物業(yè)文檔管理制度

物管從業(yè)二十年，本文極具參考價值，如若有用請打賞支持，謝謝！物業(yè)文檔管理制度【物業(yè)管理經(jīng)驗分享】一、職能部門文檔資料管理：

1．職能部門文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內(nèi)部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)條例、政策、法規(guī)；管理人員檔案；重要資料及文檔資料的電腦備份等。

2．文檔資料收集及整理：行政部負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識，以便查找，并保證政府公布之各類相關(guān)條例、法規(guī)的有效性。

(1)物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：行政部負(fù)責(zé)從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改《重要資料一覽表》泰和/ZY7.6.1-01文件。

(2)公司內(nèi)部重大活動、事件記錄：重大事件通常包括：國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)來訪接待；公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動；招投標(biāo)項目及委托管理、代理等業(yè)務(wù)的開展；重要管理活動的開展及重要管理舉措；公司所獲國際、國家、省、市級頒發(fā)的各項榮譽、獎勵；公司內(nèi)部發(fā)生的重大質(zhì)量事故等。由行政部負(fù)責(zé)編輯公司內(nèi)部重大事件，報行政部經(jīng)理審批后，統(tǒng)一歸入重大事件類文件夾；

(3)重要資料：由行政部負(fù)責(zé)收集，主要包括：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。

(4)公司及本部門重要文件，主要包括：

A、以公司或本部門名義發(fā)出的文件。

B、質(zhì)量體系文件。

C、行政管理制度匯編。

D、公司會議紀(jì)要。

F、以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

G、各部門呈報的工作計劃(年度／半年度工作計劃、籌建計劃、經(jīng)營活動計劃)、總結(jié)(年度總結(jié)、活動總結(jié)等)、申請(采購申請除外)、報告及管理規(guī)章制度等。

(5)公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等。

(6)人員檔案：行政部負(fù)責(zé)全公司人員檔案登記和管理，檔案內(nèi)容包括甄選表或個人簡歷、體檢表、相關(guān)崗位證書復(fù)印件等。

3、文檔資料查閱或復(fù)?。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)及重要資料的查閱或復(fù)印，需在行政部辦理登記手續(xù)；各類文件的查閱或復(fù)印需填寫相關(guān)記錄，并經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱或復(fù)印。

4、文檔資料的報廢：根據(jù)文檔資料管理實際需要報廢某些文檔，需填寫《文件銷毀申請單》泰和/BG7.6.1-03，報行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

二、各部門文檔資料管理：

1、各部門文件編制要求見本制度匯編《發(fā)文管理制度》成都泰和（行政制度）[2007]001：

2、各管理處應(yīng)保管的資料：

(1)開發(fā)商提供的資料：

A．產(chǎn)權(quán)資料；

B．技術(shù)資料(含圖紙)；

C．竣工資料；

D．交接手續(xù)及清單等。

(2)部門建立的資料：

A．物業(yè)資料；

B．業(yè)主資料；

C．出租屋資料；

D．車輛資料；

E．設(shè)備資料；

F．員工電子檔案；

G．收費資料；

H．榮譽資料；

I．業(yè)委會資料等。

3、文檔資料收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識，并妥善保管。

4、文檔資料查閱或復(fù)印：各類文件資料的查閱或復(fù)印需進行登記，必要時報經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5、文檔資料的報廢：根據(jù)文檔資料管理實際需要報廢某些文檔，需由責(zé)任人填寫《文件銷毀申請單》泰和/BG7.6.1-03，報經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。上一頁12下一頁謝謝大家閱讀，感謝您的打賞支持，我們將更加努力提高哦我們的專業(yè)水平為您服務(wù).

三、各類文件更改要求：

各類文件張貼或下發(fā)后如須更改，必須由原文件簽署人審批后，方可執(zhí)行，并須即刻作廢舊文件，同時在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。

四、各類文件發(fā)放要求：

1、文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

2、有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、人事行政制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

3、文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強保密工作，

禁止外來人員拍攝或抄錄。

五、電腦及電子文檔管理：

1、各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

2、電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件(行政管理制度匯編、質(zhì)量體系文件、合同、協(xié)議書、重要會議紀(jì)要等)須加密，且以光盤或軟盤備份，備份件應(yīng)交各部門指定人員進行管理。

3、與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外，還必須存檔簽名文件。

六、剪報管理：

各部門指定人員負(fù)責(zé)剪報及管理，剪報選材范圍主要來源于所有有關(guān)置信公司的信息、所有有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的信息；與物業(yè)管理相關(guān)專業(yè)知識；安全、保健小常識；經(jīng)營管理知識、信息；最新出的各種法規(guī)、條例等。負(fù)責(zé)根據(jù)剪報選材范圍分類做好簡報編輯工作，編輯時需注明摘自XX報第X版XX年XX月XX日，并以年度為單位進行歸檔。

七、音像制品管理規(guī)定

l、音像制品管理范圍：

照片、錄音帶、錄像帶、攝像帶。

2、照相、攝像要求：

須由指定專人負(fù)責(zé)拍攝以公司名義組織的重大活動、培訓(xùn)、參觀考察內(nèi)容、重大工程遺留問題、突發(fā)事件及公司各部門承辦的重大活動等。

3、照片歸檔要求：

凡公司組織的各類活動照片需統(tǒng)一交行政部存檔，各部門自行拍攝的照片須指定專人存檔。行政部須對收集到的各類照片分類進行挑選，選出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地點、活動主題，并將每張照片、底片對應(yīng)編號入冊。

4、音像制品歸檔要求：

凡公司組織的各類活動錄音帶、錄像帶、攝像帶或其他培訓(xùn)用錄音帶、錄像帶及攝像帶等，需統(tǒng)一交行政部存檔，各部門組織的各類活動錄音帶、錄像帶及攝像帶等需指定專人保管。行政部須對收集到的各類錄音帶、錄像帶、攝像帶進行標(biāo)識，并在一周內(nèi)安排時間觀看審核，挑選精彩片段進行轉(zhuǎn)錄保存，并須注明時間、地點、活動主題。從外購進的音像物品須及時編目歸檔，并知會相關(guān)人士。各部門外租影帶應(yīng)制定相應(yīng)管理規(guī)定，對放映時間、責(zé)任人、音量及內(nèi)容予以明