關(guān)于加強圖書館檔案及文件資料管理的有效策略

圖書館檔案及文件資料的管理是圖書館管理工作的核心。不僅記錄著圖書館的工作內(nèi)容及事業(yè)發(fā)展,也是由圖書館積累、具有保存價值的歷史資料,更成為考核評估圖書館工作人員業(yè)務(wù)技能的重要參照,也是圖書館內(nèi)部各項工作和館外社會活動順利展開的基礎(chǔ)保障與有利條件。因此,必須引起領(lǐng)導(dǎo)層對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視,完善管理制度;增強圖書館工作人員的安全意識,提高工作人員的業(yè)務(wù)水平;做好圖書館檔案文件資料的數(shù)字化管理和服務(wù)層次的創(chuàng)新,強化圖書館資源循環(huán)利用的有效性[1]。為圖書館檔案及文件資料管理工作的正常運行保駕護航。一、加強圖書館檔案及文件資料管理的必要性圖書館檔案及文件資料管理,是對收集到的圖書館管理檔案和圖書館業(yè)務(wù)檔案進行整理加工,為圖書館日常管理工作提供參考數(shù)據(jù)。作為圖書館內(nèi)部信息控制系統(tǒng),圖書館檔案及文件資料管理的加強很有必要。圖書館檔案及文件資料管理是在日常工作中形成的圖書館真實歷史工作的原始業(yè)務(wù)記錄,能夠為圖書館館建工作與圖書館可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息來源,積極探索圖書館服務(wù)模式的同時,做好圖書館檔案管理及文件資料管理工作,也是深入開展圖書館服務(wù)工作、創(chuàng)新服務(wù)層次的有力保障[2]。圖書館檔案及文件資料管理工作對數(shù)據(jù)的科學(xué)分析及處理,奠定了圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析比對的基礎(chǔ),利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺,整合館內(nèi)與館際間的文化資源,實現(xiàn)圖書館檔案資源的數(shù)字化融合服務(wù)[3]。不但能夠從中改進圖書館日常工作方式,還能夠創(chuàng)新圖書館工作方法,利于工作人員的考核評估,有效提高圖書館檔案及文件資料管理的工作效率。圖書館的發(fā)展與管理工作的開展都是有跡可循、有規(guī)可依的,在長期靜態(tài)的信息資源累積中,通過先進技術(shù)設(shè)備加強圖書館科學(xué)管理、改革檔案及文件資料管理制度,進而為領(lǐng)導(dǎo)層決策與行業(yè)評價提供可借鑒的數(shù)值依據(jù),完善圖書館自身工作,幫助讀者深入了解圖書館特色資源與服務(wù)設(shè)備,體驗有層次的創(chuàng)新化讀者服務(wù)模式,還可促進信息時代的圖書、檔案、情報一體化研究[4]的理論建設(shè)。二、目前圖書館檔案及文件資料管理存在的問題目前現(xiàn)狀來看,某些圖書館領(lǐng)導(dǎo)層對檔案及文件資料管理工作不夠重視,甚至認為這項工作是“做起來次要,忙起來不要”的負擔。因而,圖書館檔案及文件資料管理的基礎(chǔ)工作沒做到位,檔案及文件資料管理信息化建設(shè)存在問題諸多[5]?；A(chǔ)工作不到位,數(shù)字信息化建設(shè)滯后?；A(chǔ)工作主要指檔案及文件資料的收集、整理和歸檔等。在這些前期準備工作中,存在有分類模糊、收集不完整、存檔期限界定等問題,很大程度上制約了圖書館檔案及文件資料管理工作的數(shù)字信息化建設(shè),難以適應(yīng)信息交流廣泛的發(fā)展需求。信息資源利用率低。許多圖書館檔案資料仍然是紙質(zhì)形式,檔案信息資源的有效利用率普遍走低。電子文件歸檔以其設(shè)備技術(shù)、即時共享、保存條件等方面優(yōu)越性得到檔案管理工作人員的認同。信息化的檔案資源簡潔、高效,關(guān)系到圖書館檔案及文件資料管理工作的開展。也預(yù)示了圖書館檔案及文件資料管理工作朝向紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制發(fā)展的趨勢[6]。缺乏制度約束。絕大多數(shù)圖書館檔案及文件資料管理工作基本上處于結(jié)構(gòu)松散的狀態(tài),缺乏主動性,長期得不到應(yīng)有的重視與人力財力的投入,檔案歸檔、編碼、整理、信息利用、安全保護等都沒有統(tǒng)一明確的規(guī)范[7]。甚至出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、丟失的情況,造成無法挽回的損失。服務(wù)層次不明晰。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理服務(wù)一般是工作人員進行信息查閱,停留在原始人工的層面。面對圖書館檔案及文件資料管理工作的雙軌制發(fā)展趨勢,現(xiàn)代信息技術(shù)介入檔案管理服務(wù)工作能夠切實提高管理水平[8],規(guī)范化圖書館檔案管理,建立起檔案信息資源使用者之間的溝通平臺,才能有望明晰與提升圖書館檔案及文件資料管理的服務(wù)層次。管理模式老化[9]。單一化的管理模式,使得圖書館檔案管理建設(shè)滯后于服務(wù)工作,依靠人工方式難以實現(xiàn)資源的有效整合,無法實現(xiàn)檔案及文件資料管理的“二次建檔”。管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。部分檔案管理人員甚至主管領(lǐng)導(dǎo)對圖書館檔案及文件資料管理的專業(yè)知識了解不深,自身職業(yè)素養(yǎng)不夠,漠視檔案管理工作,檔案編碼分類雜亂無章,有些領(lǐng)導(dǎo)對負責(zé)檔案管理的部門隨意安置,乃至有無人看管檔案的情況出現(xiàn)。安全意識薄弱。圖書館檔案及文件資料的保護工作,也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)[10]。一些檔案及文件資料涉及到國家文化安全、專業(yè)領(lǐng)域絕密信息,具體管理工作人員缺乏對檔案信息的安全保護意識,導(dǎo)致相關(guān)信息流播,造成不良影響。三、加強圖書館檔案及文件資料管理的策略加強圖書館檔案及文件資料管理工作,實現(xiàn)對其數(shù)字信息化建設(shè),使其發(fā)揮應(yīng)有的作用,建議可采取的策略有以下幾方面:1、加大支持與投入力度部門主管領(lǐng)導(dǎo)要改變認識,充分重視對圖書館檔案及文件資料管理工作的決策與執(zhí)行,協(xié)調(diào)與配合好參與方的工作。不僅提供對檔案資源有力的政策支持,還要加大物質(zhì)方面的投入力度,以保障圖書館日常工作的高效運轉(zhuǎn)。2、完善歸檔、保管制度根據(jù)具體工作情況,樹立完善的檔案及文件資料歸檔、保管制度,規(guī)范工作流程。做好檔案及文件資料的收集、整理、鑒別、保管、分類、統(tǒng)計與循環(huán)利用等基礎(chǔ)工作,確保信息核對無誤,與專門檔案保管人員按時交接,按照歸檔時間和歸檔范圍整理檔案信息,從而保證檔案信息資源的完整性。3、實現(xiàn)檔案及文件資料的循環(huán)利用利用信息化技術(shù)進行檔案登記與檢索,優(yōu)化檔案及文件資料的歸檔流程,減輕了圖書館檔案管理人員的工作負擔,大大節(jié)約了檔案管理基礎(chǔ)工作的時間,充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺,將檔案管理與圖書館其他業(yè)務(wù)結(jié)合,最大限度地開發(fā)圖書館檔案及文件資料的信息資源,實現(xiàn)圖書館文獻信息的循環(huán)利用。4、提高管理工作人員業(yè)務(wù)水平部分檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平有限,對檔案管理工作的專業(yè)技能一知半解。因而,圖書館要定期對檔案管理人員進行績效考評和專業(yè)培訓(xùn),有針對性培訓(xùn)來提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平,通過選拔優(yōu)秀員工來帶動檔案管理的工作激情與氛圍。5、增強安全意識提高工作人員對檔案的認識,要時刻提醒檔案管理工作人員,在接觸檔案及文件資料時,注意檔案信息的安全,增強安全意識,也是其職業(yè)道德修養(yǎng)的一部分。6、數(shù)字化設(shè)備的引入圖書館領(lǐng)導(dǎo)層要做好圖書館建設(shè)工