HYT 057-2011 海洋管理機關檔案業(yè)務規(guī)范（正式版）

代替HY/T057—2001海洋管理機關檔案業(yè)務規(guī)范Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicad2011-07-08發(fā)布I 2規(guī)范性引用文件 3術語和定義 4總體質(zhì)量要求 25文件材料的收集積累 25.1收集積累范圍 25.2收集積累種類 25.3收集積累方式 25.4收集積累要求 26文件材料的整理 36.1紙質(zhì)文件材料整理 36.2電子文件整理 67文件材料的歸檔 7.1紙質(zhì)文件材料的歸檔 77.2電子文件的歸檔 88檔案整理 88.1檔案盒排列 88.2編輯檔案盒信息表 98.3建立全宗管理檔案 9檔案的保管、統(tǒng)計與利用 9.1保管 10檔案的鑒定、移交與銷毀 附錄A(規(guī)范性附錄)文件材料歸檔范圍與保管期限表 附錄B(規(guī)范性附錄)不歸檔文件材料范圍與處理 25附錄C(規(guī)范性附錄)檔案盒與常用表格格式 Ⅲ本標準按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則修訂。本標準代替HY/T057—2001《海洋管理機關檔案業(yè)務規(guī)范》。本標準在原HY/T057—2001基礎上，按照GB/T1.1《標準化工作導則第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》、《機關文件材料歸檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)和DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》,對結(jié)構(gòu)及相關內(nèi)容進行——增加了新的規(guī)范性引用文件，GB/T11821《照片檔案管理規(guī)范》、GB/T18894—20——刪除了“立檔單位與全宗”(見原HY/T057—2001的第4章);——增加了“總體質(zhì)量要求”(見第4章);第7章、第8章，原HY/T057—2001的第5章、第6章);統(tǒng)計與利用”(見第9章，原HY/T057—2001的第8章);利用”章節(jié)，修改后為“檔案的鑒定、移交與銷毀” 修改了“文件材料歸檔范圍和保管期限表”,明確界定歸檔文件“定期”的保管年限(見附錄A的附錄A“檔案盒封面”與“檔案盒脊”(見附錄C圖C.5、圖C.6,——刪除了“案卷交接登記表”,增加了“歸檔文件交接手續(xù)表”的格式(見附錄C圖C.8,原——修改了“檔案交接文據(jù)”的格式(見附錄C圖C.12,原HY/T057—2001的附錄A圖A.8);——修改了“檔案銷毀清冊封面”、“檔案銷毀清冊”的格式(見附錄C圖C.14、圖C.15,原登記簿封面格式”、“檔案庫房溫濕度控制登記表”、“文號目錄”(見原HY/T057—2001的本標準由國家海洋局第二海洋研究所提出。本標準由全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC283)歸口。本標準起草單位：國家海洋局第二海洋研究所、國家海洋局機關檔案室、國家海洋局東海分局、浙江省海洋與漁業(yè)局、國家海洋技術中心、中國海洋檔案館。本標準歷次版本發(fā)布情況為：——HY029.2—1993《國家海洋局系統(tǒng)機關檔案業(yè)務規(guī)范》。1海洋管理機關檔案業(yè)務規(guī)范本標準規(guī)定了國家海洋管理機關檔案業(yè)務工作的基本要求、技術方法和工作程序。本標準適用于各級海洋管理機關工作活動中形成的文件材料歸檔與檔案管理，其他海洋機構(gòu)機關的檔案業(yè)務可參照本標準。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適應于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術語DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則JGJ25—2000檔案館建筑設計規(guī)范國家海洋局接收海洋檔案進館暫行辦法3術語和定義GB/T18894、DA/T22、DA/T1界定的以及下列術語和定義適用于本文件。海洋管理機關文件材料(簡稱文件材料)oceanicadministrationorgandocument反映國家各級海洋管理機關在履行其法定職能職責過程中形成的各種形式的信息記錄。電子文件electronicrecords通過計算機等設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，照片印件一組為一件、報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文為一件。具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交2的過程。物理歸檔physicalfiling把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。[GB/T18894—2002,定義3.6]海洋管理機關檔案(簡稱機關檔案)oceanicadministrationorganarchives各級海洋管理機關從事管理工作中直接形成的有保存價值的各種載體的歷史記錄。全宗fonds一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。[DA/T1,定義3.6]由說明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷。[DA/T1,定義8.3]4總體質(zhì)量要求歸檔的文件材料應齊全、完整、準確，真實和客觀反映本單位機關職能職責各項活動的面貌，能夠根據(jù)本單位內(nèi)部機構(gòu)設置、職權范圍、職責分工、文件數(shù)量和特點對其進行科學分類，從文件形成、積累到整理歸檔和保管利用應始終處于安全狀態(tài)。5文件材料的收集積累5.1收集積累范圍收集積累的文件材料，應按照附錄A的規(guī)定執(zhí)行，不歸檔的文件材料，應按照附錄B的規(guī)定執(zhí)行。5.2收集積累種類反映本單位機關主要職能職責活動和基本歷史面貌的，具有保存價值的紙質(zhì)文件、音像文件、電子文件等各種信息載體，以及題詞、字畫、獎狀、獎杯、紀念品等實物。5.3收集積累方式建立由本單位機關職能部門參加的檔案工作網(wǎng)絡組織，每個部門指定一名兼職檔案員負責收集積累本部門形成的應歸檔的文件材料；單位檔案室工作人員負責機關檔案的集中統(tǒng)一管理和檔案工作的監(jiān)督指導。5.4收集積累要求5.4.1紙質(zhì)文件材料5.4.1.1收集積累的文件材料應種類齊全，每一份文件材料應內(nèi)容完整，有署名、行文日期、印章等要素，重大活動或會議形成的文件材料應成套并系統(tǒng)化。35.4.1.2收集積累的文件材料應為原件。已破損的文件應予修補，字跡模糊或褪變的文件應予復制，原件與復制件一并保存。5.4.2音像文件材料5.4.2.1收集積累的音像文件材料應是原版、原件，圖像清晰、聲音清楚、內(nèi)容準確、具有代表性。5.4.2.2音像文件的說明性文字材料，如報告、文稿、演講稿、解說詞等均應與音像文件一并收集齊全完整。音像文件的攝制時間、地點、內(nèi)容、攝制人等均應同時記錄。5.4.2.3模擬音像文件材料應轉(zhuǎn)換成數(shù)字音像文件材料，數(shù)字音像文件材料應同時積累。5.4.2.4收集積累過程中應檢查音像文件材料的有效性，并采取防磁、防潮等保管措施。5.4.2.5照片的收集與積累按GB/T11821的規(guī)定進行。5.4.2.6重大事件和重要活動形成的照片與底片應配套收集積累，兩者影像一致，無照片的底片應沖印照片，無底片的照片或數(shù)碼照片應翻拍底片。5.4.3電子文件5.4.3.1凡是本單位在職能工作中形成的、已經(jīng)辦理完畢、具有查考保存價值的電子文件均應歸檔，具體要求按GB/T18894的規(guī)定進行。5.4.3.2電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。5.4.3.3電子文件在收集積累過程中應注明文件形成單位、完成日期、題名等文件特征，硬件和軟件等環(huán)境特征和相關數(shù)據(jù)。5.4.3.4電子文件的最終定稿，應設置為只讀形式，防止誤修改。5.4.3.5電子文件與其對應的紙質(zhì)文件應同時收集積累。6文件材料的整理6.1紙質(zhì)文件材料整理6.1.1組件與裝訂6.1.1.1組件時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后；不同語言版本的文本，中文版本在前，其他文種版本在后。6.1.1.2歸檔文件材料按件裝訂。裝訂時，應不破壞文件原貌，可采取線裝、不銹鋼釘、粘貼等方式。6.1.1.3對大于A4幅面的文件材料予以折疊。折疊時，盡量減少折疊層次，折痕處應盡量位于字跡外。不宜折疊的文件材料應平放或卷放，并可加袋(筒)等檔案裝具。對小于A4幅面或裝訂線上有文字的文件材料應先貼補后裝訂。6.1.2.1分類方法歸檔文件材料采用“年度-機構(gòu)(問題)-保管期限”三級分類法，機構(gòu)設置簡單或每年形成文件數(shù)量較少的立檔單位，可采用“年度-保管期限”二級分類法。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。6.1.2.2按年度-機構(gòu)(問題)-保管期限分類先按歸檔文件的形成年度分類，在每個年度內(nèi)，再按立檔單位內(nèi)設機構(gòu)設置類目，最后根據(jù)保管期限分類。每個分類過程應按如下方法操作：a)按年度分類過程中，每年1月1日至12月31日為一個自然年度，一般文件歸入其形成年度，4跨年度形成的文件采取如下方式歸類：1)法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；2)指示、命令等指令性文件歸入簽署年度；3)計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進等文件歸入其針對年度；4)跨年度的會議文件歸入閉幕年度；5)多份文件為一件時，歸入文件形成日期最晚年度。b)按機構(gòu)分類過程中，一個單位(部門)設置一類，各類的次序可按照本單位內(nèi)設機構(gòu)序列排列，c)按保管期限分類過程中，保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年，保管期限對應的歸檔文件范圍見附錄A;保管期限從文件材料辦理完畢的次年1月起算。6.1.2.3按年度-保管期限分類先按歸檔文件的形成年度分類，再根據(jù)保管期限分類。6.1.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)排列。6.1.3.2不同保管期限的文件，應按文件所屬期限分別排列。6.1.3.3不同機構(gòu)(問題)的文件，按分類方案設置的機構(gòu)(問題)排列。6.1.3.4成套性文件應集中系統(tǒng)排列。6.1.4.1編頁號編頁號的方法如下：a)以件為單位編頁號；b)頁號用阿拉伯數(shù)字從1起依次編頁號；c)凡有書寫內(nèi)容的頁面均編頁號。單面書寫的，在其右上角編寫頁號；雙面書寫的，分別在其正面的右上角、背面的左上角編寫頁號；d)已編頁號且正確的不再重編頁號。裝訂成冊的可用原頁碼，頁數(shù)統(tǒng)計中應計入未統(tǒng)編頁碼的e)無法裝訂的圖紙在其右下角位置標識頁號。6.1.4.2編件號編件號的方法如下：a)室編件號應在同一年度內(nèi)，按歸檔文件的永久、30年、10年三個保管期限分別從“1”起進行流水編號；b)照片印件在背面逐張標識，編號方式為“件號一序號”;c)件號填寫在歸檔章內(nèi)。6.1.4.3加蓋歸檔章歸檔章加蓋在文件首頁上端空白處或照片印件圖像背面，并逐件加蓋。歸檔章圖樣見附錄C圖C.1。填寫內(nèi)容及方式按以下要求：a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號；5b)年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注，如2009,由歸檔部門文件整理人(兼職檔案員)填寫；c)機構(gòu)或問題：作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱，由歸檔部門文件整理人(兼職檔案員)填寫；d)保管期限：歸檔文件的保管期限，由歸檔部門文件整理人(兼職檔案員)填寫；e)室編件號：歸檔文件的排列順序號，編制方法見6.1.4.2a);f)館編件號：移交進館時按進館要求標注的編號；g)頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)，空白頁不計入。6.1.5編制歸檔文件目錄6.1.5.1歸檔文件目錄應依據(jù)分類方案和件號逐件編制，以實體一件為一條目錄，內(nèi)容包括：a)件號：填寫室編件號；b)責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者；c)文號：文件的發(fā)文字號；d)題名：文件標題。沒有標題，可自擬標題，外加“[]”號，外文標題應翻譯成中文；e)日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20090102;f)頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)；g)備注：注釋文件需說明的情況。6.1.5.2歸檔文件目錄格式見附錄C圖C.2,用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。6.1.5.3歸檔文件目錄按不同保管期限裝訂成冊并編制封面，封面格式見附錄C圖C.3。6.1.6.1裝盒方法裝盒方法如下：a)按照“永久、30年、10年”三個保管期限，將歸檔文件分別裝盒；b)同一期限內(nèi)的文件，按照“件”的流水號排列順序裝盒；c)照片印件及底片按排列順序逐件逐張放置專用照片檔案盒內(nèi)，并按照要求填寫照片的文字說明信息，同類目內(nèi)照片少時可以與上一級類目合并裝盒，但不跨年度；d)絕密級文件單獨放入專門檔案盒保管。6.1.6.2填寫備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，格式見附錄C圖C.4,填寫內(nèi)容包括：a)情況說明：盒內(nèi)文件缺損、修改、補b)整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名；c)檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；d)日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。6.1.6.3標注檔案盒封面和盒脊信息檔案盒封面式樣見附錄C圖C.5,檔案盒脊式樣見附錄C圖C.6,填寫內(nèi)容包括：a)全宗號：檔案館給定立檔單位的序號；b)年度：檔案盒內(nèi)文件的形成年度；c)保管期限：檔案盒內(nèi)文件所屬保管期限；6d)機構(gòu)(問題):分類方案中相應機構(gòu)(問題)的類目名稱；e)室編起止件號：檔案盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“～”號連接；f)館編起止件號：移交進館時按進館要求標注的編寫；g)盒號：檔案盒的排列順序號，依檔案盒的排列順序從“1”起連續(xù)依次編定，并在同一檔案盒號目錄內(nèi)保持唯一，歸檔后由檔案室統(tǒng)編；h)密級：檔案盒內(nèi)文件的最高密級；i)全宗名稱：構(gòu)成全宗單位的全稱；j)內(nèi)設機構(gòu)名稱：歸檔機構(gòu)的全稱；k)關鍵詞：能夠表達盒內(nèi)文件內(nèi)容主題并具有檢索意義的詞或詞語；1)件數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總件數(shù)。6.2電子文件整理6.2.1電子文件相對集中組織后存儲歸檔。存儲載體采用一次性寫光盤，音像電子文件可用形成時的載體歸檔。6.2.2電子文件組織6.2.2.1電子文件按紙質(zhì)文件相同分類方案中的最低一級類目組織文件。6.2.2.2同類目下的電子文件存儲在同一個目錄下，以類目名稱作為目錄名。6.2.2.3多個事由或同一事由下的文件較多時，按照事由建立子目錄，目錄名應基本反映事由。6.2.2.4對反映同一事由或事物的一組照片應集中存放在一個目錄下。6.2.2.5同類目下的文件比較多或數(shù)據(jù)量大時，可以單獨存儲在一個載體上，需要多個載體存儲時，應標識順序號。6.2.2.6同級類目下文件少時，可以合并到上一級類目存儲。6.2.2.7歸檔電子文件不能裸露在載體根目錄下。6.2.3存儲格式歸檔電子文件應轉(zhuǎn)換成通用存儲格式，一般格式為：d)視頻文件和多媒體文件：MPEG、AVI;f)數(shù)據(jù)庫文件：DBF、XLS。6.2.4文件命名6.2.4.1歸檔電子文件名應能準確、簡要地概括文件內(nèi)容。6.2.4.2歸檔電子文件名后綴采用文件存儲格式默認的擴展名。6.2.4.3同一個載體內(nèi)的電子文件名應唯一。6.2.5載體制作6.2.5.1建立說明文件，以readme.txt文件形成存儲在歸檔載體的根目錄下。文件內(nèi)容包括：a)電子文件清單；b)對無法轉(zhuǎn)換成指定格式的電子文件，提供其軟硬件運行環(huán)境說明；c)載體制作相關信息包括：制作單位(部門)、制作日期、制作人等。6.2.5.2歸檔光盤刻錄前，應對歸檔電子文件以及所在機器進行病毒查殺。6.2.5.3建立光盤卷標，按年度排流水號，以7位阿拉伯數(shù)字標注，前4位表示年度，后3位表示光盤76.2.5.4歸檔載體可讀性檢查，核實歸檔電子文件的一致性、有效性和完整性。6.2.6載體標識和包裝6.2.6.1每一個歸檔載體應有標識。標識內(nèi)容包括：載體編號、類目名、密級、6.2.6.2歸檔光盤標識打印在專用的光盤標簽上，或用帶光盤打印架的噴墨打印機打印在光盤背面。6.2.6.3歸檔載體應有外包裝，外包裝標識內(nèi)容與載體標識一致。光盤外包裝選用方型的硬塑料盒，每張盤片獨立包裝。6.2.7編目6.2.7.1電子文件的著錄應按照DA/T18進行著錄。6.2.7.2歸檔電子文件目錄按逐個盤、逐個錄下文件數(shù)量多且屬同類型文件，可建立到目錄級。6.2.7.3填寫歸檔電子文件目錄，歸檔電子文件目錄格式見附錄C圖C.7:a)載體編號：標識歸檔電子文件載體的唯一序號，按年度排流水號，方法同6.2.5.3,b)文件名：歸檔電子文件的計算機文件名稱；c)路徑名：歸檔電子文件在該載體的路徑全名；d)文件內(nèi)容：歸檔電子文件的簡要描述；e)形成時間：歸檔電子文件的形成日期(計算機修改日期);f)版本代碼：電子文件版本代碼分別為：M——草稿性電子文件、U——非正式電子文件、F——正式電子文件；g)類別代碼：電子文件類別代碼分別是：T——文本文件、I——圖像文件、G——圖形文件、i)互見件檔號：對應的紙介質(zhì)歸檔文件的檔號；7文件材料的歸檔7.1紙質(zhì)文件材料的歸檔7.1.1.1歸檔的文件材料，應一律蓋歸檔章并填寫相應內(nèi)容。7.1.2.1整理部門應按不同保管期限和單位內(nèi)設機構(gòu)順序排列檔案盒，填寫歸檔文件交接手續(xù)表(見7.1.2.2交接雙方應逐盒點交，并檢查檔案質(zhì)量。質(zhì)量合格的，移交人、接收人履行簽字手續(xù)。不符合質(zhì)量要求的，退還整理部門限期整理完善后再歸檔。7.1.3歸檔時間文件材料應于形成年度的次年6月底以前完成歸檔。87.2電子文件的歸檔7.2.1歸檔原則電子文件的歸檔實行“雙套制”原則。電子政務中產(chǎn)生的電子文件，應制成相同內(nèi)容紙質(zhì)文件并與原電子文件的存儲載體一同歸檔，形成兩種介質(zhì)，兩套同一內(nèi)容的檔案，并使兩者建立互聯(lián)。7.2.2歸檔方式7.2.2.1電子文件歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。使用單機和局域網(wǎng)條件有限的單位，直接進行物理歸檔。具有穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡環(huán)境和嚴密的安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件制作紙質(zhì)版本的單位，可先實施邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。7.2.2.2邏輯歸檔邏輯歸檔按如下要求執(zhí)行：a)歸檔電子文件應具有該電子文件的元數(shù)據(jù)；b)歸檔的電子文件的物理地址應存放于指定的計算機服務器上，服務器應采用可靠安全的備份措施；c)網(wǎng)絡系統(tǒng)設備更新時，應采取嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換措施，并做好相關記錄，確保數(shù)據(jù)準確無誤運行于新系統(tǒng)；d)網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。7.2.2.3物理歸檔物理歸檔按如下要求執(zhí)行：a)歸檔電子文件存儲載體應標注：載體編號、密級、保管期限、存檔日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)；b)歸檔的電子文件應真實、完整、有效、無病毒，載體外觀無劃痕，清潔完整，登記表、軟件、說明資料等齊全；c)辦理歸檔手續(xù)時，電子文件產(chǎn)生部門和檔案部門填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表(見附錄C圖C.9),一式三份，一份復制件留電子文件形成部門自存，兩份(含原件)交檔案部門保存；d)物理歸檔的電子文件載體一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套供查閱使用。套別用7.2.3歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔同步進行。8檔案整理8.1檔案盒排列8.1.1依據(jù)全宗內(nèi)分類方案，將檔案盒分別歸類。8.1.2全宗內(nèi)分類編號方案應根據(jù)檔案盒內(nèi)容和載體形式，統(tǒng)一采用年度、組織機構(gòu)或年度、問題的方法編制。8.1.3全宗分類方案及其編號應前后保持一致，不得隨意變動。98.2編輯檔案盒信息表8.2.1編輯要求檔案盒信息表按年度、機構(gòu)(問題)、保管期限逐盒編寫。8.2.2檔案盒信息表編輯方法8.2.2.1檔案盒信息表內(nèi)容檔案盒信息表封面及內(nèi)容格式見附錄C圖C.10和圖C.11,填寫內(nèi)容包括：a)檔案盒號：檔案盒的順序號，依檔案盒的排列順序依次編定。在同一檔案盒號目錄內(nèi)，不得出b)關鍵詞：能夠表達盒內(nèi)文件內(nèi)容主題并具有檢索意義的詞或詞語，如“海洋廳局長會議”、“海c)保管期限：檔案盒封面上標識的保管期限；d)文件件數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總件數(shù)；e)文件頁數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總頁數(shù)；f)密級：檔案盒封面上標識的密級；g)保密期限：檔案盒封面上標識的保密期限；檔案盒封面僅標識密級而未標識保密期限者，其保密期限分別按秘密級10年、機密級20年、絕密級30年標識；h)備注：檔案盒的必要說明文字。8.2.2.2檔案盒信息表份數(shù)8.3建立全宗管理檔案8.3.1全宗卷的主要內(nèi)容8.3.1.3檔案鑒定材料：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與8.3.1.4檔案保管材料：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。8.3.1.5檔案統(tǒng)計材料：檔案收進、移出統(tǒng)計，檔案基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。8.3.1.6檔案利用材料：全宗介紹、大事記、利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型事例等。8.3.1.7檔案管理新技術的應用：縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。8.3.2全宗卷的整理8.3.2.1全宗管理中形成的文件材料應及時積累，適時整理組件。8.3.2.2全宗卷內(nèi)文件材料按問題-時間進行系統(tǒng)排列，順序為：全宗介紹、立檔單位大事記以及檔案8.3.2.3全宗卷內(nèi)文件材料應按其形成順序編件號、裝訂、裝盒保存。在此基礎上編制其文件目錄。9檔案的保管、統(tǒng)計與利用9.1.1保管要求9.1.1.1庫存檔案應進行科學分類、統(tǒng)一編號、系統(tǒng)排架。入庫檔案應根據(jù)檔案盒號順序，由左到右，由上而下直立排列，并預留架位空間。9.1.1.2檔案存放應依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，磁性載體應選擇防磁設施。9.1.1.3制定符合本單位檔案保管實際情況的安全管理制度和應急預案。9.1.2保管環(huán)境9.1.2.1庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防防震等防護功能。9.1.2.2紙質(zhì)檔案保管環(huán)境應按JGJ25—2000的規(guī)定進行。9.1.2.3歸檔電子文件載體保管環(huán)境應按GB/T18894的規(guī)定進行。9.1.2.4照片印件保管環(huán)境應按GB/T11821的規(guī)定進行。9.1.3安全維護9.1.3.1對于受損或易損的檔案，應及時采取修補等措施加以保護，確保檔案的安全完整。9.1.3.2每年應檢查兩次館(室)藏檔案資料的情況，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并記錄相關信息和處理結(jié)果。9.1.3.3定期檢查庫房設備運轉(zhuǎn)情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄相關信息和處理結(jié)果。9.1.3.4對歸檔電子文件進行檢查和維護應按GB/T18894的規(guī)定進行。9.2.1統(tǒng)計形式機關檔案統(tǒng)計分為專門統(tǒng)計和綜合統(tǒng)計。9.2.2統(tǒng)計要求9.2.2.1機關檔案統(tǒng)計應能反映機關檔案及其工作現(xiàn)象和數(shù)量特征，統(tǒng)計內(nèi)容應及時和準確，歷次統(tǒng)計結(jié)果應保持連續(xù)性。9.2.2.2專門統(tǒng)計要求由本單位根據(jù)具體情況確定，建立內(nèi)部統(tǒng)計報表和統(tǒng)計工作機制。9.2.2.3綜合統(tǒng)計(含上級機關年度統(tǒng)計任務)按照任務下達時的要求進行。統(tǒng)計結(jié)果一式兩份，一份提交給任務下達單位(部門),一份由本單位永久保存。9.2.2.4定期分析統(tǒng)計結(jié)果，編制統(tǒng)計分析報告，評價各項工作效能，查找存在問題，提出改進措施和建議。9.2.3統(tǒng)計內(nèi)容9.2.3.1專門統(tǒng)計內(nèi)容包括：a)檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計：包括檔案各類和檔案載體形式，以及不同種類、不同載體形式的檔案數(shù)量；b)檔案質(zhì)量情況統(tǒng)計：包括檔案歸檔率和齊全率。檔案歸檔率為實際歸檔工作個數(shù)與應歸檔工作個數(shù)的百分比，檔案齊全率為實際歸檔文件數(shù)量與應歸檔數(shù)量的百分比；c)檔案鑒定情況統(tǒng)計：包括各種保管期限、各種秘密等級的檔案數(shù)量。9.2.3.2綜合統(tǒng)計內(nèi)容包括：d)檔案編研情況統(tǒng)計：包括檔案編e)檔案移交銷毀統(tǒng)計：包括本年向檔案館移交檔案(盒)件數(shù)量、本年銷毀檔案(盒)件數(shù)量；9.3.1利用要求檔案利用應嚴格執(zhí)行國家有關保密的法律法規(guī)，以及檔案利用規(guī)章制度。9.3.2檔案借閱9.3.2.1按借閱檔案的權限、程序，本單位工作人員可借閱本部門產(chǎn)生的檔案，借閱其他部門形成的檔案應征得檔案產(chǎn)生部門的同意。9.3.2.2外單位人員查閱機關檔案，需持有效證件，經(jīng)主管檔案部門的領導批準后提供，必要時應報上級主管部門審批。9.3.2.3閱覽檔案應在檔案借閱室進行，電子檔案閱覽應配備專用設備。9.3.2.5復制檔案或抄錄檔案內(nèi)容應經(jīng)檔案管理部門同意，復制件或抄錄內(nèi)容應加蓋檔案復制件印章后方能生效。9.3.3檔案開發(fā)9.3.3.1建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、機關檔案元數(shù)據(jù)庫及應用系統(tǒng)等，實施計算機檢索利用檔案信息。9.3.4利用效果分析9.3.4.1建立機關檔案利用效果反饋記錄，檔案利用效果記錄表格式見附錄C圖C.12。9.3.4.2對機關檔案利用效果進行定期的分析、編制機關檔案利用分析報告，總結(jié)機關檔案利用取得的經(jīng)驗和存在問題，提升機關檔案利用效益。機關檔案鑒定分為保存價值的鑒定和移交進館的鑒定：a)保存價值的鑒定：對檔案的保存價值進行鑒定，重新確定歸檔文件的保管期限；對于保管期限已滿失去保存價值的文件應按規(guī)定予以銷毀；b)移交進館的鑒定：對機關檔案是否符合進館條件進行鑒定。保管期限一般每3年～5年集中鑒定一次，密級鑒定時間和機關檔案進館鑒定時間由相關工作要求確定。10.1.3.1成立鑒定小組機關檔案鑒定小組由檔案管理部門主管領導、職能部門相關人員、檔案人員及特邀專家組成。機關檔案管理部門組織編制鑒定實施方案，內(nèi)容應包括鑒定范圍、鑒定內(nèi)容、鑒定依據(jù)、鑒定步驟、鑒定人員和負責人組成等。10.1.3.3實施鑒定方案按照鑒定方案，審閱符合鑒定范圍內(nèi)的每份文件，對文件的鑒定內(nèi)容做出判斷，記錄相關文件信息，填寫機關檔案鑒定記錄表。鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組撰寫鑒定工作報告，與機關檔案鑒定記錄表、鑒定意見一并報單位主管領導審批，并報上級主管部門備案。10.1.3.5歸檔鑒定記錄檔案鑒定工作中形成的方案、記錄、報告等材料應歸檔保存。10.2.1.1列入國家海洋檔案事業(yè)規(guī)劃范圍應移交的檔案，連同檢索工具及參考資料一并向國家級海洋專業(yè)檔案館移交。10.2.1.2撤銷或合并單位(機關),應將全部檔案、全宗卷、檢索工具、編研材料、參考資料向國家海洋管理機關指定的接收單位(機關)移交。10.2.2.1對列入進館的檔案應編制移交目錄。10.2.2.2檔案移交應填寫檔案交接文據(jù)(見附錄C圖C.13),一式二份。10.2.2.3移交檔案運送按照《國家海洋局接收海洋檔案進館暫行辦法》執(zhí)行。10.2.2.4檔案移交和接收雙方按照檔案移交目錄，清點檔案文件無誤后，在檔案交接文據(jù)上簽字，各執(zhí)一份存查。10.3.1經(jīng)鑒定需要銷毀的機關檔案，由檔案部門提出銷毀意見和建議，并編制書面報告和檔案銷毀清冊，書面報告內(nèi)容應包括檔案鑒定情況和銷毀的理由和依據(jù)。檔案銷毀清冊一式兩份，式樣見附錄C圖C.14和圖C.15。10.3.2經(jīng)鑒定需要銷毀的機關檔案，必須報請單位(機關)主管領導批準，領導簽字同意后方可銷毀。10.3.3經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，紙質(zhì)檔案應送指定地點化為紙漿或焚毀；磁性載體的檔案，應連同紙質(zhì)檔案一并銷毀或物理清除。10.3.4銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前對銷毀的檔案認真清點復核，并在檔案銷毀清冊上簽字。10.3.5銷毀檔案過程中形成的申請、報告、清冊等文字材料應歸檔保存。(規(guī)范性附錄)文件材料歸檔范圍與保管期限表表A.1給出了文件材料歸檔范圍與保管期限。表A.1文件材料歸檔范圍與保管期限表A本單位召開的黨員的代表大會、紀律檢查委員會、工、青、婦等社團組重要賀電、賀信，籌備工作、選舉過程中形成的文10年本單位領導辦公會議、行政辦公會議的會議記錄本單位召開的勞動模范、先進單位、先進工作者等表彰請示、批復、通知、報告、總結(jié)、決定、紀要、事跡材料、受獎名單、本單位為主辦的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決本單位為協(xié)辦的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要10年本單位承辦(參加)國際會議、雙邊會議、大型展覽會請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告(原文及譯文)委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登學會組織召開的歷次代表大會、年會、理事會議、常務理事會議、學會議的計劃、總結(jié)、報告、紀要、學術論文和領導B針對本單位和屬于本單位主管業(yè)務范圍以內(nèi)并要執(zhí)國家領導人和知名人士為本單位的題詞、題字、書畫同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料重要業(yè)務問題的一般業(yè)務問題的同級單位制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料上級領導或上級單位視察、檢查本單位工作時形成的題詞、講話、聲像、本單位領導在公務活動中形成的重要講話、電話記錄，向上級機關領導匯有歷史意義和長遠利用價值的重要的一般的本單位代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專題本單位制發(fā)的(包括與其他機關聯(lián)合制發(fā)的)方針政策性法規(guī)性、中長本單位各種普查、檢查工作計劃、總結(jié)、報告、記重要的一般的C海洋主體功能區(qū)、海洋事業(yè)發(fā)展、海洋經(jīng)濟發(fā)展、海洋信息化以及單位綜合申報審核海洋法律法規(guī)及規(guī)章草案材料海洋經(jīng)濟、海洋統(tǒng)計的管理法規(guī)、規(guī)章制度和海洋經(jīng)濟調(diào)查10年《中國海洋年鑒》、《海洋事業(yè)發(fā)展公報》和中國海洋經(jīng)濟行政復議、行政訴訟、聽證、國家賠償?shù)纫?guī)范性、政策海洋功能區(qū)劃及海岸保護與利用規(guī)劃、區(qū)域用海規(guī)劃圍填海計劃管理用海管理、海域使用權登記、海域使用權登記證書、原始材料登記冊、發(fā)海域使用管理法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性、政策性文件、海洋設施、海底電纜管道、海上人工構(gòu)造物的管理海域使用論證、評估及國家海域使用動態(tài)監(jiān)視監(jiān)測管理系統(tǒng)有關管理辦法、國家海域使用動態(tài)監(jiān)視監(jiān)測管理系統(tǒng)業(yè)務化運行有關文件海域使用論證、評估監(jiān)督檢查和國家級海域使用論證評審專家海島保護與管理有關法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理無居民海島使用申請審批、使用項目審核、使用權確權登記、證書發(fā)放有國家海島監(jiān)視監(jiān)測及管理信息系統(tǒng)業(yè)務化工作有關文件材料審核新建、改建、擴建海岸工程建設項目環(huán)境影響報告書赤潮、海洋石油勘探開發(fā)溢油、海洋環(huán)境突變事件應急預案及應急工作程序10年海洋環(huán)境保護、海洋環(huán)境監(jiān)測、海洋石油勘探開發(fā)、海洋傾廢、傾倒區(qū)選劃、收費標準等法律、重大海洋環(huán)境問題和污染損害事件的監(jiān)視、中國海洋環(huán)境質(zhì)量公報海洋環(huán)境監(jiān)測體系建議和發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、海洋自然保護區(qū)、海洋特別保護區(qū)建設管理的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、項目報告、海洋生態(tài)損害的國家索賠及海洋生態(tài)系統(tǒng)和海洋生物多樣性保海洋標準、計量、質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)，質(zhì)量檢定驗收的報告、紀要海洋標準申報、審批、復審及批準發(fā)布的海洋海洋生態(tài)海洋環(huán)境保護與整治規(guī)劃、標準、規(guī)范全國海洋觀測網(wǎng)絡建設管理和國際海洋觀測計劃在國內(nèi)的實施項海洋預報體系的建設、海洋防災減災能力建設專項的海洋觀測、預報、防災減災、海洋專項服務保障工作的政策、規(guī)劃和技術規(guī)范風暴潮、海浪、海冰和海嘯災害應急預案和海洋災害風險評估、海洋災海洋領域應對氣候變化文件、海平面變化、沿海警戒潮位核中國海洋災害公報和中國海平面變化公報國家重點海洋科學技術計劃項目材料國家科技獎勵的推薦、申報和批復文件國內(nèi)外科技合作、交流及國外海洋技術引進工作文件材料海洋科學技術研究計劃、總結(jié)及科技體制改革的規(guī)定、管理辦法、方案、計劃、海洋科技管理獎勵、海洋科技資料、圖書期刊出版海洋科技成果的評審、鑒定、知識產(chǎn)權、保密、統(tǒng)計等管理文件海水淡化與綜合利用、海洋可再生能源發(fā)展規(guī)劃、政策、論證、海洋領域高新技術研究發(fā)展計劃項目和國家科技支撐計劃項目材料、基礎研組織、實施海洋基礎、綜合調(diào)查與評價、海洋專項調(diào)查、大洋調(diào)“數(shù)字海洋”發(fā)展規(guī)劃、建設與管理文件海洋調(diào)查數(shù)據(jù)、樣品庫(館)、野外科學觀測研究站國際合作與維權周邊國家海洋劃界、共同開發(fā)、島嶼爭端等問題的對策建議、監(jiān)督管理涉外的海洋科學調(diào)查研究活動、海洋設施建造、海底工程與國外簽訂的協(xié)議書、合同、備忘錄、會議紀要的換文正本(或副本)外事主管機關發(fā)送的需要本單位執(zhí)行的國際科技協(xié)人員出國訪問、考察、參加國際會議和接待外賓、華裔學者10年國外團體、個人來往的涉及本單位工作的信函雙邊海洋合作與交流項目的立項、報批、管理和協(xié)調(diào)文件及合作協(xié)出國人員審批材料雙邊海洋外事規(guī)劃、計劃，雙邊海洋合作發(fā)展戰(zhàn)略、政策和外事極地事務涉外權益文件、涉海國際會議、條約、協(xié)議出席全球、區(qū)域涉海國際組織和機構(gòu)的重要會議、年會、高官會、部長級會議的談判材料有關我實施或參與的涉海國際組織和機構(gòu)的有關國際項審核相關派出團組和因公護照及簽證材料國際合作與交流工作的規(guī)劃、年度計劃、總結(jié)涉外海洋科學研究活動、海洋設施建造、海底電纜管道船舶飛機使用計劃、調(diào)度指揮工作相關文件、計劃、海洋行政執(zhí)法工作方針、政策、戰(zhàn)略研究、年度計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計公報、海洋行政執(zhí)法監(jiān)督、指導性、標準規(guī)范性文件、規(guī)章制度、及技術支撐系統(tǒng)示中國海監(jiān)網(wǎng)站發(fā)布的信息(包括新聞、圖片等電子資料)重大新聞事件、宣傳活動、外事活動相關文件及主流媒體相關報本單位出版的業(yè)務書籍、期刊中國海監(jiān)機構(gòu)、稱謂、旗幟管理相關文件中國海監(jiān)人員著裝、標識管理相關規(guī)章制度中國海監(jiān)人員著裝、標識管理相關文件海監(jiān)船舶、艇、飛機新造及購置立項、可研報告及設計海監(jiān)船舶、艇、飛機新造及購置項目申報及建造過程性文件、實施管理規(guī)定、海監(jiān)船舶、艇、飛機搭載設備的采購、配置、維護及報廢、轉(zhuǎn)讓、海監(jiān)飛機人員登機政審、飛機臨時轉(zhuǎn)場、辦理機10年海監(jiān)飛機航空監(jiān)視、監(jiān)測報告、照片、錄像等文字海監(jiān)執(zhí)法車輛采購計劃、合同、協(xié)議分配方案及車輛報廢、轉(zhuǎn)讓、無線電通信聯(lián)絡、衛(wèi)星通信和通信導航業(yè)務電臺建臺、遷臺的相關文件“中國海監(jiān)溢油檢驗鑒定執(zhí)法業(yè)務運行系統(tǒng)”有關技術規(guī)程、鑒定報告等相關文件材料學會經(jīng)費預算及國內(nèi)外學術交流的情況報告、學會《會訊》、《工作簡報》、《海洋科技工作者建議》10年學會重大問題及活動的請示、策劃報告、國家領導人題詞、賀信及講話稿、領導批示、總結(jié)、學會工作計劃、總結(jié)及獲得國家級獎項的申報材料、遴選評審結(jié)果、報告D土地征用合同及拆遷補償協(xié)議書，建設用地規(guī)劃許可證(含紅線圖),初步方案設計、初步設計及施工圖設計的設計成果文設計、監(jiān)理、施工的招、投標和文件材料及建設過程圖紙會審記錄、施工組織設計，材料及構(gòu)配件出廠證明、質(zhì)檢及實驗報告，設計變更通知單、洽商簽證單、會議紀要、施工日志，質(zhì)量監(jiān)督和安全監(jiān)督相關記錄、隱蔽工初步設計概算及評審批復文件、施工圖預算、工程標底、中標預算、竣工結(jié)算職工住房配售的規(guī)定、方案、細則及情況統(tǒng)上級單位下達和本單位審批基本建設項目的項目建議書、可行性研究報國庫集中支付改革范圍劃分及申請調(diào)整預算指標支付方式文件本單位資產(chǎn)預算、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)核實、產(chǎn)權登記、資產(chǎn)有關國有資產(chǎn)規(guī)章制度、劃轉(zhuǎn)、調(diào)撥、報廢、報損、轉(zhuǎn)讓及統(tǒng)計等的申國有資產(chǎn)統(tǒng)計報表安全保衛(wèi)、應急、維穩(wěn)等管理工作的規(guī)章制度、年度工作計劃、總結(jié)槍支、彈藥、易燃、易爆和放射性物品管理信息安全應急有省、部級以上領導重要批示和辦理結(jié)果的有上級機關或本單位領導重要批示和辦理結(jié)果的其他有辦理結(jié)果的(包括沒有處理結(jié)果的)10年重大問題的一般問題的人大代表建議和意見、政協(xié)委員提案、人大主辦答復意見的協(xié)辦答復意見的配合主流媒體報道本單位工作活動的紀錄片、專題片、稿件以單位領導及新聞發(fā)言人名義發(fā)布的新聞和重要稿件全國全局性海洋社會宣傳和公眾教育活動的請示、批復、通知本單位編輯的、并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本、宣傳視頻資檔案室全宗名冊和檔案材料的交接文件、鑒定、記錄、銷毀、申請清冊報告及檔案材料匯編和資料目錄、向有關部門移交、接收檔案的清冊重大海洋調(diào)查(考察)、基建工程等專項檔本單位編寫的歷史沿革大事記、文件選編、規(guī)章制度匯編、基礎數(shù)據(jù)匯單位保密委員會的成立、調(diào)整及科研項目的保密申報及審批材料、處人事、勞資、機構(gòu)編制與培訓公務員、干部、職工管理工作的規(guī)章制度任免、錄用人員調(diào)動的行政和工資關系介紹信及存根、轉(zhuǎn)遞證明公務員、干部、職工傷、病、殘、死亡、撫恤、休假省部級以上有政策待遇的一次性獎勵或司、處以下的勞動、工資、福利、津補貼制度及社會保障管理制度人事、工資、社保、體制編制工作統(tǒng)計及海單位組建、擴建、調(diào)整、撤銷、合并、命名、更名、轉(zhuǎn)移領導關系、離退休工作政策、規(guī)章制度、人員待遇及有關請示、人才戰(zhàn)略、政策和規(guī)劃及院士、特殊津貼、百千萬人才等人選教育培訓、專業(yè)設置、培養(yǎng)目標及教材編寫的請示、繼續(xù)教育、研究生招生、培養(yǎng)管理工作的計劃、總結(jié)和博士后科研10年審核、審批和頒發(fā)種類學歷的證書及文件材料學位委員會章程成立、改選、組成人員的報批文件材料E貫徹黨的路線、方針、政策及政治思想教育、學習的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告黨建工作的計劃、總結(jié)、情況統(tǒng)計及黨員名冊、黨組建立、調(diào)整、撤銷、印章啟用及重大問題向部級以上授予的其他的一般的重大問題的一般的30年本單位紀委、監(jiān)察專員辦公室的建立、撤銷及其他重大問題向上級紀委的請示、報告及批復、紀檢監(jiān)察工作的年度