如何給下屬分配任務(wù)

[建議]怎樣給下屬分配工作任務(wù)？解決方案一：經(jīng)理如何發(fā)布命令發(fā)布命令是經(jīng)理的日常工作之一，也是經(jīng)理進(jìn)行有效管理的一個(gè)重要技巧。它就象經(jīng)理的一個(gè)權(quán)仗，用以體現(xiàn)他的權(quán)威和能力，有效管理部屬員工，實(shí)現(xiàn)他的職責(zé)和權(quán)力。經(jīng)理如何發(fā)布命令發(fā)布命令是經(jīng)理的日常工作之一，也是經(jīng)理進(jìn)行有效管理的一個(gè)重要技巧。它就象經(jīng)理的一個(gè)權(quán)仗，用以體現(xiàn)他的權(quán)威和能力，有效管理部屬員工，實(shí)現(xiàn)他的職責(zé)和權(quán)力。經(jīng)理的許多工作都是通過向下屬員工發(fā)布命令來完成的，離開了發(fā)布命令，經(jīng)理將要么無所作為，要么事必躬親，而這兩種情況都是有背經(jīng)理職責(zé)的。發(fā)布命令也是經(jīng)理經(jīng)常忽視的問題，是經(jīng)理能力的一個(gè)薄弱的環(huán)節(jié)，它甚至阻礙了經(jīng)理的成長，減弱了經(jīng)理的影響力。在管理咨詢界流行著這樣一句話，“當(dāng)你新到一個(gè)陌生的企業(yè)，你不用問老板就可以知道哪個(gè)員工干的最好，那個(gè)最忙碌的、經(jīng)常在老板面前晃來晃去的人就是老板眼里干的最好的員工”。這個(gè)邏輯很簡單，老板喜歡把事情交給讓自己放心的人去干，這樣事情辦得又好自己又省心，如此長期下去，那個(gè)最令老板放心的員工就是干得最多的員工，也是老板眼里干的最好的員工。這其實(shí)也是一些經(jīng)理發(fā)布命令的邏輯，不管要做的是什么事情，也不管員工的職責(zé)是什么，只要這個(gè)員工讓自己放心，就肯把事情交給他辦，反之，那些不太令自己放心的員工則很少獲得辦事情尤其辦大事情的機(jī)會(huì)。所以在一些團(tuán)隊(duì)或組織里，有的員工很忙，有的員工很閑，工作任務(wù)分配不均衡，職責(zé)權(quán)限不匹配的現(xiàn)象很嚴(yán)重，造成了員工之間能力發(fā)展的不均衡，為未來經(jīng)理合理配置人力資源造成了一定的麻煩，頂梁柱也有倒塌的時(shí)候不是？經(jīng)理經(jīng)常發(fā)布一些未經(jīng)思考的命令，有的命令讓員工走錯(cuò)了方向做錯(cuò)了事，有的命令讓員工不知所云，茫然無措。發(fā)布命令正在成為經(jīng)理職業(yè)發(fā)展的一個(gè)瓶頸。經(jīng)理發(fā)布命令中的常見問題1.沒有找對(duì)人。這種情況的經(jīng)理有兩種，一種就是我們前面所講的喜歡把事情交給令自己放心的員工的經(jīng)理，這種經(jīng)理不管事情的性質(zhì)、內(nèi)容，也不管到底應(yīng)該有哪些部門哪些人負(fù)責(zé)，全部讓自己可以放心的人負(fù)責(zé)。另外一種就是特別忙碌的經(jīng)理，這種經(jīng)理在忙起來的時(shí)候喜歡抓瞎，不管那件事情應(yīng)該誰負(fù)責(zé)，也不管那個(gè)人能不能做得了那件事，只是抓來就用。這就是沒有找對(duì)人。2.沒有說對(duì)事。有的經(jīng)理在沒有聽明白或者沒有看明白所要辦理事情的內(nèi)容之前就匆匆找到下屬簡單交代兩句，然后再匆匆從下屬眼前消失。這種發(fā)表命令很容易導(dǎo)致經(jīng)理自己都沒有弄明白自己對(duì)員工的要求，員工當(dāng)然更不能明白，導(dǎo)致了員工辦事的效率下降，有時(shí)為了一件事情要來回跑好幾趟，員工不但心情受到了影響，對(duì)經(jīng)理的信心也會(huì)逐漸地下降。3.沒有說清楚。有的經(jīng)理在發(fā)布命令的時(shí)候喜歡言簡意賅，多說一個(gè)字都不愿意。使得員工不知道該找誰，該怎么辦，該在什么時(shí)候辦完，辦到什么程度才算滿意，這一系列的問題，經(jīng)理都沒有交代清楚，員工怎么能高效地完成，這又影響了員工的士氣。再者，由于經(jīng)理的權(quán)威，員工盡管沒有聽清楚，也不敢去問，沒有辦法的情況下只能拖延，最后不但事情沒有辦好，員工的拖拉作風(fēng)卻逐漸養(yǎng)成了。員工發(fā)布命令不明確的原因很多，主要有如下幾個(gè)方面：1.個(gè)人喜好。有的經(jīng)理喜歡根據(jù)個(gè)人的喜好來確定命令的發(fā)布，喜歡誰就讓誰辦，完全不考慮那件事情是不是該由那個(gè)人辦，缺乏辦事的原則和管理的科學(xué)性。2.責(zé)任心。一個(gè)負(fù)責(zé)的經(jīng)理一定會(huì)慎重對(duì)待自己面對(duì)的每一件事，每一個(gè)人，他會(huì)把自己的事情安排得有井有條，把事情的要求說深說透，讓員工工作有方向，努力有成果。但是不負(fù)責(zé)的經(jīng)理卻很少能這么認(rèn)真地對(duì)待，他們只是希望把找到自己的人和事盡快地推給他們，責(zé)成下屬辦理。這種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度導(dǎo)致了一些命令發(fā)布的倉促、不明確。3.工作忙。由于缺乏規(guī)劃、沒有授權(quán)等原因，經(jīng)理總是很忙，經(jīng)常埋在案頭，處理大量的事務(wù)性工作。工作忙處理的速度就要快，所以經(jīng)理總是快速地把一些命令發(fā)布出去，根本無暇估計(jì)是不是找對(duì)了人、說對(duì)了事，當(dāng)然更沒有時(shí)間去清楚地表達(dá)，導(dǎo)致了命令無效。4.不會(huì)。所有的經(jīng)理都懂管理嗎？也許都會(huì)。那么，所有的經(jīng)理都會(huì)管理嗎？這個(gè)問題恐怕都打一個(gè)問號(hào)。我們有的經(jīng)理正在面臨著科學(xué)化管理的挑戰(zhàn)，也正在受到管理混亂的困擾，他們中有的人真的需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。經(jīng)理如何發(fā)布命令？1.讓工作的節(jié)奏慢下來。以前我們經(jīng)常提倡經(jīng)理別坐下來，趕快去行動(dòng)，現(xiàn)在我們應(yīng)該換一個(gè)角度，換一種思路，經(jīng)理工作節(jié)奏別太快了，先慢下來，想清楚了再做，這樣才能更好地保證經(jīng)理的工作效率。2.明確命令的要求。當(dāng)經(jīng)理想要做一件事情或者接到一個(gè)任務(wù)需要交代下屬辦理時(shí)，首先要想清楚自己想要做的事情，這件事情的要求是什么，什么時(shí)間完成。3.明確辦事的員工。根據(jù)員工的崗位職責(zé)，結(jié)合所需辦理的事情，確定需要接受命令的員工。4.傳達(dá)命令。將所要辦理的事情明確清晰地傳達(dá)給當(dāng)職員工，告訴員工這是一件什么事情，需要辦到什么程度，截止的日期是什么，讓員工清楚每一個(gè)環(huán)節(jié)。尤其是截止時(shí)間，因?yàn)橐坏﹩T工不明確截止時(shí)間，他就不知道該如何安排工作的進(jìn)度，也就會(huì)影響工作完成的效果，影響員工的工作效率。5.做好控制。命令發(fā)出之后，就等于你的行事例上多了一件事情，經(jīng)理需要根據(jù)自己的命令確定任務(wù)的驗(yàn)收時(shí)間，做好員工工作的控制，在截止時(shí)間結(jié)束之前與員工確認(rèn)任務(wù)的完成情況。發(fā)布命令是有學(xué)問的，是需要經(jīng)理耐心研究仔細(xì)運(yùn)用的，經(jīng)理應(yīng)對(duì)之進(jìn)行有效的研究和使用，使之成為經(jīng)理成功實(shí)現(xiàn)自我的權(quán)仗。解決方案二：工作設(shè)計(jì)中的六種錯(cuò)誤我們?cè)谝郧澳軌蛞揽抗ぷ靼讶藗兘M織起來。如今，必須對(duì)工作進(jìn)行組織和設(shè)計(jì)。如果能夠避免幾個(gè)常見錯(cuò)誤的話，工作設(shè)計(jì)并非特別難。工作設(shè)計(jì)中的六種錯(cuò)誤在商界，很多錢都花在了產(chǎn)品設(shè)計(jì)上，而且這么做也是對(duì)的。在這種時(shí)候，設(shè)計(jì)費(fèi)用不是問題，只有最好的產(chǎn)品設(shè)計(jì)才能夠被企業(yè)接受。然而，只有少數(shù)一些公司（更不要提其他類型的組織了）注重工作設(shè)計(jì)問題。更準(zhǔn)確地說，這些工作設(shè)計(jì)主要是針對(duì)體力勞動(dòng)的。沒有經(jīng)過充分考慮、不匹配的工作設(shè)計(jì)，是導(dǎo)致員工失去動(dòng)力、不滿意和生產(chǎn)效率低的主要原因。在當(dāng)前體力工人不再緊缺而知識(shí)工作者急需的情況下，這種情形尤其明顯。在這里又一次提到知識(shí)工作者，到目前為止其數(shù)量在所有行業(yè)中是增長最快的（而不僅僅是在服務(wù)業(yè)），并且知識(shí)將成為未來組織的關(guān)鍵性原材料。這正是工作設(shè)計(jì)和任務(wù)控制變得非常重要的原因。在大部分組織中，人們要么根本不知道這兩種東西，要么就是沒有得到充分利用。我們?cè)谝郧澳軌蛞揽抗ぷ靼讶藗兘M織起來。如今，我們必須對(duì)工作進(jìn)行組織和設(shè)計(jì)。如果能夠布置工作是難事，五大要素幫你忙，員工樂意擔(dān)責(zé)任。布置工作這么做經(jīng)理人往往會(huì)碰到這樣的情況：安排給員工一項(xiàng)工作任務(wù)，本以為他有能力獨(dú)立做好這個(gè)事情，誰知最后員工還需要依靠自己的幫助才能完成工作，而且完成的結(jié)果也不如自己所期望的那么好。問題是出在員工那里嗎？也許不是?！洞笱愕牧α?-信任創(chuàng)造績效》一書（廣東經(jīng)濟(jì)出版社2006年5月出版）的作者、英國著名的咨詢師拉里·雷諾茲指出：如果員工得到的指示是模糊的，他就得學(xué)會(huì)猜測別人的心思，揣摩出領(lǐng)導(dǎo)到底期望自己怎么做。員工只有接收到了明確的信息，才有可能真正對(duì)工作負(fù)責(zé)。作為經(jīng)理人，在剛開始布置任務(wù)時(shí)，就要向員工說明你期望他做什么，做出什么樣的結(jié)果。結(jié)果。經(jīng)理人應(yīng)該讓員工知道你到底期望從他們那里得到什么。有時(shí)候，人們對(duì)相同的話有不同的理解。經(jīng)理人在和員工討論期望的結(jié)果時(shí)，不要只使用抽象的字眼，還要用看得見、聽得見、摸得著的東西來描述它，以便讓員工真正理解你的意思。尺度。告訴員工完成任務(wù)應(yīng)該遵循的基本準(zhǔn)則，給他們一個(gè)廣泛的可操作的尺度，即指導(dǎo)方針，并提醒他們要注意按照價(jià)值觀行事。當(dāng)然，經(jīng)理人不需要詳細(xì)講解完成任務(wù)的每條措施和細(xì)節(jié)，否則，員工不會(huì)真正感覺到被委以責(zé)任。影響。經(jīng)理人要向員工說明，他們的個(gè)人行為將會(huì)對(duì)實(shí)現(xiàn)整體的任務(wù)做出什么樣的貢獻(xiàn)，完成或者沒有完成任務(wù)的影響或后果是什么。員工在了解這些影響和后果后，就會(huì)開始為完成任務(wù)付出努力。資源。經(jīng)理人要了解，員工有多少可用資源，包括物質(zhì)資源、財(cái)務(wù)資源、人力資源和時(shí)間資源。在許多組織中，最寶貴的資源是時(shí)間，你對(duì)員工的最大幫助是多給他們一點(diǎn)時(shí)間完成任務(wù)。如果你不肯定員工擁有完成工作所需的資源，那么你其實(shí)是在使他們走向失敗。負(fù)責(zé)。確定讓員工對(duì)任務(wù)負(fù)責(zé)。經(jīng)理人要和員工討論，他們將在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、以及以怎樣的方式來向你匯報(bào)工作進(jìn)展。經(jīng)理人要注意的是，員工應(yīng)該對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)，而不是對(duì)方法負(fù)責(zé)。他們具體用什么方法完成任務(wù)由他們自己決定。在明確了這五件事情之后，經(jīng)理人就要接受一個(gè)大考驗(yàn)--放手，讓員工獨(dú)立完成任務(wù)。不要經(jīng)常在背后監(jiān)視別人，這不光有損信任，還會(huì)打擊別人的自信心。如果工作任務(wù)重大，你可以和員工一起，在任務(wù)的不同責(zé)任階段加以回顧。但是你一定要在開始工作之前，就和員工商定好要舉行這樣的會(huì)議。當(dāng)員工需要你的時(shí)候，才應(yīng)該出面助一臂之力，否則不應(yīng)當(dāng)干涉他的工作。解決方案四：用培訓(xùn)的方式安排工作通過培訓(xùn)討論，每一個(gè)人(主管)都明確了任務(wù)，都知道了完成任務(wù)的難點(diǎn)，都明白每一個(gè)難點(diǎn)的解決方法，都有了完成任務(wù)的信心，從而達(dá)到齊心協(xié)力的效果！用培訓(xùn)的方式安排工作一次,突然遇到生產(chǎn)難題:老任務(wù)尚未結(jié)束，新任務(wù)又到，計(jì)劃尚未排出，又來一個(gè)插單。三個(gè)任務(wù)都很急！三個(gè)任務(wù)都不能延期！三個(gè)任務(wù)都必須完成，業(yè)務(wù)部門和生產(chǎn)部門都很著急！經(jīng)過仔細(xì)計(jì)算，我們認(rèn)為從理論上講能夠完成任務(wù)，時(shí)間甚至還有一點(diǎn)富裕，可是各方面均面露難色。問題的關(guān)鍵在于：到周末了，大家都想休息，能不能在保證不耽誤休息的情況下完成任務(wù)？作為高級(jí)主管，我先告訴業(yè)務(wù)部門，我去安排，保證按時(shí)完成任務(wù)。到生產(chǎn)部門后，一看幾個(gè)生產(chǎn)主管表情，我就感覺到有壓力：如何讓這些主管們有激情，是完成任務(wù)的關(guān)鍵。幾經(jīng)考慮，我決定做一次培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來解決問題。我請(qǐng)生產(chǎn)部經(jīng)理通知各位主管：半小時(shí)后開會(huì)。由生產(chǎn)部經(jīng)理主持會(huì)議，會(huì)議開始后，我講：咱們今天不開生產(chǎn)會(huì)，開一個(gè)生產(chǎn)安排方面的培訓(xùn)會(huì)議。各位主管一聽不是生產(chǎn)會(huì)而是培訓(xùn)會(huì)，都感覺意外！我開始了培訓(xùn)議題，各位主管都認(rèn)真做筆錄，這時(shí)候我感覺氣氛比剛來要好很多。我先簡單扼要的講述了生產(chǎn)安排方面的五個(gè)步驟：明確任務(wù)→任務(wù)分解→人員調(diào)配→班次安排→其他事項(xiàng)看各位主管聽得似懂非懂，我隨即決定以當(dāng)前生產(chǎn)任務(wù)為例進(jìn)行分析討論。從生產(chǎn)部經(jīng)理開始，每一個(gè)步驟都讓與會(huì)主管分別做一個(gè)講解，然后大家一起討論解決辦法。討論開始后，各位主管擺困難、講難點(diǎn)，最后一起討論解決辦法。經(jīng)過激烈認(rèn)真的討論后，各方一致認(rèn)為能完成任務(wù)！我又反復(fù)提示了幾次，有無遺漏問題或事項(xiàng)，各位主管都說沒有！隨即，我讓生產(chǎn)部經(jīng)理將討論方案記錄在案。培訓(xùn)結(jié)束后，我說咱們現(xiàn)在開生產(chǎn)會(huì)！生產(chǎn)部經(jīng)理將討論方案重復(fù)了一次，問能不能完成任務(wù)？與會(huì)主管都笑了……另我意外的事情發(fā)生了：除了未影響休息外，居然還提前半天完成了任務(wù)！總結(jié)：通過培訓(xùn)討論，每一個(gè)人(主管)都明確了任務(wù)，都知道了完成任務(wù)的難點(diǎn)，都明白每一個(gè)難點(diǎn)的解決方法，都有了完成任務(wù)的信心，從而達(dá)到齊心協(xié)力的效果！[討論一]如何分配額外工作？公司經(jīng)常需要加班，而加班又不能算在薪酬里，沒有薪酬如何讓員工心服口服的加班呢？我常常替領(lǐng)導(dǎo)做安撫工作，后來總結(jié)了幾條心得僅供參考。如何分配額外工作在JB工作的時(shí)候有很多次需要加班，而加班又不能算在薪酬里，沒有薪酬如何讓員工心服口服的加班呢？為讓員工不產(chǎn)生“真倒霉，又要我多干活”的想法，我常常替領(lǐng)導(dǎo)做安撫工作，后來總結(jié)了幾條心得僅供參考：·向下屬解釋為什么一定要有人來做這個(gè)工作，讓他知道他的重要性。·向下屬解釋為什么要安排他來做，告訴他為什么覺得他是完成這一工作的最佳人選?！?qiáng)調(diào)做這一工作將給他帶來什么好處。例如可以學(xué)到新的東西，能夠接觸到許多有趣的人等等?！じ嬖V下屬你會(huì)給他多長時(shí)間來做完這一額外工作，期間可以考慮減少他的其他工作任務(wù)，或至少延長那些任務(wù)的完成期限?！お?jiǎng)勵(lì)積極接受任務(wù)的員工。除了向之表示謝意外，還要給他一些獎(jiǎng)勵(lì)。例如，讓他休息一個(gè)下午后或請(qǐng)他吃頓飯?？傊寣?duì)方帶著愉快的心情去做這一工作。[討論二]經(jīng)理直接給我的下屬分配任務(wù)，是否合適？我們分公司有3個(gè)小部門，我們部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的引進(jìn)拓展，我是部門的主管。我們經(jīng)理經(jīng)常略過我，直接找我的下屬布置任務(wù)，我該怎么辦？經(jīng)理總是直接給下屬分配任務(wù)，是否合適？我們分公司有3個(gè)小部門，我們部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的引進(jìn)拓展，我是部門的主管。我們經(jīng)理經(jīng)常略過我，直接找我的下屬布置任務(wù)，這樣我經(jīng)常不知道我的下屬在做什么。雖然我可以找我的下屬了解情況，也可以通過每月工作小結(jié)了解他們的工作，但是從我的角度來說，我對(duì)我的下屬失去了控制，我該怎么辦？據(jù)我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，可作以下分析：CASE1：經(jīng)理認(rèn)識(shí)方面原因。你們經(jīng)理可能是非管理背景出身，不知道越級(jí)指揮的危害，THEN：找經(jīng)理溝通，或工作總結(jié)時(shí)提及這個(gè)問題讓經(jīng)理解決。CASE2：你本身的原因。