié)束后歸檔；人事檔案、會計檔案按年度整理；重大活動檔案在活動結(jié)束后1個月內(nèi)整理結(jié)束；特種載體、榮譽(yù)實物檔案隨時整理歸檔。5.2.2文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）整理。聲像檔案、磁介質(zhì)檔案、榮譽(yù)實物類檔案等類別檔案整理符合相關(guān)規(guī)范要求。5.3檔案的移交5.3.1組織機(jī)構(gòu)建立、撤銷、合并、變更按有關(guān)規(guī)定，到區(qū)檔案局辦理檔案登記手續(xù)，向區(qū)檔案館移交或寄存檔案，應(yīng)當(dāng)提供數(shù)據(jù)庫。5.3.2電子檔案、電子文件異地備份（寄存）或移交，應(yīng)當(dāng)隨同移交數(shù)據(jù)庫信息、軟硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件和相關(guān)說明書。5.3.3檔案備份（寄存）或移交檔案時，按附錄表A.1填寫《檔案資料登記（備份、寄存）移交文據(jù)》并附移交清冊。移交方、接收方在《檔案資料登記（備份、寄存）移交文據(jù)》上蓋章、簽字，移交方、接收方各保存一套存檔。5.3.4按上委辦〔2006〕58號文件，組織機(jī)構(gòu)重大活動中形成的，市級以上領(lǐng)導(dǎo)人視察、調(diào)研活動；重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化社會事務(wù)或者公益性活動；突發(fā)公共事件、自然災(zāi)害等的處置經(jīng)過，市級以上榮譽(yù)獎牌；重要會議、換屆選舉等的文字、題詞、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實物等的歷史記錄，應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束后的1個月內(nèi)整理完畢，移交本單位綜合檔案室，并報區(qū)檔案局登記備案。圖表、聲像與電子文件隨目錄一并報送區(qū)檔案館。經(jīng)區(qū)檔案局認(rèn)定具有長久保存價值的實物，應(yīng)當(dāng)移交區(qū)檔案館。5.3.5根據(jù)中華人民共和國國務(wù)院令第492號，無密級、公開執(zhí)行、不影響社會安定團(tuán)結(jié)、具有查考價值的文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同載體的歷史記錄，應(yīng)向區(qū)檔案館移交。由區(qū)檔案館向社會提供政務(wù)公開信息。5.3.6移交檔案、資料的文件目錄、卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的實際內(nèi)容，編目符合著錄規(guī)則，案卷排列、編號與分類方案一致。5.3.7一個組織機(jī)構(gòu)為一個立檔單位，一個立檔單位建立一個全宗。立檔單位在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存、利用價值的全部檔案組成一個全宗。全宗名稱為該組織機(jī)構(gòu)的規(guī)范全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱。5.4檔案的鑒定4DB3301/T0139—20185.4.1建立檔案鑒定小組，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。通過鑒定確定檔案的存毀，調(diào)整檔案保管期限和檔案密級，出具檔案鑒定報告。5.4.2經(jīng)鑒定有銷毀檔案的，報區(qū)檔案局審核。經(jīng)區(qū)檔案局同意后形成銷毀報告及清冊，清冊按附錄表B.1《檔案銷毀清冊》格式編制，并報區(qū)檔案局備案。嚴(yán)禁擅自出賣或銷毀檔案。5.4.3《檔案銷毀清冊》應(yīng)歸入全宗卷永久保存。5.5檔案的保管5.5.1綜合檔案室集中統(tǒng)一保管檔案，庫房應(yīng)配置防高溫、防潮、防火、防盜、防光、防塵、防蟲等必要設(shè)施。5.5.2建立全宗卷，按《全宗卷規(guī)范》編制全宗介紹、大事記、立卷說明、分類方案；交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄等材料采取現(xiàn)代化管理手段，建立電子全宗卷。5.5.3做好檔案保密工作，按不同密級確定檔案保管期限和開放范圍，防止檔案失密、泄密、遺失等情況發(fā)生。5.5.4編制統(tǒng)計臺帳，登記檔案接收、移交、銷毀和檢查記錄，實體檔案與電子檔案情況，記錄查閱、利用及實際利用效果。5.5.5開展紙質(zhì)檔案全文掃描，紙質(zhì)檔案與電子檔案互為備份保存。5.6檔案的利用5.6.1編制檢索工具，向利用者提供開放目錄；編制重點工程建設(shè)、重大活動檔案等專題目錄、工程簡介。電子檔案備份（移交）、寄存，應(yīng)提交電子檔案目錄。5.6.2每年公布開放檔案目錄，定期在政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)公開檔案開放目錄，做好檔案的利用登記，檔案原件不外借。5.6.3公民持合法證件，可利用已開放檔案。修志編史、學(xué)術(shù)研究、政法機(jī)構(gòu)查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私等檔案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，根據(jù)查檔提綱提供相關(guān)內(nèi)容。利用者不得涂改、污損檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自公開檔案內(nèi)容，不得私自抄錄、復(fù)制檔案。5.7檔案的編研5.7.1編撰大事記，要素齊全；編撰組織機(jī)構(gòu)沿革包括單位全部職能與工作活動；編撰立卷說明記敘年度工作及檔案整理情況；在完成大事記、機(jī)構(gòu)沿革、立卷說明編撰的基礎(chǔ)上編制全宗介紹。5.7.2編輯工作年鑒、會議簡介、專題介紹、重大活動介紹、重點工程介紹、竣工項目匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、檔案利用實例匯編等，并保存電子稿。5.7.3修志編史，傳承中華民族優(yōu)良傳統(tǒng)，編纂地方志、專業(yè)志。5.8檔案的信息化5.8.1重要檔案、珍貴檔案、電子公文，在保存紙質(zhì)檔案的同時保存電子文本。電子數(shù)據(jù)存儲電腦到光盤、磁盤等存儲器中。5.8.2整合檔案信息資源，建立全宗檔案數(shù)據(jù)庫，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)利用與資源共享。5.8.3全宗檔案數(shù)據(jù)庫須保存支持該數(shù)據(jù)庫運行的軟件和使用說明書。6監(jiān)督與檢查6.1檔案監(jiān)督5DB3301/T0139—20186.1.1區(qū)檔案局監(jiān)督區(qū)域內(nèi)組織機(jī)構(gòu)檔案工作情況，查處隱匿不交、損毀、涂改、偽造及丟失檔案等違法行為。6.1.2區(qū)檔案局對區(qū)域內(nèi)組織機(jī)構(gòu)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，督促組織機(jī)構(gòu)報備、登記涉及公民的檔案種類、目錄和數(shù)據(jù)庫信息，由區(qū)檔案館對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份、異質(zhì)異地保存。6.1.3有下屬單位的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對下屬單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，查處檔案違法行為，并將查處結(jié)果上報區(qū)檔案局備案。6.2定期檢查6.2.1區(qū)檔案局定期或不定期開展檔案檢查，督促未按規(guī)定實施檔案管理的單位規(guī)范檔案工作。6.2.2組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本組織機(jī)構(gòu)檔案工作的檢查，依法保障本組織檔案安全。有下屬單位的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或不定期對下屬單位進(jìn)行檢查，督促下屬單位按時歸檔。6DB3301/T0139—2018（規(guī)范性附錄）檔案資料登記（備份、寄存）移交文據(jù)檔案資料登記（備份、寄存）移交文據(jù)見表A.1。表A.1檔案資料登記（備份、寄存）移交文據(jù)種本冊合計登記（備份、寄存）移交檔案（大寫盒注：檔案資料移交目錄另附，此表一式2份，登記（備份、寄存）