探究新時期如何做好文書檔案管理工作

黨和國家在任何時期都非常重視和關(guān)注文書檔案管理及其相關(guān)工作,切實保障了歷史的完整和連續(xù)。但是時代持續(xù)發(fā)展,尤其是電子技術(shù)、計算機網(wǎng)路的普及,極大地沖擊了過去紙質(zhì)形式的文書檔案,并且大有取代傳統(tǒng)文書檔案管理之勢,我們必須做好二者的銜接工作,轉(zhuǎn)變過去落后的、效率低下的管理模式,積極應(yīng)用先進的管理技術(shù)和方法,但是在此過程中存在較多問題,使得文書檔案管理工作難以有效進行,其完整性無法得到有效保障。新時期條件下,怎樣切實做好文書檔案管理工作中,積極、高效的應(yīng)用便捷的科技手段提升管理工作效率,更好地滿足新時代發(fā)展需求,這是需要各個單位積極探討并深入開展的工作。1文書檔案管理的重要意義文書檔案管理具有較強的特點,具有極強的專業(yè)性、機密性以及保密性特征【1】。相關(guān)檔案工作人員必須對其重要意義以及積極作用進行充分的認識,尤其是在新時期條件下,市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展,該項工作是否高效、有序,同各單位各項工作的能否順利開展、能否獲取長遠、穩(wěn)定存在著最直接的聯(lián)系。通常情況下,文書檔案對于機關(guān)、單位的工作進行客觀的記錄,其內(nèi)容真實、客觀,具備絕對的法律效用;不同其他文獻資料,文書檔案具有一定的歷史憑證效用,其這一效用源自其形成當中的各項相關(guān)影響因素,而其具體的形成又存在一定的自然性,所以,這也決定著其所進行的記錄具有一定的客觀性;另外,在諸多方面,文書檔案對單位工作進行了真實的記錄,文檔的保存形式有紙質(zhì)的,也有電子形式的;文書檔案也在一定程度上表現(xiàn)了事業(yè)工作的深度以及廣度,所以各個單位的文檔還存在很強的參考性,可以為單位獲得更加理想的發(fā)展,組織更加有效的工作,提供有效的依據(jù)和經(jīng)驗。2新時代文書檔案管理工作存在的問題2.1文書檔案管理缺乏較強的規(guī)范性現(xiàn)階段,我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強的規(guī)范性,具體的管理工作非常隨意、雜亂無章,其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面,比如,文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求,有的部分檔案沒有目錄,同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。另外,常常出現(xiàn)文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況,其檢索效率較差。目前階段,多數(shù)單位使用的為人工和電子兩種類型的檢索方式【2】。電子檢索必將是未來發(fā)展的趨勢,但是由于過去管理缺乏一定的規(guī)范性的,導(dǎo)致最終的檢索效率并不高2.2文書工作和檔案工作缺乏密切的銜接文書以及檔案這兩項工作之間相互獨立且有聯(lián)系,兩者存在對立統(tǒng)一關(guān)系【3】。因此,要想組織高效的文書和檔案管理活動,必須轉(zhuǎn)變管理模式,積極采取一體式的管理模式,這是新時期一項非常重要的手段,只有這樣才可以保障兩項工作均能夠有效進行。然而在實際的工作中,一些機關(guān)在組織本單位的文書檔案管理活動時,采用的管理模式依然是分塊式的。在單位過去的發(fā)展過程中,這種管理模式確實發(fā)揮了一定積極作用,而且具備相應(yīng)的優(yōu)勢,但是長久下去會嚴重割裂文書和檔案相關(guān)工作,使二者的距離更遠,再加上多數(shù)的文書工作人員缺乏對檔案管理正確而又深刻的認識,同時檔案負責(zé)人員對文書相關(guān)活動也缺乏深入的了解,這就更加重這兩項活動的矛盾。2.3單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對文書檔案管理改革的重視一些單位的高層管理者缺乏對文書檔案管理改革活動足夠的重視,對其重要作用以及積極意義缺乏正確、深刻的認知。一些領(lǐng)導(dǎo)也對文檔管理活動本身缺乏準確的認識,誤認為該項工作只是單純進行資料的收集以及保存,在諸多方面對于改革提供了有力的支持,但是由于缺乏正確、清晰的管理認知,使得最終的改革效率并不高,其效果也不理想,無法使單位收獲應(yīng)有的效益回報。在一些單位中,其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員僅對文檔管理工作者做出簡單的要求,僅就口頭方面進行一系列的要求,對于改革的細節(jié)缺乏詳細的指導(dǎo)和規(guī)定,具體的活動中沒有給予充分的重視。2.4在“卷”改“件”中,計算機功能欠缺改進文書檔案管理是滿足信息時代發(fā)展需求,也順應(yīng)了時代更替的要求。在歸檔環(huán)節(jié)融進計算機管理,一方面可以發(fā)揮復(fù)制原文件的功能,另一方面也不會對檢索的便捷性造成影響。在此值得注意的是,單份文件形式的報關(guān)形式并非一切文書檔案,因為使用該管理模式的前提是文件具有一定的獨立性。所以保障在計算機管理機制中,能夠?qū)ξ募畔⒁约皩嶓w文件具體的位置進行查詢,實現(xiàn)了文檔管理同信息化管理的有機融合。將計算機技術(shù)引入檔案管理,對其展開輔助管理,能夠使人為造成的管理混亂情況大大減少。但是文書檔案門類存在差別的話,計算機無法進行通用,也就是計算機提供的服務(wù)并非一體化,其功能有待加強和完善。3加強文書檔案管理工作的措施3.1規(guī)范文書檔案管理其一,關(guān)于顯存的資料。需要詳細核查這一部分文書檔案,將其中一些過于陳舊,失去效用的卷宗清除,由此可以規(guī)避在采用計算機管理的過程中出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象,使得管理質(zhì)量和水平下降【4】;其二,需要合理的整合文書檔案材料,特別是一些卷宗較為混亂,對于這些卷宗應(yīng)當進行重現(xiàn)編排,在組織編排活動中應(yīng)當努力尋找檔案間的聯(lián)系,將具有一定關(guān)系的檔案組合起來,而一些檔案材料的頁碼、標題已經(jīng)不存在,對于這部分材料需要重新填寫;其三,部分檔案材料命題存在問題,比如命題重復(fù)或者命題模糊。對此,應(yīng)當對這部分資料實施統(tǒng)一命題,進而可以有效規(guī)避在進行計算機管理過程中發(fā)生識別困難的問題。3.2連接文書工作和檔案管理將文書同檔案管理有機的融合起來,使其成為檔案管理的前提和基礎(chǔ),科學(xué)、高效的文書活動在檔案管理中發(fā)揮重要的決定作用,可以極大的促進管理效率的提升【5】。如果文書工作效率較低,長時間得不到有效的提升,則檔案管理水平和質(zhì)量難以獲得改善。所以,必須對基礎(chǔ)的文書工作進行規(guī)范,并在此基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量和水平。相關(guān)文書負責(zé)人員必須加強自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,強化對檔案管理的認知,對文書資料進行及時處理歸檔。在實際的工作過程中,將文書和檔案管理進行有機的結(jié)合,實現(xiàn)對文檔管理有效控制,特別是一些賬外材料,確保及時對其實施處理。3.3單位管理人員要提高重視程度新時期環(huán)境下,文書檔案各項管理工作需要進行改革,但是單位領(lǐng)導(dǎo)對此并沒有引起足夠的重視,這會使得具體改進措施難以得到有效落實,阻礙改革的順利進行,也使得文書檔案管理效率和質(zhì)量無法提升。檔案管理負責(zé)人員應(yīng)當及時匯報部門的具體工作,同時積極宣傳文書檔案涉及的政策制度,加深單位管理人員的文檔管理改善的迫切性和意義的認識,獲取領(lǐng)導(dǎo)的支持,推動相關(guān)改進措施的實行。同時單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須將文書檔案管理放在重要的位置,加大相關(guān)工作支持力度,提升文檔管理模式轉(zhuǎn)變速度。3.4增強文書檔案管理信息化程度在新時期發(fā)展情況之下,具備熟練的現(xiàn)代管理能力和辦法可以為文檔管理工作奠定良好的基礎(chǔ),為相關(guān)管理工作提供了堅實的保障。引入計算機技術(shù),能夠?qū)⑽臋n相關(guān)工作和自動化進行融合,快速實現(xiàn)對文件的刪除、記錄、復(fù)制等一系列操作【6】。科技持續(xù)發(fā)展、進步,必須加強該技術(shù)和文檔管理工作的融合,提高技術(shù)的應(yīng)用水平,所以,相關(guān)工作人必須切實提升自身的操作能力,積極學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識,促進計算機和文檔工作的融合,提升文檔管理的信息化水平。過去采用的是紙質(zhì)管理形式,其工作量大,工作內(nèi)容繁雜,在此過程中積極引進計算機技術(shù),由此可以提高工作效率,可以顯著降低工作人員勞動強度,簡化工作程序,收獲事半功倍的效果。尤其是人工立卷的過程中,雖然立卷存在統(tǒng)一的規(guī)范和標準,但是每一個操作人員對其標準具有不同的理解,所以會出現(xiàn)多種形式的分類,這也就會造成分類混亂、缺乏科學(xué)性的問題,使得案卷分類質(zhì)量大大下降,影響后續(xù)的查詢工作。在文件檢索中融入計算機技術(shù),不僅可以有效控制人為操作形成的負面影響,同時也使得計算機的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮,使得具有檢索操作方便快捷,大大提升了工作效率,由此促進文書檔案檢索和整理效率的提升。4結(jié)束語文書檔案對各個單位的相關(guān)活動進行了真實的記錄,一方面可以對單位自身的實際工作進行有效的指導(dǎo),另一方面也可以