第三章Office2003辦公軟件

第3章

Office2003辦公軟件沈陽師范大學(xué)渤海學(xué)院大學(xué)計算基礎(chǔ)機2第3章Office2003辦公軟件3.1Office2003簡述3.2Word2003文字處理軟件3.3Excel2003電子表格軟件3.4PowerPoint2003演示文稿軟件

33.1Office2003簡述3.1.1Office2003組件簡介Word2003：功能強大的文件編輯系統(tǒng)，是Office系統(tǒng)中最常用的軟件，可以實現(xiàn)文章、圖片、表格等元素的錄入、修改、編輯等功能。Excel2003：電子表格處理軟件，可以廣泛應(yīng)用于各種表格形式數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域中，如經(jīng)濟、財務(wù)、商業(yè)、行政、統(tǒng)計和審計等。PowerPoint2003：電子演示文稿制作軟件，可以制作具有各種特效的演示文稿，能方便地在計算機和網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布。Outlook2003：桌面信息管理程序，其最基本的功能為收發(fā)、管理電子郵件和管理日常事務(wù)。Access2003：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)辦公領(lǐng)域中對信息的輸入、保存、維護、查詢、統(tǒng)計、打印、備份等功能。43.1Office2003簡述FrontPage2003：最流行的網(wǎng)頁制作軟件之一，主要功能是制作、調(diào)試、瀏覽和發(fā)布網(wǎng)頁，還可以對網(wǎng)站進(jìn)行站點管理。Publisher2003：商務(wù)排版軟件，可創(chuàng)建、設(shè)計和發(fā)布專業(yè)的出版物，可用于印刷品、電子出版物、電子郵件和Web發(fā)布等。InfoPath2003：提供了一整套創(chuàng)建收集和共享信息的動態(tài)窗體工具，InfoPath內(nèi)置了很多辦公領(lǐng)域中常用的窗體模板，也可以自行設(shè)計窗體，用戶能夠非常容易地使用InfoPath創(chuàng)建與共享信息。OneNote2003：功能強大的便箋管理器，是為記筆記而專門設(shè)計的，使用OneNote可以用最適合的方式集中精力收集、使用和共享信息。常用于帶手寫功能的TabletPC上。3.1.1Office2003組件簡介53.1.2Office2003的一些通用操作啟動Office2003應(yīng)用程序安裝Office2003后，系統(tǒng)并不在桌面添加快捷方式，可以通過Windows中的“開始”菜單來啟動相應(yīng)的Office程序。63.1.2Office2003的一些通用操作Office2003操作界面介紹標(biāo)題欄Office標(biāo)題欄中顯示正在編輯的文檔名稱，若沒有為文檔命名，則以“文檔1.Doc”、“文檔2.Doc”序列為默認(rèn)名稱。菜單欄工具欄任務(wù)窗格工作區(qū)狀態(tài)欄73.1.2Office2003的一些通用操作建立、打開和保存Office2003文檔新建文檔新建空白文檔通過模板新建文檔83.1.2Office2003的一些通用操作建立、打開和保存Office2003文檔打開文檔雙擊Office文檔通過”文件→打開”命令93.1.2Office2003的一些通用操作建立、打開和保存Office2003文檔保存文檔保存另存為自動保存103.1.2Office2003的一些通用操作使用幫助選擇“幫助→MicrosoftOffice幫助”命令113.1.2Office2003的一些通用操作操作的撤銷、恢復(fù)選擇“編輯→撤銷”命令選擇“編輯→恢復(fù)”命令123.2Word2003文字處理軟件3.2.1Word2003工作界面3.2.2文檔的基本操作3.2.3設(shè)置格式3.2.4圖文混排3.2.5表格制作3.2.6頁面設(shè)置與打印3.2.7其他排版操作133.2.1Word2003工作界面垂直標(biāo)尺視圖按鈕水平標(biāo)尺垂直滾動條段落標(biāo)記水平滾動條

普通視圖：只顯示字體段落的格式而不顯示頁面格式；

頁面視圖：顯示文章在頁面上排版的情況，是Word的默認(rèn)視圖格式；

Web版式：將文檔以網(wǎng)頁的形式顯示；

閱讀版式：可以根據(jù)窗口大小調(diào)整頁面，方便用戶閱讀；

大綱視圖：用縮進(jìn)文檔的形式表示標(biāo)題在文檔中的級別。143.2.2文檔的基本操作1．插入插入狀態(tài)文本從光標(biāo)處插入，光標(biāo)后的文本依次后移改寫狀態(tài)文本從光標(biāo)處輸入，輸入文字會覆蓋光標(biāo)后面的內(nèi)容特殊符號的輸入選擇“插入→符號”命令練習(xí):添加特殊符號。153.2.2文檔的基本操作2．選取文本通過鼠標(biāo)拖動選擇使用組合鍵Shift+方向鍵選取通過選擇區(qū)選取3．查找替換練習(xí):把文章中的【】替換成“”，把黑體字替換成隸書。163.2.3設(shè)置格式設(shè)置文字格式利用工具欄設(shè)置利用字體對話框設(shè)置練習(xí):對文字進(jìn)行格式化。173.2.3設(shè)置格式設(shè)置段落格式段落對齊段落縮進(jìn)文檔間距左縮進(jìn)和右縮進(jìn)懸掛縮進(jìn)首行縮進(jìn)段前間距段后間距行距練習(xí):對段落進(jìn)行格式化。183.2.3設(shè)置格式其他格式的設(shè)置首字下沉和分欄193.2.3設(shè)置格式其他格式的設(shè)置邊框和底紋練習(xí):對文章進(jìn)行格式化。203.2.4圖文混排1．插入圖片插入剪貼畫插入圖片文件插入藝術(shù)字Office2003213.2.4圖文混排1．插入圖片繪制圖形繪制自選圖形添加文字填充顏色和邊框三維設(shè)置文本框223.2.4圖文混排2．圖片的基本編輯設(shè)置圖片格式四周型環(huán)繞緊密型環(huán)繞上下型環(huán)繞襯于文字下方浮于文字上方233.2.4圖文混排2．圖片的基本編輯圖片的縮放和移動243.2.4圖文混排2．圖片的基本編輯圖片的旋轉(zhuǎn)和傾斜253.2.4圖文混排2．圖片的基本編輯圖片的組合和疊放層次263.2.4圖文混排3．圖片工具欄上的常用工具練習(xí):對文章進(jìn)行圖文混排。273.2.5表格制作1．創(chuàng)建表格“插入表格”對話框“插入表格”工具繪制表格283.2.5表格制作2．編輯表格移動表格位置和整體縮放表格插入行、列刪除行列293.2.5表格制作2．編輯表格調(diào)整單元格的高度和寬度鼠標(biāo)調(diào)整。設(shè)置表格屬性。右擊表格，在快捷菜單中設(shè)置。303.2.5表格制作2．編輯表格拆分、合并單元格練習(xí):制作表格。313.2.5表格制作3．表格的格式化自動套用格式選擇“表格→表格自動套用格式”命令323.2.5表格制作3．表格的格式化改變邊框線條和底紋表格中文字的格式化表格的線形

表格中文字對齊方式333.2.5表格制作3.表格的格式化繪制斜線表頭343.2.5表格制作3.表格的格式化跨頁表格自動添加表頭選定要作為表格表頭的一行或者多行內(nèi)容，選擇“表格→標(biāo)題行重復(fù)”命令。練習(xí):格式化表格。353.2.6頁面設(shè)置與打印1.設(shè)置頁眉和頁腳363.2.6頁面設(shè)置與打印2.分頁和分節(jié)373.2.6頁面設(shè)置與打印3.頁面設(shè)置383.2.6頁面設(shè)置與打印4.打印練習(xí):頁面設(shè)置。393.2.7其他排版操作1.樣式樣式是一組已命名的字符和段落格式的組合，使用樣式可以對文檔快速排版并保持風(fēng)格統(tǒng)一。（1）應(yīng)用樣式（選擇“格式→樣式和格式”命令）

403.2.7其他排版操作（2）新建和修改樣式413.2.7其他排版操作（3）利用樣式創(chuàng)建文檔目錄選擇“插入→引用→索引和目錄”命令練習(xí):生成目錄。423.2.7其他排版操作2.批注和修訂

(1)批注①插入和刪除批注：選擇“插入→批注”命令433.2.7其他排版操作②隱藏批注：選擇“視圖→工具欄→審閱”命令。③打印批注：在“打印內(nèi)容”下拉式列表框中選擇“文檔”即不打印批注，選擇“顯示標(biāo)記的文檔”即打印文檔和所有批注。443.2.7其他排版操作

(2)修訂①插入修訂：選擇“工具→修訂”命令453.2.7其他排版操作

(2)修訂②隱藏修訂：利用“審閱”工具欄的“顯示”下拉菜單可以選擇隱藏某類的修訂。③接受和拒絕修訂：在該修訂框上右擊，選擇“接受”或者“拒絕”命令即可。463.2.7其他排版操作3.保護文檔(1)加入啟動密碼選擇“工具→選項”命令。473.2.7其他排版操作3.保護文檔

(2)保護文檔選擇“工具→保護文檔”命令483.3Excel2003電子表格軟件3.3.1Excel2003工作界面3.3.2工作表的基本操作3.3.3數(shù)據(jù)管理3.3.4數(shù)據(jù)的圖表化3.3.5打印工作表493.3.1Excel2003工作界面Excel2003的工作界面503.3.2工作表的基本操作1．?dāng)?shù)據(jù)輸入輸入操作在當(dāng)前工作表中的活動單元格中進(jìn)行，所輸入的內(nèi)容將同時出現(xiàn)在所選單元格和編輯欄中。①輸入文本(左對齊)②輸入數(shù)字(右對齊)③輸入日期(右對齊)513.3.2工作表的基本操作利用填充輸入數(shù)據(jù)①填充相同的數(shù)據(jù)。②填充序列：“編輯→填充→序列”命令來實現(xiàn)。③使用右鍵和雙擊填充。523.3.2工作表的基本操作使用語音校驗輸入正確性在輸入大量數(shù)據(jù)的時候，語音功能可以幫助輸入者檢驗所輸入數(shù)據(jù)的正確性。選擇“工具→語音→文本到語音”命令。停止朗讀開始朗讀單元格按行朗讀按列朗讀按回車鍵開始朗讀533.3.2工作表的基本操作2．使用公式和函數(shù)進(jìn)行計算公式是對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計算的等式，包含運算符和各種函數(shù)。在Excel中的所有公式必須以“=”開頭。單元格中顯示的是公式的計算結(jié)果，編輯欄中顯示公式本身。543.3.2工作表的基本操作移動和復(fù)制公式①移動公式②復(fù)制公式相對引用：當(dāng)復(fù)制一個公式時，在缺省的情況下，被復(fù)制的是公式的邏輯關(guān)系，而不是公式本身，這叫做相對引用。絕對引用：復(fù)制一個公式的內(nèi)容而不是復(fù)制它的邏輯關(guān)系，叫做絕對引用。相對地址：A1絕對地址：$A$1混合地址：$A1 A$1?553.3.2工作表的基本操作函數(shù)的使用函數(shù)可以完成特殊的運算。在Excel中提供了大量函數(shù)，包括財務(wù)、時間與日期、統(tǒng)計函數(shù)等。=SUM(C3:E3)函數(shù)名引用范圍練習(xí):公式計算。563.3.2工作表的基本操作3.工作表的編輯和格式化工作表的編輯插入行、列、單元格。刪除和清除。合并單元格。573.3.2工作表的基本操作3.工作表的編輯和格式化工作表的格式化調(diào)整列寬、行高。字體的格式化。單元格邊框和填充顏色。583.3.2工作表的基本操作3.工作表的編輯和格式化工作表的格式化“單元格格式”對話框(選擇“格式→單元格”命令)。593.3.2工作表的基本操作3.工作表的編輯和格式化條件格式化條件格式化是將符合條件的單元格格式化，可以使指定數(shù)據(jù)有別于其他單元格的形式顯示。練習(xí):格式化工作表。603.3.3數(shù)據(jù)管理1．創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，數(shù)據(jù)清單中的一行數(shù)據(jù)稱做一個記錄，數(shù)據(jù)清單中的一列數(shù)據(jù)稱做一個字段，清單的標(biāo)題就是各個字段的名稱。613.3.3數(shù)據(jù)管理2．排序操作簡單排序多條件排序【例3.3】在下圖中的成績表中先按照班級進(jìn)行排序，班級相同的時候按照總成績排序。練習(xí):排序。623.3.3數(shù)據(jù)管理3．?dāng)?shù)據(jù)篩選從表格中篩選出符合條件的記錄并顯示出來，而使不滿足條件的記錄暫時屏蔽。練習(xí):篩選。633.3.3數(shù)據(jù)管理4．分類匯總在建立分類匯總前，必須對分類字段進(jìn)行排序，以保證分類字段值相同的記錄排在一起。

練習(xí):分類匯總。643.3.4數(shù)據(jù)的圖表化1．創(chuàng)建圖表選擇“插入→圖表”命令。單擊常用工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o。653.3.4數(shù)據(jù)的圖表化2．編輯圖表(1)移動和縮放:操作方法與編輯圖片類似。(2)增加刪除數(shù)據(jù)選中要加入的新數(shù)據(jù)，選擇“復(fù)制”命令；在圖表中選擇“粘貼”。選中要刪除的數(shù)據(jù)項圖形，按【Del】鍵。3．圖表的格式化一般來說，需要對圖表哪一部分進(jìn)行格式化，只要雙擊該部分即可打開相應(yīng)的格式化對話框。練習(xí):數(shù)據(jù)的圖表化。663.3.5打印工作表1．頁面設(shè)置673.4PowerPoint2003演示文稿軟件3.4.1PowerPoint2003的界面3.4.2演示文稿的基本操作3.4.3幻燈片放映3.4.5演示文稿的輸出68PowerPoint2003的界面如下:3.4.1PowerPoint2003的界面幻燈片窗格任務(wù)窗格大綱/幻燈片瀏覽欄幻燈片視圖切換按鈕備注欄693.4.2演示文稿的基本操作1．建立演示文稿空演示文稿不包含任何背景圖案以及任何形式的樣式703.4.2演示文稿的基本操作1．建立演示文稿根據(jù)“設(shè)計模板”建立演示文稿“模板”指系統(tǒng)預(yù)先設(shè)計好了背景圖案、配色方案、文本位置及格式、標(biāo)題層次等格式的文檔。713.4.2演示文稿的基本操作1．建立演示文稿“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А苯⒀菔疚母濉皟?nèi)容提示向?qū)А卑ǜ鞣N不同主題的演示文稿范例。723.4.2演示文稿的基本操作2．修飾演示文稿文字的格式化在空演示文稿中添加文字前需要插入文本框，文字顯示在文本框中，可通過“格式”工具欄的工具按鈕設(shè)置字體、字型、字號及文字顏色等。733.4.2演示文稿的基本操作2．修飾演示文稿使用母板母版用于設(shè)置每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式，包括每張幻燈片標(biāo)題及正文文字的位置和大小、項目符號的樣式、背景圖案等。743.4.3幻燈片放映1．自定義動畫添加動畫效果進(jìn)入：可以設(shè)置對象在幻燈片上出現(xiàn)時的動作效果。強調(diào)：對象已經(jīng)顯示在幻燈片上，進(jìn)一步進(jìn)行某種動作時的設(shè)置。退出：為對象從當(dāng)前幻燈片上消失時使用的效果。動作路徑：可以給對象設(shè)置具體的運動軌跡。753.4.3幻燈片放映1．自定義動畫設(shè)置動畫順序設(shè)置了動畫的對象左上角有一個數(shù)字標(biāo)志，表示該動作的發(fā)生順序，可以通過按鈕來改變動畫的順序。①我是第一個②我是第二個③我是第三個763.4.3幻燈片放映修改動畫效果單擊時：指鼠標(biāo)發(fā)生單擊操作時開始某個動作。之前：指該動作和上一個動作同時開始進(jìn)行。之后：指該動作在上一個動作完成后再開始進(jìn)行，可以在該動作的下拉菜單中選擇“計時”命令，來選擇延遲時間。773.4.3幻燈片放映播放動畫動畫設(shè)計完成后，可以通過按鈕在普通視圖下預(yù)覽動畫效果，或者使用按鈕直接在幻燈片播放狀態(tài)下瀏覽。刪除動畫效果選中某個動作，單擊刪除按鈕即可。

783.4.3幻燈片放映2．聲音和影片的使用聲音的使用“自動”：指播放包含聲音文件的幻燈片時自動播放聲音?！皢螕魰r”：指播放包含聲音文件的幻燈片后需要單擊鼠標(biāo)才能開始播放聲音。793.4.3幻燈片放映2．聲音和影片的使用聲音的使用在“自定義動畫”窗格的該聲音下拉菜單中選擇“效果選項”命令，打開播放聲音對話框，在其中可以進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。803.4.3幻燈片放映影片的使用選擇“插入→影片和聲音→文件中的影片”命令，可以將影片插入到當(dāng)前幻燈片中。插入影片和插入聲音類似。

813.4.3幻燈片放映3．幻燈片切換方式幻燈片間的切換效果是指幻燈片放映時從一張幻燈片過渡到下一張幻燈片的動畫效果。823.4.3幻燈片放映4．動作按鈕選擇“幻燈片放映→動作按鈕”命令

833.4.3幻燈片放映5．設(shè)置放映方式PowerPoint2003中提供了三種播放方式，分別為“演講者放映”、“觀眾自行瀏覽”和“在展臺瀏覽”。

843.4.3幻燈片放映6．頁面設(shè)置選擇“文件→頁面設(shè)置”命令853.4.3幻燈片放映7．放映幻燈片(1)全屏放映選擇“幻燈片放映→觀看放映”命令。按【F5】鍵(2)窗口播放按住【Alt】鍵，再依次按【D】鍵、【V】鍵即可。863.4.3幻燈片放映7．放映幻燈片(3)播放編輯同時進(jìn)行按住【Ctrl】鍵的同時，單擊“幻燈片播放”按鈕或選擇“幻燈片放映→觀看放映”命令，在編輯窗口的左上方開啟幻燈片放映。(4)設(shè)置幻燈片隱藏在普通視圖或幻燈片瀏覽視圖下，選擇“幻燈片放映→隱藏幻燈片”命令。(5)自定義播放選擇“幻燈片播放→自定義放映”命令。873