整合文件編寫

文件編寫培訓(xùn)聯(lián)合眾智企業(yè)管理咨詢有限公司

UNITEDZHONGZHIINDUSTRYMANAGECONSULTINGCO.,LTDCZZ

歡迎參加我們的培訓(xùn)希望積極參與討論可以隨時(shí)提問請(qǐng)勿吸煙請(qǐng)保持安靜請(qǐng)將手機(jī)、呼機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)文件編制培訓(xùn)提綱一、文件編制要求說明；二、管理手冊(cè)編寫簡(jiǎn)介；三、程序文件編寫簡(jiǎn)介；四、作業(yè)文件編寫簡(jiǎn)介。一、整合體系文件編制要求說明（一）文件的作用；（二）管理體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的要求；（三）文件編寫原則；（四）文件的組成與結(jié)構(gòu)；（五）文件的編寫步驟。（一）體系文件的作用1、企業(yè)質(zhì)量及食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動(dòng)的法規(guī)，全體員工質(zhì)量及食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全行為的規(guī)范；2、企業(yè)控制產(chǎn)品質(zhì)量、食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全的鑰匙；3、提供體系建立、運(yùn)行和保持的客觀證據(jù)；4、評(píng)價(jià)企業(yè)體系符合性、有效性和持續(xù)適宜性的依據(jù)；5、改進(jìn)管理體系、提高產(chǎn)品質(zhì)量、食品安全、職業(yè)健康安全、減少環(huán)境污染的保障；6、制訂員工培訓(xùn)工作的依據(jù)。（二）體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的要求1、“組織應(yīng)按本標(biāo)準(zhǔn)的要求建立管理體系，形成文件，并加以實(shí)施和保持，.......”2、“管理體系文件應(yīng)包括：

a)形成文件的方針和目標(biāo)；

b)管理手冊(cè)；

c)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；

d)組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件；

e)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。（三）整合體系文件編制原則1、系統(tǒng)性體系文件反映一個(gè)企業(yè)管理體系運(yùn)行的全過程，應(yīng)具有：（1）層次分明；（2）結(jié)構(gòu)清楚；（3）要素裁剪合理（ISO9001）；（4）職責(zé)規(guī)定分明；

（5）接口明確；（6）協(xié)調(diào)有序。……（三）整合體系文件編制原則2、法規(guī)性體系文件是一個(gè)企業(yè)必須執(zhí)行的法規(guī)性文件，應(yīng)保證：（1）確定性；（2）穩(wěn)定性；（3）連續(xù)性；（4）嚴(yán)肅性；（5）強(qiáng)制性?！ㄈ?/p>

體系文件編制原則3、協(xié)調(diào)性整合的各管理體系的體系文件應(yīng)互相兼容，并和企業(yè)自身的管理文件相一致，應(yīng)保證：（1）相容性；（2）一致性；（3）協(xié)調(diào)性?！ㄈ┱象w系文件編制原則4、增值性

體系文件不是企業(yè)體系現(xiàn)狀的簡(jiǎn)單堆積和寫實(shí)，而是一項(xiàng)增值活動(dòng)，應(yīng)保證：（1）不斷改進(jìn)；（2）不斷完善；（3）提高效率；（4）

增加效益?！ㄈ┱象w系文件編制原則5、繼承性策劃和編制體系文件時(shí)，企業(yè)應(yīng)肯定和繼承：（1）現(xiàn)行管理體系中成熟的管理經(jīng)驗(yàn)；（2）現(xiàn)行管理體系中有效的操作方法；（3）現(xiàn)行管理體系中經(jīng)過驗(yàn)證有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。……

（三）整合體系文件編制原則6、可操作性體系文件既要求涵蓋認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，又要注意與企業(yè)現(xiàn)行管理實(shí)際和工作特點(diǎn)相結(jié)合，確保體系文件的可操作性，應(yīng)做到：（1）全員參與；（2）集思廣益；（3）調(diào)查研究；（4）力誡抄襲；（5）注重可操作性；（6）避免“兩層皮”?！ㄈ┱象w系文件編制原則7、唯一性對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，管理體系只有一個(gè)，

整合后文件應(yīng)做到：（1）避免不同版本并存；（2）加強(qiáng)修改或修訂控制；（3）力戒標(biāo)識(shí)混亂；（4）加強(qiáng)作廢文件管理?！ㄈ┱象w系文件編制原則8、見證性體系文件是企業(yè)管理體系的建立，運(yùn)行和保持的客觀見證，應(yīng)向以下有關(guān)方面提供證據(jù)：（1）企業(yè)內(nèi)部員工；（2）潛在市場(chǎng)和客戶；（3）第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)；（4）政府當(dāng)局和相關(guān)方。……（三）整合體系文件編制原則9、適宜性企業(yè)體系文件的多少和詳略程度應(yīng)注意以下方面：（1）企業(yè)的規(guī)模；（2）產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)；（3）生產(chǎn)、服務(wù)活動(dòng)情況；（4）管理經(jīng)驗(yàn)狀況；（5）過程的復(fù)雜程度；（6）人員素質(zhì)、技能和培訓(xùn)情況?！ㄋ模┱象w系文件的組成與結(jié)構(gòu)

整合體系文件應(yīng)包括:（1）方針和目標(biāo);（2）綜合管理手冊(cè);（3）標(biāo)準(zhǔn)要求及切實(shí)需要形成文件的程序;（4）運(yùn)行和控制所需的其他文件;（5）質(zhì)量記錄.程序文件其它體系文件報(bào)告、記錄、表格方針、目標(biāo)聲明質(zhì)量手冊(cè)要素描述必要程序作業(yè)文件記錄整合體系文件的一般結(jié)構(gòu)圖（五）整合體系文件編制步驟1、文件編制的準(zhǔn)備：（1）明確管理職責(zé)；（2）收集企業(yè)原有管理文件；（3）收集整理原有的作業(yè)文件、表格、報(bào)告和記錄；（4）體系文件編寫人員專題培訓(xùn)；（5）處理好各體系文件的兼容關(guān)系?！謨?cè)記錄、表格、報(bào)告整合體系文件之間的關(guān)系示意圖（五）文件編制步驟2、文件編制策劃（1）確定整合文件層次與結(jié)構(gòu)；（2）提出文件目錄（手冊(cè)、程序和作業(yè)文件等）；（3）確定文件編寫小組和主筆人；（4）安排編寫進(jìn)度表?！?/p>

（五）文件編制步驟3、文件編制組織實(shí)施（1）組織協(xié)調(diào)（分工、接口、原則）；（2）檢查督促；（3）評(píng)審適宜性；（4）審核批準(zhǔn)。

（五）文件編制步驟4、文件編寫注意事項(xiàng)（1）注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)（手冊(cè)、程序文件）；（2）處理好與現(xiàn)行管理體系文件的關(guān)系；（3）界定組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)限；（4）注意系統(tǒng)性和邏輯性；（5）嚴(yán)格界定術(shù)語和定義（標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語和企業(yè)術(shù)語）；（6）統(tǒng)一文件陳述的格式；（7）文字表達(dá)準(zhǔn)確、統(tǒng)一、流暢、簡(jiǎn)練；（8）文件應(yīng)活頁化（便于更改和修訂管理）?！?/p>

二質(zhì)量手冊(cè)的編制簡(jiǎn)介質(zhì)量手冊(cè)《根據(jù)ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)編制》文件編號(hào)：

版本號(hào)：受控狀態(tài)：________分發(fā)號(hào)：_____持有者：______發(fā)布日期：_____實(shí)施日期：____

*********食品有限公司批準(zhǔn)審核編制目錄章節(jié)號(hào)內(nèi)容0.1發(fā)布令0.2目錄0.3手冊(cè)說明0.4術(shù)語1.0企業(yè)概況2.0組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)3.0手冊(cè)章節(jié)與標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)對(duì)照表4.0質(zhì)量管理體系4.1總要求4.2文件要求5.0管理職責(zé)5.1管理承諾5.2以顧客為中心5.3質(zhì)量方針5.4策劃5.5職責(zé)、權(quán)限和溝通5.6管理評(píng)審章節(jié)號(hào)內(nèi)容6.0資源管理6.1資源提供6.2人力資源6.3基礎(chǔ)設(shè)施6.4工作環(huán)境7.0產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)7.1產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃7.2與顧客有關(guān)的過程7.3設(shè)計(jì)和開發(fā)7.4采購7.5生產(chǎn)和服務(wù)提供7.6監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制8.0測(cè)量、分析和改進(jìn)8.1總則8.2監(jiān)視和測(cè)量8.3不合格品控制8.4數(shù)據(jù)分析8.5改進(jìn)9.0附錄0.1手冊(cè)發(fā)布令

本手冊(cè)根據(jù)ISO9001：2000《質(zhì)量管理體系—要求》標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司管理實(shí)際編制的，質(zhì)量手冊(cè)闡明了公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量體系覆蓋的范圍并對(duì)質(zhì)量管理體系過程及其相互作用進(jìn)行描述。本手冊(cè)是公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行的基本準(zhǔn)則，是公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，全體員工必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

特此發(fā)布總經(jīng)理：XXX2003年XX月XX日0.3手冊(cè)的管理說明1.總則2.質(zhì)量手冊(cè)的編制及審批3.質(zhì)量手冊(cè)的管理4.質(zhì)量手冊(cè)的評(píng)審與修改7.2與顧客有關(guān)的過程7.2.1產(chǎn)品要求的確定1.營銷部負(fù)責(zé)按<<產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評(píng)審控制程序>>的要求組織確定產(chǎn)品要求。2.本公司通過市場(chǎng)調(diào)查、查閱法律法規(guī)文件、合同評(píng)審、與客戶的交流以及對(duì)自身能力的評(píng)估等方式，確定產(chǎn)品要求，并將這些要求形成相關(guān)文件，如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、銷售文件等。3.產(chǎn)品要求包括：

a、顧客明確規(guī)定的要求。既有產(chǎn)品本身的質(zhì)量要求，也包括文件、交付后活動(dòng)的要求，如交貨期、包裝、運(yùn)輸、售后服務(wù)等。

b、顧客沒有明確規(guī)定，但預(yù)期或規(guī)定用途所必要的要求。

c、與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)的要求。

d、本公司附加的對(duì)顧客的責(zé)任。4.相關(guān)文件<<產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評(píng)審控制程序>>7.2與顧客有關(guān)的過程7.2.2產(chǎn)品要求的評(píng)審1.總則公司在作出提供產(chǎn)品的承諾前，對(duì)產(chǎn)品要求進(jìn)行評(píng)審。2.職責(zé)2.1營銷部負(fù)責(zé)組織對(duì)產(chǎn)品要求的評(píng)審。2.2生產(chǎn)部、采購部、品管部、產(chǎn)品研發(fā)部、生產(chǎn)技術(shù)部等協(xié)助營銷部進(jìn)行產(chǎn)品要求的評(píng)審。3.控制要求：3.1在正式接收合同/訂單前，營銷部組織有關(guān)部門按《產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評(píng)審控制程序》的規(guī)定對(duì)產(chǎn)品要求進(jìn)行評(píng)審，保證：

a、產(chǎn)品的各項(xiàng)要求（包括規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、價(jià)格緒方式等）得到規(guī)定并形成文件。

b、與以前表述不一致的合同或訂單要求得到解決。

c、本公司有能力滿足規(guī)定的要求。7.2與顧客有關(guān)的過程7.2.2產(chǎn)品要求的評(píng)審3.2評(píng)審工作由有一定資格的人員進(jìn)行，這種資格是有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)。3.3對(duì)合同/訂單中不清楚的方面以及評(píng)審中認(rèn)為需要調(diào)整的方面由營銷部出面與客戶協(xié)商。3.4產(chǎn)品要求發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按原評(píng)審程序的規(guī)定，由營銷部對(duì)變更組織評(píng)審，并確保文件得到更改，相關(guān)人員獲悉已變更的要求。3.5評(píng)審后，要記錄評(píng)審的結(jié)果及評(píng)審中提出的跟蹤措施。4.相關(guān)文件《產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評(píng)審控制程序》7.2與顧客有關(guān)的過程7.2.3與顧客的溝通1.在《與顧客的溝通及服務(wù)控制程序》中就溝通的內(nèi)容和溝通的辦法作出了規(guī)定。1.1溝通的內(nèi)容有：a、產(chǎn)品信息；

b、問詢、合同或訂單的處理，包括其修改；

c、顧客反饋的信息，包括投訴或抱怨。1.2溝通的辦法有：a、利用訂貨會(huì)、展覽會(huì)、派發(fā)各種宣傳資料、拜訪顧客等形式及時(shí)地向客戶提供本公司的產(chǎn)品信息；

b、認(rèn)真答復(fù)客戶的有關(guān)咨詢與投訴；

c、就合同/訂單的處理（包括修訂）與客戶建立有效的聯(lián)絡(luò)，等等。2.相關(guān)文件<<與顧客的溝通及服務(wù)控制程序>>三、程序文件編寫簡(jiǎn)介（一）程序文件的概念：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑所形成的文件，稱之為程序文件。（二）程序文件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容三、程序文件編寫簡(jiǎn)介序號(hào)結(jié)構(gòu)內(nèi)容1封面（1）組織的名稱、標(biāo)志。（2）文件編號(hào)、文件名。（3）編號(hào)、審核、批準(zhǔn)人及日期。（4）發(fā)布、實(shí)施日期。（5）版號(hào)/修改狀態(tài)。（6）受控制狀態(tài)。（7）分發(fā)編號(hào)等。2標(biāo)題欄（1）組織的標(biāo)志、名稱。（2）文件編號(hào)、名稱。（3）版號(hào)/修改狀態(tài)。（4）受控狀態(tài)。（5）頁碼等。3目的說明該程序控制的活動(dòng)、控制目的。（二）程序文件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容三、程序文件編寫簡(jiǎn)介序號(hào)結(jié)構(gòu)內(nèi)容4范圍（1）程序所涉及的有關(guān)部門和活動(dòng)。（2）程序所涉及的有關(guān)人員和產(chǎn)品。5術(shù)語有關(guān)的術(shù)語、縮寫符號(hào)的定義或含義。6職責(zé)（1）實(shí)施該程序的主管部門/人員的職責(zé)。（2）實(shí)施該程序的相關(guān)部門/人員的職責(zé)。7工作程序（1）按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鲩_展該項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)細(xì)節(jié)。（2）規(guī)定應(yīng)做的事情（What）。（3）規(guī)定每一活動(dòng)的實(shí)施者（Who）。（4）規(guī)定活動(dòng)的時(shí)間（Time）。（5）說明在何處實(shí)施（Where）。（6）規(guī)定具體實(shí)施方法（How）。（7）所采用的材料、設(shè)備、引用文件等。（二）程序文件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容三、程序文件編寫簡(jiǎn)介序號(hào)結(jié)構(gòu)內(nèi)容7工作程序（8）如何進(jìn)行控制。（9）應(yīng)保留的記錄。（10）例外特殊情況的處理方法等。8相關(guān)/支持性文件列出與本程序有關(guān)的相關(guān)文件/支持性文件，這些文件可以是程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理規(guī)定等。9質(zhì)量記錄給出有關(guān)質(zhì)量記錄名稱并附上相應(yīng)的空白表格。不合格品流程表產(chǎn)品召回流程表（三）程序文件編寫舉例

“產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評(píng)審控制程序”1、目的2、適用范圍3、職責(zé)3.1營銷部負(fù)責(zé)確定產(chǎn)品要求，負(fù)責(zé)組織對(duì)合同/訂單進(jìn)行評(píng)審，對(duì)合同/訂單的規(guī)范、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。3.2生產(chǎn)部負(fù)責(zé)評(píng)審滿足合同/訂單要求的生產(chǎn)能力。3.3采購部負(fù)責(zé)評(píng)審滿足合同/訂單要求的物資采購能力。3.4品管理體制部負(fù)責(zé)評(píng)審滿足合同/訂單要求的產(chǎn)品檢測(cè)能力。3.5產(chǎn)品研發(fā)部負(fù)責(zé)評(píng)審滿足合同/訂單要求的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)能力。3.6技術(shù)部負(fù)責(zé)評(píng)審滿足合同/訂單要求的新產(chǎn)品生產(chǎn)的工藝能力。3.7總經(jīng)理批準(zhǔn)長(zhǎng)期供貨協(xié)議及特殊合同/訂單的“合同/訂單評(píng)審表”。三、程序文件編寫簡(jiǎn)介4、工作程序4.1長(zhǎng)期供貨協(xié)議；4.2合同/訂單分類；4.3產(chǎn)品要求的確定；4.4合同/訂單的評(píng)審內(nèi)容；4.5評(píng)審方式；4.6合同/訂單的執(zhí)行；4.7合同/訂單的修改；4.8合同/訂單的保存。5、支持性文件5.1<<質(zhì)量計(jì)劃控制程序>>6、記錄6.1長(zhǎng)期供貨協(xié)議6.2客戶訂單(或合同)6.3客戶口頭訂單記錄表6.4合同/訂單評(píng)審表6.5合同/訂單更改通知單四、作業(yè)指導(dǎo)書編制簡(jiǎn)介（一）作業(yè)指導(dǎo)書概念：1、概念：“有關(guān)如何實(shí)施和記錄的詳細(xì)描述的文件?！?、作業(yè)指導(dǎo)書是程序文件的補(bǔ)充和支持。（二）作業(yè)指導(dǎo)書的分類：

1、工作指導(dǎo)書（工作方法和要求的說明）；2、操作指導(dǎo)書；3、過程（工序）指導(dǎo)書；4、檢驗(yàn)、驗(yàn)收指導(dǎo)書等。……四、作業(yè)指導(dǎo)書編制簡(jiǎn)介（三）作業(yè)指導(dǎo)書的格式：1、作業(yè)指導(dǎo)書可以形成文件，也可以不形成文件；2、作業(yè)指導(dǎo)書可以是詳細(xì)的書面描述；3、作業(yè)指導(dǎo)書可以是流程圖、圖表、模型、樣品、樣件等；4、作業(yè)指導(dǎo)書可以是在圖樣中的技術(shù)注釋、規(guī)范、設(shè)備操作手冊(cè)、圖片、錄像、檢查清單或上述方式的組合；5、作業(yè)指導(dǎo)書可以是對(duì)使用的原輔材料、設(shè)備和文件進(jìn)行描述。1目的為了規(guī)范機(jī)械擠奶操作方法，確保奶站設(shè)備正常運(yùn)行，保證原料奶質(zhì)量。2范圍 本操作規(guī)程適用于在集中機(jī)械擠奶站進(jìn)行擠奶全過程的操作技術(shù)。3擠奶工作規(guī)范3.1擠奶前工作規(guī)范3.1.1奶牛進(jìn)站前用鐵刮子和掃帚刮掃牛身，除掉牛身上的泥土、糞便和牛毛，使牛體保持干凈,將牛領(lǐng)入固定牛床，固定牛尾（牛尾每月修剪一次）。3.1.2清洗乳房及對(duì)乳頭消毒程序。首先奶戶用自帶的大毛巾，利用奶站提供的45℃溫水對(duì)乳房進(jìn)行清洗；然后再用自帶的小毛巾（每頭牛專用一塊），沾上含有高錳酸鉀或其它消毒液的溫水，對(duì)乳頭及乳頭基部進(jìn)行擠前消毒藥浴。3.1.3乳房和乳頭擦干后，必須把頭三把奶擠掉，并且在1分鐘之內(nèi)完成套杯組開始擠奶。五、作業(yè)指導(dǎo)書編制簡(jiǎn)介（四）作業(yè)指導(dǎo)書編制舉例：電流表內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程1、目的對(duì)電流表進(jìn)行內(nèi)部校準(zhǔn)，確保其準(zhǔn)確度和適用性保持完好。2、范圍適用于生產(chǎn)工藝參數(shù)監(jiān)控用的電流表的內(nèi)部校準(zhǔn)。3、校準(zhǔn)用基準(zhǔn)設(shè)備外校合格的數(shù)字電流表（0.5級(jí)或以上）。4、環(huán)境條件4.1溫度（20±5），相對(duì)濕度（65±15）%。4.2電源電壓：220V±2%，（50±2）Hz。4.3周圍無影響正常工作的電磁場(chǎng)干擾和機(jī)械振動(dòng)。五、作業(yè)指導(dǎo)書編制簡(jiǎn)介（四）作業(yè)指導(dǎo)書編制舉例：電流表內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程5、校準(zhǔn)步驟5.1被校準(zhǔn)的電流表不應(yīng)有妨礙讀數(shù)和影響正常工作的機(jī)械損傷，接線柱、旋鈕等無松動(dòng)，通電能正常工作。5.2按下圖所示，連接被校電流表與基準(zhǔn)數(shù)字電流表。

其中A為被校電流表，DAM為基準(zhǔn)數(shù)字電流表。電流源及調(diào)節(jié)器ADAM五、作業(yè)指導(dǎo)書編制簡(jiǎn)介（四）作業(yè)指導(dǎo)書編制舉例：電流表內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程5、校準(zhǔn)步驟5.3調(diào)節(jié)電流，緩慢地增加電流值，用基準(zhǔn)數(shù)字電流表依次設(shè)定每個(gè)被檢測(cè)點(diǎn)的數(shù)值，記錄被校電流表的讀數(shù)，檢測(cè)點(diǎn)按被校電流表滿量程值及滿量程值的1/3、2/3選取。在讀數(shù)穩(wěn)定時(shí)分別在“內(nèi)校記錄表”中記錄兩表電流值。5.4根據(jù)下列計(jì)算誤差：%=（A-I）/AoX100

式中：A——被校電流表讀數(shù)；

I——基準(zhǔn)電流表的讀數(shù)；

Ao——被校電流表滿量程值。5.5所有校準(zhǔn)值的誤差均在±2%以內(nèi)，判校準(zhǔn)合格。6、相關(guān)記錄《內(nèi)校記錄表》感謝大家參與！四、質(zhì)量計(jì)劃編制簡(jiǎn)介（一）質(zhì)量計(jì)劃定義：“對(duì)特定的項(xiàng)目、產(chǎn)品、過程或合同，規(guī)定由誰及何時(shí)應(yīng)使用哪些程序和相關(guān)的資源的文件。”（二）質(zhì)量計(jì)劃的作用：1、用于特定的項(xiàng)目、產(chǎn)品、過程或合同，