電子檔案與信息管理制度

電子檔案與信息管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的訂立旨在規(guī)范電子檔案與信息管理的相關(guān)工作，確保企業(yè)信息資產(chǎn)的安全、完整和可信度，保障企業(yè)信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)的實(shí)際情況訂立，適用于企業(yè)內(nèi)全部相關(guān)部門和員工。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部電子檔案與信息的收集、存儲(chǔ)、傳輸、使用、保護(hù)和處理等環(huán)節(jié)，包含但不限于電子文檔、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)文件等各類電子信息資產(chǎn)。第二章電子檔案管理第三條檔案分級(jí)管理依照檔案的密級(jí)、緊要程度和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分級(jí)管理，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限和操作規(guī)范。不同級(jí)別的電子檔案應(yīng)采取不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和技術(shù)手段進(jìn)行保管，確保信息的安全性和完整性。對(duì)于涉及國(guó)家秘密和商業(yè)機(jī)密的電子檔案，應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，采取更加嚴(yán)格的管理措施。第四條檔案的收集與整理企業(yè)內(nèi)各部門應(yīng)建立檔案管理責(zé)任制，明確檔案的歸口管理部門和責(zé)任人。檔案管理部門負(fù)責(zé)組織收集、整理和索引各類電子檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。收集和整理的電子檔案應(yīng)依照肯定的分類系統(tǒng)加以歸檔，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。第五條檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在特地的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)平臺(tái)中，確保信息的安全和可靠性。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保設(shè)備的穩(wěn)定性和性能。電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地方，防止數(shù)據(jù)丟失和禍害損壞。第六條檔案的檢索與利用電子檔案的檢索應(yīng)采用合理的搜尋和索引技術(shù)，確保快速準(zhǔn)確地獲得所需信息。電子檔案的利用應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和使用。對(duì)于需要共享或傳遞的電子檔案，應(yīng)通過(guò)安全的傳輸渠道進(jìn)行，確保信息的機(jī)密性和完整性。第七條檔案的保護(hù)與處理電子檔案應(yīng)采取有效的技術(shù)和管理措施進(jìn)行保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、修改和泄露。對(duì)于不再需要保存的電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行安全銷毀或歸檔，確保信息的安全和隱私。第三章信息管理第八條信息收集與手記各部門應(yīng)依照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，收集和手記企業(yè)所需的各類信息。信息收集和手記應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定，確保信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。第九條信息分類與歸類收集和手記的信息應(yīng)依照肯定的分類系統(tǒng)進(jìn)行歸類，并標(biāo)注相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，以便后續(xù)的管理和利用。不同級(jí)別和類型的信息應(yīng)分別進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限和保密措施。第十條信息安全與保護(hù)信息管理部門應(yīng)采取一系列的技術(shù)和管理措施，確保信息的安全性和可靠性。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的信息，應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，采取額外的保護(hù)措施。第十一條信息使用與共享信息的使用和共享應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定，確保合法、合理地利用信息資產(chǎn)。對(duì)于需要共享或傳遞的信息，應(yīng)通過(guò)安全的傳輸渠道進(jìn)行，確保信息的機(jī)密性和完整性。第十二條信息備份與恢復(fù)緊要的信息應(yīng)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地方，防止數(shù)據(jù)丟失和禍害損壞。對(duì)于顯現(xiàn)意外情況導(dǎo)致信息丟失或破壞的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和修復(fù)。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十三條監(jiān)督機(jī)制企業(yè)內(nèi)應(yīng)設(shè)立特地的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案與信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部審查和外部評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改和改進(jìn)。第十四條責(zé)任落實(shí)各部門和崗位應(yīng)明確電子檔案與信息管理的責(zé)任和義務(wù)，確保管理工作的落實(shí)和有效性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案與信息管理工作的重視，供應(yīng)必需的資源和支持。第十五條違規(guī)懲罰對(duì)于違反本制度或其他相關(guān)規(guī)定的行為，將依法依規(guī)予以紀(jì)律處分，并承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。違規(guī)行為包含但不限于竄改、刪除、泄露、竊取、濫用和非法取得電子檔案與信息的行為。第五章附則第十六條培訓(xùn)企業(yè)應(yīng)定期組織電子檔案和信息管理的培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和管理本領(lǐng)。對(duì)于涉及電子檔案與信息管理的新員工，應(yīng)進(jìn)行特地的培訓(xùn)和考核。第十七條制度更新本制度的內(nèi)容和要求應(yīng)與企業(yè)的技術(shù)發(fā)展和法律法規(guī)的變動(dòng)保持全都，定期進(jìn)行修訂和更新。第十八條解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，并經(jīng)