測繪成果及資料檔案管理新規(guī)制度

測繪結果及資料檔案管理制度檔案管理工作程序一、檔案工作基礎程序通常分搜集、整理、判定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索、提供利用、編研等八個步驟。二、檔案工作各步驟工作程序1搜集：搜集是檔案管理起點和開端，是整個檔案管理工作基礎。1．1工作內容：a搜集各部門文書處理完成和分散在各部門領導，個人手中或散失在其它地方多種形式和載體文件材料。b搜集各項工程自始自終所形成多種形式和載體文件材料。c搜集精密儀器和珍貴設備隨機資料(如說明書、合格證、裝箱單、線路圖、操作規(guī)程、調試備件清單)驗收統(tǒng)計及性能判定書。安裝調試時原始統(tǒng)計，技術操作規(guī)程等文件材料。d搜集會計憑證、帳冊、報表。1．2工作步驟a文檔從收文和自制文件材料形成起，做好分類搜集工作。b科檔從接收工程開始，由科技部門下達工作令，明確建檔計劃及要求和責任者。c檔案部門立即發(fā)放檔案專用紙和歸檔判定、移交記錄表。d檔案部門平時做好對檔案形成、積累監(jiān)督、指導和檢驗工作。e歸檔時必需填寫交接清單，交接無誤后署名蓋章以示負責。1．3質量要求a搜集歸檔文件材料要完整、正確、系統(tǒng)、齊全。b制成材料要優(yōu)良，字跡線條要清楚，歸檔材料必需用蘭黑墨水或碳素墨書寫。c歸檔材料必需是原件，歸檔材料是復印、打印件者和原件一起歸檔。d歸檔材料要符合多種類文件材料標準要求。2整理2．1工作內容a將搜集來文件材料按各類歸檔制度要求，進行整理，使歸檔材料達成標準化、規(guī)范化、程序化。、b對組成案卷進行分類、編號，建立起固定存放秩序。2．2工作步驟：分文件材料組卷和案卷整理二部分：a文件材料組卷步驟：將搜集來含有保留和利用價值材料進行分類組卷——劃分保管期限——抄卷內目錄——裝訂——編頁號一一擬標題——填寫案卷封皮(封面和背脊)——填寫備考表。b案卷整理步驟：分類排列——編案卷目錄——編檔號。2．3質量要求a分類要正確，卷內文件和案卷排列要符合檔案形成客觀規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)絡。b裝訂要整齊、牢靠、美觀，便于保管查閱和利用。c案卷封皮(封面和背脊)，目錄(卷內目錄和案卷目錄)備考表，填寫要完整、清楚、正確，題名要簡練明了。d編號(檔號和頁號)要符合各類檔案標準規(guī)范要求。3判定3．1工作內容分初始判定和后續(xù)判定二個階段，關鍵任務是：a對檔案完整性、正確性，系統(tǒng)性和外觀質量，簽署質量等方面進行檢驗。b對其保留和使用價值進行判別，確定保管期限。c編制保管期限和銷毀清單及處理銷毀檔案材料。3．2工作步驟a成立判定小組，以總工為主。b制訂和修訂各類檔案保管期限表。c具體判定：(1)初始判定：搜集時首先判定是否有保留價值，歸檔后再按其價值大小確定保管期限。(2)后續(xù)判定：定時對已過保管期限檔案進行再判定，確定其存毀問題。d判定結束后寫出判定匯報并編制保密期限表和銷毀單。e審批及處理，對科研、工程項目成套銷毀后，應留有痕跡，選相關材料(如總圖、說明書、判定匯報等)做成簡易檔案，作歷史憑證。3．3質量要求a判定檔案價值，要用全方面、歷史、發(fā)展見解，預防片面性和實用主義。b判定方法，通常采取直接判定法，逐份逐張地判定檔案。c判定結論正確，銷毀檔案手續(xù)齊全。4保管4．1工作內容和步驟a首先將整理好案卷，按分類要求存入檔案柜，有醒目標標志。b對存放檔案柜進行編號，繪制庫房部署圖和檔案存放示意圖。c對庫存檔案要定時清理，檢驗其完整情況，借出檔案要立即催還。d對破損和字跡褪變檔案進行修復和補救工作。e做好庫房溫濕度統(tǒng)計，并立即調整庫房溫、濕度。f搞好庫房及其周圍環(huán)境衛(wèi)生。g要制訂檔案保管、保密和銷毀制度。4．2質量要求a庫房要有溫度控制，做到“三分開”，達成“七防”要求。b裝具要符合標準，存放科學合理，排列整齊，標引醒目，調閱方便。c要符合安全和保密要求。5統(tǒng)計5．1工作內容和步驟a掌握家底，全方面統(tǒng)計各門類多種載體檔案數量，b做好當年各門類多種載體檔案接收移交、判定、銷毀、保管期限數量統(tǒng)計和密級檔案數量統(tǒng)計。c做好檔案日常借閱人次和數量統(tǒng)計。d做好檔案復制、修改、復印、數量統(tǒng)計。e做好檔案發(fā)揮效益情況統(tǒng)計。f每十二個月要進行檔案機構、庫房面積、管理設備、人員素質、業(yè)務培訓情況統(tǒng)計。g常常開展統(tǒng)計分析，了解動態(tài)，不停提升級案管理水平。5．2質量要求a統(tǒng)計工作要做到正確、立即、科學和連續(xù)。b統(tǒng)計要符合國家檔案事業(yè)統(tǒng)計年報[國檔發(fā)(91)31號]要求和行業(yè)主管部門提出多種統(tǒng)計要求。c各類目錄和帳冊登記要字跡清楚，統(tǒng)計正確，做到帳物相符。6編目和檢索6．1工作要求：編目和檢索是相互關聯(lián)，編目工作是編制檢索工具依據。具體要求：a經過編目工作反應整理結果，固定排列次序，b經過編制檢索工具做好檔案管理工作和提供利用工作。6．2工作內容和步驟a編制卷內目錄。b編制案卷為單位總目錄。c按內容性質和關鍵程度編專題目錄和關鍵文件目錄。d依據工作需要，編制其它多種目錄，卡片和索引。6．3質量要求：檢索工具要標準規(guī)范，書寫清楚，正確，便于查找。7提供利用7．1工作內容和利用形式以利用者為服務對象，以庫藏檔案為服務手段，采取多個利用形式和方法，開發(fā)和直接提供檔案為各項工作服務。利用形式有：a借閱：包含出借、閱覽、送貨上門、電話借閱。b提供復制件(復印)。c印發(fā)目錄、通訊、報導及匯編材料。d咨詢服務，辦展覽會。各類利用均需辦理審批、登記手續(xù)，并應做好利用效果信息反饋登記。7．2借閱步驟出示證件(含審批證實)——查檢索工具(目錄或卡片)——庫房查找一一借閱登記——歸還驗收注銷——入庫房。7．3質量要求a提供服務要做到主動熱情、耐心、周到、細致。b熟悉檔案內容和存放位置，能快速、正確地提供利用。c檔案利用要符合保密和安全要求。7．4借閱標準：要嚴格遵守保密制度，保密資料須經主管領導同意后方可借閱，借出后不得復印，用完立即交還。8編研8．1工作內容a匯編檔案文件b以檔案內容為依據，編寫參考資料，如全宗介紹、組織機構沿革、大事記、基礎數字匯編等。c直接進行學術研究，如編史修志、撰寫學術著作和文章。8．2工作步驟a選題：依據檔案資源，社會需求和編研力量而定。b取材：素材選擇和材料考訂(正確性、真實性和有效性)。c素材加工，輔文編撰：確定體裁，加工格式，加工規(guī)范，正文加工和輔文編撰。d總纂和審校：核校、總纂、審查、同意。e印制公布。8．3質量要求a要尊重檔案原件內容，維護檔案信息原貌，不得任意修改和杜撰。b編研材料和信息內容要含有適用性和優(yōu)異性。c緊密結合客觀需要進行編研。附：檔案管理工作程序、工作內容和質量要求。檔案員崗位責任制一、認真學習宣傳落實實施《檔案法》和上級頒發(fā)相關檔案工作法規(guī)、條例、標準、規(guī)范、制度等二、做好檔案搜集、整理、保管、判定、統(tǒng)計和利用工作。二、對文邯處理利業(yè)務部門文什材料立卷歸檔l：作進行指導利監(jiān)督。四、立即進行檔案判定工作，對已超出保管期限檔案提山存毀意見。五、開展編研和計算機管理小作，開發(fā)信息資源，編制必需檢索工具和參考資料，做好檔案開發(fā)利用借閱服務工作。六、檔案部門必需落實實施黨和國家保密、保衛(wèi)制度，確保檔案機密和安全。認真落實實施檔案執(zhí)法監(jiān)督、檢驗工作。七、主動幫助指導文書處理和兼職檔案職員作，辦理完成單位領導交辦其它相關檔案業(yè)務工作。兼職檔案員職責范圍一、兼職檔案員在企業(yè)總經理領導下，負責督促檢驗和幫助指導各部門在業(yè)務工作中所形成文件材料(包含圖紙、照片、聲像、軟件等)搜集、積累、整理和歸檔工作。二、負責本部門處理完成文件材料，根據所要求各類文件材料歸檔要求和歸檔范圍(1～5)進行搜集、整理，確保文件齊全、完整。三、兼職檔案員要定時檢驗各項工程中間形成材料保管、安全和參與結果判定、工程項目完工驗收、設備儀器開箱驗收等。四、負責將本部門應歸檔文件材料，文件在第二年上六個月向綜合檔案室歸檔。科研、工程、設備均在項目判定、完工，設備開箱驗收后按要求期限內歸檔。聲像、照片檔案于一次會議或一項活動結束半個月內歸檔。兼職檔案員在檔案業(yè)務上受綜合檔案室指導，并參與行業(yè)相關檔案專業(yè)法規(guī)文件學習等活動。檔案歸檔制度一、堅持檔案統(tǒng)一管理標準，認真實施檔案管理制度，任何部門或個人不得據為己有。歸檔文件材料必需齊全完整、正確，保持文件材料之間有機聯(lián)絡，區(qū)分保留價值，分類整理、立卷。案卷標題簡明確切，便于保管和利用。三、各類文件材料歸檔，應有文書部門或業(yè)務部門整理立卷。歸檔時問均按各類文件材料歸檔要求和歸檔范圍(1～5)要求實施。四、歸檔份數，通常歸檔一份，關鍵或利用頻繁文件材料歸檔二份(如發(fā)文、打眼文件等)。五、凡歸檔文件材料，必需符合檔案材料歸檔要求，嚴禁用復寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水書寫歸檔材料，必需用碳素或蘭黑墨水書寫。六、文件和電報按其內容聯(lián)絡合并整理立卷。檔案管理制度一、檔案庫房必需堅固、安全，庫內清潔、通風，應有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”方法，做到辦公、閱覽、庫房三分開。二、永久、長久保管檔案要定時檢驗，發(fā)覺破損和字跡模糊立即修補和復制。三、定時對已超出保管期限檔案進行判定和銷毀。四、檔案部門應在文書或業(yè)務部門立卷基礎上，根據文件材料歸檔、立卷要求進行分類、整理、保管。五、建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。六、檔案工作人員下班時應切斷電源、關好窗、鎖好門。檔案保密制度一、檔案屬于國家機密，檔案工作人員和接觸檔案人員，必需嚴格實施遵守國家《保密法》和保密制度、守則。二、檔案在立卷歸檔、整理保管、判定銷毀、提供利用等各個步驟中注意保密。檔案收進、移出必需建賬登記，做好帳檔相符。四、不準在私人交往和通信中泄露檔案內容。攜帶秘密檔案、資料外出工作不得違犯相關保密要求，不準在公共場所談論檔案內容和保管情況。五、檔案提供利用、復印、摘抄，應依據秘密等級，經對應主管領導同意，并辦理要求手續(xù)。六、凡發(fā)生丟失、泄密問題時，應立即向主管領導和保密委員會匯報。七、含有牢靠門窗和防盜報警裝置。檔案庫房管理制度一、非本室人員不得進入檔案庫房，借閱人一律在閱覽室辦理。二、班前班后認真檢驗門窗，發(fā)覺問題和可疑情況立即匯報。三、安全使用電器設備，定時檢驗消防器材，嚴禁在庫內使用明火或吸煙。嚴禁在檔案辦公區(qū)內存放易燃、易爆、易腐蝕性物品。四、檔案庫房柜架排列符合要求，庫房內應有足夠通道，每個柜架要有標志，便于調閱和緊急搶救檔案。五、重大節(jié)假日，認真對庫房進行安全檢驗，切斷電源，關好門窗，鎖好庫房門，貼好封條。六、檔案庫房應有專員負責安全、衛(wèi)生及庫內溫、濕度觀察和統(tǒng)計工作，并依據庫房要求，采取方法常常調整庫房溫、濕度。七、檔案庫房應定時進行檢驗并做好檢驗統(tǒng)計，發(fā)覺問題立即采取方法給予處理。八、檔案管理人員應對自己所管理庫房保持整齊清潔，每七天打掃不少于三次，周未要全方面進行清掃；嚴禁把食物或雜物帶進庫房，做好“七防，，工作(防火、防盜、防光、防鼠、防蟲、防塵、防潮)。檔案借閱制度一、凡來查閱檔案者，外單位必需持單位介紹信，經主管檔案工作領導同意后方可查閱，本企業(yè)職員必需辦理登記手續(xù)，但不得查閱和本人無關檔案。二、因工作確需查閱涉密文件和本職員作以外檔案文件材料時必需經企業(yè)主管領導同意，嚴格辦理登記借閱手續(xù)。三、查閱檔案文件通常在檔案閱覽室查閱，如因特殊情況必需借出時，要經主管領導同意，但必需限期歸還，并注銷登記手續(xù)。四、查借閱檔案不準折卷、涂改、劃線、標識、轉借、復印、摘抄、損壞、丟失和泄密，歸還時要當面點清。五、凡私自復制、翻印或出賣檔案文件材料及丟失和泄密者，按《檔案法》和《保密法》相關條款處理。六、本企業(yè)所借閱人員在辦理調離或離、退休時，必需將文件、檔案全部歸還。檔案利用效果登記制度一、檔案借出時，管理人員應給借閱者發(fā)放檔案利用效果記錄表。二、借閱者應認真填寫檔案利用效果記錄表，并以實例說明檔案作用取得經濟效益或實際效果，取得效益要有部門領導認可。三、檔案歸還時，檔案管理人員應向借閱人員收回填寫好檔案利用中、長久效果。四、技術人員和管理人員有重大檔案利用效果實例，應隨時向檔案部門匯報，通常檔案利用效果由檔案人員逐項統(tǒng)計，十二個月向主管領導和上級相關部門匯報一次。庫房防火制度一、認真落實“預防為主、防消結合”方針，做好消防安全工作，保一方平安。二、學習消防法規(guī)及消防知識，不停增強防火意識。職員應做到“三懂三會”。即：一知道本崗位生產過程中火災危險性，會報警；二知道預防火災方法，會使用滅火器材；三知道撲救火災方法，會撲救早期火災。三、嚴禁在含有火災危險場所動用明火。確因工作(生產)需要時，必需按相關要求申報同意后，并有專員負責，采取嚴密消防方法，以確保安全。四、嚴禁私接電線，私自使用電爐，和使用代用保險絲和違章作業(yè)。工作結束時必需做到人離電關。五、對電氣設備要常常檢驗，發(fā)覺電線老化、絕緣不良、破損等情況時，必需立即維修更換。六、消防器材應保持完好，不得隨意亂動，如有意損壞滅火設備者，依據情節(jié)分別給照價賠償、罰款，直至追究刑事責任。七、任何單位和個人發(fā)覺火災全部有義務快速報警，并主動參與補救。八、常常進行防火白檢，立即阻止和糾正違章行為，預防和消除火險隱患。九、本制度從要求之日起實施。檔案統(tǒng)計工作制度一、統(tǒng)計工作是檔案部門基礎任務之一，做好統(tǒng)計工作，對于了解和掌握檔案工作情況，提升級案科學管理水平，含相關鍵意義，必需認真做好。二、明確專員負責、統(tǒng)計，依據上級要求，按統(tǒng)一表格、統(tǒng)一項目、統(tǒng)一口徑，做到各項數字統(tǒng)計正確、立即。三、每十二個月對檔案工作基礎情況必需進行統(tǒng)計，上六個月一次，下六個月一次，整年上報檔案工作綜合報表。四、建立案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄、資料目錄、資料目錄、查閱檔案材料登記和利用效果登記本。對檔案收進移出、案卷數量、利用等情況立即正確地進行統(tǒng)計。檔案計算機房管理制度一、計算機房是檔案綜合統(tǒng)計、數據檢索和自動化管理工作重地，非領導指定計算機操作人員(含兒女)嚴禁入內，操作人員也不得私自將計算機借予她人操作。二、通常檔案相關數據(磁盤、打印紙等)，應由領導指定專員負責，專柜存放，未經領導許可，不得復制或攜帶出機房。三、操作人員提升警惕，嚴格實施保密紀律和相關規(guī)章制度，不得利用計算機打印涉密文件和資料。四、工作人員要保持機房內清潔衛(wèi)生，嚴禁吸煙，樹立安全防火意識，不得存放易燃易爆物品。五、不許在機房會客，接待參觀人員必需經室領導同意。六、不準用計算機干私活，嚴禁在計算機上裝游戲盤。七、外來軟盤必需以計算機人員查病毒后方可使用。八、計算機人員要堅守崗位，保持計算機良好工作狀態(tài)，定時觀察電源、電壓等，發(fā)覺問題立即匯報并協(xié)調處理。底圖管理要求一、底圖關鍵用于復制，一律不外借，確因工作需要借出者，須推行借閱審批手續(xù)后，方能借閱，但不得在底圖上進行修改，以維持其原貌。二、我企業(yè)原始統(tǒng)計、底圖等均由檔案部門集中統(tǒng)一管理，歸檔時要填寫歸檔移交清單，簽署手續(xù)完備，圖樣清楚整齊，方可接收。三、底圖歸檔后通常不許可更改，需要更改時，須經相關領導同意后，填寫技術更改單，在底圖上更改時標注要清楚。四、接收歸檔底圖應立即清理，按圖紙部件逐一整理(修補、摺邊、扎邊)，然后進行登記上帳。裝袋貼卡，方便利用。對底圖復制、更改，需要有祥細記，以備考查和統(tǒng)計。測繪生產和結果保密管理制度依據《中國測繪法》及相關法律、法規(guī)，為了加強對領取、使用和保留屬于國家秘密測繪結果管理工作，制訂以下制度：第一條測繪結果是指有密級基礎測繪結果和專業(yè)測繪結果，包含多種保密測量數據、圖件、航片等。測繪結果根據國家保密法規(guī)進行管理。第二條使用和保留保密測繪結果，依法行使管理、監(jiān)督和查處違法違規(guī)行為。第三條測繪結果保留應符合國家相關要求，應加強對領取保密測繪結果保管。存放室要有安全防范方法；測繪結果要做到專員專柜保管，使用后必需立即放回存放室；嚴禁隨意將保密測繪結果亂扔亂放；資料外用必需推行簽收手續(xù)，做好登記，預防結果資料遺失、損壞。第五條測繪結果不得私自復制、轉讓。結果資料轉借必需經使用單位領導同意，保管人員做好登記簽收手續(xù)。使用單位如發(fā)生保