xcel菜鳥職場辦公-效率提升秘籍

Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業(yè)高效辦公應(yīng)用匯報(bào)人：1夏如何提高日常數(shù)據(jù)處理效率？樹立一種正確高效使用Excel的基本理念和思路掌握實(shí)用的Excel技能和技巧靈活使用常用的函數(shù)了解和掌握一些實(shí)用的工具熟練使用數(shù)據(jù)透視表

感謝您下載模板網(wǎng)提供的PPT模板。請(qǐng)勿復(fù)制、傳播、銷售，否則將承擔(dān)法律責(zé)任！課程目錄前言高效數(shù)據(jù)處理日常數(shù)據(jù)的計(jì)算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用前言01前言（Excel的使用習(xí)慣）你設(shè)計(jì)表格是否很隨意？想怎么弄就怎么弄？你是不是輸入數(shù)據(jù)也很隨意，而不考慮Excel對(duì)數(shù)據(jù)格式的要求？你是不是特別喜歡設(shè)計(jì)多行表頭，還有大量合并單元格？你是不是特別喜歡在表格里插入很多合計(jì)行和空行？你是不是特別喜歡把所有的數(shù)據(jù)（包括計(jì)算結(jié)果）都保存在一個(gè)工作表，結(jié)果表格有非常多的列？你是不是只會(huì)簡單的加減乘除，而不會(huì)使用函數(shù)進(jìn)行匯總計(jì)算？你是不是只會(huì)使用簡單的直接單元格鏈接，而不會(huì)使用函數(shù)引用數(shù)據(jù)？你是不是不注意保護(hù)工作表的計(jì)算公式？你是不是總在使用笨辦法來處理數(shù)據(jù)？前言（Excel的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化）樹立一種正確使用Excel的理念科學(xué)規(guī)范的表格結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)正確區(qū)分和處理兩類Excel表格基礎(chǔ)表報(bào)告表正確處理三種Excel數(shù)據(jù)文本（純文本和數(shù)字型文本）日期和時(shí)間數(shù)字（純數(shù)字和文本型數(shù)字）高效數(shù)據(jù)處理02第一部分高效數(shù)據(jù)處理技能1：快速處理非法日期技能2：非法數(shù)字與純數(shù)字之間的相互轉(zhuǎn)換技能3：快速填充數(shù)據(jù)（定位填充法的應(yīng)用）技能4：刪除數(shù)據(jù)中眼睛看不見的特殊字符技能5：自定義排序與高級(jí)篩選的靈活運(yùn)用技能6：數(shù)據(jù)的快速分列技能7：設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的表格模板，數(shù)據(jù)有效性應(yīng)用技能8：保護(hù)工作表指定區(qū)域，以免別人破壞或修改技能1：快速處理非法日期很多人對(duì)日期數(shù)據(jù)的輸入是很隨意的，有時(shí)侯輸入的“日期”并不是真正的日期。例如：“20140817”、“20140817”注：日期在Excel中是作為數(shù)值儲(chǔ)存在單元格中的，永遠(yuǎn)是正整數(shù)。正確的日期格式：年月日3個(gè)數(shù)字之間用減號(hào)（-）或者斜杠（）隔開的。案例01：非法日期的快速轉(zhuǎn)換技能2：非法數(shù)字與純數(shù)字之間的相互轉(zhuǎn)換在單元格輸入文本型數(shù)字的方法有兩種：方法1：應(yīng)先輸入單引號(hào)“‘”，再輸入數(shù)字；方法2：先將單元格設(shè)置為文本，然后正常輸入數(shù)字。文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)字利用智能標(biāo)記使用分列工具選擇性粘貼純數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本型數(shù)字使用Text()函數(shù)使用分列工具案例02：非法數(shù)字與純數(shù)字的相互轉(zhuǎn)換技能3：快速填充數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)如果有空白單元格，在使用數(shù)據(jù)透視表做數(shù)據(jù)分析時(shí)就會(huì)造成一些數(shù)據(jù)的分析困難，甚至?xí)绊懙綌?shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。定位填充法步驟：1、選擇整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域2、使用F5健，把數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的所有空單元格都選中3、在活動(dòng)單元格中輸入公式，“=活動(dòng)單元格上一個(gè)單元格的地址”4、按[Ctrl+Enter]組合鍵案例03：快速填充數(shù)據(jù)技能4：刪除數(shù)據(jù)中看不見的特殊字符

從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的數(shù)據(jù)往往會(huì)含有一些眼睛看不見的特殊字符，為了能正確的處理分析，必須把這些特殊字符刪除。步驟：1）復(fù)制單元格中看不見的字符2）打開查找和替換對(duì)話框，將特殊字符粘貼進(jìn)“查找內(nèi)容”輸入框中，“替換為”輸入框中不輸入任何字符，單擊“全部替換”按鈕。案例04刪除數(shù)據(jù)中看不見的特殊字符技能5：自定義排序與高級(jí)篩選的靈活運(yùn)用排序如何按照規(guī)定的格式進(jìn)行排序？排序的妙用：制作工資條注意事項(xiàng)（有公式時(shí)要小心）案例05自定義排序與高級(jí)篩選應(yīng)用篩選如何篩選不重復(fù)數(shù)據(jù)？如何進(jìn)行多條件下的高級(jí)篩選？案例05自定義排序與高級(jí)篩選應(yīng)用技能6：數(shù)據(jù)的快速分列數(shù)據(jù)分列是在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的問題。基本方法方法1：使用“分列”工具根據(jù)分融符號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)分列根據(jù)數(shù)據(jù)寬度進(jìn)行數(shù)據(jù)分列方法2：利用函數(shù)案例06數(shù)據(jù)的快速分列技能7：設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的表格模板使用數(shù)據(jù)有效性規(guī)范控制數(shù)據(jù)的輸入。數(shù)據(jù)有效性的應(yīng)用：案例07設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理表單技能8：保護(hù)工作表指定區(qū)域工作表中的有些地方有時(shí)是需要保護(hù)或設(shè)置修改權(quán)限的，例如：做好的計(jì)算公式等。步聚Step1：先解除整個(gè)工作表或者指定區(qū)域的鎖定Step2：選擇要保護(hù)的公式單元格，鎖定或隱藏Step3：保護(hù)工作表案例08保護(hù)工作表日常數(shù)據(jù)的計(jì)算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用03第二部分日常數(shù)據(jù)的計(jì)算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用技能9：日期的計(jì)算（日期函數(shù)的綜合應(yīng)用）技能10：從數(shù)據(jù)字符中提取需要的數(shù)據(jù)（文本函數(shù)綜合應(yīng)用）技能11：日常數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理技能12：日常數(shù)據(jù)的高效求和與匯總技能13：日常數(shù)據(jù)的高效查詢技能9：日期計(jì)算（日期函數(shù)的綜合應(yīng)用）3個(gè)重要的日期函數(shù)TODAY計(jì)算當(dāng)天日期

用法：=TODAY()EDATE計(jì)算到期日用法：=EDATE(開始日期，總月數(shù))DATEDIF計(jì)算兩個(gè)日期之間的期限

用法：=DATEDIF(開始日期，截止日期，計(jì)算類型)計(jì)算類型："Y"時(shí)間段中的整年數(shù);"M"時(shí)間段中的整月數(shù)。問題：已知合同簽訂日和期限，如何計(jì)算合同到期日？已知付款期限，截止日為下月5日，如何計(jì)算付款日？已知生日，如何計(jì)算年齡？案列09常用日期函數(shù)的應(yīng)用技能10：從數(shù)據(jù)字符中提取需要的數(shù)據(jù)幾個(gè)注意事項(xiàng)：輸入文字應(yīng)該注意的幾個(gè)問題正確區(qū)別文本型數(shù)字和純數(shù)字將不能計(jì)算的數(shù)字快速修改為可以計(jì)算的純數(shù)字常用的幾個(gè)文本函數(shù)LEN()計(jì)算字符串的長度LENB()計(jì)算字符串中字節(jié)的長度LEFT()從左往右取數(shù)RIGHT()從右往左取數(shù)MID()從指定位置取數(shù)

案例10文本函數(shù)的綜合應(yīng)用技能11：日常數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理數(shù)據(jù)的處理和分析，離不開邏輯判斷。常用的邏輯判斷函數(shù)IF，簡單的判斷函數(shù)=IF(判斷表達(dá)式，條件成立的結(jié)果，條件不成立的結(jié)果)嵌套IF，注意邏輯關(guān)系和正確的輸入方法

案例11數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理技能12：日常數(shù)據(jù)的高效求和與匯總常用的分類匯總函數(shù)SUM：簡單的無條件求和函數(shù)SUMIF：單條件求和函數(shù)=SUMIF(條件判斷區(qū)域，條件值，實(shí)際求和區(qū)域)SUMIF函數(shù)兩種用法：1精確匹配匯總2模糊匹配匯總注：sumif函數(shù)模糊匹配匯總，使用通配符合連接符通配符*連接符&

案例12數(shù)據(jù)的高效求和匯總技能13：日常數(shù)據(jù)的高效查詢查找數(shù)據(jù)：

從表格中把滿足條件的數(shù)據(jù)查找出來

常用函數(shù)：VLOOKUP=VLOOKUP(查找依據(jù)，查找區(qū)域，取數(shù)的列位置，查找模式)

注意事項(xiàng)列結(jié)構(gòu)表格單條件查詢從左往右查找不允許有重復(fù)不區(qū)分大小寫

案例13日常數(shù)據(jù)的高效查詢高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用04第三部分高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用技能14：條件格式的實(shí)際應(yīng)用技能15：數(shù)據(jù)透視表的快速創(chuàng)建與布局技能16：數(shù)據(jù)報(bào)表的多角度統(tǒng)計(jì)分析技能17：數(shù)據(jù)報(bào)表的占比分析技能18：數(shù)據(jù)報(bào)表中日期、地區(qū)、年齡、工資的組合統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用技能19：數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加技能20：相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總（多表快速匯總）技能21：快速核對(duì)數(shù)據(jù)（不同工作表數(shù)據(jù)的快速核銷）技能14：條件格式的實(shí)際應(yīng)用條件格式根據(jù)指定的條件，來設(shè)置單元格格式應(yīng)用：跟蹤數(shù)據(jù)變化合同提前提醒庫存預(yù)警美化表格注意事項(xiàng)：正確設(shè)置公式正確設(shè)置單元格引用方式

案例14條件格式的實(shí)際應(yīng)用

技能15：數(shù)據(jù)透視表的快速創(chuàng)建與布局創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表利用數(shù)據(jù)透視表向?qū)О凑障驅(qū)Р襟E進(jìn)行操作缺點(diǎn)：無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源的動(dòng)態(tài)更新，除非使用動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域名稱利用導(dǎo)入數(shù)據(jù)工具制作數(shù)據(jù)透視表利用Excel的導(dǎo)入數(shù)據(jù)工具制作優(yōu)點(diǎn)：這種數(shù)據(jù)透視表是一種動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表，如果工作表的數(shù)據(jù)的增加或減少了，數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源也隨之發(fā)生改變

案例15數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與布局技能16：數(shù)據(jù)報(bào)表的多角度統(tǒng)計(jì)分析

案例16數(shù)據(jù)報(bào)表的多角度統(tǒng)計(jì)分析源始數(shù)據(jù)多角度分析報(bào)表技能17：數(shù)據(jù)報(bào)表的占比分析設(shè)置字段顯示方式：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深層分析

案例17數(shù)據(jù)報(bào)表的占比分析技能18：數(shù)據(jù)報(bào)表組合統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用組合字段：挖掘深層次分析指標(biāo)按日期（年、季度、月）分組查看按地區(qū)分組查看數(shù)字組合（職工年齡、工資）

組合應(yīng)注意的事項(xiàng)頁字段不能進(jìn)行組合字段內(nèi)有空白項(xiàng)不能進(jìn)行組合有非法日期時(shí)不能對(duì)日期進(jìn)行組合某個(gè)字段內(nèi)有不同類型數(shù)據(jù)時(shí)不能組合案例18數(shù)據(jù)的組合應(yīng)用技能19：數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加添加自定義計(jì)算字段通過自定義計(jì)算字段，可以為報(bào)表設(shè)計(jì)新的考察分析指標(biāo)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多角度和深層次的分析。

案例19數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加源始數(shù)據(jù)新增指標(biāo)后的分析報(bào)表技能20：相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總使用合并計(jì)算工具快速匯總多個(gè)報(bào)表每個(gè)工作表的結(jié)構(gòu)完全相同行、列也一樣多行順序和列順序一模一樣案例20相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總技能21：快速核對(duì)數(shù)據(jù)如何快速核對(duì)兩個(gè)表格的差異？實(shí)用技能：利用查找函數(shù)利用數(shù)據(jù)透視表多重合并計(jì)算區(qū)域

案例21快速核對(duì)兩個(gè)表的數(shù)據(jù)Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業(yè)高效辦公應(yīng)用附：

做一個(gè)好PPT的原則01明確目標(biāo)與主題1-確定PPT目的2-緊扣主題內(nèi)容3-適應(yīng)受眾需求02結(jié)構(gòu)與布局規(guī)劃1-清晰邏輯框架2-突出重點(diǎn)信息3-統(tǒng)一風(fēng)格與配色方案03文字與圖片運(yùn)用1-簡潔明了文字表達(dá)2-高質(zhì)量圖片素材選擇3-圖