公文處理工作課件

醫(yī)院辦公室公文的適用范圍行文種類

學(xué)校公文種類主要有：1.決議：用于發(fā)布經(jīng)會議討論通過的重大決策事項。2.決定：用于對重要事項作出決策和安排。包括獎懲、變更或撤銷下級不適當?shù)臎Q定事項。3.通知：適用于發(fā)布行政規(guī)章和措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員，嘉獎有關(guān)單位及人員。

4.意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話，交流重要情況。6.公告：適用于向單位內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。7.報告：用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

8.請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準。9.批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位的請示事項。公文格式及注意事項

我校行政公文一般由份號、秘密等級和保密期限、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、打印人、校對人和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。

公文標題：應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（發(fā)文機關(guān)+事由+文種）

主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱。公文如有附件，應(yīng)當注明附件的順序和名稱。正文：公文主體，用來表述公文的內(nèi)容。成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注（少數(shù)可以會議通過日期為準）。

行文規(guī)則行文應(yīng)堅持確實需要、慎重精簡的原則，做到科學(xué)決策、意見成熟、文種恰當、講求實效、注重針對性和可操作性。

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當同時抄報被越過的上級機關(guān)。公文擬制一般程序為：

主辦部門起草文件→主辦部門領(lǐng)導(dǎo)核稿→有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽→兩辦文秘室核稿→兩辦主任核稿→有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會簽→校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文印室排版打印→主辦部門校對→文印室印制→主辦部門再次確認無誤后將應(yīng)歸檔份數(shù)文件交兩辦文秘室機要秘書→主辦部門攜應(yīng)寄發(fā)校外單位文件到兩辦綜合室用印→主辦部門向校外發(fā)文單位寄發(fā)文件；兩辦文秘室按校內(nèi)發(fā)文范圍向校郵政部交接下發(fā)文件。

草擬公文應(yīng)當做到

情況確實，觀點明確。調(diào)研深入，論證充分，廣泛聽取意見。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，用詞規(guī)范，標點正確，文字精煉。

公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。文種正確，格式規(guī)范。

使用國家法定的計量單位，人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。

公文正文一般采用小三號仿宋字體。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

需要強調(diào)的是：負責(zé)人應(yīng)當親自主持和指導(dǎo)重要公文的起草。跨部門職權(quán)的公文擬制對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商會簽，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理由和依據(jù)，提出傾向性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

部門之間征求意見或會簽時，除主辦部門另有時限要求的以外，協(xié)辦部門一般應(yīng)在5個工作日內(nèi)予以答復(fù)和會簽。如因特殊情況不能按期答復(fù)和會簽，協(xié)辦部門應(yīng)當提前主動與主辦部門溝通并商定會簽時限及方式，否則主辦部門可以視其為沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關(guān)公文。

代擬公文辦理公文審核收文辦理

公文歸檔聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

擬制、修改和簽批公文，打印、書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

公文管理主要問題長句、重復(fù)，篇幅冗長表達隨意、口語化，互相引用，邏輯不清，語帶歧義責(zé)任意識不強，低級錯誤不斷低級錯誤類型：錯別字、人名錯誤、序號錯誤、專有名詞在同一個文件中不統(tǒng)一（如簡稱和全稱混雜）、內(nèi)容前后不一致、日期錯誤、統(tǒng)計數(shù)據(jù)錯誤、單位名稱錯誤、修改稿或未定稿作為定稿、新文件使用舊模板（如國際會議請示等）、部門發(fā)文廢止學(xué)校發(fā)文等等。（學(xué)籍文件、處分文件等發(fā)文稿低級錯誤較多，已多次指出）校對問題：擬稿人校對的責(zé)任意識要加強。“文件清樣稿校對注意事項”已貼在文印室，希望校對人員嚴格對照，認真校對，但校對錯誤問題依然存在。

其他問題：內(nèi)部文件處理不規(guī)范，在聯(lián)網(wǎng)機上處理文件，通過郵件傳送文件。部分職能部門在發(fā)文字號的獲取上存在把關(guān)不嚴謹?shù)膯栴}，導(dǎo)致文件空號、重號現(xiàn)象發(fā)生。文件清樣稿校對注意事項

校對人：由文印室通知擬稿人校對清樣稿，原則上不代校。誰校對，誰簽名，誰負責(zé)。校對要求：文件標題斷行是否合適；文中修改部分是否已做修改；文號是否正確；文件落款日期是否為領(lǐng)導(dǎo)最后簽發(fā)日期；注意文號、落款日期、印發(fā)日期中的年份；專題會議紀要及需向外報出的文件中主送單位名稱是否規(guī)范。

格式要求標題：居中，文鼎大標宋簡小二號字體，注意合理斷行；正文：仿宋小三號字體，行間距為最合適（段前、段后均為0行），每段首行縮進2字符；正文標題：一級標題為黑體（不加黑），二級及以下標題均為仿宋體，字號均為小三。樣式為：一、二、……（數(shù)字后為頓號）（一）（二）……1.2.……（數(shù)字后為圓點）（1）（2）……辦會會議確認：確認早、要求明