建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施

建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施摘要：在建筑工程的前期報批、執(zhí)行、竣工等各個環(huán)節(jié)，都將產(chǎn)生大量文件資料，涉及工程招投標、設計、施工等各項管理工作，需要建立相應檔案，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的有效管理。應認識到建筑工程檔案管理的重要性，通過科學化管理為工程建設提供可靠數(shù)據(jù)支撐，繼而有效推動建筑行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；科學化管理

檔案管理是建筑工程管理中的重點內(nèi)容，其涉及建筑工程建設的全過程，其對建筑工程質(zhì)量評價、竣工驗收和竣工結(jié)算等工作都有著重要的作用，因此，這就需要做好建筑工程的檔案管理。在建筑工程管理中，管理人員一定要認識檔案管理的重要性，并積極采取有效的措施處理問題，為建筑工程后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎。

1建筑工程檔案管理的重要性

作為建筑工程實施體現(xiàn)，工程檔案是城市發(fā)展的見證者，能夠為城市建設提供寶貴資源，成為以文字、圖像、視頻等各種形式存在的城市管理活動證明資料，為城市現(xiàn)代化建設提供數(shù)據(jù)信息保障。加強工程檔案管理，能夠使各個檔案得到完整、規(guī)范的保管，實現(xiàn)對工程建設過程中各種流程和問題的記錄，為工程今后維修和養(yǎng)護提供參考資料。在城市管理工作中，可以根據(jù)這些資料實現(xiàn)建筑物周邊作業(yè)安排，科學開展城市防災、救災工作，為城市規(guī)劃建設提供重要依據(jù)。從建筑行業(yè)發(fā)展角度來看，加強檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)豐富建設經(jīng)驗的累積，在后續(xù)工程建設提供科學指導，同時也能為建設技術(shù)的發(fā)展指明方向，推動行業(yè)的發(fā)展與進步。對于建筑本體來講，檔案管理能夠為今后建筑使用期限的評估提供參數(shù)，對建筑物特點和環(huán)境地基參數(shù)等各種特性進行準確描述，確保建筑物安全系數(shù)評定工作得以科學開展，從而使存在的安全隱患得到及時消除，以免今后建筑物使用存在安全事故。此外，從建筑工程學角度來看，檔案管理工作的開展能夠?qū)崿F(xiàn)各種項目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和研究，為工程學科研究提供材料，從而使檔案資料得到充分利用，推動工程學科的合理化發(fā)展。由此可見，建筑工程檔案管理工作的開展不僅具有實踐價值，同時也具有學術(shù)價值，能夠帶來可觀經(jīng)濟效益和社會效益，為社會發(fā)展作出貢獻。

2建筑工程檔案的科學化管理措施

2.1樹立正確檔案管理理念

對于建筑企業(yè)而言，針對建筑工程項目建設活動的開展，必須針對檔案管理工作樹立起正確的工作理念，具體而言，企業(yè)管理者要認識到，檔案管理工作的開展，能夠為企業(yè)進行工程項目建設提供可靠的保障，促使整個建筑工程項目建設工作能夠有序開展。針對檔案管理工作的開展，企業(yè)應該安排專門的檔案管理部門，設定專門的檔案管理人員，整個檔案管理工作的開展，要與建筑工程項目建設活動同步進行，能夠利用檔案信息來反映工程項目建設實際情況，并利用檔案資料為各個環(huán)節(jié)的施工提供必要的信息支持。管理者應該認識到，檔案管理工作的開展雖然不具備明顯的盈利性，但是檔案管理工作能夠為工程質(zhì)量提供保障，進而為整個項目的經(jīng)濟效益提供保障。在檔案管理工作中，針對每一環(huán)節(jié)施工工作的開展，所搜集的檔案信息必須完備，在經(jīng)過整理后，進行歸檔處理。

2.2加強檔案管理人才的培養(yǎng)

針對建筑工程檔案管理工作的開展，為了充分發(fā)揮管理人員的作用，建筑企業(yè)一方面要做好專業(yè)化人才招聘工作的開展，總體來看，整個招聘工作可以分兩個階段，第一階段主要包括四個環(huán)節(jié)，具體而言，一要根據(jù)建筑工程檔案管理業(yè)務量進行人員需求分析，明確所需人員數(shù)量及專業(yè)領域；二要從網(wǎng)絡平臺、報紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業(yè)所需檔案管理人員要求；三要做好篩選，針對所收到的簡歷信息進行人員篩選；四要進行現(xiàn)場面試，通過與面試者溝通以及現(xiàn)場測試，進一步篩選出企業(yè)所需人員，在篩選過程中，針對那些具有特殊技能的人員要進行格外關(guān)注，如能夠熟練操作檔案信息化管理系統(tǒng)的人員。在第二個階段則是對所聘員工進行試用，通過對所聘員工的崗位工作完成情況進行全面的評估，針對那些評估合格的員工進行正式錄用。另一方面，建筑企業(yè)要做好檔案管理人員的培訓工作，在具體的培訓工作中，通常以理論結(jié)合實際的方式進行培訓，在技能傳授過程中可以采用老帶新的方式，在經(jīng)過一段時間的前期培訓后，促使員工檔案管理技能水平達到一定的程度，然后高效參與到建筑工程檔案管理工作中。

2.3完善管理制度

建筑企業(yè)及施工單位在開展施工管理工作的過程中，都需要以健全的管理制度作為基礎，減少管理工作當中產(chǎn)生的問題。在對建筑工程檔案信息進行管理的過程中，建筑企業(yè)需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建筑企業(yè)要明確工程檔案的管理范圍，對各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進行明確，并且做好相應的記錄。管理人員在區(qū)分不同的環(huán)節(jié)時，需要避免重復記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發(fā)揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現(xiàn)其職能效用，在工作當中做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃管理，強化資料的收集、整理及保護作用。不同的管理部門需要設立不同的負責人，建筑企業(yè)需要針對檔案管理工作的開展設立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據(jù)建筑企業(yè)的實際發(fā)展情況對制度進行完善。在對檔案進行分類管理的過程中，需要按照制度內(nèi)容對文件進行歸檔，提高檔案資料的準確性及系統(tǒng)性，還需要使其完整保存在檔案庫中。管理人員需要對資料的原件進行歸檔，做好傳真資料的復印并且對其進行完善，補充相關(guān)說明，提高檔案管理的完整性。

2.4提高管理信息化

現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展促使各行各業(yè)在開展工作的過程中都開始利用信息化技術(shù)提高工作效率。雖然建筑工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權(quán)開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網(wǎng)絡技術(shù)的應用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建筑企業(yè)需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術(shù)完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術(shù)及信息技術(shù)等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業(yè)可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設施工的開展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關(guān)的資料及信息時，直接利用信息化技術(shù)進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

3結(jié)語

建筑工程檔案管理需要以有關(guān)的管理制度作為基礎，檔案管理人員在工作當中需要按照制度規(guī)范提高管理質(zhì)量。建筑企業(yè)可以引進信息化技術(shù)，提高檔案管理效率，讓管理人員掌握信息化技術(shù)，推動建筑企業(yè)檔案管理工作的開展。做好各方面的檔案管理工作能夠為建筑施工質(zhì)量的提升提供保障，還可以促使建筑企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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