如何催款資料

如何催款談起銷(xiāo)售，就無(wú)可避免地要談到貨款的催收。因?yàn)榛鼗\的貨款，是營(yíng)銷(xiāo)人員業(yè)績(jī)的體現(xiàn)，是產(chǎn)品銷(xiāo)量的反映，是公司利潤(rùn)的源泉。然而，很多營(yíng)銷(xiāo)人員因貨款催收不力，從而導(dǎo)致公司應(yīng)收賬款增多、回款率下降、資金周轉(zhuǎn)困難，甚至巨額呆帳、死帳產(chǎn)生。本文將就營(yíng)銷(xiāo)人員如何有效地催收貨款加速貨款回籠，談幾點(diǎn)看法。一、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，合作原則言在先營(yíng)銷(xiāo)人員往往有這樣的一種心理：如果把合作條件（特別是付款方式）開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地提出來(lái)，客戶很可能認(rèn)為條件太“苛刻”而不予合作，從而影響到后一步的業(yè)務(wù)往來(lái)。其實(shí)，這種擔(dān)心大可不必：第一，事先說(shuō)明，顯示了自己合作以誠(chéng)的原則；第二，減少了后期業(yè)務(wù)過(guò)程中的后遺癥和一些不必要的麻煩。過(guò)高的條件可能當(dāng)時(shí)就讓客戶放棄了合作。但是，這總比將貨供給客戶以后，他再以貨款結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和方式有爭(zhēng)議為借口不予結(jié)款要強(qiáng)。所以，營(yíng)銷(xiāo)人員在合作之初，就應(yīng)以《購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議》、《買(mǎi)賣(mài)合同》等具有法律效力的文書(shū)，詳細(xì)地對(duì)貨款結(jié)算作出規(guī)定和說(shuō)明：1.供貨價(jià)格（也就是結(jié)算價(jià)格）是多少；2.結(jié)款方式或具體的結(jié)款時(shí)間。如果業(yè)務(wù)往來(lái)較頻繁，結(jié)款方式要注明是現(xiàn)款現(xiàn)貨、送二結(jié)一，還是固定的周期性結(jié)款（如每個(gè)月結(jié)一次等）；如果是“一錘子買(mǎi)賣(mài)”，則對(duì)結(jié)款日期應(yīng)作出具體到幾月幾日的規(guī)定。這樣，會(huì)讓貨款催收工作的開(kāi)展變得有據(jù)可依。二、言信行果，該咋辦的就咋辦營(yíng)銷(xiāo)人員因顧念情面對(duì)客戶延期付款的要求作出一時(shí)的讓步，而導(dǎo)致貨款多次催收無(wú)果的現(xiàn)象已是屢見(jiàn)不鮮。所以，營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)堅(jiān)持原則，執(zhí)行公司相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定，結(jié)算每一筆貨款時(shí)，“該咋辦的就咋辦”：1、公司規(guī)定只做現(xiàn)款結(jié)算的，就堅(jiān)決不做代銷(xiāo)，哪怕是客戶請(qǐng)求隔一天付款也不行，因?yàn)檎f(shuō)不定，過(guò)了這一天以后，客戶就“搬家”逃之夭夭或“關(guān)門(mén)倒閉”了；2、按“送二結(jié)一”結(jié)算方式簽約的，客戶不將前一批貨款結(jié)清，就堅(jiān)決不供第二批貨物；3、到了合同規(guī)定的或客戶指定的結(jié)款日期，一定要按時(shí)前往。一來(lái)可以搶在別的業(yè)務(wù)人員之前，讓客戶將有限的資金先支付給自己；二來(lái)不給客戶留下話柄，“叫你某時(shí)某刻來(lái)，你不來(lái)，現(xiàn)在好了，錢(qián)都被其他公司結(jié)走了”；“不巧，老板剛走，沒(méi)人簽字，我不敢付款”……4、形成一個(gè)客戶可感知的結(jié)款習(xí)慣。勤于拜訪客戶，每隔一定時(shí)間，向客戶提個(gè)醒，讓他記住還差自己哪批貨的款，共差多少，還有多長(zhǎng)時(shí)間就該付款了。營(yíng)銷(xiāo)人員如果做到了這幾點(diǎn)，就會(huì)讓客戶形成“該公司貨款不可拖欠”的印象，這樣，貨款催收自然就順利多了。三、不卑不亢，柔中帶剛述衷腸有些營(yíng)銷(xiāo)人員認(rèn)為：向客戶追討貨款，是求別人辦事，因而在與對(duì)方的交涉過(guò)程中，沒(méi)有絲毫的底氣，讓客戶覺(jué)得“好欺負(fù)”，從而故意刁難或拒絕付款。所以，在收款過(guò)程中，擺正“姿態(tài)”是非常重要的。首先，理直氣壯義正辭嚴(yán)地向客戶說(shuō)明來(lái)意：今天，我是按合同規(guī)定特地登門(mén)收款的。讓客戶明白，這次不是求他收購(gòu)自己的貨物，而是他該付自己一筆貨款；而且這批款子今天非結(jié)不可。第二，在理解客戶難處的同時(shí)，讓客戶也理解自己的難處。有時(shí)客戶會(huì)說(shuō)：“您看，我公司生意現(xiàn)在這么差，資金周轉(zhuǎn)確實(shí)困難，能不能緩幾天再結(jié)？”對(duì)這種“借口”在表示“理解”的同時(shí)，也應(yīng)借機(jī)向他訴說(shuō)自己的為難之處：1、約定結(jié)款時(shí)間是今天，如果今天不回款，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說(shuō)自己辦事不力，將被炒魷魚(yú)；2、公司已經(jīng)幾個(gè)月沒(méi)給我發(fā)工資了，自己能否拿到工資、獎(jiǎng)金全靠這次能否回款了。在訴說(shuō)時(shí)，要做到神情嚴(yán)肅，力爭(zhēng)動(dòng)之以情。第三，在表明“非結(jié)不可”的堅(jiān)決態(tài)度同時(shí)，做到有禮有節(jié)。在填單、簽字、銷(xiāo)帳、登記、領(lǐng)款等每一個(gè)結(jié)款的細(xì)節(jié)上，都要向其具體的經(jīng)辦人真誠(chéng)地表示謝意，以免其下一次故意找借口刁難自己。四、明察暗訪，深諳客戶經(jīng)營(yíng)狀有時(shí)，客戶會(huì)以各種原因?yàn)榻杩?，不予付款。如：?fù)責(zé)人不在、帳上無(wú)錢(qián)、未到公司付款時(shí)間（有的公司有固定的付款日期）、產(chǎn)品沒(méi)有銷(xiāo)完或銷(xiāo)路不好等等。這就要求營(yíng)銷(xiāo)人員平時(shí)要做有心人多觀察，及時(shí)地掌握與結(jié)款相關(guān)的一切信息動(dòng)態(tài)。只有這樣，才能辨明客戶各種“借口”的真相，并采取有效的針對(duì)措施。第一，在平常的業(yè)務(wù)交往中，摸清客戶的一些基本情況：1、結(jié)款時(shí)間：是隨便哪一天都可以結(jié)；還是每月只有固定的幾天才辦理結(jié)款手續(xù)；2、結(jié)款方式：是現(xiàn)金付款，還是轉(zhuǎn)帳支付；轉(zhuǎn)賬的應(yīng)注意其填寫(xiě)的貨款到帳日期；3、結(jié)款簽字負(fù)責(zé)人坐班時(shí)間；4、有無(wú)對(duì)帳程序；5、須提供普通發(fā)票，還是增值稅發(fā)票；何時(shí)提供。第二，與客戶的一兩個(gè)屬員建立起牢固的私人感情，讓他成為自己的“內(nèi)應(yīng)”或“線人”，毫不保留地把客戶的相關(guān)情況“告密”給自己，如負(fù)責(zé)人在不在、公司帳上是否有錢(qián)、來(lái)公司結(jié)賬的人多不多等等。第三，尤其應(yīng)關(guān)注自己所供產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況。如在當(dāng)次結(jié)款周期內(nèi)，產(chǎn)品的銷(xiāo)量、回款額、庫(kù)存分別是多少，是否達(dá)到合同規(guī)定的結(jié)款條件。如果產(chǎn)品銷(xiāo)量確實(shí)欠佳，則應(yīng)立即出臺(tái)助銷(xiāo)政策，并對(duì)客戶的銷(xiāo)售工作作出指導(dǎo)，因?yàn)楫a(chǎn)品的實(shí)際銷(xiāo)量才是結(jié)款時(shí)最具說(shuō)服力的依據(jù)。五、歸納整理，心中有數(shù)細(xì)盤(pán)算如果營(yíng)銷(xiāo)人員自己心目中對(duì)應(yīng)收賬款的明細(xì)也沒(méi)有數(shù)的話，收款效果肯定不佳。要做到這一點(diǎn)，營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)定期對(duì)貨款進(jìn)行盤(pán)算清點(diǎn)。第一，做好送貨記錄。明確在哪一天給哪些客戶分別送了哪些貨物，合計(jì)多少錢(qián)；每一筆款子按合約又該何時(shí)回籠。第二，做好貨款分類。按照貨款預(yù)定的回收時(shí)間及回收的可能性，將貨款分為未收款、催收款、準(zhǔn)呆賬、呆賬、死賬幾類，對(duì)不同類型的貨款，加以不同的催收力度。第三，做好催收計(jì)劃。依據(jù)貨款期限的長(zhǎng)短、貨款金額大小及類型、客戶付款程序的繁簡(jiǎn)、客戶離公司的遠(yuǎn)近等因素，做出一個(gè)輕重緩急的貨款回收計(jì)劃，有頭絮有步驟地開(kāi)展貨款催收工作。六、靈活應(yīng)變，明催暗討細(xì)周旋在結(jié)款時(shí)機(jī)、場(chǎng)合、對(duì)象的把握上，營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)針對(duì)不同的拒付借口、不同類型的客戶靈活多變地處理：按照經(jīng)銷(xiāo)商實(shí)際的經(jīng)營(yíng)情況，采用“多批少量”的方法可以有效地控制應(yīng)收帳款。根據(jù)個(gè)人以往經(jīng)驗(yàn)，以每月發(fā)貨1～2次為宜，即每次發(fā)貨量為經(jīng)銷(xiāo)商15～30日的銷(xiāo)售量。3、適當(dāng)?shù)耐反黉N(xiāo)以減少應(yīng)收帳款；根據(jù)20／80原則，對(duì)于20％這部分重點(diǎn)客戶的應(yīng)收帳款的管理，是應(yīng)收款管理的重中之重。實(shí)行通路促銷(xiāo)政策，可以有效地降低廠家的應(yīng)收帳款。但此種方式應(yīng)謹(jǐn)慎使用，不宜過(guò)瀕（一年一次為宜）。同時(shí)建議：在年中以通路促銷(xiāo)為條件、在年末以年終返利為條件促使重點(diǎn)大客戶降低應(yīng)收帳款。4、建立經(jīng)銷(xiāo)商的庫(kù)存管理制度；通過(guò)對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商庫(kù)存的動(dòng)態(tài)管理（銷(xiāo)售頻率、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售通路、覆蓋區(qū)域等），及時(shí)了解經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)狀況，保證銷(xiāo)售的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有效地控制應(yīng)收帳款。（三）、經(jīng)銷(xiāo)商發(fā)生欠款的危險(xiǎn)信號(hào)：在日常經(jīng)營(yíng)、管理中，經(jīng)銷(xiāo)商出現(xiàn)的一些信息，對(duì)廠家貨款的安全性是有警示作用的。如：1.辦公地點(diǎn)由高檔向低檔搬遷；2.頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，公司離職人員增加；3.受到其他公司的法律訴訟；4.公司財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性的回避；5.付款比過(guò)去延遲；經(jīng)常超出最后期限；6.多次破壞付款承諾；7.經(jīng)常找不到公司負(fù)責(zé)人；8.公司負(fù)責(zé)人發(fā)生意外；9.公司決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾，未來(lái)發(fā)展方向不明確。10.公司有其他的不明確贏利的投資（投機(jī)）如：股票、期貨等；11.不正常的不回復(fù)電話；12.開(kāi)出大量的期票；13.銀行退票（理由：余款不足）；14.應(yīng)收帳款過(guò)多，資金回籠困難；15.轉(zhuǎn)換銀行過(guò)于頻繁；16.以低價(jià)拋售商品（低于供貨商底價(jià)）17.突然下過(guò)大的定單（遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出所在區(qū)域的銷(xiāo)售能力）；18.發(fā)展過(guò)快（管理、經(jīng)營(yíng)不能同步發(fā)展）；當(dāng)經(jīng)銷(xiāo)商出現(xiàn)以上危險(xiǎn)信息時(shí)，廠家采取果斷、迅速的應(yīng)變措施，可以降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險(xiǎn)。五、加強(qiáng)對(duì)銷(xiāo)售人員的管理(一)、加強(qiáng)銷(xiāo)售人員的原則性：在實(shí)際的銷(xiāo)售管理過(guò)程中，我們會(huì)感覺(jué)到銷(xiāo)售人員總是幫助經(jīng)銷(xiāo)商向廠家索要更多的利益。銷(xiāo)售人員如何處理廠家與經(jīng)銷(xiāo)商的關(guān)系是一個(gè)重要的課題。我們經(jīng)常聽(tīng)到：“廠家和經(jīng)銷(xiāo)商要達(dá)到共贏”，可是要真正做到這一點(diǎn)談何容易。所以銷(xiāo)售人員在同經(jīng)銷(xiāo)商維持良好的客情關(guān)系的同時(shí)，一定要加強(qiáng)他們的原則性，也就是銷(xiāo)售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷(xiāo)售政策（應(yīng)收帳款管理）。(二)、加強(qiáng)銷(xiāo)售人員的回款意識(shí)：我們應(yīng)該銷(xiāo)售人員培養(yǎng)成良好的習(xí)慣：貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期；期限前三天確定結(jié)款日期，如自己不能如約應(yīng)通知對(duì)方自己的某一位同事會(huì)前往處理，如對(duì)方不能如約應(yīng)建議對(duì)方授權(quán)其他人跟進(jìn)此款；在結(jié)款日一定按時(shí)前往拜訪。1、因?yàn)闀r(shí)間是欠款者的保護(hù)傘，時(shí)間越長(zhǎng)，追收成功率越低：拖欠時(shí)間（月）123691224成功率93％85％73％57％42％25％13％2、最后收款期限a、客戶拖欠之日數(shù)，不應(yīng)超過(guò)回款期限的1/3；如超過(guò)，應(yīng)馬上采取行動(dòng)追討；b、如期限是30天，最后收款期限不能超過(guò)40天；c、如期限是60天，最后收款期限不能超過(guò)80天；d、如果不馬上追討，相當(dāng)于將回款的機(jī)會(huì)讓給別的公司，同時(shí)本公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就相應(yīng)的提高。(三)、加強(qiáng)銷(xiāo)售人員終端管理、維護(hù)能力：建立一套行之有效的終端維護(hù)的管理辦法，不僅可以降低經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保廠家貨款的安全；同時(shí)也可以提升銷(xiāo)售業(yè)績(jī)，提高公司形象、產(chǎn)品形象在經(jīng)銷(xiāo)商中的地位，這對(duì)及時(shí)清欠應(yīng)收帳款都是有益的。我們要記?。阂_保廠方的銷(xiāo)售回款，就要確保經(jīng)銷(xiāo)商的銷(xiāo)售回款。要廠家的生意提高，就要確保經(jīng)銷(xiāo)商的生意。(四)、提高銷(xiāo)售人員追款技巧：銷(xiāo)售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色，在日常工作中要加強(qiáng)銷(xiāo)售人員在這方面的培訓(xùn)：1.運(yùn)用常識(shí)；2.追討函件；3.豐富、完善的客戶資料檔案；4.讓對(duì)方寫(xiě)下支付欠款的承諾函件，并加蓋公章；5.與負(fù)責(zé)人直接接觸；6.錄音；7.向警方求助；8.謹(jǐn)慎從事；9.豐富自己財(cái)務(wù)、銀行等方面的知識(shí)。如：支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。五、零售終端經(jīng)營(yíng)不善的危險(xiǎn)信號(hào)：在日常拜訪中，檢查零售終端的經(jīng)營(yíng)狀況是終端代表重要工作之一，當(dāng)終端出現(xiàn)下列狀況時(shí)，我們就要特別的謹(jǐn)慎，應(yīng)及時(shí)將此信息通報(bào)給經(jīng)銷(xiāo)商，避免經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)損失：1.正常的營(yíng)運(yùn)費(fèi)用無(wú)法支付（如：房租、水電、工資）；2.商場(chǎng)負(fù)責(zé)人無(wú)正當(dāng)理由的突然失蹤；3.商場(chǎng)業(yè)務(wù)人員的頻繁更換；4.商品大打折扣（低于供應(yīng)商的底價(jià)）；5.頻繁的有商家退出經(jīng)營(yíng)；6.貨架出現(xiàn)大量的空位；7.大量使用禮品劵，抵供應(yīng)商的貨款；8.大量的無(wú)法兌付的空頭支票；9.不正常的盤(pán)點(diǎn)；10.商場(chǎng)沒(méi)有人氣；六、成功追收應(yīng)付帳款（一）、應(yīng)收帳款的處理方法1.銷(xiāo)售資料（收貨單據(jù)、發(fā)票等）是否齊備？?jī)?nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤？2.準(zhǔn)時(shí)給予文件；其實(shí)越早給經(jīng)銷(xiāo)商發(fā)票，貨款回收可能越早，同時(shí)要確認(rèn)經(jīng)銷(xiāo)商收到發(fā)票；3.完善客戶跟進(jìn)制度：客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開(kāi)誠(chéng)布公的溝通，被拖欠的機(jī)會(huì)越低；4.定期探訪：如客戶到期付款，應(yīng)按時(shí)上門(mén)收款，或電話催收；即使是過(guò)期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理；5.建立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個(gè)正確的觀念：我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的；6.服務(wù)精神：認(rèn)同及理解客戶的困難和投訴，同時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)幫助客戶解決困難；7.技巧訓(xùn)練：追收欠款是需要技巧的，如：電話技巧、上門(mén)拜訪技巧；同時(shí)應(yīng)了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等資料；（二）、已被拖欠款項(xiàng)的處理方法1.文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷(xiāo)售文件是否齊備2.收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的原因，并收集資料以證明其正確性；3.追討文件：建立帳款催收制度。根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立三種不同程度的追討文件――預(yù)告