公司合同管理合規(guī)操作指引

公司合同管理合規(guī)操作指引第一章

總則第一條

為規(guī)范×××公司（以下簡稱“公司”）合同管理工作，實現(xiàn)公司合同管理的制度化、規(guī)范化，預防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等有關(guān)法律、法規(guī)及《×××公司章程》等規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本指引。第二條

公司適用本指引。公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)參照執(zhí)行本辦法。公司所出資企業(yè)是指公司全資子公司和控股公司。公司實際控制企業(yè)是指公司不直接持有股權(quán)，但通過投資關(guān)系、協(xié)議或者其他安排，能夠?qū)嶋H支配其行為的公司。第三條

本指引所稱合同，是指公司在經(jīng)營管理活動中，與其他平等主體（自然人、法人、非法人組織）之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議，以及具有法律約束力的備忘錄或其他具有合同效力的文件等。訂單是采購方向供貨方發(fā)出的定貨憑據(jù)。訂單上約定了標的物品種、價格、質(zhì)量、數(shù)量、履行方式、履行時間等內(nèi)容，經(jīng)雙方達成合意后與合同具有同等法律效力。第四條

本指引所稱合同不包括勞動合同和勞務派遣合同。第五條

本指引所稱合同管理，是指公司對合同的起草、評審、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止、歸檔以及監(jiān)督檢查等實施的一系列行為。合同管理工作的基本要求是：（一）規(guī)范合同文本，依法確定雙方當事人的權(quán)利義務，并最大限度維護公司利益；（二）嚴格審批程序，按照制度規(guī)定履行程序，全面評估風險并將風險控制在可接受的范圍內(nèi)；（三）有效監(jiān)控過程，加強對合同履行的監(jiān)督檢查，保證合同履行全過程處于可控狀態(tài)；（四）及時處理糾紛，依法最大限度地采取有效措施避免和挽回損失。第六條

公司應當按照合同管理的規(guī)定，嚴格把控合同審批、訂立、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)合同全流程管理，強化合同履行控制，提高合同管理效率。第二章

管理機構(gòu)及職責第七條

公司實行統(tǒng)一授權(quán)、分級管理、分工負責的合同管理體制。公司總經(jīng)理組織領(lǐng)導公司合同管理工作，其他高級管理人員對分管工作范圍內(nèi)的合同管理工作負領(lǐng)導責任。第八條

公司的合同管理機構(gòu)包括合同管理部門、合同審核部門、合同承辦部門（單位）、綜合辦公室等。第九條

公司風險合規(guī)部（可據(jù)實確定，下同）是合同管理部門，履行以下職責：（一）宣傳貫徹與合同有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章；（二）擬訂并組織實施合同管理制度；（三）參與重大合同項目的可行性研究、談判；（四）負責合同訂立、變更、解除的法律審核，負責組織或協(xié)助制訂、修改、發(fā)布、更新并指導適用合同示范文本；（五）建立合同管理臺賬；（六）審查、制作法定代表人授權(quán)委托書；（七）辦理因合同糾紛產(chǎn)生的法律案件；（八）監(jiān)督、檢查合同管理制度的執(zhí)行，向公司領(lǐng)導及相關(guān)部門反映合同管理情況，并提出建議。第十條

公司風險合規(guī)部、財務管理中心（可據(jù)實確定，下同）是合同審核部門，履行以下職責：（一）風險合規(guī)部審核事項1.審核合同的合法性、合規(guī)性，包括合同條款是否合法、合規(guī)，合同內(nèi)容是否損害國家、集體、第三人利益和社會公益，是否以合法形式掩蓋非法目的；2.審核合同的規(guī)范性，包括合同條款是否完備、合同用語是否規(guī)范、文字表達是否清晰、邏輯是否前后一致等；3.審核合同權(quán)益，包括合同權(quán)利義務是否相適應，合同條款是否充分，是否依法爭取公司權(quán)益等。（二）財務管理中心審核事項1.審核合同涉及資金的使用是否符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計劃；2.審核合同金額、支付方式等條款的合理性和合法性；3.審核合同稅務相關(guān)條款的合理性和合法性；4.其他部門職責相關(guān)的審核事項。第十一條

公司負責合同實施的部門或單位是合同承辦部門（單位），負責本部門（單位）職責范圍內(nèi)的合同管理，履行以下職責：（一）負責合同對方及擔保方簽約資格和履約能力等資信情況的調(diào)查核實；（二）組織合同項目談判，起草合同文本，對合同的合法合規(guī)性、經(jīng)濟可行性、技術(shù)可行性等負責；（三）按照招投標管理的相關(guān)規(guī)定履行相關(guān)程序，并將中標通知書作為合同評審的相關(guān)資料一并上報；（四）按照公司黨委會、董事會、辦公會的議事規(guī)則，需要先履行會議決策程序的，應將決議結(jié)果作為合同評審的相關(guān)資料一并上報；（五）辦理合同授權(quán)委托申請；（六）負責報審合同談判背景相關(guān)書面資料的全盤交底；（七）負責承辦合同的談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等相關(guān)工作，負責將經(jīng)辦的合同數(shù)據(jù)及時、準確、規(guī)范地錄入合同管理系統(tǒng)，或按風險合規(guī)部的要求匯總報備；（八）負責審查涉及關(guān)聯(lián)交易合同的合規(guī)性；（九）負責承辦合同的臺賬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集和檔案管理；（十）負責處理合同糾紛，在合同管理部門和律師指導下收集整理有關(guān)證據(jù)材料；（十一）其他有關(guān)職責。第十二條

公司綜合辦公室（可據(jù)實確定，下同）為合同檔案的管理部門，合同承辦部門須將當事人雙方簽字、蓋章生效的合同原件隨即交綜合辦公室存檔。否則，因合同原件丟失、損毀等情況導致的一切后果，由合同承辦部門承擔。第十三條

合同內(nèi)容涉及其他職能部門職責的，相關(guān)職能部門應當按照職責分工對合同有關(guān)條款的合法性、可行性進行審查，并提出具體審查會簽意見。第十四條

合同管理部門和（或）審核部門同時也是承辦部門（單位）的，同時履行合同承辦部門（單位）的相關(guān)職責。本文由微信公眾號“管理者視角”發(fā)布，更多資料敬請搜索關(guān)注。第十五條

合同承辦人員是指具體承辦合同項目的業(yè)務人員，根據(jù)合同承辦部門（單位）合同管理職責和具體安排開展工作。第十六條

各合同管理機構(gòu)及相關(guān)人員應當保守合同所涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他相關(guān)秘密。第三章

合同的訂立第十七條

合同的訂立應當遵守國家的法律、行政法規(guī)，遵守公司規(guī)章制度。第十八條

合同的訂立應當符合公司預算管理、供銷管理、投資管理和招投標管理等有關(guān)規(guī)定。第十九條

訂立合同應當采用書面形式，利用信件和數(shù)據(jù)電文等其他形式訂立合同的，應當在訂立合同后及時根據(jù)信件和數(shù)據(jù)電文等文件的內(nèi)容制訂、簽署正式的書面合同，或者以書面形式對合同內(nèi)容進行確認。原則上不得以傳真形式簽署合同。如確有必要以傳真形式簽署合同，應當在合同條款中明確傳真件與原件具有同等法律效力，確保傳真件的真實性，并及時取得對方簽字蓋章的原件。第二十條

簽訂合同應當優(yōu)先使用公司合同范本。各部門、公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)和子公司應當及時總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)營中使用的合同文本，起草本業(yè)務板塊或者本企業(yè)的合同范本，經(jīng)公司合同審核部門確認后，形成合同范本，納入公司合同范本庫。如無公司標準示范合同文本，合同的起草工作應當爭取由公司或以公司為主承擔，語言應嚴謹、簡練、準確，條款齊全，權(quán)利義務清楚，如不得不使用業(yè)務對方提供的合同文本的，合同承辦部門應當進行審查修改，按照公司規(guī)定組織評審。第二十一條

合同正式文本應當打印或印刷制成。合同文本應使用中文，或至少應當制作中文文本。第二十二條

合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人負責了解和審查合同對方的主體資格、資質(zhì)、履約能力等資信情況，包括但不限于：（一）應具備簽訂合同的主體資格，能以自身名義簽訂合同，具有經(jīng)年檢有效的營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項目的需要；（二）涉及專營許可或法律法規(guī)規(guī)定的資質(zhì)（等級）要求的，應具備相應的有效許可證書、資質(zhì)（等級）證書；（三）由代理人代為訂立合同的，應具備真實有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書和代理人身份證明；（四）應具備相應的履約能力，必要時可要求對方出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師出具的驗資報告等；（五）履約信用良好，主要審查對方對履行合同產(chǎn)生重大不利影響的經(jīng)濟糾紛、犯罪案件、司法判決、裁定、具體行政行為或其他法律程序等相關(guān)情形；（六）通過招標方式確定合同當事人的，應當有生效的中標通知書；（七）擔保資格和擔保能力；（八）與合同簽訂、履行相關(guān)的其他情況。合同承辦部門（單位）除了解、審查合同對方的資信情況外，還應關(guān)注其經(jīng)營情況。第二十三條

合同承辦部門（單位）應當根據(jù)合同項目的實際情況，組織合同審核部門及其他相關(guān)部門的人員參加合同談判。談判前，合同承辦部門（單位）應召集并主持準備會議，確定談判方案，組織談判小組，統(tǒng)一談判意見。第二十四條

合同承辦部門（單位）可根據(jù)實際需要制作準備會會議紀要，并經(jīng)全體參會人員簽字確認，列入合同檔案。會議紀要主要記載內(nèi)容如下：（一）會議召開的時間和地點；（二）召集人、參會人員名單；（三）各參會人員意見；（四）會議主題，明確合同的內(nèi)容；（五）會議最終確定方案；（六）個別人員聲明保留的意見；（七）需要向有關(guān)領(lǐng)導匯報的事項；（八）其他需記載的事項。第二十五條

參與合同談判的各部門應相互配合，相互協(xié)作。對外發(fā)表談判觀點應協(xié)商統(tǒng)一，各談判人員不得隨意向?qū)Ψ桨l(fā)表不同意見。第二十六條

合同談判對方要求提供有關(guān)資料的，合同承辦部門（單位）經(jīng)與相關(guān)部門協(xié)商后，統(tǒng)一對外出具。其他人員不得自行向談判對方提供有關(guān)資料。第二十七條

合同文本應當包括合同雙方的名稱和住所、法定代表人、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限和地點、履行方式、違約責任、解決爭議的方法等內(nèi)容，條款齊備、內(nèi)容具體，用語規(guī)范、嚴謹、簡練、準確。第二十八條

合同文本為外文的，應當同時附上與原意符合的中文版本。第四章

合同的評審第二十九條

公司實行合同審查、審核、審批制度。合同文本提交相關(guān)部門組織審核之前，合同承辦部門（單位）應當首先進行審查，確保合同內(nèi)容符合相關(guān)管理規(guī)定和業(yè)務審批要求，主從合同及附件齊全，合同填寫準確規(guī)范。第三十條

合同承辦部門（單位）應提請合同評審，將合同文本及相關(guān)附件，報送合同審核部門審核，按照合同審批分級授權(quán)設置報領(lǐng)導審批。風險合規(guī)部、財務管理中心為合同審核部門。合同承辦部門（單位）、合同審核部門和公司領(lǐng)導可以根據(jù)合同實際情況增加審核部門，增加的審核部門根據(jù)其部門職責對合同進行審核。審核部門審查合同需提出明確意見，要求修改或者否定的意見需說明理由。合同承辦部門（單位）認可修改意見，需按照意見修訂合同條款；不認可修改意見，需書面說明理由。合同承辦部門（單位）需將修訂版合同和意見一并上傳至評審流程。第三十一條

合同評審的程序：（一）合同承辦部門（單位）提交合同文本和審查所需的其他資料；（二）風險合規(guī)部、財務管理中心依職責或規(guī)定對合同進行審核；（三）按照合同審批分級授權(quán)設置報領(lǐng)導審批。第三十二條

合同審批分級授權(quán)公司本部合同審批結(jié)點如下：20萬以內(nèi)（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務管理中心、風險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導審批；20萬（含）-50萬（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務管理中心、風險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導審核，總會計師審核，總經(jīng)理審批；50萬以上（含）、3000萬以下（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務管理中心、風險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導審核，總會計師審核，總經(jīng)理審核，董事長審批。公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)合同審批流程依據(jù)公司與所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)制定的相關(guān)管理權(quán)責清單的規(guī)定執(zhí)行。除前款規(guī)定的合同外，其他合同的審批程序依交易類型遵照公司章程規(guī)定，未達到公司董事會、股東會審批標準的，由公司總經(jīng)理辦公會審批。公司簽訂的合同涉及關(guān)聯(lián)交易時，如在董事會、年度股東會審議年度日常關(guān)聯(lián)交易范圍內(nèi)，按照前款審批權(quán)限履行合同審批程序，如未經(jīng)董事會、股東會審議，需遵照公司關(guān)聯(lián)交易管理制度履行經(jīng)濟行為審批程序后，再按照前款審批權(quán)限履行合同審批程序。第三十三條

合同承辦部門（單位）應對其提供材料的真實性和完整性負責。合同審核部門在審核時可根據(jù)需要，要求合同承辦部門（單位）提供與合同有關(guān)的補充材料。報審合同及相關(guān)附件是外文文本的，需同時提交準確的中文翻譯件。第三十四條

對缺少合同相對方當事人簽約主體資格必要材料、履約能力調(diào)查不明、缺乏合同經(jīng)濟性論證以及未按照本指引規(guī)定審核程序和要求報審的，合同審核部門（單位）有權(quán)退審，并責成合同承辦部門（單位）補充相關(guān)材料，重新提交審核。第三十五條

合同評審各結(jié)點應在2個工作日內(nèi)完成，特殊情況可適當延長。合同審核人員要高度重視合同的審核時限，提高工作效率，盡快辦理完畢所負責流程權(quán)限范圍內(nèi)的合同審核工作。專項或特殊業(yè)務合同及標的額100萬元以上的非制式合同需經(jīng)公司法律顧問審查。合同審查后，根據(jù)公司需要出具法律意見，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，并視情況提出防范或降低風險的對策，明確表示是否同意簽署。第三十六條

合同應當在履行公司規(guī)定的評審程序通過后，先由法定代表人或授權(quán)簽字人簽署，再由用章管理人員打印并加蓋合同專用章，超過兩頁的需加蓋騎縫章，如有需要可加蓋公章。公司法定代表人的授權(quán)人對外簽署合同前必須辦理授權(quán)委托手續(xù)，授權(quán)委托書應明確被授權(quán)人的權(quán)限、期限，被授權(quán)人應在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。未經(jīng)有效書面授權(quán)，任何人不得在合同上簽字。合同報送法定代表人或授權(quán)代表批準時，如有法律意見書，應當將法律意見作為附件一并報送，并對采納部分和不采納部分進行說明，合同承辦部門（單位）在合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。所簽署的合同，公司留存不能少于2份，由合同承辦部門（單位）、檔案管理部門至少各留存1份。第三十七條

未經(jīng)評審的合同，不得簽署。第三十八條

公司內(nèi)部機構(gòu)不得以部門的名義對外簽訂合同。第三十九條

審核人和審批人對合同審核和審批過程中涉及到的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他相關(guān)秘密負有保密義務。第五章

合同的履行第四十條

合同生效后，應及時、全面、實際履行。合同生效前，不得實際履行。第四十一條

合同承辦部門（單位）負責組織、監(jiān)控和跟蹤記錄合同的履行情況，協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題和爭議。第四十二條

合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人應當增強證據(jù)意識，及時收集、保管合同履行過程中的相關(guān)文件和資料。在常年合同特別是常年銷售、采購合同的履行過程中，經(jīng)辦人應定期（不超過半年）對賬，確認雙方債權(quán)債務。第四十三條

財務管理中心應將正式生效的合同作為對外付款憑證之一。如果合同變更涉及金額等基本事項變動，應按照原合同審批程序重新履行審批程序并簽訂書面補充合同（協(xié)議）。有下列情形之一的，財務管理中心一律不得對外付款：（一）應訂立書面合同而未訂立；（二）合同沒有加蓋合同專用章或公章；（三）合同未正式生效；（四）違反合同約定的方式或提前付款；（五）合同履行發(fā)生重大爭議尚未解決。第四十四條

合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人全面負責動態(tài)監(jiān)控和跟蹤記錄合同的履行，負責合同正常履行及異常履行的執(zhí)行與處理，同時對合同的異常履行情況及時上報風險合規(guī)部和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導，負責法律意見或建議的最終落實與反饋，妥善解決合同履行中出現(xiàn)的問題和爭議，做好合同履行資料的統(tǒng)一歸檔管理。第四十五條

合同履行中重點監(jiān)控以下異常內(nèi)容：（一）合同主體資格、履約能力變化影響合同履行的；（二）未按約定收付款的；（三）延期完成產(chǎn)品、工程或服務成果等合同標的交付、驗收的；（四）不可抗力情形出現(xiàn)的；（五）合同變更、中止、終止及解除的；（六）合同其他權(quán)利義務履行不符合合同約定的；（七）未履行完畢公司付款流程的。第四十六條

遇到不可抗力影響合同正常履行的，合同承辦人員應當及時按照合同約定書面通知合同相對方，并注意保存有關(guān)證據(jù)。合同相對方提出因不可抗力影響其履行合同的，應當要求其提交有效證明文件，及時采取必要自救措施，避免公司發(fā)生損失或者擴大損失。第六章

合同變更和解除第四十七條

合同簽訂后確需補充、修改、變更有關(guān)合同內(nèi)容的，或者實際履行情況與合同約定內(nèi)容不一致的，經(jīng)雙方協(xié)商形成一致意見后，可以變更合同。依據(jù)法律規(guī)定或合同約定出現(xiàn)公司有權(quán)解除合同的情形時，應當根據(jù)實際情況決定是否解除合同。第四十八條

變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。第四十九條

合同變更可以采取下列方式：（一）簽訂補充協(xié)議，作為原合同的組成部分；（二）另行簽訂合同。合同的解除必須采用書面形式。第五十條

需要變更、解除合同的，應當在法律規(guī)定或合同約定的條件下，書面通知合同相對方，要求合同相對方在一定期限內(nèi)做出答復，并在合理期限內(nèi)與合同相對人進行協(xié)商。本文由微信公眾號“管理者視角”發(fā)布，更多資料敬請搜索關(guān)注。與合同相對方協(xié)商解除合同的，應當按照法律規(guī)定和合同約定要求合同相對方承擔相應責任。第五十一條

合同承辦部門（單位）收到合同相對方變更或解除合同的要求后，應當及時提出初步意見，并按照公司審批流程進行審批后實施。第五十二條

合同的變更、解除應遵守以下原則：（一）主體及內(nèi)容的變更，應當征得合同各方的同意；（二）有擔保條款的合同變更，應當征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保印章；（三）經(jīng)上級主管機關(guān)批準的合同的變更、解除，應當報原批準機關(guān)批準；（四）經(jīng)公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議應當報原公證、鑒證機關(guān)備案；（五）承包經(jīng)營、租賃經(jīng)營、涉外等合同的變更、解除，法律有特別規(guī)定的，應當依特別規(guī)定辦理。第五十三條

合同轉(zhuǎn)讓應當依法進行，必須履行法律規(guī)定的程序并保留通知送達的證據(jù)材料。轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利的，應當以書面形式及時通知原合同相對方；轉(zhuǎn)讓合同義務或者將合同權(quán)利、義務一并轉(zhuǎn)讓的，應當取得原合同相對方的書面同意。第五十四條

對設有保證條款的合同或者對保證合同的主合同進行變更或者轉(zhuǎn)讓的，應當征得保證人的書面同意。設定抵押或者質(zhì)押的主合同進行變更或者轉(zhuǎn)讓的，應當同時辦理抵押或者質(zhì)押合同的變更手續(xù)，并依法辦理抵押權(quán)、質(zhì)權(quán)變更登記手續(xù)以及質(zhì)物轉(zhuǎn)移占有手續(xù)。在未落實擔保物權(quán)變更轉(zhuǎn)讓手續(xù)前，不得辦理主合同變更或者轉(zhuǎn)讓手續(xù)。第五十五條

在合同履行期間，合同相對方及擔保人發(fā)生合并、分立、改制、重組或者其控股股東、實際控制人、法定代表人、合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員應當及時與合同相對方進行溝通、對賬、簽認；必要時，應當要求合同相對方提供符合法律和公司規(guī)定的擔?；蛘哐a充擔保，確保合同有效銜接、落地。第五十六條

公司合同經(jīng)辦人員工作崗位發(fā)生變動的，應當及時妥善辦理內(nèi)部交接手續(xù)，收回授權(quán)文件和印鑒等。合同承辦部門（單位）應當在經(jīng)辦人員變動情況發(fā)生后3個工作日內(nèi)書面告知與該經(jīng)辦人員相關(guān)的合同相對方。第七章

合同糾紛處理第五十七條

合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員在合同履行期間發(fā)現(xiàn)己方不能全面履行合同的，應當及時與合同相對方進行協(xié)商，積極采取補救措施，并與公司有關(guān)部門溝通共同商討應對措施，及時向合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導報告。第五十八條

在合同履行期間，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員發(fā)現(xiàn)合同相對方有下列情況之一的，應當及時依法行使抗辯權(quán)、追索權(quán)、撤銷權(quán)，維護公司的合法權(quán)益，并在3個工作日內(nèi)書面通報風險合規(guī)部，并向合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導報告：（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化，喪失商業(yè)信譽的；（二）轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務的；（三）面臨拆遷、資產(chǎn)重組等重大事件的；（四）發(fā)生重大訴訟、仲裁案件或者被行政處罰，影響其實際履約能力的；（五）有喪失或者可能喪失履行合同能力的其他情形。第五十九條

在合同履行期間，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員發(fā)現(xiàn)合同相對方有延遲履行、不履行或者不完全履行合同情形的，應當及時發(fā)出督促其履行合同、承擔違約責任的函件；合同相對方明確表示不繼續(xù)履行合同或者經(jīng)督促對方仍然不履行的，合同承辦部門（單位）應當及時整理分析合同資料，提出處理意見，并按照規(guī)定向合同管理部門和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導報告。第六十條

發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門（單位）應在24小時內(nèi)向合同管理部門和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導報告。合同承辦部門（單位）應根據(jù)有關(guān)制度規(guī)定，組織相關(guān)合同審核部門及其他職能部門商討合同糾紛的解決方案，在報合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導審批同意后，根據(jù)方案積極與對方當事人協(xié)商解決合同糾紛。合同承辦部門（單位）應提供真實完整的證據(jù)材料，不得瞞報、遲報、漏報和誤報。第六十一條

經(jīng)與對方當事人協(xié)商解決合同糾紛，達成一致意見的，合同承辦部門（單位）應按照合同簽訂程序與對方簽訂補充、變更、解除合同的書面協(xié)議。第六十二條

經(jīng)與對方當事人協(xié)商不能解決，擬采取訴訟或者仲裁方式解決合同糾紛的，由風險合規(guī)部牽頭與合同承辦部門（單位）等相關(guān)職能部門商討處理辦法，按照公司有關(guān)法律糾紛案件管理的規(guī)定辦理。第八章

合同檔案的管理第六十三條

合同檔案包括正式合同文本及合同相關(guān)資料，一般應當包含：（一）合同正式文本及變更、補充（合同）協(xié)議；（二）可行性分析報告及立項登記審批資料（如有）；（三）與合同簽署有關(guān)的營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)、特許經(jīng)營等基礎(chǔ)、背景資料；（四）對方的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、被授權(quán)委托人身份證明；（五）與合同有關(guān)的電傳、郵件、信函、電報、圖表及快遞單等；（六）有關(guān)履行、變更、解除合同形成的（合同）協(xié)議、會議紀要、備忘錄或音像資料等；（七）合同糾紛處置涉及的法律意見書、協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等法律文書；（八）其他與合同有關(guān)的資料。第六十四條

合同在雙方當事人簽署蓋章、其他合同相關(guān)資料生成后，合同經(jīng)辦人員應當在1個工作日內(nèi)建檔成冊，按照公司檔案管理制度規(guī)定定期向檔案歸口管理部門進行歸檔。第六十五條

合同歸檔材料應當保存原件；確實不能保存原件的，保留與原件核對無誤的復印件，標注“與原件一致”并簽名，同時注明保存部門。第六十六條

合同檔案的保管期限參照公司檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。下列合同檔案應當至少保存20年：（一）不動產(chǎn)購置和處置合同；（二）對外股權(quán)投資、收購兼并或股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同；（三）公司檔案管理制度規(guī)定應保存20年的其他合同。第六十七條

合同承辦部門（單位）應當定期開展合同檔案自查活動。合同承辦部門（單位）負責人對本部門合同資料承擔直接領(lǐng)導貴任，應當確保本部門經(jīng)辦的所有合同及相關(guān)資料完整、準確、真實，并及時歸檔。合同經(jīng)辦人員對本人經(jīng)辦的合同資料承擔直接責任，應當確保資料完整、準確、真實，并及時歸檔。合同原始資料發(fā)生遺失的，應當采取積極有效的措施予以彌補。第六十八條

合同保管不善，丟失、損毀合同文本，造成經(jīng)濟損失的，應當追究相關(guān)部門和人員的責任。第六十九條

借用、查閱、銷毀合同檔案的，應當按照公司檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。第九章

監(jiān)督檢查第七十條

合同管理部門負責合同的監(jiān)督檢查工作。合同管理部門可以自行開展或者牽頭組織相關(guān)部門成立聯(lián)合檢查小組，對公司各部門、所出資企業(yè)和實際控制企業(yè)的合同管理工作進行檢查。第七十一條

合同檢查包括但不限