客服管理制度

張家界武陵山珍館股份有限公司客服規(guī)章制度2016年9月目錄TOC\o"1-3"\u第一章總則 3（一）服務理念 3（二）服務信念 3（三）服務對象 3（四）總體職能 3一人員素質 4二值班制度 4三交接班制度 4四現(xiàn)場紀律制度 5第二章崗位職責 5一客服部經(jīng)理工作職責 5二客服專員工作職責 5三客服經(jīng)理助理崗位職責。 6第三章在線客服管理制度 6一在線客服的重要性 6二在線客服崗位職責 6（一）在線客服崗位職責 6（二）在線客服處理售后問題職責 7三日常管理制度 7第四章工作內(nèi)容及規(guī)范 7一崗位規(guī)范 7二電話客服 8第五章客服禮儀 8一辦公室禮儀 8二電話禮儀 8三溝通禮儀 9四行為舉止規(guī)范 9五特殊情況的處理 9第六章附件表單 12客戶投訴及處理跟蹤表 12客戶投訴處理單 13客戶來電記錄單 144、負責對客訴處理結果進行確認，對企業(yè)投訴處理政策的最終解釋。負責定期向部門經(jīng)理匯報客戶投訴管理工作情況。5、負責對客戶投訴進行回訪，形成客戶評價單并存檔。6、負責整理分析客戶投訴信息，改善客戶投訴處理方案。7、負責完成部門經(jīng)理交辦的其它任務。8、負責建立和管理客戶檔案，組織客戶滿意度調(diào)查工作。三、客服經(jīng)理助理崗位職責。崗位概要：負責部門的行政工作1、在部門經(jīng)理的領導下和其他客服人員團結協(xié)作，圓滿完成客服任務。2、負責部門文件的收發(fā)、郵寄，合同和文件的打印、復印和其他行政工作。3、負責組織部門會議召開和會議記錄，并形成相關文件發(fā)給相關人員。4、負責部門共享資料的整理及分享。5、負責協(xié)助客服經(jīng)理處理客戶接待工作。6、負責完成部門經(jīng)理交辦的其它任務。第三章在線客服管理制度一、在線客服的重要性在線客服作為公司的重要崗位，其服務態(tài)度的好壞，直接影響客戶購買欲望，間接體現(xiàn)公司品牌、形象、員工素質等綜合服務水平?？头枪緦蛻粼谫徺I產(chǎn)品服務的總稱，目的在于完善服務質量，提高客戶滿意度，建立客戶忠誠度。二、在線客服崗位職責（一）在線客服崗位職責1．嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，正確的工作流程，高度的責任心，嚴防因個人小的疏忽給公司及集體造成大的傷害及損失。2．熟悉掌握產(chǎn)品信息，了解客戶的需求，正確解釋并生動地描述相關產(chǎn)品的特征和優(yōu)點。3．設身處地的考慮客戶咨詢時的需求，對客戶的詢問第一時間做出快速反應，做到以一流的服務留住每一位優(yōu)質客戶，并期望以其為中心發(fā)展一批優(yōu)質客戶，充分挖掘客戶的口碑傳播效應。4．通過客服所有成員共同努力，以最大的可能，最快的速度建立并發(fā)展忠實穩(wěn)定的客戶群體。5．以貼心，周到，高端的服務在客戶群中建立起專業(yè)，高效，負責任，值得信賴的公司形象。（二）在線客服處理售后問題職責1.處理好客戶的投訴，不要讓矛盾升級；2.接待客戶投訴要積極主動的幫助客戶解決問題,認真解答客戶提出的疑問，做到用服務創(chuàng)造感動、創(chuàng)造效益。三、日常管理制度1．值班表：為了更好的服務于客戶，提高公司的服務水平，在線客服應嚴格做好值班制度，避免出現(xiàn)同一天、同一時間客服缺少的情況等。有計劃的做好調(diào)休與值班，每周將下周的值班情況填好，統(tǒng)一匯總到行政部。2．獎懲制度：1、客戶交談中，要使用禮貌用語，若因服務態(tài)度接受客戶投訴，損壞公司形象者，扣懲5元。2、每月做好下月計劃值班情況表，并嚴格按值班表來執(zhí)行，出現(xiàn)特殊情況需調(diào)班，須向主管或行政部申請，并做好與同事間的調(diào)班，如有私自離崗未做好調(diào)班，每次扣懲20元。3、如有故需請假，需提前填寫請假單，由主管或者行政部批準后方可休假，否則按曠工處理，曠工一次扣懲30元。4、用餐時應合理輪崗，如出現(xiàn)同時用餐客服無人響應，對值班人員扣懲5元?？头行墓芾碇贫鹊谒恼鹿ぷ鲀?nèi)容及規(guī)范一崗位規(guī)范1、客服人員應保持良好的狀態(tài)和儀容儀表，工作認真熱情，有耐心責任心強。2、熟練掌握公司運營流程和有關產(chǎn)品的知識。3、明確客戶投訴的真正原因以及想要的解決方案，處理客訴時要注意溝通技巧不得和客戶發(fā)生爭執(zhí)，不得做有損公司利益的事情。4、在接收客訴時應主動致歉并妥善處理，并視情節(jié)輕重上報上級領導。5、每天的工作情況以及在處理客訴過程中值得學習的經(jīng)驗，應及時寫在工作日志里面，以便分享學習，特殊客戶情況應及時向部門匯報并每月上報工作總結。二電話客服1、工作內(nèi)容:負責接聽或者撥打客戶電話進行回訪，反饋意見協(xié)調(diào)相關部門為客戶及時提供優(yōu)質的服務，同時對工作過程提供改進意見。2、工作細則(1)、詳細記錄并核實客戶的疑問。(2)、分析并及時給予答復，處理后作相應行、信息記錄。(3)、若無法及時答復，需收集客戶的詳細資料為其建立個案，包括時間、地點、人物、事件、聯(lián)系方式或QQ、Email將客戶資料給公司相關負責人，待獲取方案后第一時間給客戶聯(lián)系。第五章客服禮儀一辦公室禮儀1、注意儀容儀表管理，遵守公司相關規(guī)定。2、言行舉止要得當。3、辦公室工作區(qū)域要整潔、大方、美觀。4、在和其他人溝通時音量要控制得當，避免影響他人。5、禁止在辦公區(qū)域進餐，保持辦公區(qū)域空氣新鮮。6、禮貌對待員工同事及客戶，構造和諧氛圍。7、同事之間互助友愛，熱心主動幫助員工以及同事，鑄造團隊意識。8、部門之間積極配合，共同完成公司安排任務，培養(yǎng)團隊協(xié)同意識。9、服從公司管理，積極溝通養(yǎng)成服從習慣。二電話禮儀1、電話鈴響，迅速接聽并“自報家門”。2、及時給出答案，回答、拒絕或者轉接其他同事。3、適當記錄細節(jié)。4、撥電話前細化講話內(nèi)容及策略。5、電話時間不宜過長。6、等對方掛斷后，自己再掛電話。7、同事不在幫接電話時，要有留言。注：詳見附件一電話禮儀規(guī)范范本三溝通禮儀有效的溝通是增進理解的手段是建立和諧工作環(huán)境的重要方法使減少矛盾，增進友情的有效渠道，是企業(yè)信息靈敏反應迅速的前提之一，加強與同事客戶的聯(lián)絡溝通，可使企業(yè)經(jīng)濟效益取得事半功倍的效果。（稱呼語、問候語、祝賀語、告別語、道歉語、道謝語、應答語征詢語、商量語）四行為舉止規(guī)范1、接聽來電鈴聲不得超過三聲、說話聲音柔和清晰、普通話標準、簡短回答完畢后待對方先掛機。五特殊情況的處理1、電話故障無法接聽或接聽不正常a、聯(lián)系公司職能部門及時處理。b、向客戶表示歉意，并采用其他方式回復客戶。2、接聽電話時用戶情緒激動甚至說臟話罵人a、要克制自己的情緒溫和的說：“我非常理解您的心情，希望我們平心靜氣的溝通，以幫助您盡快解決問題。”b、將話題轉到具體問題上來。3、接聽電話時用戶說方言，您又聽不明白a、委婉地提出讓用戶用普通話講或者盡量講慢點。b、讓能聽懂方言的人員接聽。c、記錄用戶的電話讓能聽懂方言的人員回復電話4、接聽電話時用戶提出的問題超出您的解析能力，而當時又沒有人來幫您a、征求意見“對不起，您提的問題我馬上給您查一下，請您留下電話號碼，我們會及時回復您”b、禁止盲目解答或承諾用戶c、確定方案后給用戶回電話附件一、電話回訪語言規(guī)范1、您好，我是張家界武陵山珍館客服中心回訪員，我姓**；2、請問您對我們公司的服務有什么不滿意的地方？3、有沒有不清楚的地方？您對我們的服務有什么意見和建議？4、對不起，給您添麻煩了，請不要著急，我馬上為您聯(lián)系，盡快為您解決問題5、如果有問題請再打電話***********，我們將及時為您服務。6、感謝您對我們的工作提出寶貴意見。謝謝，再見！附件二、接待來賓客戶服務規(guī)范一、對待客戶的服務態(tài)度1、為客戶提供服務時，無論何時均應面帶微笑、和顏悅色、給客人以親切感，與客戶談話時，應聚精會神、注意傾聽，給人以受尊重之感，應坦誠待人，不卑不亢，給人以真誠感，應神色坦然、輕松、自信，給人以寬慰感，應沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。2、對客戶要一視同仁，切忌有兩位客戶有事相求時，對一客戶過分親熱或長時間傾談，而冷待了另一位客戶。3、客戶之間交談時，不要走近旁聽，也不要在一旁窺視客戶的行動4、當客戶提出不屬于自己職責范圍內(nèi)的服務要求時，應盡可能為客戶提供力所能及的幫助，切不可說“這與我無關”之類的話。5、與客戶交談時，要全神貫注用心傾聽，要等客戶把話說完，不要隨意打斷對方的談話。6、避免對客戶使用負面語。7、在與客戶對話時，如遇另一客戶有事相求時，應點頭示意打招呼或請對方稍等，不能視而不見，同時盡快結束談話招呼客戶。8、需要客戶協(xié)助工作時，首先要表示歉意，并說“對不起，打攪您了”。應對客戶幫助或協(xié)助表示感謝。9、對于客戶的困難要表示充分的關心、理解并盡力想辦法解決?？头行膷徫宦氊煟阂?、客服中心客服的工作內(nèi)容樹立商場對外公眾形象，全面負責會員招募以及售后服務。二、客服中心工作主要工作崗位職能注重部門禮儀禮貌，樹立公司良好的外部形象；維持良好的服務秩序，提供優(yōu)質的顧客服務，提供信息，做好顧客與公司溝通的橋梁。三、客服中心主管崗位職責1、每日檢查員工禮儀服飾；2、檢查員工的客服工作流程，確保服務質量；3、做好顧客投訴和接待工作；4、以身作則倡導“顧客至上”的經(jīng)營理念，杜絕員工與顧客反生爭執(zhí)現(xiàn)象；5、與消協(xié)等職能部門協(xié)調(diào)、聯(lián)系，保證商品良好的外部環(huán)境；6、做好會員的招募和大宗顧客的拜訪。7、制定客服員工的排班表；8、負責安排本部門員工專業(yè)知識的培訓及員工的業(yè)績考核；9、完成領導安排的各項工作。四、客服中心領導的崗位職責1、確保公司各項規(guī)章管理制度在所管理區(qū)得到落實；2、指導和督促服務中心人員做好對顧客的服務工作；3、合理分配本區(qū)域各崗位人員的工作；4、接受和處理顧客的投訴并及時向相關部門反饋；5、監(jiān)督賣場各部門的顧客服務工作；6、完成上級交辦的任務。五、客服中心客服專員的崗位職責1、接受客戶咨詢，收集記錄客戶建議；2、受理客戶投投訴；3、辦理VIP客戶檔案；4、客服回訪及滿意度調(diào)查；5、負責市場調(diào)研，收集信息數(shù)據(jù)，總結問題，優(yōu)化流程；6、同時負責處理緊急事件，備好相關的救急準備工作和相關物品。（如：救急藥箱）第六章附件表單客戶投訴及處理跟蹤表投訴日期：年月日客戶姓名：性別：聯(lián)系人電話：客戶投訴經(jīng)過：接待人簽名：客戶投訴調(diào)查結果：經(jīng)手人：服務中心處理意見：經(jīng)手人:值班經(jīng)理處理意見：值班經(jīng)理簽名：部門領導意見：領導簽名：客戶投訴處理單編號：客戶名稱：投訴時間：聯(lián)系人：電話：被投訴部門：投訴內(nèi)容：記錄人：年月日調(diào)查情況：