外貿(mào)英語合同

PAGEPAGE12寫好合同的50招(中英)BeforeYouWritetheFirstWord第一部分：在動筆之前1.Askyourclienttolistthedealpoints.Thiscanbeintheformofalist,outlineornarration.Doingthiswillhelptheclientfocusonthetermsoftheagreement.1.要求你的客戶列出合同交易的要點，也可以說是合同的清單、目錄或概述。這一招首先幫助你的客戶弄清合同的重點所在。2.Engageyourclientin"whatif"scenarios.Agoodcontractwillanticipatemanypossiblefactualsituationsandexpresstheparties'understandingincasethosefactsarise.Talkingtoyourclientaboutthiswillgeneratemanyissuesyoumaynototherwiseconsider.2.讓你的客戶提供一些假設可能發(fā)生的情況。好的合同不僅能夠預見到許多可能發(fā)生的情況，而且還能清楚地描述出發(fā)生這些情況后合同雙方的立場。和客戶聊這些情況將有助于你發(fā)現(xiàn)一些你可能沒有考慮到的問題。3.Askyourclientforasimilarcontract.Frequently,clientshavehadsimilartransactionsinthepastortheyhaveaccesstocontractsforsimilartransactions.3.請求你的客戶提供類似的合同。通常情況下，客戶都保留著過去的交易記錄或者是類似合同。4.SearchyourofficecomputerortheInternetforasimilarform.Manytimesyoucanfindasimilarformonyourcomputer.Itmaybeoneyoupreparedforanotherclientoroneyounegotiatedwithanotherlawyer.Justremembertofindandreplacetheoldclient'sname.Startingwithanexistingformsavestimeandavoidstheerrorsoftyping.4.在辦公室的電腦中或是在因特網(wǎng)上搜索類似的合同范本。通常你會在你的電腦上找到你想要的東西，這些類似的合同范本要么是你給其他客戶準備的，要么是你和其他的律師共同協(xié)商起草的。使用這些舊合同可以為你節(jié)省時間和避免打印錯誤，不過，用這些合同范本時別忘了替換掉老客戶的名字。5.ObtainformsinbooksorCD-ROM.Typicalformsofcontractscanbefoundinformbooks,suchasWest'sLegalForms(anationwideset)andFloridaJurForms,aswellasintreatisesandFloridaBarCLEpublications.Thesecanbeusedasthestartingpointfordraftingthecontractoraschecklistsoftypicalprovisionsandwordingtoincludeinthecontract.ManytreatisesandformbooksnowcomewithformsondiskorCD-ROM.5.從書中或者是光盤上獲取合同范本。典型的合同范本在一些范例書中都可能找到：比如,西方法律文書（全國版）佛羅里達州文書期刊，另外，在有些論文和佛羅里達州律師協(xié)會的法律繼續(xù)教育出版物中也可以找到一些。起草合同時，你可以把這些范本當做原始資料，利用其中某些典型的條款和措詞。更為方便的是，許多論文和書中的合同范本都有電子文本儲存在磁盤或光盤中。6.Don'tletyourclientsignaletterofintentwithoutthiswording.Sometimesclientsareanxioustosignsomethingtoshowgoodfaithbeforethecontractisprepared.Aproperlywordedletterofintentisusefulatsuchtimes.Justbesurethattheletterofintentclearlystatesthatitisnotacontract,butthatitismerelyanoutlineofpossibletermsfordiscussionpurposes.SeeAppendixC.6.如果沒有特別申明，不要讓你的客戶在意向書上簽字。有時候，在合同未準備好之前，客戶為了表示誠意，往往急于簽署某些東西，當然，在這種情況下，如果客戶急于簽署的是有特別申明的意向書，這也是可以的，但一定要注明：本意向書并非合同，只是雙方為了更好地溝通協(xié)商，而擬定的對未來條款的概述。類似意向書的范例見附錄C。WritingthatFirstWord第二部分：開始起草合同7.Startwithasimple,genericcontractform.TheforminAppendixAissuchaform.Itprovidesasolidstartingpointforthestructureofthecontract.Likeahouse,acontractmusthaveagood,solidfoundation.7.從簡單、典型的合同入手。附錄A就是一個簡單、典型的合同，它提供了一個合同的基本支架。像房子一樣，一個合同必須有一個牢固的根基。8.Statethecorrectlegalnamesofthepartiesinthefirstparagraph.Asobviousasthisis,itisoneofthemostcommonproblemsincontracts.Forindividuals,includefullfirstandlastname,andmiddleinitialsifavailable,andotheridentifyinginformation,ifappropriate,suchasJr.,M.D.,etc.Forcorporations,checkwiththeSecretaryofStatewhereincorporated.8.在合同的第一段要寫清楚雙方的名稱。，這是個簡單而又不得不引起重視的問題。如果是個人，要寫清姓和名,中間有大寫字母和其他身份信息的，也要注明，例如：jr.,M.D,等等；如果是公司，為避免弄錯，寫名稱時可以到公司注冊地的相應機構(gòu)去核對一下。9.Identifythepartiesbynicknames.Givingeachpartyanicknameinthefirstparagraphwillmakethecontracteasiertoread.Forexample,JamesW.Martinwouldbenicknamed"Martin."9.確定合同雙方的別稱（簡稱）。為便于閱讀，一般要在合同的第一段為雙方弄一個別稱，如：將詹姆士.馬丁簡寫為"馬丁"。10.Becarefulwhenusinglegaltermsfornicknames.Donotuse"Contractor"asanicknameunlessthatpartyislegallyacontractor.Donotuse"Agent"unlessyouintendforthatpartytobeanagent,andifyoudo,thenyoubetterspecifythescopeofauthorityandotheragencyissuestoavoidfuturedisagreements.10.使用法定術(shù)語作為雙方當事人的別稱時，要小心。除非一方當事人在法定上就是承包人，否則不要將"承包人"作為其別稱。同樣，除非你想讓一方當事人成為法定上的代理人，否則不要稱其為"代理人"，如果堅持要用，最好明確一下代理范圍并找到其他可以避免將來爭執(zhí)的方案。11.Includeablankforthedateinthefirstparagraph.Puttingthedateinthefirstparagraphmakesiteasytofindafterthecontractissigned.Italsomakesiteasytodescribethecontractinotherdocumentsinapreciseway,suchasthe"December20,2000,ContractforSaleofRealEstate."11.在合同的第一段要為書寫簽約時間留下空格。把簽約時間放在第一段，當合同簽署后，你就能夠很容易地找到它，而且，這樣做還可以給你在其他相關(guān)文件中準確地描述這個合同提供幫助，范例如：不動產(chǎn)買賣合同，訂立于2000年12月20日12.Includetoprovidebackground.Recitalsarethe"whereas"clausesthatprecedethebodyofacontract.Theyprovideasimplewaytobringthecontract'sreader(party,judgeorjury)uptospeedonwhatthecontractisabout,whothepartiesare,whytheyaresigningacontract,etc.Thefirstparagraphinthebodyofthecontractcanincorporatetherecitalsbyreferenceandstatethattheyaretrueandcorrect.Thiswillavoidalaterargumentastowhetherornottherecitalsarealegallybindingpartofthecontract.12.書寫引述語。引述語是指那些放在合同主體前面的"鑒于"條款。書寫此類條款的目的是為了讓讀者（通常指合同雙方，法官，陪審團）很快地了解到合同的主要內(nèi)容是什么，合同雙方是誰，以及他們?yōu)槭裁春炗喓贤鹊取．斎?，合同主體的第一段也可以加上引述語并陳述其是真實準確的，如果這樣做了，合同雙方將來就不會爭執(zhí)：引述語作為合同的一部分是否具有法律效力？13.Outlinethecontractbywritingoutandunderliningparagraphheadingsintheirlogicalorder.Theparagraphsshouldflowinlogical,organizedfashion.Itisnotnecessarytowritethemallatonce;youcanwritethemasyouthinkofthem.Trytogrouprelatedconceptsinthesameparagraphsorinadjacentparagraphs.Forexample,writeanemploymentcontract'sinitialparagraphheadingslikethis:Recitals.Employment.Duties.Term.Compensation.13.按邏輯順序列出合同段落的標題詞.合同的段落是按一定的邏輯順序組織起來的，當然，你并不需要一下子列出所有段落的標題詞，想到多少就寫多少，不過，這些標題詞要力求總結(jié)出每個段落或相關(guān)段落的內(nèi)容。比如：撰寫勞動合同時列出的標題詞就像下面這些：引述語聘用職責期限賠償14.Completeeachparagraphbywritingthecontracttermsthatapplytothatparagraph.Thisissimple.Youlearnedthisinelementaryschool.Justexplaininwordswhatthepartiesagreetodoornotdoparagraphbyparagraph.14.在撰寫每一段時要注意內(nèi)容集中，不要東拉西扯，是的，這很簡單，你可能上小學時就學過，但我還是要提醒你，要集中火力，一段一段地分別說明合同雙方同意做什么，不同意做什么。15.Keepapadathandtorememberclausestoadd.Itisnormaltothinkofadditionalclauses,wordingandissueswhilewritingacontract.Jotthesedownonapadasyouwrite;theyareeasilyforgotten.Alsokeepyourclient'soutlineandotherformsinfrontofyouasyouwrite,andcheckoffitemsasyouwritethem.15.放一個便箋簿在手邊，以便記下需要添加的條款。在書寫合同的同時，你可能隨時會想到一些需要添加條款、措詞和問題，要盡快記在便箋簿上，因為他們太容易忘了。另外，你最好將客戶列出的要點和一些類似的合同范本也放在眼前，以便在書寫過程中隨時查對。16.Repeatyourselfonlywhenrepetitionisnecessarytoimproveclarity.Ambiguityiscreatedbysayingthesamethingmorethanonce;itisalmostimpossibletosayittwicewithoutcreatingambiguity.Onlyiftheconceptisadifficultoneshouldyouwriteitinmorethanoneway.Inaddition,ifyouuseanexampletoclarifyadifficultconceptorformula,besurethatallpossiblemeaningsareconsideredandthattheexampleisaccurateandconsistentwiththeconceptasworded.16.除非是為了更清晰地說明問題，否則不要在合同中重復陳述某個內(nèi)容。將一個事實來回地說很容易讓人模棱兩可。如果你將一個概念重復地解釋，那理解起來就更有困難。另外，如果你想通過一個例子來闡明一個難以理解的概念或規(guī)則時，一定要考慮到其所有的含義、這個例子的準確性以及它和概念的相符性。WhattoWatchOutforWhenWriting第三部分：撰寫時的注意事項17.Titleit"Contract."Donotleavethisonetochance.Ifyourclientwantsacontract,callitacontract.Ajudgenowsittingonthefederalbenchonceruledthatadocumententitled"Proposal"wasnotacontracteventhoughsignedbybothparties.Thelessonlearnedis,"Saywhatyoumean."Ifyouintendthedocumenttobealegallybindingcontract,usetheword"Contract"inthetitle.17.標題上注明"合同"兩字。不要為碰運氣而忽略這個。如果你的客戶需要合同，就要注明是合同。一個仍在聯(lián)邦法院里任職的法官就曾經(jīng)裁定：有雙方簽字，但標有"建議書"的文件并非合同。這給我們的教訓就是，你怎么想，就應該怎么說。如果你想讓你的文件成為具有法律效力的合同，就要在標題中注明"合同"字樣。18.Writeinshortsentences.Shortsentencesareeasiertounderstandthanlongones.18.寫短句子，因為短句子比長句子讓人更容易理解。19.Writeinactivetense,ratherthanpassive.Activetensesentencesareshorterandusewordsmoreefficiently,andtheirmeaningismoreapparent.Exampleofactive:"SellersshallsellthePropertytoBuyer."Exampleofpassive:"ThePropertyshallbesoldtoBuyerbySeller."19.用主動語態(tài)而不用被動語態(tài)。相對而言，主動語態(tài)的句子更簡短，措詞更精練，表達更明白。還是讓我們來來看一個例子吧，主動語態(tài)的句子：賣方將把此物賣給買方;被動語態(tài)的句子：此物將被賣方賣給買方。20.Don'tusetheword"biweekly."Ithastwomeanings:twiceaweekandeveryotherweek.Thesameappliesto"bimonthly."Instead,write"everyotherweek"or"twiceaweek."20.不要用“雙周”之類的詞，因為這有可能產(chǎn)生歧義是兩周還是每隔一周？類似的詞還有"雙月",所以最好這樣寫:"兩周"或"每隔一周"。21.Don'tsaythingslike"activetermitesandorganisms".Avoidambiguitybywritingeither"activetermitesandactiveorganisms"or"organismsandactivetermites."Whenaddingamodifierlike"active"beforeacompoundofnounslike"termitesandorganisms",besuretoclarifywhetheryouintendthemodifiertoapplytobothnounsorjustthefirstone.Ifyouintendittoapplytoboth,useparallelconstructionandwritethemodifierinfrontofeachnoun.Ifyouintendittoapplytojustonenoun,placethatonenounattheendofthelistandthemodifierdirectlyinfrontofit.21.不要說"活動著的白蟻和有機體"之類的話，為了避免模棱兩可，最好這樣寫：“活動著的白蟻和活動著的有機體”或是“白蟻和活動著的有機體”。當一組名詞（如"白蟻和有機體"）前有一個修飾語（如"活動著的"）時，你一定要弄清楚這個修飾語是修飾兩個名詞還是僅僅修飾第一個名詞。如果是修飾兩個詞，可以用排比的手法分別在這兩個詞之前加上修飾語，如果你只想修飾一個名詞，那么你就應該把這個詞放在這組詞的最后，然后在它的前面加上修飾語。22.Don'tsay"Lessor"and"Lessee."Thesearebadnicknamesforaleasebecausetheyareeasilyreversedormistyped.Use"Landlord"and"Tenant"instead.Thesameappliestolienorandlienee,mortgagorandmortgagee,grantorandgrantee,licensorandlicensee,partyAandpartyB.Thisiswhereyoucanuseyourcreativitytocomeupwithadifferentnicknameforaparty,aslongasyouuseitconsistentlythroughoutthecontract.22.不要說“出租人”和“承租人”。這對一個租賃合同來說是些不好的別稱，因為他們?nèi)菀妆活嵉够蛘叱霈F(xiàn)打印錯誤。可以用“房東”和“房客”來代替他們。同樣，在合同中也不要說留置權(quán)人和留置人，抵押權(quán)人和抵押人，保證人和被保證人，許可人和被許可人，當事人A和當事人B到底怎么說，這就要看你駕馭語言的能力了，不過，要把握的一條原則，即在整個合同中，對合同一方只能用一個別稱。23.Watchoutwhenusing"herein."Does"whereverusedherein"meananywhereinthecontractoranywhereintheparagraph?Clarifythisambiguityifitmatters.23.使用術(shù)語“本文（herein，也可譯為”“在這里”）時要當心。為了避免含糊不清，使用“本文”時最好特別申明一下“本文”是指整個合同，還是指其所在的某一段落。24.Writenumbersasbothwordsandnumerals:ten(10).Thiswillreducethechanceforerrors.24.寫數(shù)目時要文字和阿拉伯數(shù)字并用，如：拾（10）。這將減少一些不經(jīng)意的錯誤。25.Whenyouwrite"including"consideradding"butnotlimitedto."Unlessyouintendthelisttobeall-inclusive,youhadbetterclarifyyourintentthatitismerelyanexample.25.如果你想用"包括"這個詞，就要考慮在其后加上"但不限于"的分句。除非你能夠列出所有被包括的項，否則最好用"但不限于"的分句，來說明你只是想舉個例子。26.Don'trelyontherulesofgrammar.Therulesofgrammarthatyoulearnedinschoolarenotuniversal.Thejudgeorjuryinterpretingthemeaningofyourcontractmayhavelearneddifferentrules.Writethecontractsothatnomatterwhatrulestheylearned,thecontractisclearandunambiguous.Followthistestforclearwriting:Removeallperiodsandcommas,thenreadit.Choosingtherightwordsandplacingthemintherightplacemakesthewritingclearwithoutpunctuation.26.不要依賴于語法規(guī)則。那些你在學校里得到的語法規(guī)則并不是放之四海而皆準的東西，因為有權(quán)力來解釋此合同的法官或陪審團成員學的語法規(guī)則可能和你學的不一樣，但不管學的是什么規(guī)則，撰寫合同都要遵循一個基本原則：簡潔、明確。檢測你寫的東西是否達到這個要求有個好辦法，那就是去掉所有的句號和逗號，然后去讀它。在沒有標點符號的情況下，選擇正確的詞語放在正確的位置上，這將使你寫出來的東西更簡明，更流暢。27.Don'tbecreativewithwords.Contractwritingisnotcreativewritingandisnotmeanttoprovokereflectivethoughtsorcontroversiesaboutnuancesofmeaning.Contractwritingisclear,directandprecise.Therefore,usecommonwordsandcommonmeanings.Writeforthecommonmanandthecommonwoman.27.不要創(chuàng)造詞語。合同文書不是創(chuàng)造性的作品，也就不能因為意思的細微差別而引起思考或爭論。合同文書應該是清晰、直接而準確的。因此，要使用普通的詞語,表達普通的意思，為普通人撰寫合同。28.Beconsistentinusingwords.Ifyourefertothesubjectmatterofasalescontractas"goods"usethattermthroughoutthecontract;donotalternatelycallthem"goods"and"items."Maintainingconsistencyismoreimportantthanavoidingrepetition.Don'tworryaboutputtingthereadertosleep;worryabouttheopposinglawyerayearfromnowhuntingforambiguitiestogetyourcontractintocourt.28.用詞一致。在一份銷售合同中，如果你想用“貨物”來指整個合同的標的物，就不要時而稱它們?yōu)椤柏浳铩?，時而又改稱它們?yōu)椤爱a(chǎn)品”。保持用詞一致性比避免重復更加重要。不要擔心這會讓讀者打瞌睡；你應該提防的是對方律師會因為含糊不清的合同而將你告上法庭。29.Beconsistentingrammarandpunctuation.Therulesofgrammarandpunctuationyoulearnedmaydifferfromothers,butyouhadbetterbeconsistentinyouruseofthem.Beawareofsuchthingsaswhereyouputendingquotemarks,whetheryouplacecommasafteryearsandstates,andsimilarvariationsinstyle.29.在文法和標點符號上保持一致。你可能學過許多不同類的文法和標點符號規(guī)則，但在使用它們時最好保持一致。要特別注意句末的引號、時間和地點之后的逗號以及文風的相似性。30.Considerincludingchoiceoflaw,venueselection,andattorneysfeeclauses.Ifyourcontractgetslitigated,youmightaswellgiveyourclientsome"ammunition"forthefight.ExamplesoftheseclausesappearinAppendicesAandC.30.可以在合同中加入準據(jù)法、審判地、律師費等條款。有了這些條款，一旦合同引起訴訟，你就已經(jīng)為了你的客戶打這場訴訟戰(zhàn)準備了一些“彈藥”。類似的條款見附錄A和B。WritefortheJudgeandJury第四部分：要為法官和陪審團考慮31.Assumethereaderisaknowledgeablelayman.Ifyourwritingissoclearthatalaymancouldunderstandit,thenitislesslikelyitwillendupincourt.31.要假設合同的讀者是一個受過教育的外行,如果你書寫的合同簡明得連一個外行都能理解，那么即使到了法庭上,,你也不用害怕。32.Defineawordbycapitalizingitandputtingitinquotes.Capitalizingawordindicatesthatyouintendittohaveaspecialmeaning.Thefollowingaretwosampleclausesfordefiningterms:Whereverusedinthiscontract,theword"Goods"shallmeanthegoodsthatBuyerhasagreedtopurchasefromSellerunderthiscontract.BuyerherebyagreestopurchasefromSellerten(10)fryingpans,hereinaftercalledthe"Goods."32.強調(diào)一個合同術(shù)語可以這樣做：加上雙引號并將其開頭的字母大寫。將一個詞語的開頭字母大寫表明你想讓它有一個特別的意思。下面有兩個定義術(shù)語的例子：一.本合同中使用的“貨物”("Goods")是指買方已經(jīng)同意向賣方購買的貨物;二.本合同中買方同意向賣方購買的拾（10）只平底鍋，即下文中的“貨物”("Goods")。33.Definewordswhenfirstused.Insteadofwritingasectionofdefinitionsatthebeginningorendofacontract,considerdefiningtermsandconceptsastheyfirstappearinthecontract.Thiswillmakeiteasierforthereadertofollow.33.第一次使用某個術(shù)語時就要下定義。定義合同術(shù)語不是在合同的開頭，也不是在合同的結(jié)尾，而是在這個術(shù)語第一次出現(xiàn)的時候，這樣做，有利于讀者更好地理解合同。34.Explaintechnicaltermsandconcepts.Rememberthatthepartiesmightunderstandtechnicaljargon,butthejudgeandjurywhointerpretandapplythecontractdonot.Therefore,explainthecontract'stermsandconceptswithinthecontractitself.Letthecontractspeakforitselffromwithinitsfourcorners.34.勤于解釋合同中的術(shù)語和概念。要記住合同雙方的當事人可能會理解合同中某些專用術(shù)語，但法官和陪審團卻可能一無所知。所以撰寫合同時要讓合同自己為自己釋義。KeepYourClientInformedWhileYouWrite第五部分：書寫時要常和你的客戶溝通35.Allcontractsshouldcomewithacoverletter.Thisgivesyouaplacetoinstructyourclientonhowtouseandsignthecontract.35.所有的合同都應該有一封說明書用來告訴你的客戶如何使用和簽署合同。36.Tellyourclienttheideasthatcomeasyouwrite.Manyideaswilloccurtoyouasyouwrite:thingsthatcouldgowrongwiththedeal,thingsthatmighthappeninthefuture,thingsthathappenedinthepast,waystostructurethingsbetter.Writetheseinyourlettertotheclient.36.告訴客戶你在撰寫過程中的一些想法。比如：哪些事情可能會隨著交易變得很遭，哪些事可能會在將來發(fā)生，哪些事情已經(jīng)發(fā)生了，哪些可以讓事情朝好的方向發(fā)展的方法你最好在給客戶的說明書中都將這些都寫上。37.Informyourclientoftherisks.Writingalettertotheclientasyouwritethecontractistheperfectwaytoinformtheclientoftherisksandrewardsofenteringintothecontract.Frequently,problemsdonotbecomeapparentuntiltimeisspenttryingtowordacontract.37.告訴客戶合同的風險所在。在撰寫合同時，你最好向客戶說訂立合同需要承擔的風險和能夠得到的利益。通常情況下，只要你花時間來起草合同，你就會發(fā)現(xiàn)真正的風險在哪里。WhatToDoAftertheFirstDraftIsWritten第六部分：完成初稿后做什么38.Checkspelling,paragraphnumbering,andcrossreferencesbothmanuallyandwithyourwordprocessor'sspellingandgrammarchecker.Thisalmostgoeswithoutsayingtoday,especiallysinceMicrosoftWordnowchecksyourspellingandgrammarasyoutype.(Unfortunatelyitalsochanges"perstirpes"to"perstupid"ifyoufailtowatchitclosely.)Andnowthereareevencomputerprogramsthatcheckcontractdocumentsforundefinedterms.DealProofispackagedwithCorelWordPerfectforlawoffices,andDocProofReaderisavailablefordownloadforMSWord97and2000.38.核實合同的拼寫情況、段落序號以及上下文的注解，你可以自己手動來做，也可以用文字編輯軟件中的拼寫和語法檢查功能來完成，特別是自從有了微軟的word軟件后，做這樣的工作你似乎不要費多少精力（但機器有時也不可靠，如果你不看仔細，它就會把"perstirpes"改變?yōu)?perstupid"）?，F(xiàn)在，這類專業(yè)的軟件甚至可以幫你檢測到合同中沒有釋義的術(shù)語，如：Corel公司專門為法律辦公開發(fā)的文字處理軟件包中的DealProof軟件，還有可供word97和word2000下載安裝的DocProofReader軟件。39.Letyoursecretaryorparalegalreadit.Notonlywillyourstafffrequentlyfindspellingandgrammarerrorsmissedbyyourwordprocessor'sspellchecker,buttheywillfindinconsistenciesandconfusingareasthatyoumissedwhendrafting.39.讓你的秘書或者助手閱讀你草擬的合同。你的同事不僅能通過文字處理軟件來幫你檢查到你沒有查到的拼寫和語法錯誤，而且他們還能發(fā)現(xiàn)你起草時沒有察覺到的矛盾和混淆之處。40.Stamp"Draft#16/22/2000"onit.Thismaybethefirstofmanydrafts,soavoidconfusionearlybynumberinganddatingalldraftsatthetopofthefirstpage.Itisalsoagoodideatowrite"DRAFT"acrossthefaceofeachpagetoprecludethepossibilityofanimpatientclientsigningadraftratherthanwaitingforthefinalversion.40.在合同上注明“第一稿于200年6月22日”,第一稿完成后，可能還要草擬幾個版本，為了避免他們之間相互混淆，最好在每份草稿首頁的頂部注上序號和起草時間。另外，在每一個版本的封面上注明“草稿”字樣，也能夠避免你那急躁的客戶不等到最后的定稿文本就急于簽字。41.Letyourclientreadit.Lettingtheclientinonreadingthefirstdraftassuresthatyourdraftingwillstayintunewiththeclient'swishes.41.讓你的客戶讀你草擬的合同。你的客戶讀第一稿，可以確保你的起草的東西和客戶的愿望相符。42.Savethedraftsasmultiplefilesonyourcomputer.Ifyousavethefirstdraftonyourcomputerastwofiles,youwillhaveonefileidentifiedasthefirstdraftandtheotheridentifiedasthecurrentversion.Thiscanbedonebynamingthecurrentversion"contract"andthefirstdraftas"contract.d1."Then,subsequentversionscanbenamed"contract.d2","contract.d3,"etc.,wherethe"d"intheextensionindicatesdraft.(Ofcourse,ifyou'renotusingWordPerfect5.1forDOS,asIdo,youcanuselongfilenamestoshowthecontractname,draftnumberanddraftdate,suchas"ContractSmithJonesdraft2datd6222000.")42.在電腦中將草擬的合同多保存幾個復件。如果你將第一稿合同存了兩份在電腦中，那么其中的一份可以用來存檔，另一份則可以用來繼續(xù)修改。用來存檔的文件可以命名為"合同.草1"。用來修改的文件可以命名為"合同"。以此類推，以后修改的版本就命名為"合同.草2"，"合同.草3"，等等。帶"草"字的擴展名表示此合同是草擬版本。（當然，你可能不經(jīng)常用DOS下的WordPerfect5.1軟件，我是經(jīng)常用的，你也可以用一個較長的文件名來清楚地表達出草擬合同的名稱、編號及起草時間，范例如："史密斯.瓊斯于2000年6月22日草擬的第二版合同"。）43.Comparethecurrentversiontopriorversions.Ifyousavedraftversions,itisveryeasytocompareoneversiontoanotherusingthewordprocessor'scomparefeatureorusingtheCompareRitecomputerprogram.Whenyoucompare"contract.d1"to"contract.d2",savethecomparisonas"contract.c21"andprintittoshowtheclientwhatchangesweremade.43.將當前的草擬版本和以前的版本進行比較。如果你存了很多合同的草擬版本，那么你就可以很容易地用文字處理軟件或者是CompareRite軟件來比較分析兩個合同版本。當你用軟件比較"合同.草1"和"合同.草2"兩個版本時，最好將軟件的分析結(jié)果打印出來送給客戶看，讓他知道變化在哪里。HowtoPrintandSigntheFinalDraft第七部分：怎樣打印和簽署最后的定稿合同。44.Printthecontracton24poundbondpaperinsteadof20poundcopierpaper.Usingaheavybondpaperwillmakeiteasytotelltheoriginalcontractfromcopies.Itwillalsolastlonger.44.用24磅的銅板紙而不是用20磅的復印紙來打印合同。用厚一點的紙不僅復印副本很容易，而且，它被保存的時間也要長一些。45.Printonpagesusingthesamepaper,andifpagesarechanged,reprintthedocumentusingthesamepaper.Thiswillavoidanargumentthatpagesweresubstitutedafterthecontractwassigned.45.打印整個合同要用同樣的紙，如果打印過程中紙發(fā)生了改變，一定要用同樣的紙再打印一次。這樣做，對方就不會說合同在簽署后被偷換了。46.Signthecontractinblueink,notblackink.This,too,willmakeiteasiertodifferentiatethesignedoriginalcontractfromphotocopies.46.最好用藍墨水而不是用黑墨水來簽署合同，因為藍墨水可以很容易地讓人區(qū)別出哪個是合同正本，哪個是影印副本。47.Initialeverypageofthecontract.Havingeachpartyinitialeachpageofthecontractwillmakeitlesslikelythatanyonecouldclaimapagewaschangedafterthecontractwassigned.47.讓雙方在每頁合同上簽字，這樣做可以避免有人懷疑合同簽署后被更改過。48.Identifythepartiesandwitnesseswhosignbyprovidingblanklinesbelowtheirsignaturelinesfortheirprintednamesandaddresses.Thiswillmakeiteasiertofindthewitnessesifthecontractiscontested.Andremembertoincludetwowitnessesforcommercialleases.48.在合同簽名欄的下方留下一些空白行，以便合同雙方和見證人填寫他們的名字和地址。這樣，一旦合同引起糾紛，就能很容易地找到證人。要記住，一般的商業(yè)租賃需要兩個見證人。49.Besurethatcorporateofficersincludetheirtitles,thecorporationnameandtheword"as."Failuretodothiscanresultinpersonalliabilityoftheofficer.Theproperwaytosigninarepresentativecapacityisasfollows:ABCCorporation,aFloridacorporationBy:____________________________________JohnJones,asitsPresident49.簽名者如果是公司官員，一定要寫上他們的職務和其所在公司的名稱。不這樣做就可能導致這個官員個人承擔責任。簽約代表簽名的正確方法如下：ABC公司，佛羅里州分公司簽約代表：________________公司總裁：史密斯.瓊斯50.Addanotaryclausethatcomplieswiththenotarylaw.ThenotaryacknowledgementinAppendixBissuchaclause.50.根據(jù)公證法增加公證條款，類似的范例見附錄BConcludingAdvice最后的忠告Ifthese50tipsdon'tkeepyourcontractsoutofcourt,trymasteringStrunk&White'sElementsofStyle*.Ihearit'srealhandyinappellatework.如果這50招都不能讓你起草的合同免于訴訟，那你就去掌握斯創(chuàng)得.懷特先生的《設計原理》吧，我聽說它對應付上訴非常有幫助。代理記帳業(yè)務約定書甲方:(以下簡稱甲方)乙方：報表、國稅申報、地稅申報(含網(wǎng)上申報)。甲方如有其他服務要求，需在約定書中注明，口頭商定無效。二、甲方在每月25日至次月15日前，按時將本單位所發(fā)生合法的經(jīng)濟業(yè)務票據(jù)傳給乙方(乙方可上門取送票據(jù)，每月壹次)并提供納稅申報所需要的各種印章(公章、財務章、人名章等)。因甲方票據(jù)傳遞、提供各種印章及稅務機關(guān)要求的其他資料不及時，造成乙方延誤各種納稅申報的，責任由甲方自負。三、在甲方按時傳遞經(jīng)濟業(yè)務票據(jù)及按時提供各種印章的情況下，乙方應按時為甲方代理納稅申報，造成延誤各稅種申報的,責任由乙方負責。四、乙方丟失票據(jù)，書寫、計算錯誤而引起的稅務罰款及滯納金，責任由乙方負責；甲方賬外逃稅、提供的虛假票據(jù)、提供原始憑證不符合規(guī)定引起的稅務責任，由甲方負責。五、甲方的出納每月應主動與乙方會計核對銀行賬及現(xiàn)金賬余額。六、甲方在簽訂業(yè)務約定書的同時付款，否則無效，到期后乙方接受甲方付款的視為約定延續(xù)，若到期后未續(xù)約付款的，約定終止，雙方不再相互承擔責任。七、甲方在業(yè)務約定期間內(nèi)如有地址、電話、開戶銀行及賬號、稅務登