綜合辦公室行政管理工作流程手冊(打印版)

綜合辦公室行政管理工作流程手冊(附工作流程圖)綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。具體工作流程一、 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點，保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。部門申請主管審批請購計劃單查看庫存檢查驗收出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購定期詢價議價部門申請主管審批請購計劃單查看庫存檢查驗收出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購定期詢價議價二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務(wù)部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理綜合辦公室所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責(zé)人。維修申請記錄備案安排維修維修結(jié)束檢查驗收維修申請記錄備案安排維修維修結(jié)束檢查驗收四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用.傳閱控制文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用.傳閱控制六、文件資料收發(fā)、傳真管理各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時傳遞給相關(guān)部門；文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準(zhǔn)確記錄傳真往來文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準(zhǔn)確記錄傳真往來七、執(zhí)行各種費用的支付、控制按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項費用歸類登記管理統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項費用歸類登記管理八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關(guān)系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的，又有社會關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際情況，建立新的公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關(guān)系維護情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)經(jīng)常維護情況匯報合理調(diào)整檔案關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)經(jīng)常維護情況匯報合理調(diào)整檔案九、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應(yīng)把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。減少不利影響處理結(jié)果匯報突發(fā)事件出現(xiàn)妥善解決處理及時匯報領(lǐng)導(dǎo)主要情況收集減少不利影響處理結(jié)果匯報突發(fā)事件出現(xiàn)妥善解決處理及時匯報領(lǐng)導(dǎo)主要情況收集十、后勤服務(wù)保障綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。擬定制度加強檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意反饋安撫員工擬定制度加強檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意反饋安撫員工安全工作是企業(yè)的一項重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責(zé)任制，簽定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計劃并認真加以實施。熟悉安全制度提高防范意識規(guī)劃教育培訓(xùn)明確安全目標(biāo)組織實施檢查確保整體安全熟悉安全制度提高防范意識規(guī)劃教育培訓(xùn)明確安全目標(biāo)組織實施檢查確保整體安全十一、日常事務(wù)處理綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當(dāng)日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)。否則會影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營活動。。當(dāng)日計劃工作臨時事務(wù)處理擇其輕重處理注重時效結(jié)果保證正常工作提高服務(wù)意識當(dāng)日計劃工作臨時事務(wù)處理擇其輕重處理注重時效結(jié)果保證正常工作提高服務(wù)意識十二、執(zhí)行上級交辦事務(wù)優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)，規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。接受上級交辦任務(wù)及時完成保質(zhì)保量匯報結(jié)果確實了解、記錄工作要求接受上級交辦任務(wù)及時完成保質(zhì)保量匯報結(jié)果確實了解、記錄工作要求電腦系統(tǒng)維護工作流程網(wǎng)絡(luò)管理員要保證公司網(wǎng)絡(luò)、各個工作站點能正常工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高效，信息通道的暢通，日常工作流程如下：一、 公司電腦設(shè)備申請流程1、設(shè)備的申請：包括電腦整機、電腦配件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、IC卡建立主要應(yīng)用設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)主要供應(yīng)商價格信息檔案建立主要應(yīng)用設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)主要供應(yīng)商價格信息檔案電腦用品采購領(lǐng)用申請單項目欄：正確添寫什么部門使用什么設(shè)備；計算機部門建議欄：添寫型號、數(shù)量、單價、總價；最后備注中簡單寫明原因；各部門主管提出申請設(shè)備需要設(shè)備型號采購申請審批了解當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)設(shè)備的價格、型號電腦用品采購領(lǐng)用申請單項目欄：正確添寫什么部門使用什么設(shè)備；計算機部門建議欄：添寫型號、數(shù)量、單價、總價；最后備注中簡單寫明原因；各部門主管提出申請設(shè)備需要設(shè)備型號采購申請審批了解當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)設(shè)備的價格、型號到財務(wù)領(lǐng)用“資金審批單”正確填寫購買名稱及用途、金額財務(wù)簽字認可到財務(wù)領(lǐng)用“資金審批單”正確填寫購買名稱及用途、金額財務(wù)簽字認可聯(lián)系供貨商送貨上門確認型號無誤填寫“報銷單”貼上發(fā)票的報銷單，供貨商簽字到財務(wù)報帳，付上電腦設(shè)備采購單、固定資產(chǎn)申報更新、核對設(shè)備檔案聯(lián)系供貨商送貨上門確認型號無誤填寫“報銷單”貼上發(fā)票的報銷單，供貨商簽字到財務(wù)報帳，付上電腦設(shè)備采購單、固定資產(chǎn)申報更新、核對設(shè)備檔案設(shè)備到位安裝調(diào)試，投入使用設(shè)備到位安裝調(diào)試，投入使用2、日常故障處理：各部門有電腦故障處理申請及時到現(xiàn)場觀察處理是公司內(nèi)部問題處理完后做記錄是網(wǎng)絡(luò)或其他問題及時協(xié)調(diào)處理，記錄事故原因處理完后，報告主管。各部門有電腦故障處理申請及時到現(xiàn)場觀察處理是公司內(nèi)部問題處理完后做記錄是網(wǎng)絡(luò)或其他問題及時協(xié)調(diào)處理，記錄事故原因處理完后，報告主管。3、日常故障解決解決問題指導(dǎo)操作人員留意