新形勢下檔案管理工作規(guī)范化研究

一、檔案管理規(guī)范化的必要性檔案是指在各項工作中形成的,具有保存價值的,各種形式和載體的歷史記錄,是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),是對工作查考的憑證,也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料,做好檔案管理工作,應(yīng)建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。傳統(tǒng)的檔案管理方式,很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作,檔案管理引入多媒體文件,實現(xiàn)圖、文、聲、像并茂,能夠更加真實地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況,從而強化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面,不斷提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。檔案中記錄了很多關(guān)于組織發(fā)展的內(nèi)部信息,這關(guān)系到組織的信息安全,如果組織檔案管理工作不規(guī)范,很有可能造成這種組織重要信息的泄露,影響組織的發(fā)展。從組織未來的發(fā)展角度來講,做好組織檔案的管理工作,對于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項管理工作決策,都離不開組織的歷史數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)就記錄在組織檔案中,組織的發(fā)展,依賴于組織檔案信息中的很多內(nèi)容,所以,從這個角度來講,做好組織檔案管理,提高檔案管理工作的規(guī)范化,對于組織管理者做出切合組織發(fā)展的決策,是有幫助的。二、檔案管理工作在規(guī)范化過程中存在的問題檔案管理工作對組織的發(fā)展而言具有重要意義,新形勢的發(fā)展要求下,檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展問題,對于檔案管理工作的規(guī)范化要求也就提高,但是,當(dāng)前組織檔案管理工作中還存在著一些問題,這些問題的存在很大程度上影響了檔案管理工作的順利開展。具體分析,在檔案管理工作中存在的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面。檔案管理工作的開展,規(guī)范化程度還比較低,其中一個很重要的原因,就要從檔案管理工作人員的角度入手。檔案管理工作人員對檔案管理工作規(guī)范化的認(rèn)識程度低,一直以來,檔案管理工作都沒有受到管理層的重視,無論是具體的檔案管理工作人員還是組織的管理者,都把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作,對于管理的規(guī)范化認(rèn)識并不深入,沒有意識到檔案管理工作不規(guī)范可能帶來的問題。正是由于這種規(guī)范化管理工作認(rèn)識欠缺,導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。除此之外,在檔案管理工作中,不僅僅是檔案管理工作人員的自身認(rèn)識水平有限,檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。檔案管理工作看似簡單,但是對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求還是比較高的,特別是在當(dāng)前社會形勢變化不斷加快的背景下,檔案管理人員的專業(yè)能力也要隨之提升,而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。在檔案管理工作中,信息化管理體系的建立和實現(xiàn),是做好檔案管理規(guī)范化的另一個重要措施,當(dāng)前在檔案管理工作中,由于很少受到組織的管理者和工作人員的重視,檔案管理的信息化程度比較低,在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導(dǎo)的管理方法上,很多組織的檔案管理還是采用紙質(zhì)管理的基本方法,這種基本方法的使用在檔案管理中已經(jīng)比較落后,因此,在這樣的情況下,做好檔案管理就要應(yīng)用新的信息化技術(shù)。信息化技術(shù)在檔案管理方法中的應(yīng)用還不夠全面,造成了檔案管理工作中規(guī)范化程度低的一個重要原因。傳統(tǒng)的檔案管理是采用基本的紙質(zhì)化管理方法,這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端,而現(xiàn)代社會信息膨脹,對于信息的處理效率要求比較高,在這樣的情況下,檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會的發(fā)展。三、檔案管理規(guī)范化的對策分析1、提升檔案管理工作的信息化水平隨著科學(xué)技術(shù)的進步,各種電子檔案管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)和更新。實現(xiàn)檔案管理的電子化可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性,提高檔案管理的效率,降低檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。從檔案信息的搜集,檔案信息的整理,檔案信息的檢索利用,都可以實現(xiàn)計算機管理,提高了信息的利用效率,相比與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,還便于保存,便于使用者和管理者對信息進行更新。建立相關(guān)的檔案歸類,檔案查閱制度,明確檔案管理員工的責(zé)任,使得檔案管理更趨規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。因此,在檔案管理工作中,要注重從信息化方面努力建立完善的信息化管理工作體系。2、提升檔案管理工作人員的意識和工作能力在檔案管理工作中,由于工作人員自身對于檔案管理工作的認(rèn)識不夠深刻,不重視檔案管理工作的規(guī)范化,造成了檔案管理工作中存在一些影響規(guī)范化建設(shè)的問題。加強檔案管理部門人員的工作素質(zhì),幫助他們了解檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要性,培養(yǎng)他們檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的意識。對員工進行培訓(xùn),促使他們學(xué)習(xí)和了解檔案管理的專業(yè)化知識,提高他們的科學(xué)化管理水平。檔案管理人員對檔案管理工作的熱情,對檔案管理工作的認(rèn)知程度決定了檔案管理工作的質(zhì)量。組織的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要作用,加強對檔案管理工作的重視度。優(yōu)化檔案管理部門人員結(jié)構(gòu),重視對相關(guān)部門的投資,提高員工的工作熱情。3、提升檔案管理工作的規(guī)范化水平由于檔案管理工作具有保密性,因此,只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后,才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制,對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn),還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式,制定一個標(biāo)準(zhǔn)。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制,例如:檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化,才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作,檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響,檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作,對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年,我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究,取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展,使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作